現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理解析

侯 杰

（自然資源部第二大地測量隊［黑龍江第一測繪工程院］，哈爾濱 150025）

引 言

在傳統(tǒng)人事管理背景下，現(xiàn)代人力資源管理逐漸發(fā)展了起來。在過去的半個多世紀(jì)里，人力資源管理從以往高度模糊的管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫_化管理模式，而人事檔案管理是其重要組成部分之一。對于現(xiàn)代人力資源管理來說，加強人事檔案規(guī)范化管理工作、加大人事檔案工作支持保障力度、加強軟硬件設(shè)施建設(shè)、深化制度建設(shè)、全面提升人事檔案信息服務(wù)水平至關(guān)重要。最近幾年，各事業(yè)單位對現(xiàn)代人力資源管理理論給予了高度重視，并在實踐中執(zhí)行。作為人力資源管理重要工作之一的人事檔案管理也應(yīng)隨著時代的發(fā)展而不斷發(fā)展、前進。

一、人事檔案管理工作新的發(fā)展趨勢

隨著人類社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平的不斷提高，事業(yè)單位人力資源管理工作呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢，對人事檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格，其內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下三個方面。

（1）形成核心價值觀。核心價值觀是事業(yè)單位在運營過程中堅持不懈、努力使全體員工都信奉的信條，為事業(yè)單位的生存與持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了重要的精神支撐，可以挖掘各種潛能，有助于事業(yè)單位快速實現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)。

（2）建立有層次的價值評價體系。

（3）將職業(yè)化定作評價人力資源管理水平的重要依據(jù)。職業(yè)化包含職業(yè)化素養(yǎng)、職業(yè)化行為規(guī)范、職業(yè)要求和職業(yè)技能等，人力資源管理人員需具備精湛的專業(yè)技能，精通本職工作，熟練掌握與本職工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，精通業(yè)務(wù)規(guī)程。

二、現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理是管理學(xué)中非常重要的領(lǐng)域，其研究的內(nèi)容主要是如何有效利用并開發(fā)人力資源，以及如何合理配置人力資源。事業(yè)單位為了達成既定目標(biāo)，應(yīng)科學(xué)運用人類學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)知識，對人力資源管理實行崗位規(guī)劃、人才選拔錄用、入職培訓(xùn)、業(yè)績考核工作計劃等制度。20世紀(jì)60年代到現(xiàn)在的西方管理理論提出，人力資源管理工作的核心內(nèi)容是對人的管理，人不僅僅是管理的主體，更是管理的客體。當(dāng)今社會，日趨激烈的人才競爭逐漸成為常態(tài)化，人才流動性大和人才流失成了普遍存在的問題，大部分事業(yè)單位已經(jīng)將人力資源當(dāng)作事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的重要資源，毫不夸張地說，人力資源對事業(yè)單位未來發(fā)展的高度起到了決定性作用。人事檔案是儲存?zhèn)€人信息的重要載體，能夠有效幫助事業(yè)單位對員工進行全面考查、了解和錄用，成了事業(yè)單位高效開展人力資源管理工作的首要依據(jù)。人事檔案是事業(yè)單位檔案中的重要組成部分，能夠充分發(fā)揮人力資源管理的各項作用。不斷深化與完善人事檔案管理對事業(yè)單位開發(fā)人力資源具有重大意義，具體表現(xiàn)在以下三個方面。

（1）能夠全面發(fā)揮人力資源的內(nèi)在效力。

（2）能夠有效提高人力資源的科學(xué)配置。

（3）能夠?qū)θ肆Y源進行科學(xué)預(yù)測。

總體而言，人力資源管理和人事檔案管理屬于一個統(tǒng)一的整體，二者缺一不可，共同發(fā)展。人事檔案所提供的信息為事業(yè)單位順利開展人力資源工作提供了極大的便利，同時，人事檔案管理工作的成效也對人力資源管理工作具有一定的影響。

三、現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理手段有待提升

進入大數(shù)據(jù)時代，人事檔案部門面臨著各種變革。然而盡管身處大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理現(xiàn)代化卻依然沒有實現(xiàn)。很久以來，由于受不同因素的影響，大部分人事檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，表現(xiàn)形式以文字材料為主，將員工的信息、人事資料等相關(guān)資料、檔案裝入紙質(zhì)檔案袋中，儲存在檔案室，在需要使用檔案時，人工查找檔案，人工翻閱與審核檔案內(nèi)容。但大部分檔案室內(nèi)的環(huán)境較為潮濕，隨著時間的推移，極有可能發(fā)生蟲蛀、霉變等現(xiàn)象，會導(dǎo)致檔案受到一定程度的損壞，此外，也會出現(xiàn)人為因素導(dǎo)致檔案遺失的情況，在人事檔案完整性和安全性的管理方面存在諸多問題。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和思想觀念有待提高

檔案信息化是指在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和利用。在人事檔案信息管理中，有效應(yīng)用計算機技術(shù)的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)者思想意識的提高，知識型領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)務(wù)工作成了重要發(fā)展趨勢，有助于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。利用相關(guān)軟件管理系統(tǒng)能夠使檔案管理工作更具規(guī)范性，進而可以保證人事檔案管理的安全性與高效性。另外，尤其需要提高人事檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。很多人事檔案管理人員都是身兼數(shù)職，缺乏一定的檔案知識儲備，人事檔案管理工作隊伍“新兵”多，業(yè)務(wù)水平參差不齊，業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作不到位，導(dǎo)致知識結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代化人事檔案管理的實際發(fā)展要求不相符。所以，在實際工作中，人事檔案管理人員應(yīng)積極參加各項培訓(xùn)活動，在原有認知結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上加入新內(nèi)容，只有這樣，才能有效實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化。

（三）人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性

很多事業(yè)單位在人事檔案管理工作中缺乏規(guī)范管理，管理工作缺乏規(guī)劃和整體構(gòu)思，工作隨意性較大，且缺乏工作的主動性，對人事檔案管理人員配置沒有給予高度重視，對檔案軟件、硬件的投入力度不足。此外，人事檔案管理現(xiàn)存信息不具備實用性的問題也比較普遍。人事檔案管理應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映和評價事業(yè)單位員工的真實活動，但在實際應(yīng)用中，經(jīng)常會存在一些偏差，夸大員工在工作崗位上取得的成績，不能客觀指出工作中出現(xiàn)的失誤。

（四）人事檔案利用率不高，范圍不廣泛

人事檔案的重要作用就是要讓事業(yè)單位中大量優(yōu)質(zhì)人才可以得到充分的利用、流轉(zhuǎn)及合理的調(diào)配。但根據(jù)事業(yè)單位實際任用情況來看，人事檔案的作用沒有得到真正發(fā)揮。以我國人事工作的形式來說，諸多事業(yè)單位對人事檔案持嚴(yán)格的保密態(tài)度，導(dǎo)致人事檔案的利用率不高，不能真正發(fā)揮出人事檔案的重要作用。此外，一些優(yōu)秀人才與事業(yè)單位人事檔案之間的聯(lián)系越來越少，“人檔分離”逐漸成了普遍現(xiàn)象。形成這種情況的原因有很多，如人員就業(yè)結(jié)構(gòu)或狀況的變更。由于很多事業(yè)單位對人才的檔案沒有形成較為嚴(yán)格的要求，增加了“人檔分離”“棄檔”的普遍性，再加上信息電子化缺乏完善，人事檔案管理部門只能按照既定要求完成人事檔案保管工作，并沒有充分發(fā)揮對人才共享的作用。因此，在今后的發(fā)展中，我們應(yīng)根據(jù)社會發(fā)展的實際情況，在現(xiàn)代人力資源管理理念下對人事檔案管理工作進行重新審視，不斷改進與創(chuàng)新人事檔案管理工作。

四、現(xiàn)代人力資源管理理念下人事檔案管理工作的改進與創(chuàng)新

在知識經(jīng)濟時代背景下，人事檔案管理應(yīng)滿足新時代的發(fā)展要求，積極探索，勇于創(chuàng)新，不斷深化，具體內(nèi)容如下。

（一）加強制度建設(shè)，完善管理體制

在開展人事檔案管理工作過程中，面對與當(dāng)前新形勢、新任務(wù)相背離的舊制度，應(yīng)對其進行改革，構(gòu)建能夠與新形勢相適應(yīng)，并且更具有規(guī)范化的人事檔案管理體制，使人事檔案管理工作逐步向規(guī)范化邁進。檔案管理人員在收集與整理人事檔案時應(yīng)確保檔案的完整性和及時性；在人事檔案鑒別過程中，檔案的存、毀應(yīng)有據(jù)有度，切實提高檔案鑒別工作質(zhì)量；對歸檔檔案進行整理時，要有高度負責(zé)的精神，做到認真、嚴(yán)謹(jǐn)、細致；借閱檔案時，應(yīng)根據(jù)實際情況妥善處理；人力資源管理部門應(yīng)和其他部門進行區(qū)別，確保人力資源管理部門能夠深入了解事業(yè)單位內(nèi)部所有員工的綜合素質(zhì)、培訓(xùn)獎懲等相關(guān)情況，在現(xiàn)代人力資源管理中全面發(fā)揮人事檔案的重要作用。除此之外，還應(yīng)對人事檔案的保密工作予以高度重視，及時補充、更新人事檔案內(nèi)容，使其具備真實性、完整性和嚴(yán)肅性。

（二）構(gòu)建規(guī)范的檔案分類系統(tǒng)，充實人事檔案內(nèi)容

現(xiàn)代人力資源管理工作與以往傳統(tǒng)的人事管理有著不同之處，現(xiàn)代人力資源管理工作要求人事檔案內(nèi)容更加詳盡，以便事業(yè)單位管理者能夠充分了解、掌握員工的各方面情況。在人事檔案內(nèi)容收集方面，其內(nèi)容應(yīng)盡量翔實，將定性信息和定量信息與之相結(jié)合。在保留現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上，對人事檔案內(nèi)容進行適當(dāng)?shù)难a充與更新，刪除沒有任何意義的多余信息，增添一些具有實際意義的新內(nèi)容。對人事檔案內(nèi)容不斷更新，能夠充分體現(xiàn)出員工的思想政治態(tài)度，綜合反映業(yè)務(wù)水平、工作能力，呈現(xiàn)出員工所獲得的榮譽稱號、突出業(yè)績等。

（三）逐步推動人事檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化進程

人事檔案管理工作中最大的特點就是每個員工的檔案內(nèi)容是在不斷充實、豐富中的。在員工實踐活動持續(xù)增加的基礎(chǔ)上，每個員工每年都會形成大量新的材料。隨著事業(yè)單位的不斷壯大與改革的持續(xù)推進，事業(yè)單位的工作結(jié)構(gòu)也出現(xiàn)了多樣化的特征，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在各種弊端，在資料檢索、檔案查閱時仍采用的手工處理方式，造成了極大的不便，出錯情況得不到有效緩解，并且極容易發(fā)生貽誤時機的情況，所以，提高人事檔案管理效率和推動人事檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化成了重要任務(wù)。管理理念現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化是人事檔案工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容。

（四）強化隊伍建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)

隨著經(jīng)濟全球化的進程不斷加快，人才流動性逐漸增加，未來人才高流動性將成為常態(tài)?；诖耍蟛糠窒冗M的事業(yè)單位已經(jīng)將人力資源管理當(dāng)作事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要核心，人事檔案管理也得到了廣泛關(guān)注。負責(zé)人事檔案管理工作的相關(guān)人員在工作中應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，踏實工作，努力提升個人素質(zhì)和綜合能力，采取積極有效的方法，在新時代的浪潮中緊跟新時代新改革的步伐，提高人事檔案管理水平，促進事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。首先，在培養(yǎng)高素質(zhì)人才、強化隊伍建設(shè)的同時，應(yīng)加大高層次人才的引進力度。其次，在引進和保留人才的同時，要重視并加強人事檔案管理工作者個人專業(yè)技能的再培訓(xùn)工作，進而提升人事檔案管理工作者的職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，使其具備良好的合作意識和服務(wù)意識，使人事檔案管理工作者能夠適應(yīng)當(dāng)前形勢下人事檔案管理工作的所有要求。

（五）對人事檔案工作的重要作用形成正確的認識

堅決不能出現(xiàn)使用檔案時慌亂查找、核查檔案時不得要領(lǐng)、存儲檔案時漫不經(jīng)心的現(xiàn)象，應(yīng)從思想上確認人事檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展所起到的巨大作用，充分挖掘思想根源，改變?nèi)耸聶n案管理當(dāng)前的狀況，科學(xué)運用現(xiàn)代化信息化手段，更新人事檔案管理的管理理念，用現(xiàn)代化的管理思想和方法來開展人事檔案管理工作，例如，有一定條件的單位可以開發(fā)人事檔案軟件技術(shù)，編寫程序，實行檔案計算機管理，引用計算機技術(shù)，將文件檔案存在計算機中，方便查找和翻閱，為相關(guān)人員提供更加準(zhǔn)確的信息，構(gòu)建一套完整的檔案自動歸檔系統(tǒng)。將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代化管理相結(jié)合，能夠使人事檔案管理工作充分發(fā)揮重要作用。

（六）明確人事檔案信息的實用性和適用性

為了使人事檔案現(xiàn)存信息更具實用性，可以將人事檔案現(xiàn)存信息納入事業(yè)單位年度考核中，將其作為事業(yè)單位年度考核的重要內(nèi)容，使人事檔案現(xiàn)存信息數(shù)據(jù)的整理更加精細化，實現(xiàn)實時信息數(shù)據(jù)儲存，將人事檔案管理工作提升到一個新的高度。同時，利用信息化工作手段開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，建立人事檔案管理工作微信群，大幅提高人事檔案日常管理效率，達到互相借鑒經(jīng)驗的目的，不斷擴大人事檔案管理工作的實用性。

結(jié) 語

在現(xiàn)代人力資源管理理念的指引下，人事檔案管理工作將得以順利開展，人事檔案管理工作相關(guān)從業(yè)者在工作中應(yīng)積極改進工作方法，不斷創(chuàng)新工作理念，將人力資源管理與先進的信息技術(shù)相融合，通過采取不同的方式提高人事檔案管理水平。本文主要對現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理做出了深入分析，希望能給相關(guān)工作人員提供一些參考。