淺談博物館內(nèi)部控制建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

李曦

（株洲市博物館，湖南 株洲 412000）

博物館內(nèi)部控制建設(shè)，往往需要基于業(yè)務(wù)活動(dòng)中的預(yù)算管理、財(cái)務(wù)控制，從多個(gè)層面加強(qiáng)博物館的內(nèi)部控制，整體把握博物館的組織運(yùn)行流程，讓博物館在開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，能夠有效利用內(nèi)部資金，督促各部門(mén)職工執(zhí)行博物館管理制度，借此全方位的提升博物館管理效率，增強(qiáng)其公共服務(wù)職能。

一、博物館內(nèi)部控制建設(shè)的價(jià)值分析

博物館是能夠提供社會(huì)公共服務(wù)的事業(yè)單位，其內(nèi)部控制建設(shè)的主要目的是，在博物館運(yùn)營(yíng)期間，確保博物館舉辦陳列展覽、展示文物的合規(guī)性，以及博物館內(nèi)各類(lèi)國(guó)有資產(chǎn)、國(guó)家財(cái)政資金使用的合理性。積極推進(jìn)博物館內(nèi)部控制，同樣可保障館內(nèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)信息的真實(shí)性，有序的引導(dǎo)博物館內(nèi)部職工相互監(jiān)督、相互制約，預(yù)防腐敗風(fēng)險(xiǎn)，有效的提升博物館履行相關(guān)公共服務(wù)職能的基本效果。

具體來(lái)說(shuō)，博物館本身是帶有公益性質(zhì)的事業(yè)單位，其收入多依賴(lài)于政府財(cái)政支持，所以為避免造成國(guó)家財(cái)政資金的損失浪費(fèi)，使政府撥款能夠合理使用，博物館建設(shè)內(nèi)部控制體系的價(jià)值尤為突出。

一方面，基于博物館內(nèi)部控制機(jī)制，博物館在應(yīng)用國(guó)家財(cái)政資金時(shí)，可加強(qiáng)預(yù)算控制，讓內(nèi)部職工實(shí)事求是的編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算，為博物館資金控制、財(cái)務(wù)監(jiān)督夯實(shí)基礎(chǔ)。再者，博物館內(nèi)部控制過(guò)程中，館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、核查力度明顯增加，可以使博物館有針對(duì)性的控制內(nèi)部支出，減少資金浪費(fèi)，有效的防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，國(guó)家的財(cái)政政策、經(jīng)濟(jì)規(guī)劃不斷改變，社會(huì)對(duì)博物館的公共服務(wù)職能提出了更多要求。針對(duì)博物館建立內(nèi)部控制體系，可促使博物館健全財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理工作，促進(jìn)博物館內(nèi)部資金流通的規(guī)范化。同時(shí)，有助于提升博物館內(nèi)資金的利用率，讓博物館合理地將財(cái)政資金配置在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，以此增強(qiáng)博物館的公共服務(wù)職能，為博物館的健康運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造有利條件。

二、博物館內(nèi)部控制建設(shè)原則

（一）全面性原則

博物館內(nèi)部控制建設(shè)的核心多集中在博物館各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，所以，為平衡博物館內(nèi)部收支，博物館在建設(shè)內(nèi)部控制體系時(shí)，還應(yīng)堅(jiān)持“全面性”原則。一方面，進(jìn)行所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)核算、資金審核時(shí)，應(yīng)全面的分析博物館的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，并從多個(gè)角度出發(fā)，建設(shè)內(nèi)部控制制度，使內(nèi)部控制機(jī)制系統(tǒng)的融入博物館各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中。另一方面，博物館建設(shè)內(nèi)部控制時(shí)，各部門(mén)均需參與到內(nèi)控建設(shè)中，對(duì)此，應(yīng)強(qiáng)調(diào)博物館各崗位相關(guān)人員制約、監(jiān)督關(guān)系的全面性。從而使各崗位共同作用于博物館內(nèi)部控制，全方位的優(yōu)化博物館經(jīng)濟(jì)活動(dòng)流程，增強(qiáng)博物館內(nèi)部控制效果。

（二）一致性原則

博物館內(nèi)部控制的基本目標(biāo)是服務(wù)于博物館的未來(lái)規(guī)劃與發(fā)展，使博物館能夠有效地履行自身的公共服務(wù)職能。但是，由于博物館屬于國(guó)家財(cái)政支出的公共服務(wù)組織，其在建設(shè)內(nèi)部控制體系時(shí)，需要堅(jiān)持一致性原則，具體是指博物館的內(nèi)部控制與政府部門(mén)經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、相關(guān)法律規(guī)定應(yīng)保持一致，以及博物館應(yīng)堅(jiān)持因地制宜的原則，讓博物館內(nèi)部控制與自身的內(nèi)部需求具有一致性。

（三）獨(dú)立性原則

博物館內(nèi)部控制的本質(zhì)是在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，通過(guò)各部門(mén)相互監(jiān)督、相互牽制的交互關(guān)系，夯實(shí)博物館的管理基礎(chǔ)，保障基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵活動(dòng)方案執(zhí)行的可靠性。所以，在建設(shè)博物館內(nèi)部控制體系時(shí)，還應(yīng)堅(jiān)持“獨(dú)立性”原則，及時(shí)調(diào)整博物館組織結(jié)構(gòu)，讓各部門(mén)、各崗位在獨(dú)立運(yùn)行的前提下形成制約關(guān)系，能夠在落實(shí)博物館制度的過(guò)程中相互監(jiān)督，確保博物館的整體工作效率。

三、博物館內(nèi)部控制建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部職位分工不清晰

目前，博物館內(nèi)部建設(shè)中仍存在內(nèi)部職位劃分不清晰的情況。部分博物館雖然已經(jīng)初步具有內(nèi)部控制意識(shí)，且已經(jīng)制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，但在實(shí)際的制度安排中，其內(nèi)部控制仍存在較多問(wèn)題，具體可體現(xiàn)在以下內(nèi)容中：首先，博物館行政管理體系中，管理者在處理博物館的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，往往沒(méi)有用制度、方案明確各崗位的職責(zé)，因此博物館在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，各崗位之間容易存在業(yè)務(wù)內(nèi)容重復(fù)的情況。其次，博物館在建設(shè)內(nèi)部控制時(shí)，沒(méi)有依據(jù)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制要求，設(shè)置財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算崗位，且部分財(cái)務(wù)崗位分工不合理，一些財(cái)務(wù)人員同時(shí)兼任其他關(guān)鍵職位，導(dǎo)致博物館內(nèi)部分不相容職位難以徹底分離。最后，博物館作為事業(yè)單位，其人員構(gòu)成模式受單位本身的職位編制限制，所以無(wú)法直接、獨(dú)立的開(kāi)設(shè)內(nèi)部審計(jì)崗位。因此，博物館的審計(jì)崗位往往會(huì)與部分行政編制融合，但行政管理類(lèi)的職工審計(jì)專(zhuān)業(yè)性較弱，使博物館審計(jì)質(zhì)量無(wú)法保障。

（二）內(nèi)部控制制度不完善

由于部分博物館管理人員的思想觀念落后，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制、財(cái)務(wù)內(nèi)控的價(jià)值，所以，在建設(shè)內(nèi)部控制體系時(shí)，其所制定的內(nèi)部控制制度不完善。一方面，部分博物館所設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制制度過(guò)于形式化，僅照搬國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，忽視了對(duì)博物館內(nèi)部控制需求的分析，所以，博物館內(nèi)控制度難以有效應(yīng)用于博物館實(shí)際。另一方面，雖然一些博物館已經(jīng)初步完善博物館內(nèi)控制度，但在執(zhí)行相關(guān)制度時(shí)，卻因崗位設(shè)置、組織架構(gòu)等問(wèn)題而導(dǎo)致內(nèi)控制度執(zhí)行不到位，各崗位行政約束力度不足，內(nèi)控制度中的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)審計(jì)監(jiān)督制度實(shí)施效果不佳。

（三）缺乏內(nèi)部控制人才

受我國(guó)事業(yè)單位人才管理體制的限制，博物館在選聘相關(guān)人才時(shí)，更為強(qiáng)調(diào)人員的行政綜合能力，忽視了對(duì)相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)技能的核查與培訓(xùn)。因此，隨著近年來(lái)我國(guó)事業(yè)單位財(cái)經(jīng)政策法規(guī)的修訂與改善，博物館人才體系中的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度較弱，缺乏內(nèi)部控制人才。比如在博物館財(cái)務(wù)內(nèi)控中，因財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)少、學(xué)習(xí)時(shí)間不足而容易出現(xiàn)觀念守舊，以及財(cái)務(wù)技能水平不高等情況，嚴(yán)重影響著博物館內(nèi)部控制的建設(shè)工作。

四、博物館內(nèi)部控制建設(shè)的具體對(duì)策

（一）健全博物館內(nèi)控機(jī)制

我國(guó)博物館在建設(shè)內(nèi)部控制體系時(shí)，可從多個(gè)層面入手，健全博物館內(nèi)控機(jī)制。具體來(lái)說(shuō)，首先，博物館應(yīng)建立內(nèi)部決策控制機(jī)制。通常情況下，博物館工會(huì)是制定其運(yùn)行決策的主體，但集體化的決策模式，有助于發(fā)揮內(nèi)部職工思維優(yōu)勢(shì)，保障決策本身的公平性。對(duì)此，在確定博物館決策機(jī)制時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持“民主”“集中”的基本原則，決策前期，博物館領(lǐng)導(dǎo)層可組織員工分析決策的可行性，或請(qǐng)專(zhuān)家論證決策的價(jià)值性，隨后在做好決策技術(shù)支持的前提下，分析決策的具體執(zhí)行方案。其次，博物館運(yùn)營(yíng)決策的執(zhí)行是體現(xiàn)其內(nèi)控效果的關(guān)鍵，所以，博物館還應(yīng)將崗位責(zé)任制落實(shí)到各部門(mén)，使內(nèi)部職工各司其職，相互牽制。同時(shí)能夠根據(jù)博物館業(yè)務(wù)活動(dòng)中的資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)預(yù)算、合同管理等方面的決策安排，有序的執(zhí)行相關(guān)決策，規(guī)范自身的基本行為。最后，博物館在內(nèi)部控制機(jī)制中，仍需建立獨(dú)立的監(jiān)督機(jī)制，使其定期分析博物館內(nèi)部控制的各環(huán)節(jié)，防范博物館的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）調(diào)整博物館組織結(jié)構(gòu)

在推進(jìn)博物館內(nèi)部控制建設(shè)時(shí)，仍需調(diào)整博物館的組織結(jié)構(gòu)，合理的安排博物館內(nèi)部的關(guān)鍵崗位。一方面，博物館可結(jié)合內(nèi)部控制中的崗位需求，設(shè)置對(duì)應(yīng)的崗位，如預(yù)算管理崗位、會(huì)計(jì)審核崗位、財(cái)務(wù)主管崗位等。確定博物館關(guān)鍵崗位后，博物館可借助崗位責(zé)任制，規(guī)范博物館人員管理流程，確定各崗位的人員職責(zé)，并利用“崗位責(zé)任制度”中的獎(jiǎng)懲、追責(zé)機(jī)制，增強(qiáng)關(guān)鍵崗位職工的責(zé)任意識(shí)，使其在實(shí)際工作中，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚砀黜?xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足博物館內(nèi)部控制的基本要求。另一方面，博物館組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，不同崗位的工作內(nèi)容會(huì)存在明顯的差異，在調(diào)整博物館組織結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，還應(yīng)提前通過(guò)制度建設(shè)，明確各崗位的基本職能。比如，對(duì)于博物館辦公室人員，其主要職能包括負(fù)責(zé)博物館的人事管理、檔案管理、財(cái)務(wù)管理工作，定期為相關(guān)崗位選聘人才，參與考核、培訓(xùn)人才的管理工作，接收相關(guān)崗位的人事檔案，將其存儲(chǔ)在博物館的管理系統(tǒng)內(nèi)。

（三）加強(qiáng)博物館支出管理力度

博物館支出管理是其內(nèi)控建設(shè)的重要內(nèi)容，所以博，物館應(yīng)結(jié)合國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定，以及自身的財(cái)務(wù)支出要求，加強(qiáng)博物館支出管理力度。用明確的支出管理制度、辦法，確定博物館業(yè)務(wù)活動(dòng)中的支出標(biāo)準(zhǔn)、審批程序、各崗位的審批權(quán)限等。比如，財(cái)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)人員上報(bào)支出申請(qǐng)后，應(yīng)在核對(duì)各項(xiàng)支出數(shù)據(jù)、完成單據(jù)金額核算后，根據(jù)博物館的支出管理制度、國(guó)家相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)，合法、合規(guī)的審批該支出申請(qǐng)。

在此期間，博物館財(cái)務(wù)部門(mén)需要記錄、存儲(chǔ)相關(guān)的支付數(shù)據(jù)、支付憑證。對(duì)于使用公務(wù)卡結(jié)算的部分款項(xiàng)，需按照國(guó)家財(cái)政部門(mén)對(duì)公務(wù)卡結(jié)算的規(guī)定，編制結(jié)算報(bào)告。與此同時(shí)，博物館財(cái)務(wù)人員在內(nèi)部控制期間，需要定期的編制業(yè)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況，使單位領(lǐng)導(dǎo)層可以此為依據(jù)，制定相關(guān)的管理決策。而在業(yè)務(wù)部門(mén)具體使用博物館資金時(shí)，博物館應(yīng)從業(yè)務(wù)基本支出、政府采購(gòu)支出等方面，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。

（四）建設(shè)博物館內(nèi)控人才隊(duì)伍

人才支持是博物館內(nèi)部控制建設(shè)的基礎(chǔ)，所以，博物館還應(yīng)及時(shí)完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建設(shè)博物館內(nèi)控人才隊(duì)伍。一方面，博物館選聘人才時(shí)，應(yīng)改變現(xiàn)有的人員組織結(jié)構(gòu)，招聘具有較高道德素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)能力的人才，為博物館內(nèi)部控制注入新血液。之后，博物館應(yīng)加強(qiáng)人才管理培訓(xùn)，使其持續(xù)學(xué)習(xí)最近的專(zhuān)業(yè)理念、國(guó)家政策、工作技術(shù)，學(xué)會(huì)將其應(yīng)用在博物館各項(xiàng)工作中。另一方面，博物館在建設(shè)內(nèi)控人才隊(duì)伍時(shí)，應(yīng)通過(guò)全面的職業(yè)教育，轉(zhuǎn)變其內(nèi)控意識(shí)，使其重視博物館各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的內(nèi)部監(jiān)督，積極配合管理層執(zhí)行各項(xiàng)內(nèi)控制度，為博物館內(nèi)部控制建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

（五）推進(jìn)博物館內(nèi)控制度建設(shè)

博物館內(nèi)部控制制度，是博物館健全內(nèi)部控制體系的第一步。所以博物館在明確內(nèi)部控制目標(biāo)后，應(yīng)積極推進(jìn)內(nèi)部控制制度建設(shè)。首先，博物館應(yīng)結(jié)合自身情況，明確內(nèi)部管理中的規(guī)章制度，對(duì)資金審批、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估、資產(chǎn)清查程序做出清晰的規(guī)定。比如，管理博物館資產(chǎn)時(shí)，博物館應(yīng)詳細(xì)記錄博物館資產(chǎn)信息。并且在博物館運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員需定期清查博物館財(cái)產(chǎn)情況，核對(duì)博物館內(nèi)部資產(chǎn)實(shí)際情況。若存在數(shù)據(jù)、盈虧問(wèn)題，需及時(shí)處理，預(yù)防國(guó)有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。其次，博物館應(yīng)增強(qiáng)內(nèi)部控制執(zhí)行監(jiān)督，用規(guī)范化的監(jiān)督制度，規(guī)范內(nèi)部控制中的工作流程。對(duì)此，博物館管理層應(yīng)建立授權(quán)審批制度，借助該制度清楚的管理博物館業(yè)務(wù)流程，督促博物館業(yè)務(wù)人員執(zhí)行相關(guān)的內(nèi)控制度，以此增強(qiáng)制度對(duì)博物館業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控功能。最后，博物館所建設(shè)的內(nèi)部控制制度，應(yīng)滲透到博物館各部門(mén)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，使博物館運(yùn)行過(guò)程中，內(nèi)部控制監(jiān)督更加全面。

（六）增強(qiáng)博物館采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

采購(gòu)是博物館運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)工作，實(shí)施采購(gòu)管理控制，有助于預(yù)防博物館財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，博物館在建設(shè)內(nèi)部控制機(jī)制時(shí)，需要增強(qiáng)博物館采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，博物館的采購(gòu)工作會(huì)受到財(cái)務(wù)管理決策、財(cái)務(wù)預(yù)算管理、行政管理等工作的制約，并且隨著社會(huì)各類(lèi)技術(shù)的進(jìn)步，博物館的采購(gòu)方法更為豐富。對(duì)于博物館采購(gòu)物品中的處于政府采購(gòu)目錄的貨物，博物館可聯(lián)系合作商家，通過(guò)線上購(gòu)買(mǎi)、協(xié)議供應(yīng)貨物的方式采購(gòu)，而部分未處于政府采購(gòu)目錄的商品，博物館可自主的制定采購(gòu)模式。采購(gòu)過(guò)程中，為預(yù)防采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，博物館可派遣專(zhuān)業(yè)的預(yù)算、采購(gòu)管理、驗(yàn)收、會(huì)計(jì)等人員，制定完整、可參考的采購(gòu)方案。

與此同時(shí)，博物館應(yīng)進(jìn)一步的優(yōu)化采購(gòu)流程，在填寫(xiě)采購(gòu)貨物名稱(chēng)、實(shí)際數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格大小、采購(gòu)理由等基本信息時(shí)，上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)做好采購(gòu)前的審查、審批工作，確認(rèn)無(wú)誤后可審批該采購(gòu)申報(bào)。針對(duì)部分采購(gòu)數(shù)量多的申報(bào)方案，博物館管理人員可通過(guò)集體決策會(huì)議，集中討論該采購(gòu)方案的可行性，同時(shí)制定系統(tǒng)的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，使業(yè)務(wù)部門(mén)在采購(gòu)博物館所需貨物時(shí)能夠?qū)？顚?zhuān)用，嚴(yán)格的遵守采購(gòu)審批程序、采購(gòu)管理方案，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，博物館作為我國(guó)社會(huì)文化體系中的重要公共服務(wù)組織，其內(nèi)部控制建設(shè)影響著博物館公共服務(wù)職能的增強(qiáng)，關(guān)系著國(guó)家資產(chǎn)在博物館內(nèi)的整體利用率。因此，博物館應(yīng)該積極建設(shè)完善內(nèi)部控制體系，在全面培訓(xùn)內(nèi)部控制人才隊(duì)伍的前提下，通過(guò)預(yù)算管理、建設(shè)內(nèi)控制度、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)等方式，多層次的加強(qiáng)內(nèi)部控制監(jiān)督，制定完善的內(nèi)部控制方案，為博物館各項(xiàng)管理決策、財(cái)務(wù)決策的制定夯實(shí)基礎(chǔ)。