信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式探討

董曉會(huì)

（肇東市軍隊(duì)離休退休干部休養(yǎng)所，綏化 151100）

當(dāng)前，信息化是幫助事業(yè)單位更好管理檔案，順利完成檔案管理工作的重要方式。通過把信息化技術(shù)運(yùn)用在事業(yè)單位檔案管理工作中，可以幫助其更好地設(shè)定檔案管理目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理途徑，提高檔案管理水平，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的同時(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新，為事業(yè)單位的更好發(fā)展提供支持。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，通過引進(jìn)信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以讓檔案管理更加規(guī)范和可靠。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案資料主要以紙質(zhì)材料為載體，這些材料容易受到各種因素的影響，如果受到損壞將無(wú)法修復(fù)，單位就會(huì)遭受一定的損失。通過引進(jìn)信息化技術(shù)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)材料保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，避免檔案信息丟失或者損壞，實(shí)現(xiàn)檔案信息長(zhǎng)時(shí)間保存，便于單位人員查詢和使用檔案信息。并且，通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠給檔案檢索和使用提供便利條件。通過對(duì)檔案信息分類保存，在檔案管理信息系統(tǒng)的作用下，可以直接查找所需檔案信息，取代了傳統(tǒng)的借閱方式，便于檔案信息的保存，提高了檔案管理的質(zhì)量，為事業(yè)單位內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)開展提供服務(wù)。

二、信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案管理建設(shè)的重視程度不夠

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位管理人員沒有意識(shí)到檔案管理信息化的必要性，對(duì)于新技術(shù)、新方式?jīng)]有主動(dòng)學(xué)習(xí)，甚至將檔案信息記錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中當(dāng)作是檔案信息化管理，這顯然是不行的。真正的檔案管理信息化可以讓檔案管理更加公開與透明，相應(yīng)的工作體系也比較完善。但是在實(shí)際中，受到傳統(tǒng)管理理念的影響，再加上檔案管理人員的信息化意識(shí)不強(qiáng)，無(wú)法滿足檔案管理信息化的要求。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平低

隨著我國(guó)科技發(fā)展水平的不斷提高，諸多新設(shè)備、新技術(shù)被應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中，但是由于這些設(shè)備和技術(shù)的使用效率不高，使得事業(yè)單位檔案管理信息化水平偏低，檔案管理混亂，影響檔案信息化管理效果。部分事業(yè)單位缺少明確的檔案管理目標(biāo)，采用的檔案管理方式比較落后，使得檔案管理過于隨意，不利于檔案管理水平的提升。在實(shí)際中，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)比較被動(dòng)，諸多信息需求者無(wú)法獲得所需信息。對(duì)于事業(yè)單位而言，其檔案管理部門設(shè)置過于形式化，沒有主動(dòng)開發(fā)和整合檔案資源，采用的管理方式落后，管理過程復(fù)雜，工作效率低，缺少創(chuàng)新性的檔案管理計(jì)劃。

（三）缺少完善的檔案管理機(jī)制

我國(guó)部分事業(yè)單位雖然意識(shí)到檔案管理的重要性，并且也開展了檔案管理工作，但是沒有結(jié)合信息化發(fā)展要求，建立完善的檔案管理機(jī)制，沒有對(duì)檔案管理實(shí)施過程進(jìn)行有效監(jiān)管。對(duì)于檔案管理來(lái)說，這是一項(xiàng)比較枯燥的工作，不僅沒有獲得明顯績(jī)效，也沒有得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，再加上檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜、工作量多，使得檔案管理人員長(zhǎng)期被動(dòng)工作，沒有根據(jù)檔案管理要求制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃，檔案管理機(jī)制缺失，無(wú)法給檔案管理規(guī)范化進(jìn)行提供支持。

（四）單位檔案管理比較落后

我國(guó)部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)主要采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，因?yàn)闄n案信息保密性強(qiáng)，所以長(zhǎng)時(shí)間沒有對(duì)檔案信息及時(shí)公布，使得事業(yè)單位檔案信息比較封閉，其價(jià)值沒有得到充分開發(fā)和利用。并且，在部分事業(yè)單位中，單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)了解了檔案管理信息化的作用，但是沒有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求設(shè)定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論是檔案格式還是目錄設(shè)置，都缺少規(guī)范性，而且部分歸檔檢測(cè)流程不科學(xué)，在某種程度上影響了檔案信息使用效率，無(wú)法做到資源的有效傳遞和共享。

（五）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

在事業(yè)單位檔案管理部門中，雖然相應(yīng)的設(shè)施比較全面，系統(tǒng)比較先進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)速度快，但是部分管理人員沒有掌握專業(yè)的技術(shù)操作方式，不能使先進(jìn)的檔案管理設(shè)備正常運(yùn)行。部分事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高，單位對(duì)管理人員的工作要求較低，其專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)都不高，無(wú)法保證檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，影響工作質(zhì)量。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，對(duì)檔案管理人員沒有定期開展各種培訓(xùn)，使得單位檔案管理水平低，質(zhì)量無(wú)法保證。檔案信息化管理對(duì)管理人員的專業(yè)度和素養(yǎng)有著較高要求，但是部分事業(yè)單位缺少專業(yè)的檔案管理人員，培訓(xùn)力度小，部分檔案管理人員的能力和水平均無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)要求，不利于檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式的優(yōu)化對(duì)策

（一）創(chuàng)新單位領(lǐng)導(dǎo)的思想理念

事業(yè)單位為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變思維理念，明確檔案信息化管理價(jià)值，給予檔案管理信息化建設(shè)工作充分重視，引導(dǎo)后續(xù)工作順利開展。如果單位領(lǐng)導(dǎo)具備超前思維，樹立現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維理念，就可以實(shí)現(xiàn)單位檔案管理現(xiàn)代化，將更多的資源投放在檔案管理信息化建設(shè)中。但是，如果單位領(lǐng)導(dǎo)思維意識(shí)不滿足時(shí)代發(fā)展要求，那么必然會(huì)給檔案管理信息化建設(shè)開展帶來(lái)影響。所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想理念，創(chuàng)新思維，了解信息時(shí)代背景下檔案管理信息化建設(shè)的必要性，堅(jiān)持從檔案信息化管理角度入手，把檔案信息化建設(shè)作為重要工作，注重對(duì)檔案信息化建設(shè)過程，了解檔案信息化建設(shè)情況，幫助相關(guān)人員及時(shí)處理工作中各種問題。例如，投入資金和外包企業(yè)簽署檔案智能化掃描加工協(xié)議，全面實(shí)施檔案智能化掃描管理，不定期對(duì)掃描后的電子檔案信息進(jìn)行檢查，保證檔案信息質(zhì)量。

（二）提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平

為了讓事業(yè)單位檔案管理更加專業(yè)和規(guī)范，應(yīng)優(yōu)化檔案管理流程，科學(xué)設(shè)定檔案管理指標(biāo)，引導(dǎo)檔案管理工作有序進(jìn)行。在實(shí)際工作中，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案管理、檔案信息化利用等進(jìn)行優(yōu)化，夯實(shí)單位檔案工作基礎(chǔ)，確定好基本業(yè)務(wù)和技術(shù)要求及系統(tǒng)規(guī)定，通過高標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)單位檔案管理工作順利落實(shí)，提高單位檔案管理水平。為了充分發(fā)揮檔案信息化管理價(jià)值，應(yīng)注重信息技術(shù)的引進(jìn)。一方面，在事業(yè)單位內(nèi)部建立專業(yè)化的檔案管理信息系統(tǒng)，同時(shí)把事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)和單位內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)充分連接，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)體系，促進(jìn)檔案信息的傳遞和共享，對(duì)檔案信息電子文件進(jìn)行全過程管理。另一方面，不斷優(yōu)化并改革現(xiàn)有信息檢索技術(shù)，通過使用各種現(xiàn)代化檢索技術(shù)來(lái)提高檔案資料檢索工作效率，并且加強(qiáng)信息技術(shù)安全管理，對(duì)重要信息技術(shù)進(jìn)行安全保密，尤其是聯(lián)網(wǎng)后的檔案信息，更應(yīng)建立安全防護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒掃描和木馬防控，保證事業(yè)單位檔案信息的安全性。

（三）注重檔案系統(tǒng)的硬件安全管理

在信息化背景下，為了更好地完成事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，需要加強(qiáng)硬件安全管理。在此過程中，設(shè)備安全主要包括系統(tǒng)硬件安全及其他因素對(duì)硬件設(shè)施安全帶來(lái)的影響。系統(tǒng)硬件自身安全問題，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全，其中涉及了存儲(chǔ)系統(tǒng)安全、服務(wù)器安全、設(shè)備操作安全等。其他影響因素則是指各種災(zāi)害帶來(lái)的影響，相關(guān)人員需要定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行質(zhì)量檢查，從根源上防止安全問題的發(fā)生。系統(tǒng)硬件對(duì)檔案信息化管理和數(shù)據(jù)保存有著直接影響，需要給予高度重視。除此之外，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化和數(shù)字化，相關(guān)管理人員應(yīng)注重信息技術(shù)管理，合理使用相關(guān)軟件，保證軟件運(yùn)行安全。事業(yè)單位數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享，并對(duì)單位發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)性意義。在事業(yè)單位數(shù)字化檔案的背景下，一些不法人員會(huì)通過各種非法手段盜取單位重要檔案信息，這種情況需要合理使用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。通過設(shè)置安全密碼對(duì)信息進(jìn)行安全保存，相關(guān)人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行核查，避免遭受病毒攻擊，及時(shí)對(duì)重要檔案信息備份，把身份認(rèn)證融入其中，及時(shí)防范和處理各種風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范疇內(nèi)。對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)該明確檔案管理價(jià)值，及時(shí)備份檔案信息，其中包含紙質(zhì)檔案，并建立檔案恢復(fù)體系，在數(shù)字檔案遭受攻擊的情況下，可以及時(shí)修復(fù)。

（四）構(gòu)建完善的管理機(jī)制體系

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化管理過程中，應(yīng)該把數(shù)字化當(dāng)作根本。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的背景下，數(shù)字技術(shù)成為事業(yè)單位檔案管理廣泛采用的方式。要求事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，科學(xué)設(shè)定檔案管理目標(biāo)，結(jié)合檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)單位檔案管理模式的改革創(chuàng)新，把數(shù)字技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理體系中，深化并改革檔案管理機(jī)制，這樣可以為事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展提供指導(dǎo)，讓單位檔案管理任務(wù)更加全面和具體，有利于滿足為事業(yè)單位提供多方面服務(wù)的要求。除此之外，要想快速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，需要以現(xiàn)有的管理體系為根本。在實(shí)際執(zhí)行過程中，應(yīng)該把建立檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)作側(cè)重點(diǎn)，為檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)提供方案，保證信息化管理工作的順利進(jìn)行。并且，事業(yè)單位應(yīng)完善相應(yīng)的管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，確定好檔案管理權(quán)責(zé)，充分挖掘檔案信息化管理價(jià)值。事業(yè)單位管理者需要結(jié)合檔案信息化管理要求，選擇適宜的管理方式和平臺(tái)，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。在落實(shí)好檔案管理工作的情況下，對(duì)檔案信息及時(shí)采集和整理，做好備份工作，設(shè)置對(duì)應(yīng)的病毒防控系統(tǒng)，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。針對(duì)硬件設(shè)施，鑒于事業(yè)單位檔案管理的煩瑣性，應(yīng)該加強(qiáng)硬件設(shè)施投資建設(shè)，選擇大容量的硬盤進(jìn)行檔案信息保存，避免單位檔案信息丟失，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（五）提升事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)

人員素質(zhì)將會(huì)給事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)一定影響。為了提高單位檔案管理水平，應(yīng)該結(jié)合單位檔案管理的具體情況，通過檔案管理任務(wù)實(shí)踐分析，提高相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)和水平。事業(yè)單位可以鼓勵(lì)相關(guān)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地迎合時(shí)代發(fā)展要求，掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和技術(shù)，通過理論和實(shí)踐探究提升自己、完善自己，并將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到檔案管理中，提高單位檔案管理水平。事業(yè)單位需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，制訂詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，嚴(yán)格按照管理要求進(jìn)行檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，充分挖掘檔案管理人員的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，為事業(yè)單位更好發(fā)展提供支持。除此之外，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理人員綜合素養(yǎng)提出嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，為了吸引更多的復(fù)合型人才，需要從人才培養(yǎng)和引進(jìn)兩個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)。在人才引進(jìn)過程中，事業(yè)單位可以和各個(gè)高校建立合作關(guān)系，從畢業(yè)群體中選拔優(yōu)秀人才。并且，通過對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員的考核，重點(diǎn)培養(yǎng)信息化背景下的檔案管理人才，提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平。在提高檔案管理人員專業(yè)水平的同時(shí)，還要注重對(duì)管理人員進(jìn)行法律教育，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德培養(yǎng)。根據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展要求，檔案管理人員除了要具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，還要具備一定的職責(zé)意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，并在檔案管理過程中，嚴(yán)格按照我國(guó)法律要求操作，從根源上減少違規(guī)違法行為出現(xiàn)，維護(hù)事業(yè)單位和國(guó)家的利益，促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展。

結(jié) 語(yǔ)

在事業(yè)單位中，檔案作為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要載體，檔案管理信息化不但能夠幫助管理人員緩解工作壓力，減輕工作量，提高工作效率，同時(shí)便于事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部人才的規(guī)范化管理，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展要求。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)調(diào)整思想理念，明確檔案管理信息化建設(shè)的意義，以身作則，鼓勵(lì)更多的人員主動(dòng)參與到檔案管理信息化建設(shè)工作中，提高單位檔案信息化管理水平。并且，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部宣傳教育，讓每個(gè)人都能夠了解檔案信息化管理的必要性。通過定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)水平和素養(yǎng)，制訂詳細(xì)的檔案管理計(jì)劃，完善相應(yīng)的管理體系。根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理狀況，找到信息化管理中出現(xiàn)的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，采取有效措施整合單位現(xiàn)有資源，并對(duì)信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。注重檔案資料歸檔與保存，大力開發(fā)現(xiàn)有資源，充分發(fā)揮檔案信息實(shí)際價(jià)值，為事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供支持。