新時期企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略

楊 哲

（中國葛洲壩集團股份有限公司，武漢 430030）

一、提升檔案管理水平的必要性分析

檔案管理工作，也稱檔案工作。該工作的主要內容是圍繞檔案實體和相關檔案信息展開的各類型服務，對于我國各工作領域、個人信息等方面的規(guī)劃起著非常關鍵的作用。具體到我國社會歷史發(fā)展進程來看，檔案工作的開展能夠對我國社會主義制度的內容進行鞏固。檔案工作的復雜性主要體現(xiàn)在管理個體的多樣化信息方面，還有不同的工作類型，以及社會、文化等各種發(fā)展層面。科學地提高檔案工作的管理水平和質量，能夠在很大程度上促使該部門的服務水平得到提升，并達到社會服務相應的規(guī)范標準水平，也能夠在服務過程中使人們充分感受到由社會管理帶來的便利。在管理過程中，檔案工作人員需對自身的管理理念進行更新，不斷學習該專業(yè)的相關知識，并按照科學的管理模式開展檔案管理工作，使檔案部門的發(fā)展能夠處在一個通往現(xiàn)代化水平的趨勢當中?？茖W管理檔案，能夠促使檔案管理相關工作達到相應的規(guī)范標準，并具有更高的信息化水平，有針對性地提高檔案管理工作的效率和質量，為社會進步奠定堅實的發(fā)展基礎，并提供技術支持。

二、企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化的優(yōu)點

（一）有利于企業(yè)檔案信息的綜合開發(fā)和利用

在對企業(yè)檔案管理過程中，通過對其進行綜合化的管理，可以有效提高企業(yè)檔案利用和開發(fā)的效率。在企業(yè)中，有很多的檔案資料，并且檔案資料涉及企業(yè)的多個方面，如果不對檔案進行及時整理，那么就為將來查閱檔案的工作人員造成很大的困難。通過對企業(yè)進行綜合化管理，建立起綜合性的檔案管理室，對企業(yè)檔案進行整體上的信息整理與排序，從而提高企業(yè)檔案的科學化管理水平，有助于企業(yè)節(jié)約資源，提高資源利用效率。

（二）為企業(yè)檔案管理打下堅實基礎

在企業(yè)發(fā)展過程中，保障管理是企業(yè)檔案管理的一種基本的方式。在企業(yè)檔案管理過程中，通過實施綜合化的管理，可以幫助企業(yè)形成統(tǒng)一的檔案管理制度，建立集中統(tǒng)一的檔案管理方法，同時還可以使企業(yè)的檔案室室藏得到不斷的補充與完善，使企業(yè)檔案管理向著標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，同時還能夠推動整個檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）領導對檔案的重視程度低

現(xiàn)階段，很多企業(yè)領導者漠視檔案工作。他們認為，對于公司來講，經濟效益和經濟利益至關重要，而檔案的管理是可有可無的，因為它并不能夠給企業(yè)帶來真實的效益，只需保證檔案保存完整、不發(fā)生丟失泄密問題即可。事實上，這樣的想法是非常錯誤的，這體現(xiàn)了企業(yè)對檔案管理工作缺乏足夠的認知，進而導致企業(yè)的員工對檔案的價值認識不足。

除此之外，很多企業(yè)沒有設置專職的檔案管理員，大部分檔案管理員是兼職的狀態(tài)，這就對檔案的管理造成了一定的影響。這種缺乏長遠考慮、沒有戰(zhàn)略思維的企業(yè)檔案意識是亟須改進的。

（二）檔案管理手段相對落后

隨著經濟全球化和互聯(lián)網的不斷發(fā)展，信息化管理成為企業(yè)管理的重要組成部分。但是，很多企業(yè)對于檔案的管理僅停留在文書檔案管理的階段，并沒有實施電子信息化。這在一定程度上使企業(yè)的檔案管理處于落后的狀態(tài)，不僅在編纂檔案的過程當中會花費大量的時間，而且造成了企業(yè)檔案查詢方式的煩瑣、效率低下。這種缺乏與時俱進的檔案管理技術勢必會對企業(yè)的核心競爭力造成影響。除此之外，文書檔案的載體是紙張，隨著時間流逝，其會出現(xiàn)字跡不清等問題，這也會給企業(yè)檔案的永久留存帶來一定的影響。

（三）沒有建立專項檔案室

很多企業(yè)并沒有單獨設立檔案庫房，大部分采用日常文件與企業(yè)檔案混合保存的方式，這樣會對企業(yè)檔案造成很多不良影響。據調查顯示，部分企業(yè)雖然建設了檔案庫房，但是并沒有注意溫濕度、粉塵等外界因素對文書檔案的影響，造成了很多檔案紙張老化、字跡模糊的問題，影響了企業(yè)檔案的真實性和完整性。

（四）檔案管理人員素質不高

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理員在思想觀念、文化程度、專業(yè)水平等方面都有很大差異，他們對檔案管理的意識并不強。據調查，很多企業(yè)并沒有對檔案管理員進行專業(yè)性的系統(tǒng)培訓，導致他們對前沿的檔案管理技術并不了解，甚至對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎工作也不熟悉，從側面導致了企業(yè)的檔案管理工作處于滯后的狀態(tài)。除此之外，部分企業(yè)的檔案管理員身兼數職，除負責檔案工作外，還要負責辦公室、內勤、助理等多種職務，很大程度上導致了他們無法用心來對企業(yè)檔案進行管理，進而使企業(yè)檔案工作的管理水平低下。對于企業(yè)來講，這樣的做法雖然能夠節(jié)約人力資源，但是間接地為企業(yè)的經濟和發(fā)展帶來影響。

四、優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法

（一）完善檔案管理相關制度

企業(yè)應完善檔案管理相關制度，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行有效落實，制定科學、合理的制度進行支撐，提出統(tǒng)一的標準化管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高檔案管理的整體效率。

當前，許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關制度，這是由于企業(yè)領導層不重視檔案管理的相關工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業(yè)領導積極學習檔案管理的相關理論和法律，提高對檔案管理的認知，進而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構建檔案管理機構。另外，檔案管理工作需要進行細分，明確檔案管理的流程和細節(jié)，明確檔案管理的注意事項和標準，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

（二）完善檔案管理功能

檔案價值是巨大的，可以幫助企業(yè)和相關部門更好地發(fā)展。因此，為了發(fā)揮檔案管理的價值，企業(yè)要更好地完善檔案管理的功能。同時，企業(yè)要根據相關法律法規(guī)，積極引進先進的信息技術對檔案進行管理，從而保證檔案收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

（三）提升檔案管理團隊的整體素質

當前，眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素。檔案管理人員的專業(yè)能力、素質、經驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)要根據自身的實際情況選擇檔案管理人員，要考察上崗人員的工作能力，也要考察上崗人員對檔案管理工作的態(tài)度，是否認真對待此項工作，是否具有專業(yè)的知識支撐。另外，針對不同的工作人員，要采取不同的培訓內容，根據工作人員的實際情況，制定不同的培訓內容，提高檔案管理人員的質量。與此同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的團隊精神和敬業(yè)精神，只有心往一處想、勁往一處使，才能從根本上提升團隊的綜合能力和水平，為企業(yè)構建優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍，為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

（四）實現(xiàn)信息化檔案管理

近年來，隨著互聯(lián)網的飛速發(fā)展，信息化管理模式已經成為檔案管理的必然趨勢。為了更好地促進企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須在企業(yè)的檔案管理中融入信息化管理方式，促進企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，在企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展。在企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)差錯時，要及時追究檔案管理人員的責任。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發(fā)，將工作進行細化處理，實現(xiàn)檔案管理責任落實到每一個崗位，規(guī)避檔案管理的風險，嚴禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風險問題。同時，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓教育，增強自身的道德素質、職業(yè)素質，提升信息化檔案管理水平。

（五）完善網絡建設

近年來，市場競爭越來越激烈，互聯(lián)網技術對于企業(yè)的發(fā)展愈發(fā)重要。在互聯(lián)網條件下，通過構建完善企業(yè)檔案管理體系，可以有效減少企業(yè)檔案管理人員的工作壓力。在企業(yè)檔案管理信息化的過程中，必須不斷完善基礎設施建設，強化企業(yè)檔案信息網絡建設。企業(yè)在實現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的過程中，必須做好相應的設備引入工作，同時還要招聘一些高質量、專業(yè)化的工作人員。

在信息化時代，企業(yè)檔案管理工作勢必會向著信息化的方向發(fā)展，通過企業(yè)檔案信息化管理可以幫助企業(yè)減少資源的浪費。企業(yè)還可以借助不同部門之間的相互配合，來提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，挖掘企業(yè)信息化檔案管理的服務價值與加工價值，最終提高終端檔案管理的信息化水平。

（六）更新檔案管理模式

為提高企業(yè)的檔案管理水平與科學化程度，檔案工作部門的相關技術人員需要對現(xiàn)有的管理方式予以不斷的摸索和創(chuàng)新。只有這樣，才能發(fā)現(xiàn)原有檔案管理模式中的缺陷或管理漏洞。然后，管理人員應通過新型的管理方式逐步提高管理質量和水平，促使整個部門的管理方式能夠向著現(xiàn)代化、智能化發(fā)展。任何行業(yè)、部門的發(fā)展都離不開科學技術的參與，科學技術也是促使人們工作效率提升的關鍵部分。基于此，相關管理人員在提高自身工作水平與業(yè)務能力的基礎上，需要將原有的管理方式進行更新，促使檔案主體的管理范圍能夠進一步擴大。當形成一定規(guī)模后，管理技術會進一步升級和完善，并形成有機閉環(huán)，這是提升檔案管理工作水平的必要條件，一定要保障科學技術及其智能裝置的置入率。

隨著我國人口數量的不斷增長，紙質檔案已不適合當前的時代發(fā)展需求，會造成大量的資源浪費。并且，紙質檔案的保存效果并不理想，一旦發(fā)生火災等事故，其經濟損失和后果是不可估量的。電子檔案的應用能夠在很大程度上緩解紙質檔案的保存問題。在智能系統(tǒng)的輔助下，電子檔案相關的各類服務，如查詢、修改、更新等服務也更加體現(xiàn)了多樣化趨勢，網絡化服務管理使得傳統(tǒng)檔案能夠達到更加專業(yè)的管理水平。不難看出，檔案管理工作的信息化管理模式的高效性非常重要。

基于此，檔案工作部門及其相關的管理人員應對信息化管理方式的開展進程予以高度重視，逐步保障檔案管理系統(tǒng)的完整性，以及各類服務和功能模塊的作用可以被真正地開發(fā)和應用。充分結合電子信息化管理模式的重要性，將檔案管理工作模式及管理系統(tǒng)適當升級并更新，使管理效率能夠進一步提高。

首先，結合具體的企業(yè)情況建立完善的數據庫，在數據庫中可進行精準分類和規(guī)劃，可以通過計算機系統(tǒng)和掃描儀等裝置對紙質檔案資料進行掃描和上傳，將檔案信息錄入系統(tǒng)數據庫內，以這種方式進行保存不僅能夠保障檔案的安全性，也能極大地提高檢索的效率和質量，為人們節(jié)省更多的時間成本。其次，完善計算機系統(tǒng)針對檔案信息檢索模塊的功能。檔案部門需設置專門的智能設備，以便為人們提供更優(yōu)質的查詢服務，同時結合查詢模塊，也應增設關于該區(qū)域所在市、縣級相關的文化檔案模塊，豐富查詢人員的知識庫和視覺體驗。這種方式能夠使人們感受到充足的人文關懷和文化氣息，完美呈現(xiàn)了社會檔案工作的另一層文化意義。

結 語

總的來看，檔案管理工作的實際效率與工作水平的提高，與管理模式的更新程度，以及電子信息化裝置、設備的應用范圍有著非常密切的關系。對于檔案管理工作而言，其工作內容具有一定的系統(tǒng)性，并且在管理效果方面需要通過長時間的累積才能逐步顯現(xiàn)。所以，在管理周期較長的前提下，管理模式的科學性在很大程度上能夠影響檔案部門的管理效率。因此，檔案管理部門應將現(xiàn)有的管理理念予以更新，并完善管理內容和相關的制度條例，有針對性地提高檔案管理工作的專業(yè)性和科學性。