淺析質(zhì)量管理體系與氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)的融合

杭 建

（天水市氣象局，甘肅 天水 741018）

近年來，氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系在運(yùn)行中不斷完善，運(yùn)行管理趨于規(guī)范，但在實(shí)際工作中業(yè)務(wù)人員對(duì)體系的重要性認(rèn)識(shí)不到位，不能正確處理體系文件與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)系，傳統(tǒng)的管理方式未能與ISO9001標(biāo)準(zhǔn)管理模式有機(jī)地結(jié)合，從而在業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)了生搬硬套和“兩張皮”“不落地”的現(xiàn)象。為促進(jìn)氣象高質(zhì)量發(fā)展，增強(qiáng)氣象業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)力與活力，應(yīng)用ISO9001質(zhì)量管理體系的過程方法及PDCA循環(huán)理念和基于風(fēng)險(xiǎn)的思維，科學(xué)合理編制、修訂體系文件，促進(jìn)體系與業(yè)務(wù)的有機(jī)融合。

1.氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀

1.1 體系建設(shè)情況

為落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于“質(zhì)量強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略部署、推進(jìn)供給側(cè)改革和深化“放管服”改革的精神，2019年2月26日中國(guó)氣象局全面啟動(dòng)了氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系建設(shè)工作，觀測(cè)司印發(fā)了《氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系建設(shè)總體方案》，按照中國(guó)氣象局總體方案的要求，2019年完成甘肅省氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系建設(shè)并投入業(yè)務(wù)試運(yùn)行，經(jīng)過一年的試運(yùn)行、內(nèi)部審核和管理評(píng)審以及汛期業(yè)務(wù)檢查，收集、梳理了體系文件存在的問題和急需解決的問題，為進(jìn)一步增強(qiáng)體系運(yùn)行的符合性和有效性。2020年對(duì)體系文件進(jìn)行針對(duì)性修訂，修訂后的體系文件在質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核中表現(xiàn)良好，貼合目前觀測(cè)自動(dòng)化后觀測(cè)工作現(xiàn)狀。

1.2 體系運(yùn)行效果

（1）為檢驗(yàn)體系運(yùn)行有效性，針對(duì)性組織氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系工作檢查，每年省局組織市州局交叉互審及省局抽審兩階段的內(nèi)審工作。通過內(nèi)審，查找體系運(yùn)行的薄弱環(huán)節(jié)，以問題整改落實(shí)為抓手，舉一反三，有效推進(jìn)了體系與業(yè)務(wù)的進(jìn)一步融合。

（2）對(duì)現(xiàn)有職責(zé)權(quán)限進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，職責(zé)權(quán)限更加明晰。各級(jí)部門對(duì)目標(biāo)管理意識(shí)有了較大提高。

（3）逐步建立了質(zhì)量意識(shí)，對(duì)質(zhì)量管理體系認(rèn)識(shí)有了一定提高，有助于形成“全員參與”的管理氛圍，使管理和業(yè)務(wù)人員具備標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量管理的思維和理念，轉(zhuǎn)變管理思路，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不斷提高設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行率、到報(bào)率和數(shù)據(jù)可用率。

（4）對(duì)體系質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)和體系文件有了一定的理解和認(rèn)識(shí)，體系文件在業(yè)務(wù)工作中逐步得到應(yīng)用，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作。

（5）初步建立了一支懂業(yè)務(wù)懂質(zhì)量管理的人才隊(duì)伍。

2.體系運(yùn)行中存在的問題

2.1 對(duì)體系的認(rèn)識(shí)和理解有待進(jìn)一步提升

在實(shí)際工作中對(duì)體系建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠，運(yùn)用體系推進(jìn)基礎(chǔ)管理水平的能力不足，不能正確處理體系文件與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)系，業(yè)務(wù)人員普遍認(rèn)為質(zhì)量管理體系就是填寫體系文件中的相關(guān)表單，從而在部分工作中出現(xiàn)了生搬硬套和“兩張皮”“不落地”的現(xiàn)象。

2.2 全員積極參與程度不夠

目前，各級(jí)部門一人多崗、一崗多責(zé)，無(wú)專職負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的人員，在體系運(yùn)行過程中，質(zhì)量管理體系工作依賴于基層內(nèi)審員，全員參與性不強(qiáng)。

2.3 體系培訓(xùn)針對(duì)性欠缺

體系培訓(xùn)側(cè)重于理論，實(shí)踐性培訓(xùn)較少，如對(duì)體系文件、作業(yè)指導(dǎo)書的培訓(xùn)偏弱，造成業(yè)務(wù)人員對(duì)體系文件中的職責(zé)、KPI、流程等要求不理解或理解不到位，影響了體系文件在基層臺(tái)站執(zhí)行層面的落地。

2.4 體系運(yùn)行中文件管理水平有待提升

部分單位未按體系要求對(duì)文件進(jìn)行定期更新，存在有效文件版本、記錄格式和內(nèi)容與體系文件不一致的現(xiàn)象；未按體系文件或作業(yè)執(zhí)導(dǎo)書的要求執(zhí)行或執(zhí)行了但記錄填寫不規(guī)范、內(nèi)容有遺漏，在體系運(yùn)行過程中不注意收集或保存原始記錄，造成具體做了什么，自己不清楚，做得好壞也無(wú)法判定。

3.促進(jìn)體系與業(yè)務(wù)融合的對(duì)策

3.1 堅(jiān)持宣貫培訓(xùn)，確保取得實(shí)效

氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系要真正落到實(shí)處，首先應(yīng)制定有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，并有效實(shí)施，使之對(duì)質(zhì)量管理體系建立及運(yùn)行的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，了解ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系建設(shè)、運(yùn)行和管理要求，提高業(yè)務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)、落實(shí)崗位職責(zé)，提升內(nèi)審員的審核能力及業(yè)務(wù)能力。其次是通過有針對(duì)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，提升領(lǐng)導(dǎo)干部和業(yè)務(wù)人員的流程管理意識(shí)和管理能力，逐漸培養(yǎng)出一批既懂業(yè)務(wù)，又精于管理的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，并促進(jìn)全員形成標(biāo)準(zhǔn)化、法制化管理意識(shí)。三是通過專題培訓(xùn)、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，學(xué)好、用好體系文件。四是通過多層次、多角度、多形式的體系培訓(xùn)，使全體業(yè)務(wù)人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部熟悉什么是質(zhì)量管理體系，了解在氣象觀測(cè)領(lǐng)域率先開展質(zhì)量管理體系建設(shè)的重要意義，只有這樣才能從根本上轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和體系文件要求執(zhí)行，把質(zhì)量管理體系建設(shè)有效地融入實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)工作中去，從而避免質(zhì)量管理體系與觀測(cè)業(yè)務(wù)之間的“兩張皮”現(xiàn)象。

3.2 立足現(xiàn)狀創(chuàng)建實(shí)用體系文件，提升觀測(cè)業(yè)務(wù)質(zhì)量

3.2.1 創(chuàng)建體系文件的原則

體系文件是對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度的補(bǔ)充和完善，編寫時(shí)需要注意一定要保證文件內(nèi)容具有實(shí)效性，要以現(xiàn)有業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)范、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)創(chuàng)建體系文件，確保體系文件基本內(nèi)容與氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系真正運(yùn)行情況相一致，要把ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求與實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)和未來發(fā)展需求有機(jī)結(jié)合，避免出現(xiàn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行與觀測(cè)業(yè)務(wù)運(yùn)行各行其是的“兩張皮”現(xiàn)象。

3.2.2 梳理業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)

為確保氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系落地實(shí)施，按照質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，細(xì)致地了解和分析業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)涉及的工作指導(dǎo)性文件進(jìn)行全面梳理、優(yōu)化，健全完善體系文件和流程，發(fā)揮體系文件對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)工作的規(guī)范指導(dǎo)作用。為進(jìn)一步規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制，通過新建《氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系績(jī)效考核程序》，優(yōu)化關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，解決氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系在執(zhí)行層面“做什么”“怎么做”的問題。具體做法與內(nèi)容如下：

（1）將地面（含酸雨、輻射）、高空、大氣成分、天氣雷達(dá)觀測(cè)業(yè)務(wù)在內(nèi)外審和業(yè)務(wù)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按性質(zhì)劃分為：“嚴(yán)重不符合”和“一般不符合”，明確了各專業(yè)“嚴(yán)重不符合”的具體內(nèi)容，以便有效控制關(guān)鍵或重要的業(yè)務(wù)過程。

（2）立足工作實(shí)際，以質(zhì)量管理體系建設(shè)和運(yùn)行要求為標(biāo)準(zhǔn)，將綜合氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)劃分為“質(zhì)量管理體系運(yùn)行”“業(yè)務(wù)檢查”“‘不合格項(xiàng)’整改”“工作任務(wù)完成情況”四項(xiàng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI），形成“氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系考核 KPI 組成表”進(jìn)行質(zhì)量控制。以“KPI 組成表”為定量考核基礎(chǔ)，以各項(xiàng)“業(yè)務(wù)檢查記錄表”為抓手，對(duì)“KPI 組成表”按工作量及性質(zhì)分配考核權(quán)重，以“質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效”定量評(píng)價(jià)整體工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系與實(shí)際業(yè)務(wù)工作的融合。計(jì)算公式為：

質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效=質(zhì)量管理體系運(yùn)行×50%+業(yè)務(wù)檢查×10%+“不合格項(xiàng)”整改×20%+工作任務(wù)完成情況×20%

其含義為：

①質(zhì)量管理體系運(yùn)行：縣（區(qū)）局、雷達(dá)站的得分根據(jù)每年質(zhì)量管理體系內(nèi)審（包括省局和中國(guó)局）、外審發(fā)現(xiàn)問題的性質(zhì)和數(shù)量綜合計(jì)算而得；市（州）局的總得分是各被審核單位得分的平均值。

②業(yè)務(wù)檢查：包括常規(guī)和隨機(jī)業(yè)務(wù)檢查，按實(shí)際業(yè)務(wù)檢查發(fā)現(xiàn)問題的性質(zhì)和數(shù)量綜合計(jì)算得分（注：被檢查單位及業(yè)務(wù)或是全覆蓋或是部分抽查）。

③“不合格項(xiàng)”整改：以對(duì)內(nèi)、外審和業(yè)務(wù)檢查中發(fā)現(xiàn)的“不合格項(xiàng)”整改項(xiàng)次統(tǒng)計(jì)得分。

④工作任務(wù)完成情況：考核對(duì)年度中國(guó)局、省局安排工作任務(wù)的完成情況。以省局（含處室）文件通報(bào)點(diǎn)名項(xiàng)次統(tǒng)計(jì)得分。

（3）四項(xiàng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)得分計(jì)算方法

①質(zhì)量管理體系運(yùn)行：“嚴(yán)重不符合”：每項(xiàng)扣50分；“一般不符合”：每項(xiàng)扣2分，直至扣完本項(xiàng)。

②業(yè)務(wù)檢查：“嚴(yán)重不符合”：每項(xiàng)扣50分；“一般不符合”：每項(xiàng)扣2分，直至扣完本項(xiàng)。

③“不合格項(xiàng)”整改：每項(xiàng)扣10分，直至扣完本項(xiàng)。

④工作任務(wù)完成情況：每項(xiàng)次扣10分，直至扣完本項(xiàng)。

（4）將“質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效”得分劃分為4個(gè)等次：優(yōu)秀≥95分、良好≥85分、合格≥70分、不合格＜70分，實(shí)現(xiàn)分檔次兌現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)考核。

（5）根據(jù)各類觀測(cè)業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)范、規(guī)章制度，按照考核制度、學(xué)習(xí)制度、應(yīng)急工作預(yù)案、場(chǎng)室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和維護(hù)、儀器設(shè)備安裝維護(hù)和核查校準(zhǔn)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、應(yīng)急觀測(cè)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和探測(cè)環(huán)境、高空涉氫（購(gòu)氫）、雷達(dá)觀測(cè)、雷達(dá)保障、觀測(cè)環(huán)境及雷達(dá)站機(jī)房值班室環(huán)境等內(nèi)容，分類建立地面（含酸雨、輻射）、高空、大氣成分、天氣雷達(dá)觀測(cè)業(yè)務(wù)檢查記錄表，各部門參照各類業(yè)務(wù)檢查記錄表具體內(nèi)容，逐項(xiàng)、逐條對(duì)照檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，按問題的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)照“氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系考核 KPI組成表”確定本部門“質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效”得分，實(shí)現(xiàn)定量評(píng)價(jià)體系運(yùn)行和觀測(cè)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

3.3 優(yōu)化內(nèi)部審核模式

3.3.1 建立內(nèi)審組的原則

（1）根據(jù)內(nèi)審活動(dòng)目的、范圍、部門、過程及內(nèi)審日程安排，由觀測(cè)處推薦內(nèi)審組長(zhǎng)報(bào)管理者代表審批，并成立內(nèi)審組，經(jīng)管理者代表對(duì)觀測(cè)處推薦的內(nèi)審組長(zhǎng)的任職資格和條件進(jìn)行審核，符合任職要求則任命。

（2）選派具有內(nèi)審員資格且與被審核部門無(wú)直接責(zé)任關(guān)系的人員組成內(nèi)審組，并進(jìn)行分工。

（3）內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；有較強(qiáng)的語(yǔ)言及文字表達(dá)能力。

（4）內(nèi)審組成員應(yīng)具備實(shí)施綜合業(yè)務(wù)審核的能力，了解和掌握機(jī)構(gòu)的整體運(yùn)作情況。

（5）內(nèi)審組中至少有一名熟悉綜合觀測(cè)業(yè)務(wù)專業(yè)審核員，了解和掌握新技術(shù)的運(yùn)用。

（6）內(nèi)審員具備與各部門不同層次人員交流和溝通能力。

3.3.2 優(yōu)化內(nèi)審方式

“市州級(jí)自審”全覆蓋?！笆【謨?nèi)審”采取市州局+縣區(qū)局抽審，分組審核，全省覆蓋。

（1）市州級(jí)自審：各市（州）氣象局組織開展本單位自審，覆蓋本級(jí)和所轄全部縣（區(qū)）氣象局。

（2）省局內(nèi)審：市（州）氣象局每年參加審核（含雷達(dá)站），縣（區(qū)）氣象局由省局隨機(jī)抽取，三年全覆蓋。抽取數(shù)量不少于所在市（州）全部縣（區(qū)）氣象局的1/3，每年抽審臺(tái)站不重復(fù)。

3.4 建立定量評(píng)價(jià)機(jī)制

根據(jù)內(nèi)、外部審核和實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)工作開展情況，按照《氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系績(jī)效考核程序》中“氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系考核 KPI 組成表”，統(tǒng)計(jì)各部門“質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效”得分，明確優(yōu)、良、合格和不合格，在審核報(bào)告中對(duì)各單位體系運(yùn)行情況作出定量評(píng)價(jià)，并在其年度目標(biāo)任務(wù)中兌現(xiàn)考核，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作提高。

3.5 堅(jiān)持目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化檢查考核

修訂、完善質(zhì)量目標(biāo)，各單位根據(jù)省局辦公室下發(fā)的年度目標(biāo)任務(wù)、過程績(jī)效指標(biāo)、自身要求對(duì)年度目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行分解，使全體業(yè)務(wù)人員形成圍繞目標(biāo)、完成目標(biāo)的正向合力，將目標(biāo)管理與績(jī)效管理有機(jī)地結(jié)合起來，并在年度目標(biāo)任務(wù)中將“質(zhì)量管理體系運(yùn)行績(jī)效”得分列入年度重點(diǎn)目標(biāo)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)分檔次兌現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)考核，引起各單位對(duì)質(zhì)量管理體系的重視，促進(jìn)質(zhì)量管理體系落地、落實(shí)。

3.6 做好體系文件修改和完善，提升文件質(zhì)量

質(zhì)量管理體系內(nèi)審就是進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查工作，在實(shí)際工作中，如果按業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)范和規(guī)章制度的要求做到了“精、嚴(yán)、實(shí)”，就是符合體系要求；相反，如果按業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)范和規(guī)章制度的要求做了，但不符合體系要求，說明體系文件有問題，需根據(jù)單位發(fā)展、體系運(yùn)行情況、內(nèi)審反饋問題、實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)工作要求，進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有體系文件進(jìn)行修訂和優(yōu)化，使之更符合實(shí)際業(yè)務(wù)工作需要。

3.7 做好體系文件培訓(xùn)

當(dāng)體系文件進(jìn)行重大調(diào)整和改動(dòng)時(shí)，要高度重視并組織開展全員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)解讀和體系文件宣貫等，讓其熟悉質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、體系文件、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，了解質(zhì)量管理七原則，讓大家知道該做什么，怎么做，讓管理和業(yè)務(wù)人員消除排斥心理，自覺落實(shí)質(zhì)量管理體系要求，形成全員積極參與的氛圍，有效提高綜合氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)內(nèi)在質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

本文通過對(duì)甘肅省氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀的調(diào)查分析，梳理了氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系在建設(shè)和運(yùn)行過程中存在的問題，就氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系如何落地進(jìn)行了思考、分析，提出了7條促進(jìn)體系與業(yè)務(wù)融合的對(duì)策。從2022年全省內(nèi)審情況看，新建《氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系績(jī)效考核程序》和“促進(jìn)體系與業(yè)務(wù)融合的對(duì)策”的適用性和可操作性得到了驗(yàn)證，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，使氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系在符合ISO9001國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，與實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)工作更加緊密結(jié)合，體系運(yùn)行效益初步顯現(xiàn)，為后期提高觀測(cè)業(yè)務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)觀測(cè)業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展提供了有力支撐。