信息技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理探討

鄭 燃

（大慶油田信息技術(shù)公司龍崗分公司，大慶 163000）

引 言

離退休檔案管理工作是用人單位開展離退休人員管理和服務(wù)的重要依據(jù)。在傳統(tǒng)的離退休檔案管理工作中，主要是采取以人工為主的檔案管理模式，但是由于用人單位對離退休人員檔案管理工作的重視程度不足，對離退休檔案管理的資金、設(shè)施及技術(shù)投入比較匱乏，使得離退休檔案管理工作的信息化水平較低，檔案管理工作的規(guī)范化不足，在實(shí)際的離退休檔案管理中造成了離退休人員檔案資料的缺失、遺漏及信息失真等情況，損害了離退休人員的切身利益，甚至引發(fā)了離退休人員與用人單位之間的矛盾沖突。因此，離退休檔案管理工作的開展需要充分利用信息化技術(shù)手段，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的相關(guān)制度、體系及流程，加快離退休檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理模式的創(chuàng)新，從而確保離退休檔案管理工作有條不紊地開展。

一、信息化技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理的必要性分析

第一，隨著離退休人員數(shù)量的不斷增加，所產(chǎn)生的離退休檔案資料的數(shù)量也在持續(xù)擴(kuò)充，這就給傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式造成了極大的壓力，由于現(xiàn)有的檔案管理人員數(shù)量有限，在對離退休檔案進(jìn)行處理的過程中就很容易發(fā)生疏漏。而將信息技術(shù)手段應(yīng)用于離退休檔案管理中，可以通過電子檔案對離退休人員的檔案資料進(jìn)行整合和歸類，建立比較清晰和系統(tǒng)的名目，這就便于相關(guān)人員對離退休人員的檔案進(jìn)行調(diào)取、查詢和共享，極大地提高了離退休檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作量，減少了人為原因引起的錯漏，緩解了檔案管理人員的工作壓力。

第二，隨著社會和用人單位對于離退休人員的保障及服務(wù)機(jī)制的建設(shè)更加完善，針對離退休人員所開展的各項(xiàng)關(guān)懷活動也更加豐富，很多企業(yè)都會給離退休的員工舉辦一些老年活動，針對離退休后在生活上存在困難的人員也會給予相應(yīng)的幫扶。除企業(yè)為離退休人員提供的服務(wù)外，當(dāng)?shù)卣蜕鐣Ｕ喜块T對于離退休人員的各類保障服務(wù)也越加完善。通過信息化的離退休檔案管理，可以更加高效、準(zhǔn)確地調(diào)取離退休人員的檔案資料，獲取企業(yè)和政府部門所需的數(shù)據(jù)信息，從而為離退休人員的保障及服務(wù)工作的開展提供極大的支持。

第三，離退休人員雖然已經(jīng)離開了工作崗位，但是這些離退休人員在職期間為企業(yè)的發(fā)展做出了積極的貢獻(xiàn)，部分離退休人員在離開工作崗位后仍舊心系企業(yè)的發(fā)展，加上本身的知識、思想和能力還具有極高的利用價值，這部分離退休人員還可以通過返聘、顧問等形式繼續(xù)為企業(yè)提供服務(wù)。而信息化的離退休檔案管理，便于企業(yè)更加全面、準(zhǔn)確地了解這部分離退休人員過往的工作經(jīng)歷，以及在工作當(dāng)中所取得的成績、榮譽(yù)等，這就為這部分離退休人員的返聘工作提供了依據(jù)，為企業(yè)充分利用人才、留住人才提供了技術(shù)支持。

第四，做好離退休人員的管理工作對于穩(wěn)定現(xiàn)有的員工隊(duì)伍，推動用人單位的穩(wěn)定與發(fā)展也具有積極的促進(jìn)作用。在以往的離退休檔案管理工作中，由于用人單位缺乏對離退休檔案管理的重視，不愿投入相應(yīng)的資金、技術(shù)和精力開展離退休檔案的信息化建設(shè)，造成了離退休人員檔案資料管理混亂、檔案遺失、信息失真等問題，這就使得在開展離退休人員的管理和服務(wù)時出現(xiàn)了一些疏漏，引起了部分離退休人員的不滿，這不但會損害這部分離退休人員的利益，還會對企業(yè)的社會形象和信譽(yù)造成不良的影響。而通過信息化的離退休檔案管理，提高了檔案管理的效率，對離退休檔案資料進(jìn)行了系統(tǒng)性的整理，減少了檔案資料的錯漏，這就有效提升了離退休人員管理的水平，穩(wěn)定了企業(yè)的員工隊(duì)伍，樹立了良好的企業(yè)形象。

二、信息化技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理中存在的主要問題

（一）對離退休檔案管理的認(rèn)知不到位

離退休檔案管理工作的開展與企業(yè)的經(jīng)營管理水平息息相關(guān)，離退休檔案管理可以依靠真實(shí)、客觀、可靠的檔案信息為離退休人員的管理工作和服務(wù)工作提供依據(jù)。但是從離退休檔案管理工作的實(shí)際情況來看，由于部分企業(yè)對離退休檔案管理的認(rèn)識存在一定的偏差，給信息技術(shù)在離退休檔案管理中的應(yīng)用造成了極大的阻礙。一方面，部分企業(yè)對于離退休人員的關(guān)注度不高，重視程度不足，企業(yè)的保障和服務(wù)機(jī)制不完善，不愿意投入資金、精力和技術(shù)對離退休檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，離退休檔案管理僅僅是對離退休人員的檔案資料進(jìn)行簡單的收集、匯總和保管，或直接交由勞動市場或第三方保管，這就使得離退休人員檔案資料的完整性、真實(shí)性受到影響，也給離退休檔案的利用帶來了不便。另一方面，在離退休檔案管理中存在著重保管、輕利用的錯誤觀念，使得大量離退休人員的檔案資料保存在企業(yè)當(dāng)中，不但占據(jù)了檔案管理人員大量的時間、精力，還由于利用率較低增加了企業(yè)的資金壓力，使得離退休檔案管理的投入大、效率低、利用率不高。

（二）離退休檔案管理的手段比較落后

信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)改變了各行各業(yè)傳統(tǒng)的工作模式，依托于信息技術(shù)手段的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。在信息化技術(shù)的環(huán)境下，離退休檔案管理工作也需要加快信息技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是從實(shí)際的情況而言，由于對離退休檔案管理的信息化缺乏重視，使得現(xiàn)有的離退休檔案管理方式仍然停留在傳統(tǒng)以人工為主的管理模式當(dāng)中，離退休人員檔案資料的存檔和調(diào)取主要依靠人力進(jìn)行記錄，而離退休檔案的保存也需要占用大量的空間，加上部分離退休人員離職時間較早，個人的檔案信息不全，也增加了檔案管理的難度。這種落后的檔案管理模式一方面增加了離退休檔案管理的風(fēng)險，一些臨時存放的紙質(zhì)檔案資料由于防潮、防火、防水措施不到位造成了檔案資料的損毀和遺失，而企業(yè)用于這部分離退休檔案管理的成本也相對較高；另一方面也使得離退休檔案資料的真實(shí)性及完整性不足，給離退休人員的管理和服務(wù)工作帶來了極大的阻礙。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員是開展離退休檔案管理工作的主體，由于離退休檔案管理的數(shù)量大、內(nèi)容繁多，加之很多離退休人員在離職時檔案交接不完整，無疑都增加了這份工作的難度。檔案管理工作對于從業(yè)人員的工作能力、工作經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心等具有較高的要求。但事實(shí)上，目前從事離退休檔案管理工作的人員在專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)方面還存在著一定的問題。首先，檔案管理人員在思想認(rèn)識上對檔案管理工作不夠重視，工作上缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致離退休人員的檔案資料存在錯漏；其次，檔案管理人員在固有的工作模式下思維比較僵化，工作方法因循守舊，對于新知識、新技能和新工具的使用缺乏學(xué)習(xí)意識，給離退休檔案管理的信息化建設(shè)帶來了極大的影響；最后，檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性不高，主動性不強(qiáng)，甚至存在著渾水摸魚、得過且過的錯誤思想。

（四）檔案管理制度不健全

檔案管理制度是保障離退休檔案管理信息化建設(shè)的重要依據(jù)，對于完善離退休檔案管理流程，提升檔案管理的水平有著非常重要的推動作用。但是就目前的情況而言，由于針對離退休檔案管理信息化的制度不健全，檔案管理信息化的工作流程和工作職能不明確，導(dǎo)致實(shí)際的離退休檔案管理中存在著諸多漏洞，也給一些信息安全問題的發(fā)生創(chuàng)造了機(jī)會。此外，部分企業(yè)雖然制定了離退休檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力差，使得制度的約束成了擺設(shè)，也阻礙了離退休檔案管理工作的有序開展。

三、信息化技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理的開展措施

（一）創(chuàng)新離退休檔案管理的機(jī)制與體系

首先，要正確定位離退休檔案管理在企業(yè)人力資源管理和行政管理中的角色，充分認(rèn)識到離退休檔案管理對于開展離退休人員服務(wù)工作的重要性，加強(qiáng)對離退休檔案管理信息化建設(shè)的重視，從資金、技術(shù)、專業(yè)人才等多個方面為離退休檔案管理信息化建設(shè)做好充分的準(zhǔn)備。其次，不但要重視離退休檔案的管理，更要注重離退休檔案對于開展離退休人員服務(wù)和保障工作的重要價值，通過對離退休人員的檔案資料進(jìn)行全面的整理，使離退休檔案資料的歸檔、分類更加規(guī)范化，便于相應(yīng)人員及時進(jìn)行檔案資料的調(diào)取，提高離退休檔案的利用價值。最后，檔案管理部門要正確認(rèn)識離退休檔案管理的重要性，樹立大局觀，改變陳舊落后的思想觀念，不斷提高思想認(rèn)識，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，提升崗位技能，充分迎接離退休檔案管理的創(chuàng)新。

（二）加快離退休檔案管理的信息化建設(shè)

首先，依托于檔案管理信息化平臺的搭建，改變傳統(tǒng)人力為主的工作模式，開發(fā)或選擇適合的離退休檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對離退休人員檔案資料的自動化采集、篩選、錄入、存檔、更新及調(diào)取，要確保硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的建設(shè)能夠滿足海量信息數(shù)據(jù)的獲取、處理和傳輸需求，便于進(jìn)行離退休檔案管理平臺的開發(fā)、運(yùn)營和更新維護(hù)。其次，要對現(xiàn)有的離退休人員檔案資料進(jìn)行整理、檢查和補(bǔ)充，通過信息化技術(shù)開展紙質(zhì)檔案資料的錄入工作，為離退休人員建立電子檔案，提高離退休人員檔案資料的全面性和真實(shí)性，尤其是對檔案交接過程中存在問題的情況及時進(jìn)行處理，確保檔案資料的完整性。最后，為了滿足離退休檔案管理信息化的要求，還需要針對現(xiàn)有的檔案管理人員開展信息操作的相關(guān)培訓(xùn)，熟練掌握信息化管理軟件的使用方法，根據(jù)離退休檔案管理信息化的工作要求，保質(zhì)保量地完成本職工作。

（三）注重對離退休檔案管理人員的選拔與培育

首先，在思想觀念上要轉(zhuǎn)變落后陳舊的思想，認(rèn)識到離退休檔案管理信息化建設(shè)的必然性和必要性，調(diào)整自己的心態(tài)，積極主動地學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，改變陳舊僵化的工作模式，從思想上接受離退休檔案管理工作的創(chuàng)新。其次，要結(jié)合離退休檔案管理信息化建設(shè)的具體需求，招聘選拔相應(yīng)的人才，既要具備扎實(shí)的檔案管理知識和工作技能，也要注重選用具備互聯(lián)網(wǎng)思維的技術(shù)型人才，能夠快速適應(yīng)離退休檔案管理信息化的工作要求。再次，針對現(xiàn)有的離退休檔案管理人員開展專業(yè)化的培訓(xùn)活動，掌握系統(tǒng)的、全面的離退休檔案信息化管理的知識和技能，加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高職業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員的主動學(xué)習(xí)意識，能夠在本職工作中積極思考，敢于創(chuàng)新，提出優(yōu)化性建議。最后，要從績效管理和薪酬管理的層面體現(xiàn)出對離退休檔案管理人員的績效考核，提高工作積極性，嚴(yán)格按照離退休檔案管理工作的要求開展本職工作，做好長遠(yuǎn)的職業(yè)生涯規(guī)劃，促進(jìn)離退休檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

（四）提高信息安全意識

信息安全是在信息化技術(shù)環(huán)境下離退休檔案管理工作必須重視的重要問題，信息安全漏洞會給黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒等創(chuàng)造機(jī)會，一旦受到攻擊將會引起網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，危害離退休檔案資料的真實(shí)完整性。離退休檔案管理應(yīng)當(dāng)不斷提高風(fēng)險防范意識，健全網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、加密技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、身份識別技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案管理平臺進(jìn)行安全防護(hù)，抵御黑客攻擊、非法入侵等危害網(wǎng)絡(luò)安全的行為。對于用戶登錄離退休檔案管理平臺，可以通過設(shè)置用戶訪問權(quán)限，對一些非法登陸的行為加以阻擋。同時，由于離退休檔案管理涉及大量的離退休人員的檔案資料，如果檔案管理平臺被黑客攻擊，有可能造成重要信息數(shù)據(jù)被竊取和篡改，因此離退休檔案管理的信息化建設(shè)還需要加強(qiáng)對重要信息數(shù)據(jù)的保護(hù)，采用數(shù)據(jù)恢復(fù)和數(shù)據(jù)備份技術(shù)，避免重要信息數(shù)據(jù)的遺失，在檔案管理信息化平臺遭遇突發(fā)安全事故后對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自動恢復(fù)。

（五）建立健全離退休檔案管理制度

健全的制度是保障離退休檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化和專業(yè)化的前提。首先，根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案法》的深入學(xué)習(xí)，結(jié)合離退休檔案管理工作的特點(diǎn)，建立一套科學(xué)適用的管理制度，明確落實(shí)離退休檔案管理工作的范疇、目標(biāo)、職責(zé)、崗位設(shè)置、工作流程。其次，結(jié)合離退休檔案資料的使用需求，建立相應(yīng)的檔案調(diào)閱、歸檔、轉(zhuǎn)遞、安全管理、保密等制度，明確檔案管理的重點(diǎn)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作有制可依。最后，針對離退休檔案管理制度的執(zhí)行情況也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督，提升相關(guān)人員的執(zhí)行力，確保各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程執(zhí)行到位，不斷提升離退休檔案管理的效率和水平。

結(jié) 語

離退休檔案涉及的內(nèi)容較多，檔案資料數(shù)量較大，離退休檔案的管理工作不僅能夠促進(jìn)檔案利用率的提升，也能夠?qū)﹄x退休人員的管理工作起到積極的助推作用。離退休檔案全面真實(shí)地反映了企業(yè)離退休人員的基本信息，在實(shí)際的離退休檔案管理工作中，由于信息化水平不足引起了離退休檔案管理的諸多問題，這就要求相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，搭建完善的信息化檔案管理平臺，不斷提高離退休檔案管理的信息化和規(guī)范化程度，更好地開展離退休人員的管理工作和服務(wù)工作。