企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時代融合分析

崔 琦

（濱州中海城市投資開發(fā)集團有限公司，濱州 256600）

引 言

檔案管理工作所涉及的內(nèi)容相對較多，各大企事業(yè)單位在發(fā)展中，需要落實好檔案管理工作，以此為企事業(yè)單位的進一步發(fā)展奠定良好基礎。企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，為了能夠滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，需要在確保自身穩(wěn)定發(fā)展的基礎上，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行優(yōu)化與創(chuàng)新，同時還需要根據(jù)新時代的發(fā)展情況，促使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化檔案的管理方式，及時優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，以此確保檔案管理工作的開展?jié)M足企事業(yè)單位和新時代的發(fā)展需求，確保在企事業(yè)單位中全面提高檔案管理的利用率，進一步推進企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）有利于企事業(yè)單位進行科學化管理

根據(jù)相關(guān)調(diào)查分析，目前許多企事業(yè)單位在發(fā)展中，對于檔案管理工作并不重視，落實檔案管理工作無法獲取更多的經(jīng)濟效益，這也就導致檔案管理工作在實際開展中，依舊以傳統(tǒng)的管理模式為主，檔案管理工作無法得到全面落實，而且檔案管理工作也無法滿足新時代的發(fā)展需求。為此，企事業(yè)單位的管理者務必要加強對檔案管理的重視程度，及時優(yōu)化檔案管理模式，完善檔案管理工作，汲取傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，以確保企事業(yè)單位在發(fā)展中，能夠?qū)n案進行科學化的管理。

（二）有利于企事業(yè)單位歷史信息規(guī)范化管理

在新時代的發(fā)展背景下，為了提高市場競爭力，企事業(yè)單位的管理者針對檔案管理工作提出了更多要求，為落實檔案管理優(yōu)化工作提供了有力幫助。在科學技術(shù)的幫助下，檔案管理工作可以及時地將企事業(yè)單位歷史信息進行保存，為企事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供良好幫助。只有加強檔案管理工作實施力度，才能夠確保企事業(yè)單位的歷史發(fā)展數(shù)據(jù)信息得到有效儲存，為企事業(yè)單位的進一步發(fā)展奠定良好基礎。同時，構(gòu)建檔案科學管理體系，可以保障檔案管理工作在開展中實現(xiàn)規(guī)范化管理，以此滿足當前時代的發(fā)展需求，并積極對現(xiàn)代化信息技術(shù)加以運用，提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。在檔案管理工作全面創(chuàng)新后，可以為企事業(yè)單位提供精準檔案查詢工作，及時對檔案信息內(nèi)容加以更新，促使企事業(yè)單位在發(fā)展中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

二、企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案信息化規(guī)劃落后

現(xiàn)階段，由于市場競爭力不斷增加，企事業(yè)單位的管理者對現(xiàn)代化信息技術(shù)逐漸提高了重視程度，并將信息技術(shù)引入檔案管理工作，但依舊有部分企事業(yè)單位為了能夠減少成本支出，對檔案管理工作并未重視，導致檔案管理工作未能夠引入現(xiàn)代化信息技術(shù)。在缺乏信息設備的基礎上，檔案管理工作無法實現(xiàn)信息化規(guī)范管理，對整體工作的實施開展也造成了嚴重阻礙。

（二）信息化建設的標準有待統(tǒng)一

企事業(yè)單位檔案管理工作在開展中，為了能夠提高檔案管理工作的效率及水平，加強了信息化檔案管理平臺的建設力度，以此為企事業(yè)單位提供檔案信息服務，而且也能夠加快獲取檔案信息。但目前企事業(yè)單位檔案管理工作開展中，信息化檔案管理平臺建設質(zhì)量依舊存在許多問題，未制定相應的管理標準體系。此外，由于檔案管理服務相對有限，而且未能夠與管理機構(gòu)之間進行溝通交流，導致信息化檔案管理標準及管理體系尚未得到統(tǒng)一，而且信息資源管理中所面臨的問題也逐漸增多，對企事業(yè)單位檔案管理標準體系的建設造成了不利影響。

（三）資金及人員投入不足

現(xiàn)階段，許多企事業(yè)單位為了提高檔案管理效率，制定了專業(yè)的檔案管理相關(guān)制度，但實際對于檔案信息化建設的投資力度相對較小，信息技術(shù)、信息設備都存在不足。除此之外，企事業(yè)單位檔案管理信息收集渠道相對狹窄，無法全面收集市場信息，這對于企事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展造成了嚴重影響。另外，企事業(yè)單位檔案信息管理平臺構(gòu)建質(zhì)量相對較低，加上重視程度不高，無法及時對檔案信息加以保存管理，無法實現(xiàn)檔案信息的傳播與共享，嚴重影響了企事業(yè)單位的檔案信息管理利用率。

（四）缺乏檔案信息化建設專業(yè)技術(shù)人才

目前，企事業(yè)單位檔案信息化管理的建設時間相對較短，一部分檔案管理人員對于專業(yè)知識的了解相對較為匱乏，未能對檔案信息技術(shù)加以優(yōu)化。另外，檔案管理人員的個人專業(yè)素養(yǎng)相對較低，在沒有熟悉檔案信息管理流程的情況下，就參與檔案管理工作。同時，他們對檔案管理工作的各項要點及工作細節(jié)等也未能有效理解，甚至出現(xiàn)管理問題，出現(xiàn)檔案信息儲存失誤的情況，對企業(yè)后續(xù)查詢檔案信息造成了嚴重影響，甚至對企事業(yè)單位的發(fā)展也造成了嚴重影響。

（五）檔案管理的意識缺失

企事業(yè)單位的領(lǐng)導由于自身對檔案管理理念未能及時轉(zhuǎn)變，受到了傳統(tǒng)管理理念的影響，加上對檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理工作無法得到有效落實，僅僅是在工作中對企事業(yè)單位各項信息進行匯總收集，并未及時對檔案信息進行更新，這對于企事業(yè)單位的發(fā)展建設造成了一定阻礙，并導致企事業(yè)單位檔案的管理方式出現(xiàn)缺陷，對企業(yè)的健康發(fā)展造成了一定影響。除此之外，企事業(yè)單位在發(fā)展時，對檔案信息的收集及信息量過于忽視，使得檔案管理工作和管理體系無法得到有效創(chuàng)新，檔案管理工作的實施也無法為發(fā)展提供有效幫助。甚至一部分人員在工作中也較為忽視，難以利用檔案數(shù)據(jù)信息對檔案內(nèi)容進行核對，從而造成企事業(yè)單位檔案工作實施不到位，對企事業(yè)單位的發(fā)展造成了嚴重影響。

三、企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及與時代融合的措施

（一）搭建檔案信息管理服務平臺

構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化管理體系，其主要目的是提高檔案管理人員的工作效率和工作水平，確保檔案信息安全系統(tǒng)得到有效提高，促使檔案信息實現(xiàn)共享和傳輸，從而為企事業(yè)單位的決策制定給予一定的幫助。在檔案數(shù)字化體系構(gòu)建中，還需要充分搭建檔案信息管理服務平臺，對現(xiàn)代化網(wǎng)絡檔案信息服務技術(shù)加強探索力度，構(gòu)建檔案信息服務平臺。在檔案信息平臺管理工作中，需要與社會其他檔案服務機構(gòu)進行溝通交流，及時對數(shù)字化檔案項目的建設提高重視，并且制定信息化管理標準體系，為檔案信息化管理工作的開展提供相應的參考依據(jù)。除此之外，在檔案信息中心服務平臺的建設過程中，需要對該平臺的功能進行充分分析，確保服務的多樣性和豐富性，及時結(jié)合企事業(yè)單位當前的檔案管理情況，設置檔案信息檢索、信息管理及信息反饋等多功能模塊，以此確保該平臺的建設能夠為檔案管理人員的工作開展提供良好幫助。另外，合理運用檔案信息管理服務平臺，可以有效加快檔案信息內(nèi)容的查詢效率，提高檔案管理的效率，加快檔案信息的更新速度，從而為企事業(yè)單位檔案信息管理水平的全面提升給予一定幫助。

（二）完善檔案信息化管理制度體系

在檔案信息化的建設工作中，要確保檔案管理制度體系的統(tǒng)一性和完善性，促使檔案管理工作得到有效落實。如果企事業(yè)單位未能針對檔案信息管理構(gòu)建統(tǒng)一的管理制度體系，那么在檔案管理工作中就無法有效整合檔案信息，甚至會出現(xiàn)檔案信息儲存混亂的情況，這對企事業(yè)單位的發(fā)展將會造成不利。為此，企事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中，應當明確信息化檔案管理的標準，合理落實檔案管理制度體系，促使檔案管理人員能夠在實際工作中落實相應的制度標準，構(gòu)建相應的制度方案，為信息化工作的全面開展奠定良好基礎。

（三）加大資金投入力度

為了提高檔案管理工作的開展效率，應當發(fā)揮出檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強運用現(xiàn)代化信息設備和信息技術(shù)，加大檔案管理資金的投入力度。

在我國科學信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，可以在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此來提高檔案管理工作實施質(zhì)量，為企事業(yè)單位所制定的決策提供有效幫助。為了發(fā)揮出檔案信息技術(shù)管理作用，需要通過加大資金投入，及時對相關(guān)硬件設備和軟件加以優(yōu)化與創(chuàng)新，為檔案管理工作的有效落實提供良好幫助。當前，部分企事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和責任意識，主要檔案管理崗位薪酬相對較低，導致許多檔案管理人員在實際工作中缺乏積極性。因此，需要通過加大資金投入力度，提高檔案管理崗位薪酬，促使檔案管理人員能夠落實好自身的工作職責。

（四）加強對檔案管理人員的培訓

在確保企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作全面落實的情況下，應當加強對檔案管理人員的重視程度，注重檔案管理經(jīng)費的合理規(guī)劃。由企事業(yè)單位管理層定期組織培訓，以此加強各個部門的溝通交流，同時組織檔案管理人員積極參與培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，構(gòu)建檔案管理專業(yè)性人才隊伍，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。另外，企事業(yè)單位檔案管理人員的個人能力，還需要與企事業(yè)單位的工作效益進行綜合性分析，促使檔案管理人員能夠在實際工作中，不但創(chuàng)新個人工作意識，而且加強自主學習意識，以此根據(jù)不同工作崗位，采取針對性的管理方案，確保檔案管理工作的順利開展，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

（五）增強工作人員對檔案管理工作的重視

企事業(yè)單位的管理者應當針對檔案管理工作的實施情況，對其加強重視程度，及時優(yōu)化檔案管理工作方案，促使企事業(yè)單位檔案管理人員對本職工作加以重視，以此避免出現(xiàn)低級失誤。另外，檔案管理部門的管理者需要在相關(guān)標準體系下，規(guī)范工作人員的重視程度，定期對其進行崗位培訓及綜合考試，使檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)能夠得到全面提高，以此滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的實際開展需求，促進企事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。

（六）提升企事業(yè)單位檔案工作的領(lǐng)導水平，增強檔案機構(gòu)的履職能力

為有效提高企事業(yè)單位檔案管理水平，需要做好以下兩方面。第一，企事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理部門的領(lǐng)導來完善實際工作，以此強化檔案管理工作，并將檔案管理工作規(guī)劃到企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃事業(yè)當中，同時還要合理規(guī)劃檔案管理崗位的工作職責和工作任務。在需要的情況下，可以由檔案管理部門的管理者落實好檔案管理職能監(jiān)察工作，由管理者積極做好檔案匯報工作，加強監(jiān)督檢查力度，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時加以解決，以此強化檔案管理工作，為檔案管理工作的有效落實提供良好保障。第二，企事業(yè)單位的管理者需要針對檔案管理工作中所存在的問題加大分析力度，同時對檔案管理人員提出相應要求，務必要與企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。也就是說，企事業(yè)單位在設置獨立檔案管理部門的情況下，需要承擔起檔案管理工作職責，完全落實檔案信息采集工作；還需要落實好檔案業(yè)務指導管理工作，合理部署檔案管理部門各個崗位的基礎架構(gòu)體系，嚴格按照企事業(yè)單位的實際經(jīng)營發(fā)展情況，嚴格要求檔案管理人員按照規(guī)定落實好檔案管理工作。在檔案管理工作全面實施期間，檔案管理部門要履行自身的工作職責，根據(jù)檔案管理工作的需求，加強組織檔案管理人員參與培訓管理學習，促使檔案管理人員通過培訓，能夠掌握更多的專業(yè)性檔案管理技能和管理知識，確保檔案管理工作的順利實施。除此之外，檔案管理人員還需要在實際工作中，履行自身的工作職責，做好定期考核工作，確保檔案機構(gòu)能夠與企事業(yè)單位達成良好合作，有效落實檔案管理工作。

（七）定期梳理與總結(jié)信息化檔案管理問題，增強檔案管理效能

為落實檔案信息化管理工作，檔案管理人員需要根據(jù)實施情況，及時梳理分析檔案信息化管理工作中所存在的問題，對問題及時反饋，及時處理信息管理中所存在的問題。在處理問題時，檔案管理人員還需要結(jié)合企事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，及時對檔案信息化管理體系加以優(yōu)化，對檔案信息化管理制度及時調(diào)整。同時，檔案管理人員還需要結(jié)合當前信息化技術(shù)的實際發(fā)展趨勢，對電子信息檔案技術(shù)加以運用，從而及時優(yōu)化檔案信息管理。為了起到一定的約束力，需要構(gòu)建科學完善的檔案管理監(jiān)督指導機制。在工作開展中，檔案管理人員要立足于市場實際發(fā)展情況，加強深化改革力度，加強對檔案管理信息的監(jiān)督管理水平，以此落實規(guī)范的評價制度，對檔案業(yè)務監(jiān)督管理機制進行全面完善，促使檔案管理工作在實施中，能夠?qū)崿F(xiàn)全面貫徹落實。一般情況下，還需要對檔案管理工作的實施情況加以分析，一旦出現(xiàn)檔案信息儲存問題，或者因檔案問題對企事業(yè)單位造成影響，那么要對相關(guān)人員依紀依規(guī)追責，從而有效發(fā)揮出檔案管理的效能。

結(jié) 語

綜上所述，在企事業(yè)單位全面發(fā)展的過程中，必須落實好檔案管理工作，為企事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。此外，企事業(yè)單位在發(fā)展中，要想提高自身在市場中的競爭能力，必須落實好檔案管理優(yōu)化工作，對檔案管理工作提高重視程度，加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效運用，以此提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，完善相應的檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的效率和水平可以得到全面提升。此外，企事業(yè)單位還需要進一步加強檔案管理力度，為進一步發(fā)展奠定良好基礎。