新形勢下鐵路會計原始憑證的規(guī)范化問題探討

羅 歡 中鐵武漢電氣化局集團有限公司城市建設分公司

鐵路部門是我國國有企業(yè)的重要組成部分，是運輸管理部門不可替代的一部分。鐵路會計在鐵路行業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著監(jiān)督和管理的作用。鐵路會計系統(tǒng)作為資產(chǎn)管理工作的核心，具體管理人員更要重視會計工作的功能，特別是會計核算與會計監(jiān)督的作用。在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的新時期，鐵路部門呈現(xiàn)出政企分開的改革模式，此時多元化、電子商務發(fā)展趨勢更加的明顯，如何在這種背景下加強鐵路部門原始憑證規(guī)范化控制的問題受到業(yè)界的重視，成為業(yè)界研究的重點和難點，也是鐵路會計核算的重要研究課題之一，這里有必要對其進行深入分析。

一、會計原始憑證概述

(一)會計原始憑證的概念

所謂會計就是以貨幣為主要計量單位，采用專業(yè)的管理策略、控制方法對企業(yè)、機關單位以及其他社會組織的經(jīng)濟活動進行全方位、連續(xù)性、系統(tǒng)性核算的過程，是反映和監(jiān)督企業(yè)管理行為的現(xiàn)代化經(jīng)濟管理活動。具體而言，會計就是對一定主體的經(jīng)濟活動進行核算、監(jiān)督的過程，并且向利益相關機構(gòu)、人員提供會計信息的過程。會計原始憑證也被廣泛地稱之為單據(jù)，是企業(yè)、單位以及其他社會組織在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或者完成之后取得填制并且用于記錄、證明相關經(jīng)濟責任和業(yè)務往來的文字憑據(jù)。會計原始憑證不僅是用來記錄各項經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生以及完成情況的方式，更多的是用于證明經(jīng)濟責任，是會計核算工作得以順利開展的重要基礎，也是會計管理能夠科學進行的原始資料和依據(jù)。另外，會計原始憑證是目前會計資料中最具法律效力的一種文件，是會計核算的起點和基礎，任何一張會計原始憑證都必須要同時具備一定的相同內(nèi)容，這些相同內(nèi)容也被稱之為會計原始憑證的依據(jù)，并且記錄在案。

(二)會計原始憑證的內(nèi)容

會計原始憑證的內(nèi)容主要包含了會計原始憑證名稱、填制會計原始憑證的日期、接受會計原始憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、填制單位簽章、有關人員簽章、憑證附件等。

(三)會計原始憑證的分類

會計原始憑證也被稱之為會計原始單據(jù)，主要指的是用來已經(jīng)發(fā)生和完成發(fā)生的用于證明和記錄經(jīng)濟往來的相關證據(jù)。目前常見的會計原始憑證主要可以分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

外來原始憑證主要指的是企業(yè)同外部其他單位、機構(gòu)和人員發(fā)生經(jīng)濟往來關系的時候，從外部單位獲取的相應的憑證和依據(jù)。比如，購置貨物的時候取得的發(fā)貨票據(jù)、付款的時候取得的收據(jù)等。

自制原始憑證與外來原始憑證恰好相反，主要是由單位內(nèi)部形成的各種原始憑證，包含了一次憑證、累計憑證、記賬編制憑證等多種。一次憑證主要指的是憑證的填寫以及編制都是一次完成的，是用來記錄一項或者多項同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務活動的原始憑證，這種原始憑證大部分都是一次性的，如點收單、費用報銷單、工資津貼發(fā)放單以及收據(jù)等。累計憑證是一定時期內(nèi)連續(xù)記錄的同類型經(jīng)濟業(yè)務活動，在活動結(jié)束之后按照累計數(shù)作為記賬依據(jù)自制形成原始憑證，這種憑證常見于重復發(fā)生的經(jīng)濟活動中，如費用登記表等。記賬編制憑證則是以實際發(fā)生或者已經(jīng)完成的經(jīng)濟業(yè)務為基礎，由經(jīng)辦人編制填寫并且蓋章生成的原始憑證，但是通常情況下自制原始憑證均由會計人員根據(jù)入賬結(jié)果對特定經(jīng)濟事宜進行歸類和整理，由此形成了記賬編制憑證，這種原始憑證通常都是在月末或者季末編制[1]。

二、新形勢下鐵路會計原始憑證的規(guī)范化要求

鐵路部門作為我國國企的重要組成，在會計核算之中必須要深入鐵路行業(yè)與其他行業(yè)之間的特殊性以及近期發(fā)展情況，確保會計工作與企業(yè)管理工作一致，存在規(guī)范性、科學性和有效性。在如今時代背景下，隨著市場經(jīng)濟體制的成熟，社會各行業(yè)呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢，鐵路行業(yè)當然也不例外，此時國內(nèi)鐵道部門也實施了政企分開改革，給會計工作帶來新的挑戰(zhàn)和困擾。在新的時代背景下，財務共享系統(tǒng)逐漸融入到財務管理活動中，原始單據(jù)的掃描上傳工作由業(yè)務人員完成，導致會計原始憑證出現(xiàn)了不規(guī)范問題。因此，在具體工作中需要采取以下措施。

(一)原始票據(jù)的真實性

無論是什么企業(yè)、哪個行業(yè)，在會計審核之時必須要檢查會計信息內(nèi)容的真實性，分析會計信息質(zhì)量是否符合行業(yè)規(guī)定和相關法律標準。在鐵路會計原始憑證管理中，所有的憑證均是企業(yè)管理活動的真實依據(jù)，因此相關工作人員進行原始憑證審核的時候，需要保證操作的規(guī)范化和有效化，這不僅是基礎性工作，更是最佳、最有效的審核模式，不僅有助于鐵路行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，還確保了鐵路企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。可以說，在鐵路企業(yè)經(jīng)營管理工作中，只有做好會計審核工作，才能實現(xiàn)鐵路管理的科學和規(guī)范，有效規(guī)避了管理人員徇私舞弊行為的滋生，為鐵路部門的可持續(xù)發(fā)展打下了堅實基礎。另外，會計原始憑證的規(guī)范化管理能夠讓所有經(jīng)濟活動科學有效，有效提高了管理人員的工作責任心。因此，在具體工作中結(jié)合不同單位、不同管理模式和經(jīng)濟業(yè)務活動需要選取科學的原始憑證。

在對會計原始憑證進行審核的時候，先對不同票據(jù)的真實性、有效性、合法性進行觀察，分析其問題所在和不同之處。首先，在票據(jù)審核的時候要觀察票據(jù)的有效與否，要嚴格審核一般收據(jù)的使用情況，看其是否具有相應的合同、發(fā)票等材料，在這個時候需要注意觀察個別政府部門核實發(fā)行的特質(zhì)收據(jù)，將這些收據(jù)排除在外。其次，票據(jù)真實性和合法性分析，在所有的發(fā)票中機打發(fā)票大多都是指定機構(gòu)以及電子商務經(jīng)濟業(yè)務往來活動中的，這類發(fā)票基本上都是真實的；電子發(fā)票影像要及時查詢發(fā)票信息是否與稅務系統(tǒng)一致以及重復報銷情況；而手寫發(fā)票主要是通過觀察發(fā)票表面的顏色和內(nèi)容，觀察字體是否潦草、顏色是否純正，如果字跡模糊、顏色不純正，則通常為假發(fā)票；另外，觀察發(fā)票的紙質(zhì)，普通發(fā)票的紙質(zhì)都是一樣的，紙張厚度均勻，如果紙質(zhì)不同、厚度不均，則為假發(fā)票。最后，觀察發(fā)票底紋、水印和防偽標志是否齊全[2]。

(二)原始憑證內(nèi)容的真實性

鐵路企業(yè)的經(jīng)營管理工作本身是一項系統(tǒng)、復雜且業(yè)務種類較多的內(nèi)容，財務人員在進行原始憑證內(nèi)容審核的時候必須要提前了解經(jīng)濟管理活動以及財務管理的基本知識，能準確辨別經(jīng)濟活動和財務工作中存在的漏洞以及內(nèi)容真實性。在具體工作中為了保證鐵路會計原始憑證的科學有效，需要與鐵路經(jīng)營管理實際結(jié)合在一起，在總結(jié)管理業(yè)務知識的同時明確原始憑證內(nèi)容真假。首先，在工作中查看多聯(lián)式票據(jù)是否反面存在復寫的現(xiàn)象，票據(jù)填寫是否采用鋼筆、中性筆，如果存在用鉛筆或者可擦拭鋼筆填寫，則票據(jù)真實性存在疑問，要仔細辨別票據(jù)是否存在復寫紙復寫的情況，如果沒有則可能是鴛鴦票。其次，檢查票據(jù)和附件的內(nèi)容是否一致，如果有漏洞，則可能是假票據(jù)。最后，原始憑證不允許隨意涂改，觀察票據(jù)內(nèi)容書寫是否整齊，對照不同票聯(lián)的字體，觀察是否一致。

(三)審核原始憑證的時效性

眾所周知，所有原始憑證本身都存在一定的時間限制，為此在經(jīng)濟業(yè)務和財務活動發(fā)生之后，相關工作人員需要及時將所取得的原始憑證要及時的送達到財會部門手中辦理報銷，避免出現(xiàn)過時的票據(jù)混入到財務報銷中。在過去工作中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)原始票據(jù)不及時報銷的現(xiàn)象，進而影響到會計信息質(zhì)量，影響了財務工作效率。為此，在進行原始憑證審核的時候，需要從不同的方面分析原始票據(jù)的時效性，具體如下。

一方面，要嚴格審核票據(jù)所載的經(jīng)濟業(yè)務的時效性和抵扣時效性。曾經(jīng)就有員工開具專用發(fā)票未及時報銷抵扣，從而導致發(fā)票過期，直接造成公司經(jīng)濟損失。

另一方面，科學觀察票據(jù)本身的印刷時間及給出的有效期限。要知道我國所有的本身都自帶時效性，在使用一段時間之后會更新，新的票據(jù)出來之后也就意味著過去的票據(jù)自動失效。因此，在進行原始憑證審核的時候需要注意各種票據(jù)的印刷時間以及給出的有效期，避免作廢票據(jù)混淆使用[3]。

三、原始憑證審核的規(guī)范化技術

(一)票據(jù)行業(yè)性質(zhì)審核

原始憑證審核需提前檢查行業(yè)性質(zhì)是否與發(fā)票類型一致，在鐵路行業(yè)發(fā)票票種包括維修票據(jù)、銷售票據(jù)等不同的類型，這也是會計原始憑證審核中最容易出現(xiàn)混淆的內(nèi)容，如果在審核的時候出現(xiàn)發(fā)票內(nèi)容與開票單位的經(jīng)營范圍不符，則表示發(fā)票性質(zhì)不科學，在審核的時候需要注重性質(zhì)核對，確保發(fā)票信息的真實有效。

(二)審核票據(jù)憑證填制的內(nèi)容

原始憑證的內(nèi)容包括開票日期、客戶單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容等相關信息必須準確齊全。首先，憑證信息的準確是發(fā)票報銷的前提，錯誤的發(fā)票信息會直接導致公司成本稅務的抵扣；其次，在票據(jù)信息填寫的時候不得出現(xiàn)漏填或者重填的行為，如只寫名稱、金額而不寫數(shù)量或者是只寫小寫不寫大寫、只寫大概不寫具體等行為要嚴格審核；再次，發(fā)票及附件是否正確加蓋發(fā)票專用章而非公章等其他印章，附件的印章內(nèi)容是否與發(fā)票聯(lián)一致；最后，在票據(jù)信息填寫的時候需要注意商品信息的真實性和準確性，如果出現(xiàn)信息不準確，則不予報銷。

(三)審核是否超出預算

在原始憑據(jù)審核的時候，如果發(fā)現(xiàn)印章模糊、字跡模糊、內(nèi)容不清晰以及不按照規(guī)定、法律和法規(guī)蓋章的行為，要觀察發(fā)票信息的真實性，這種票據(jù)存在很大的虛假性，因此，絕對不能作為報銷憑證。為了確保報銷憑證的真實性和可靠性，原始憑證必須要有經(jīng)辦人、負責人、審核人以及與業(yè)務相關管理人員的簽字蓋章，明確票據(jù)的真實用途，只有各項信息明確之后方可報銷。另外，在報銷的時候還要嚴格審核票據(jù)內(nèi)容，對于信息真實、合法的票據(jù)給予報銷，如果存在手續(xù)不完備、信息不齊全，則應該及時退回給經(jīng)辦部門和工作人員，并且由相關工作人員補辦相應的手續(xù)，對于存在涂改、偽造以及超出預算的票據(jù)，會計人員有權(quán)拒絕受理[4]。

四、新形勢下鐵路會計原始憑證規(guī)范化管理策略

(一)建立科學的管理流程

由于我國鐵路系統(tǒng)會計管理活動中，所需要管理的內(nèi)容比較多，也造成了原始憑證管理中存在內(nèi)容多、范圍廣、信息復雜的特點，為了讓原始憑證管理能夠規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學化，需要在管理之前構(gòu)建系統(tǒng)、科學的管理流程，進而提高原始憑證管理工作效率和應用價值。首先，在管理活動中開展之前由專業(yè)會計人員組成會計憑證規(guī)范化管理小組，對專業(yè)的鐵路會計人員進行科學培訓，確保基礎工作的規(guī)范有效，通過工程培訓、資產(chǎn)業(yè)務培訓、成本費用計量等培訓措施來提高工作人員的專業(yè)技術水平。其次，在原始憑證管理的時候采用全面整理總結(jié)的模式，通過表格的方式對所有原始憑證的內(nèi)容進行流程細分，經(jīng)過細分整理之后將這些內(nèi)容下發(fā)到工作小組手中，由小組人員根據(jù)規(guī)范流程對原始憑證逐一核實。再次，制定相關的報銷管理辦法，規(guī)范報銷流程和報銷期限，并落實執(zhí)行；審核業(yè)務人員上傳的共享影像是否與財務部的原始憑證一致；對于累計金額達到規(guī)定限額的，一律對公付款，不允許個人現(xiàn)金付款報銷。最后，建立相關的獎懲制度，鼓勵鐵路部門工作人員用自己的勞動成果換取相應的報酬，積極調(diào)動工作人員的工作激情，提高工作參與主動性，確保工作效率的同時，保證了原始憑證的真實與科學[5]。

(二)技術審核分析

原始憑證本身是一個多樣化、綜合性、多元化內(nèi)容，因此，其技術審核的時候需要對基本的內(nèi)容、邏輯關系有明確的認識，為了確保審核效果，在工作中需要從以下角度入手。

首先，觀察票據(jù)性質(zhì)與類型的匹配與否。目前我國常見的發(fā)票管理體系中存在銷售方不具備發(fā)票的現(xiàn)象，這個時候開具的發(fā)票往往都是從第三方借來的，這種做法普遍存在，但是從法律的角度分析是違法行為，應當追究其法律責任，為此在審核票據(jù)的時候需要保證票據(jù)性質(zhì)和票據(jù)類型的一致，避免出現(xiàn)維修費用發(fā)票使用的是商業(yè)營銷發(fā)票的現(xiàn)象。在具體審核的時候，先明確發(fā)票設計的金額、用途等，包含對資金支出項目、支出數(shù)量等對比，這樣方便財務人員判斷資金的支出方向。

其次，審核發(fā)票填寫內(nèi)容。對票據(jù)內(nèi)容進行審核的時候，內(nèi)容的審核十分關鍵，其中涉及到日期、單位、經(jīng)濟業(yè)務名稱、支出數(shù)額等詳細內(nèi)容，避免出現(xiàn)了充填、忘填和漏填的現(xiàn)象，對于一些與實際不符的票據(jù)，則要追究問題產(chǎn)生的原因。比如，在工作中，一些員工故意不寫商品的名稱與數(shù)量，這種現(xiàn)象可能是因為想隱瞞報銷內(nèi)容，企圖渾水摸魚。因此，要正確地處理，避免不合理行為的發(fā)生，確保會計信息質(zhì)量。

最后，對比資金支出內(nèi)容和開支范圍。在原始憑證審核的時候，如果存在字跡潦草、印章不清晰、不蓋印章等現(xiàn)象，則可能存在業(yè)務不真實，這個時候要嚴格排查業(yè)務發(fā)生時間、往來明細以及相關合同明細等，在不明確實際情況的前提下不能報銷。另外，要查看憑證是否有部門主管和經(jīng)辦人的簽字，事由用途是否備注清晰，如果沒有則不予報銷[6]。

(三)重視電子發(fā)票的推廣

目前，電子商務在國內(nèi)各行業(yè)區(qū)域普及，在鐵路部門也廣泛地應用。電子商務在當前鐵路行業(yè)業(yè)務處理中占據(jù)著較大的比例，這也是未來信息時代背景下鐵路會計系統(tǒng)及工作發(fā)展的必然方向。在實際工作中，不同地區(qū)的電子商務管理流程是不同的，這也導致了電子商務原始憑證之間存在一定的差異。為此，在電子發(fā)票推廣和管理的時候應當根據(jù)各地區(qū)實際情況制定科學的規(guī)劃和管理方案。首先，完善財務共享系統(tǒng)的原始憑證掃描系統(tǒng)，通過這種系統(tǒng)來幫助辨別票據(jù)的真?zhèn)危瑢崿F(xiàn)電子化保存和管理。其次，可采用數(shù)據(jù)代碼的輸入方式，利用好稅務系統(tǒng)平臺，保證電子發(fā)票的合法有效，并且由財務部門統(tǒng)一管理電子發(fā)票。最后，隨著財務共享系統(tǒng)的運用，財務信息加密和安全防護顯得尤為重要，要及時做好數(shù)據(jù)的維護工作，確保財務數(shù)據(jù)不被輕易篡改和盜取。

五、結(jié)語

總之，在當今時代背景下，鐵路部門會計人員需要更加重視原始憑證的規(guī)范化控制，做好票據(jù)審核與監(jiān)督管理，及時觀察原始票據(jù)信息的真實性、準確性和時效性，對原始憑證中存在的種種問題仔細甄別，及時發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生的原因，只有這樣才能確保原始憑證的真實有效，才能適應多樣化、信息化和電子化發(fā)展新要求，提高財務共享的工作效率、保證工作質(zhì)量，真正實現(xiàn)會計核算與監(jiān)督職能。