周常宏
(北京市蒙盛源咨詢服務(wù)有限公司蒙元賓館,北京 100045)
酒店業(yè)作為綜合性服務(wù)行業(yè),集餐飲、住宿于一體,在發(fā)展進(jìn)程中面臨巨大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),也迎來(lái)嚴(yán)峻的經(jīng)營(yíng)挑戰(zhàn)。店業(yè)具有營(yíng)業(yè)項(xiàng)目多、收入高、財(cái)產(chǎn)物資較為分散的特點(diǎn),極易產(chǎn)生管理漏洞。因此,通過(guò)強(qiáng)化內(nèi)部控制有效性,實(shí)現(xiàn)酒店業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力的全面提升,成為酒店業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。酒店業(yè)全員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確認(rèn)知,營(yíng)造良好氛圍,推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管控措施充分落實(shí),助力酒店業(yè)與當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下維持穩(wěn)定健康的發(fā)展。
基本目標(biāo)方面,風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制共同具備經(jīng)營(yíng)、報(bào)告與合法目標(biāo),但不同的是風(fēng)險(xiǎn)管理還具備戰(zhàn)略目標(biāo);組成要素方面,風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制重合的組成要素分別是控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通、監(jiān)督管控五要素,風(fēng)險(xiǎn)管理還包括目標(biāo)設(shè)定、事項(xiàng)識(shí)別及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)要素。因此,就整體而言,風(fēng)險(xiǎn)管理涵蓋內(nèi)部控制。
在全面風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施進(jìn)程中,內(nèi)部控制是其中的重要手段,也是必然舉措。企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理,通常情況下也是從強(qiáng)化內(nèi)部控制開(kāi)始,通過(guò)促進(jìn)各人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的提升,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)管理水平強(qiáng)化。內(nèi)部控制缺失將無(wú)法為風(fēng)險(xiǎn)管理提供良好支撐。
基于內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理二者之間的聯(lián)系能夠明確,二者都為企業(yè)管理工作,應(yīng)用的最終目的是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)。雖然現(xiàn)階段內(nèi)部控制建設(shè)依舊處于發(fā)展階段,但是在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中可具備前瞻性目標(biāo),基于全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引,設(shè)計(jì)內(nèi)部控制體系,避免產(chǎn)生以經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求帶動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)的狀況,助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理精細(xì)化水平全面提升。
1.服務(wù)過(guò)程出錯(cuò)
受業(yè)務(wù)內(nèi)容多樣化,客戶需求較為多變影響,酒店現(xiàn)行服務(wù)流程,在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中難以按照既定程序執(zhí)行,極易產(chǎn)生既定程序無(wú)法全面覆蓋的狀況,導(dǎo)致服務(wù)過(guò)程產(chǎn)生問(wèn)題。
2.產(chǎn)生錯(cuò)誤無(wú)法及時(shí)察覺(jué)
酒店在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,零星業(yè)務(wù)較多,大量零星業(yè)務(wù)的存在,導(dǎo)致運(yùn)營(yíng)部門(mén)產(chǎn)生錯(cuò)誤概率增加,同時(shí)此類錯(cuò)誤極易被掩蓋在其他正常數(shù)據(jù)之中,導(dǎo)致內(nèi)部控制系統(tǒng)糾錯(cuò)難度增加。
酒店運(yùn)營(yíng)具備價(jià)格體系相對(duì)靈活、服務(wù)反應(yīng)速度極快的特點(diǎn),因此運(yùn)作部門(mén)具備較大的自主操作空間,徇私舞弊行為產(chǎn)生概率較大。員工在處理問(wèn)題時(shí),將顧客意愿放在首位,忽視了酒店既定規(guī)章制度,在服務(wù)導(dǎo)向下使得制度程序執(zhí)行較為松弛。在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,易產(chǎn)生財(cái)務(wù)部門(mén)在監(jiān)督過(guò)程中,察覺(jué)運(yùn)作部門(mén)違反規(guī)章制度,而運(yùn)營(yíng)部門(mén)推卸責(zé)任,表示基于客戶要求的問(wèn)題,難以保障酒店內(nèi)部制度剛性。
酒店業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)程中,產(chǎn)品服務(wù)直接對(duì)象是個(gè)體,有關(guān)個(gè)體的安全責(zé)任主要包含:住宿、消費(fèi)過(guò)程中的人身安全及財(cái)產(chǎn)安全等。在此背景下,酒店業(yè)相較其他行業(yè)而言,更易產(chǎn)生安全方面問(wèn)題,安全管理水平遠(yuǎn)高于其他行業(yè)。
酒店業(yè)作為勞動(dòng)密集型服務(wù)行業(yè),在人員運(yùn)作上具備以下特點(diǎn):工作時(shí)間長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大。酒店在日常運(yùn)營(yíng)期間,為顧客所提供的房間需專門(mén)的清潔人員每日進(jìn)行清潔打掃,餐飲服務(wù)需服務(wù)人員負(fù)責(zé)上菜傳菜,準(zhǔn)備桌椅等。然而,受大環(huán)境影響,當(dāng)前大部分酒店業(yè)利潤(rùn)率偏低,因此員工薪酬水平相較于其他行業(yè),并不具備較高的優(yōu)勢(shì),薪酬水平普遍較低。導(dǎo)致酒店內(nèi)部面臨人員流動(dòng)性大的問(wèn)題,現(xiàn)有員工綜合素質(zhì)難以滿足工作落實(shí)需求,服務(wù)質(zhì)量隨之下降。員工對(duì)于酒店現(xiàn)行工作程序了解不夠充分,易導(dǎo)致操作失誤問(wèn)題的產(chǎn)生,同時(shí)缺乏忠誠(chéng)度,員工舞弊概率增加。
由于酒店業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)程中,所提供產(chǎn)品服務(wù)種類較多,因此采購(gòu)需求較大。對(duì)于綜合性酒店而言,在日常運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中,需采購(gòu)的產(chǎn)品主要包含以下幾種類型,食品類,裝飾品,以及清潔用品等。此外還有與酒店日常運(yùn)營(yíng)相關(guān)的服務(wù),例如工程維修、綠化保潔等。因此,酒店在采購(gòu)過(guò)程中面臨規(guī)模大、次數(shù)多、品種多的問(wèn)題。與制造業(yè)、零售業(yè)相比,酒店業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)程中,采購(gòu)成本不高,采購(gòu)物品品種多、次數(shù)多,同時(shí)采購(gòu)行為較為隨機(jī),較多臨時(shí)突發(fā)采購(gòu)。上述問(wèn)題的存在,使得酒店業(yè)面臨以下風(fēng)險(xiǎn):一是難以形成大規(guī)模采購(gòu)需求,因此采購(gòu)成本方面無(wú)法降低;二是無(wú)法及時(shí)采購(gòu)所需物品,導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量降低;三是易產(chǎn)生采購(gòu)物品質(zhì)量不符現(xiàn)象,造成安全責(zé)任事故;四是采購(gòu)頻率較高,價(jià)格監(jiān)督難度較大。
因酒店業(yè)特殊經(jīng)營(yíng)性質(zhì),其應(yīng)收賬款相較于其他行業(yè)數(shù)量更多,酒店行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)較為激烈,為實(shí)現(xiàn)顧客來(lái)源擴(kuò)大,酒店行業(yè)需拓展顧客招攬渠道,與其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作,在合作過(guò)程中,通常要求掛賬消費(fèi),由此導(dǎo)致應(yīng)收賬款數(shù)目較為龐大。相較于其他行業(yè),酒店業(yè)應(yīng)收賬款具備以下特點(diǎn),首先是消費(fèi)金額相對(duì)較小,然而掛賬單位較多;其次是顧客需求多,酒店現(xiàn)階段運(yùn)營(yíng)狀況難以滿足預(yù)期,掛賬后易產(chǎn)生投訴現(xiàn)象。導(dǎo)致酒店業(yè)面臨以下風(fēng)險(xiǎn):一是掛賬單位多,收款力量不足,收款及時(shí)性降低;二是應(yīng)收賬款單位多,存在惡意逃賬風(fēng)險(xiǎn);三是應(yīng)收金額較小,壞賬追賬成本較大,易高于壞賬金額;四是受顧客投訴影響,應(yīng)收賬款長(zhǎng)期無(wú)法進(jìn)行結(jié)算。
1.改善內(nèi)部控制組織架構(gòu)
科學(xué)的組織架構(gòu)對(duì)酒店管理質(zhì)量強(qiáng)化有著直接影響,酒店在基于發(fā)展需求實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)完善時(shí),應(yīng)當(dāng)以執(zhí)行酒店工作計(jì)劃與任務(wù)為宗旨,層級(jí)結(jié)構(gòu)清晰明了,溝通順暢程度較高,各職能部門(mén)員工權(quán)責(zé)劃分合理,避免出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉的狀況,各職能部門(mén)協(xié)同合作,促進(jìn)酒店業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對(duì)酒店業(yè)而言,應(yīng)當(dāng)以精簡(jiǎn)高效為原則,實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)完善,更好地支撐酒店各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展。
2.加強(qiáng)酒店內(nèi)部控制文化建設(shè)
對(duì)酒店行業(yè)而言,企業(yè)文化建設(shè)與塑造是極為重要的,酒店作為服務(wù)行業(yè),不僅要重視內(nèi)部短期文化,還要建立長(zhǎng)期文化機(jī)制,以此引導(dǎo)員工思維模式。酒店企業(yè)文化建設(shè)需建立在“以人為本”的基礎(chǔ)之上,以人為本的企業(yè)文化要表現(xiàn)出“尊重”“共贏”,就酒店員工看作酒店的一部分,將酒店發(fā)展成果與員工共享。其次應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)出“嚴(yán)肅”“公正”,確保企業(yè)制度之前人人平等,從管理層及基層員工都需遵守酒店規(guī)章制度,營(yíng)造良好的工作環(huán)境。此外,酒店還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化員工企業(yè)文化認(rèn)知培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)教育活動(dòng)幫助員工充分了解酒店文化。
1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
對(duì)酒店風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源進(jìn)行分析,可概括為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)與外部風(fēng)險(xiǎn)兩類。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)可以歸結(jié)為員工綜合素質(zhì)難以滿足工作落實(shí)需求、現(xiàn)行組織管理體系科學(xué)性不足、財(cái)務(wù)管理規(guī)范性尚待提升、成本控制存在問(wèn)題等。外部風(fēng)險(xiǎn)則主要來(lái)源于行業(yè)政策變化、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì),例如經(jīng)濟(jì)不景氣階段,酒店客戶相對(duì)較小。還有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局變化,價(jià)值觀念變化、酒店行業(yè)行規(guī)變化導(dǎo)致酒店面臨經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)調(diào)研分析,部分酒店在運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)程中,員工缺乏應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),難以對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別。因此酒店應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化員工風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí),定期開(kāi)展宣傳教育活動(dòng),對(duì)酒店運(yùn)營(yíng)過(guò)程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)類型進(jìn)行培訓(xùn),幫助員工明確酒店可能遇到的風(fēng)險(xiǎn),并掌握科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方式,滿足工作開(kāi)展需求。
2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
風(fēng)險(xiǎn)分析工作的充分落實(shí),能夠幫助酒店更好應(yīng)對(duì)與處置風(fēng)險(xiǎn),減少負(fù)面影響帶來(lái)的損失,保障酒店穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。通常情況下,在應(yīng)對(duì)處置風(fēng)險(xiǎn)時(shí),可分為以下四個(gè)方面推進(jìn):一是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)酒店面臨無(wú)法承擔(dān),或超出酒店業(yè)務(wù)范圍或承受能力的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),酒店因采取放棄策略,降低損失;二是降低風(fēng)險(xiǎn)。酒店在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,采取專業(yè)的辦法或途徑,降低酒店所面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此,酒店需組建專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)分析團(tuán)隊(duì),客觀、科學(xué)的預(yù)測(cè)與分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn),滿足酒店降低風(fēng)險(xiǎn)的需求;三是承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)酒店面臨無(wú)法避免的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),必須進(jìn)行承擔(dān),在此過(guò)程中酒店需對(duì)自身風(fēng)險(xiǎn)承受能力及范圍進(jìn)行考量,盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的影響。四是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)指酒店借助第三方機(jī)構(gòu),將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至他人,進(jìn)而保障自身運(yùn)營(yíng)安全,降低損失,例如購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)等行為,能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。對(duì)酒店而言,風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的四種方式都可采用,但在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中,最為有效的還是風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。
1.加強(qiáng)全面預(yù)算控制
首先,酒店應(yīng)當(dāng)設(shè)置預(yù)算管理委員會(huì),合理選擇成員,保障預(yù)算管理委員會(huì)權(quán)威性。在實(shí)際的工作推進(jìn)過(guò)程中,基于全面預(yù)算管理制度要求,預(yù)算管理委員會(huì)需完成以下工作:首先基于酒店經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略,實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制指導(dǎo)思想的明確,確保各職能部門(mén)員工在實(shí)際的工作執(zhí)行過(guò)程中,能夠準(zhǔn)確了解集團(tuán)下達(dá)的任務(wù)。其次酒店實(shí)際經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀出發(fā),審查各單位編制預(yù)算狀況,對(duì)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行確定。充分考量預(yù)算編制過(guò)程中可能存在的問(wèn)題,將其扼殺在源頭。在實(shí)際的預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,涉及預(yù)算調(diào)整,嚴(yán)格落實(shí)審批制度。預(yù)算管理委員會(huì)在此過(guò)程中的主要認(rèn)為是對(duì)預(yù)算執(zhí)行及控制情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查。
2.采購(gòu)控制
酒店采購(gòu)部門(mén)在實(shí)際的工作落實(shí)過(guò)程中,基于自身需求建立供應(yīng)商池,針對(duì)酒店采購(gòu)需求至少具備三家備選供應(yīng)商,成本控制負(fù)責(zé)登記供應(yīng)商檔案及供貨情況,財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)供應(yīng)商變更申請(qǐng)。面臨緊急采購(gòu)任務(wù)時(shí),走專門(mén)緊急采購(gòu)流程,在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中,基于緊急采購(gòu)要求可不遵循成本最低原則,但務(wù)必于兩個(gè)工作日內(nèi)完成采購(gòu)任務(wù)。采購(gòu)?fù)瓿珊?,由相關(guān)部門(mén)人員負(fù)責(zé)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)并進(jìn)行簽字確認(rèn),財(cái)務(wù)總監(jiān)合理控制緊急采購(gòu)總量,定期對(duì)緊急采購(gòu)清單進(jìn)行檢查。
3.應(yīng)收賬款控制
在應(yīng)收賬款收款與記錄工作落實(shí)過(guò)程中,有應(yīng)收款與信貸經(jīng)理負(fù)責(zé),在實(shí)際的工作落實(shí)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)相互制衡相互約束。在實(shí)際的應(yīng)收賬款催收過(guò)程中,對(duì)于時(shí)長(zhǎng)超過(guò)60天的應(yīng)收賬款,需留存書(shū)面記錄,對(duì)金額、聯(lián)系人及回復(fù)狀況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄,每周重復(fù)一次直至款項(xiàng)支付,保障應(yīng)收賬款催收工作有效落實(shí),降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。
4.資產(chǎn)控制
酒店固定資產(chǎn)、營(yíng)運(yùn)設(shè)備分散在各職能部門(mén),因此完善的資產(chǎn)管理制度是保障資產(chǎn)安全的重要前提,明確規(guī)定購(gòu)買(mǎi)、調(diào)撥、報(bào)廢流程。將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén),定期開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)清查工作,確保賬實(shí)相符。
5.合同管理
基于酒店運(yùn)營(yíng)管理特點(diǎn),投保相應(yīng)險(xiǎn)種。風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)對(duì)行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)緊張準(zhǔn)確評(píng)估,確保酒店各高風(fēng)險(xiǎn)情況均有投保,避免直接承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。落實(shí)合同條款審核,在合同中明確規(guī)定可能存在風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)。
1.內(nèi)部信息挖掘與采集
酒店存在客戶信息收集及時(shí)性不足的問(wèn)題,對(duì)酒店的運(yùn)營(yíng)發(fā)展而言,收集客戶信息是極為重要的工作內(nèi)容,因此酒店應(yīng)當(dāng)及時(shí)完整地收集顧客相關(guān)信息,包含顧客姓名、年齡、喜好類型等,拉近酒店與顧客之間的距離,以期為顧客提供更好的服務(wù),進(jìn)一步強(qiáng)化客戶忠誠(chéng)度。
2.內(nèi)部溝通
酒店應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化信息內(nèi)部溝通,強(qiáng)化員工之間的協(xié)同合作,促進(jìn)酒店整體效能充分發(fā)揮。向上溝通作為下屬向管理層匯報(bào)工作,能幫助管理層及時(shí)發(fā)覺(jué)酒店運(yùn)營(yíng)過(guò)程中薄弱環(huán)節(jié),采取改進(jìn)措施。向下溝通將領(lǐng)導(dǎo)指示精神向下傳遞,引導(dǎo)員工樹(shù)立正確認(rèn)知,助力酒店實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。平行溝通強(qiáng)化員工與員工之間的交流,提升工作效率。
1.內(nèi)部審計(jì)
酒店應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能,對(duì)內(nèi)部控制管理活動(dòng)進(jìn)行全流程監(jiān)督管控,及時(shí)明確存在的問(wèn)題,完善內(nèi)部控制制度,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制有效性全面提升,督促整改工作的充分落實(shí),助力酒店實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。
2.外部監(jiān)督
對(duì)酒店而言,外部審計(jì)主要指來(lái)自社會(huì)力量及政府的監(jiān)督,此類外部監(jiān)督具有權(quán)威性與強(qiáng)制性,能夠督促酒店各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循合法合規(guī)原則,有效彌補(bǔ)內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中存在的不足。對(duì)酒店外部監(jiān)督而言,政府監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)酒店的內(nèi)部監(jiān)督也是一種再監(jiān)督模式,雙重監(jiān)督之下能夠推動(dòng)酒店內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)工作有效落實(shí)。
在酒店運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)程中,風(fēng)險(xiǎn)管理工作的落實(shí),對(duì)于維持酒店穩(wěn)定發(fā)展有著極為重要的意義。酒店全員應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)自身思維模式的優(yōu)化創(chuàng)新,樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督管控,為風(fēng)險(xiǎn)管理工作的落實(shí),奠定良好的基礎(chǔ)。