基于信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)探討

文/河北省自然資源廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心 董晶晶

檔案管理是事業(yè)單位及時(shí)記錄人員工作信息和考察評(píng)價(jià)人員發(fā)展歷程的重要舉措，是事業(yè)單位人力資源部門的重要工作，對(duì)事業(yè)單位工作任務(wù)的分配和人員的調(diào)控有著決定性作用，其重要性不言而喻。事業(yè)單位的工作人員負(fù)責(zé)傳達(dá)上級(jí)分配的任務(wù)，需對(duì)社會(huì)領(lǐng)域所發(fā)生的細(xì)節(jié)情況有密切關(guān)注，從而做出基礎(chǔ)的工作方案。事業(yè)單位肩負(fù)的行政和公共管理職能多，因此在新時(shí)期完全可以構(gòu)建為多元目標(biāo)體系，以減少資源損耗的方式達(dá)到最優(yōu)效果，這也是事業(yè)單位進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)示范的必然要求。要保證事業(yè)單位多種功能目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，且有效的管控資本投入，需要立足于事業(yè)單位的基本工作流程，對(duì)影響整體工作效果的各環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，找出能夠優(yōu)化和提升效率的價(jià)值元素，從而完成有意識(shí)的創(chuàng)新。在事業(yè)單位的日常工作開展中信息技術(shù)的使用必不可少，因此必須將這一重要工作環(huán)節(jié)優(yōu)化，發(fā)揮檔案管理的新功能，科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)促使事業(yè)單位整體效能強(qiáng)化。

一、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作中，管理者所下達(dá)的工作安排和要求，存在著極大的不科學(xué)性。管理者盲目地用監(jiān)督部門制定的條例和規(guī)章制度指令工作人員，然后隨意地分配工作任務(wù)，制定了嚴(yán)格要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并沒有站在工作人員的角度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏明確的思維導(dǎo)向。在檔案管理的工作中，許多事業(yè)單位同樣欠缺科學(xué)性的研究和分析，并沒有根本性將檔案管理的價(jià)值挖掘出來。部分工作人員缺失了對(duì)工作目標(biāo)的思考，難以激發(fā)個(gè)人責(zé)任感，當(dāng)管理者隨意安排后，他們同樣上行下效，按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械性地完成任務(wù)，在工作上很難有突出表現(xiàn)。在這種工作環(huán)境的渲染下，壓抑了很多工作人員的責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致缺乏開拓創(chuàng)新的信念。因此，必須基于日常任務(wù)，通過一定的監(jiān)督和激勵(lì)措施，讓工作人員積極創(chuàng)新更多成果。但是如果不制定清晰標(biāo)準(zhǔn)，那么事業(yè)單位的成本損耗較大，難以讓工作人員提升認(rèn)同感，因而，科學(xué)化的信息技術(shù)檔案管理模式勢(shì)在必行。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)型的具體策略

（一）促使檔案管理規(guī)范化。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部人員工作的情況能進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，從而達(dá)到管控資源的目的。但是需要注意的是，無論是什么工作，都是由人實(shí)施的。檔案管理也不例外，檔案管理的負(fù)責(zé)人員能否具備現(xiàn)代化水平，格外重要。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案管理人員僅僅是按時(shí)將內(nèi)部人員的信息采集并收納，沒有作出任何客觀的判斷，更不會(huì)提出個(gè)人有價(jià)值的建議，這與其他工作人員的行為大同小異。檔案是人力資源管理的重要內(nèi)容，能調(diào)配各部門人員。當(dāng)檔案管理的人員欠缺宏觀調(diào)控意識(shí)，其他部門人員也就逐漸脫節(jié)，無法構(gòu)建良好的溝通協(xié)調(diào)氛圍。當(dāng)今時(shí)代所看重的是將各人的獨(dú)特性匯集形成合力。事業(yè)單位的工作要及時(shí)與社會(huì)接軌，要注重社會(huì)實(shí)踐中集體思考的重要性。一般來說，工作人員只有具備了責(zé)任意識(shí)，才會(huì)慢慢投入對(duì)集體合力的思考，而這一切需要檔案管理來營造和激發(fā)。但是如果檔案管理無法發(fā)揮作用，不具備公信力，又如何激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)，更談不上協(xié)調(diào)眾人。因而，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建出檔案管理的良好機(jī)制，促使其他部門人員愿意配合檔案管理部門工作。鑒于以人為本的理念，檔案管理人員不能強(qiáng)制命令其他人員配合工作，因此檔案管理人員必須做到以下幾點(diǎn)：其一是在規(guī)劃改良模式時(shí)要渲染良好的氛圍，讓其他人員能在一定規(guī)律中轉(zhuǎn)變?cè)械南敕?，而不是在?yán)格要求下突然改變，因此檔案管理人員需要結(jié)合各人員的心理差異和接受能力差異，先將改良模式的重要性和一些綱領(lǐng)性文件中的行為文化要素通過不同的方法讓人員知道且接受，循序漸進(jìn)地更正個(gè)人的習(xí)慣。檔案管理人員可以結(jié)合信息技術(shù)的電子文件開發(fā)，將各種有價(jià)值的資源通過簡(jiǎn)短清晰的方式讓部門人員獲取。其二則是要檔案管理人員親身示范，發(fā)揮榜樣作用，讓其他人員看到檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。檔案人員必須要改變?cè)械墓ぷ鞣绞?，利用信息技術(shù)整合檔案資源，如利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的分類、利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)建立網(wǎng)絡(luò)檔案中心等，然后將個(gè)人的重要成果進(jìn)行展示。

（二）提升管理人員專業(yè)素質(zhì)水平。管理人員要想真正應(yīng)用信息技術(shù)提升個(gè)人多元技能，就必須先具備統(tǒng)籌規(guī)劃的意識(shí)，而這一切源于激發(fā)檔案人員的責(zé)任心。事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用信息技術(shù)的時(shí)候，也對(duì)管理人員操作能力提出較高的要求，需要管理人員操作系統(tǒng)來完成檔案管理工作。為了使信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中的實(shí)際應(yīng)用達(dá)到理想效果，需要定期組織相關(guān)管理人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)，切實(shí)提升管理人員的系統(tǒng)操作能力，從而讓檔案管理人員的日常操作向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向提升和轉(zhuǎn)變，切實(shí)提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量，讓管理隊(duì)伍的專業(yè)性得到大幅度提升。另外，專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)在實(shí)際運(yùn)行的過程中，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取針對(duì)性較強(qiáng)的措施解決問題，將問題造成的負(fù)面影響控制在一定范圍內(nèi)，使得檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展的道路，最終在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程中，做出一定貢獻(xiàn)。

（三）提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平。由于信息技術(shù)的科學(xué)使用，使得檔案管理工作流程方便快捷，更為現(xiàn)代化與智能化，因此必須不斷提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平以適應(yīng)新時(shí)期不斷發(fā)展的檔案管理工作水平。學(xué)習(xí)并掌握科學(xué)的信息技術(shù)應(yīng)用方法，從而使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)得以提高，培養(yǎng)出高水平高素養(yǎng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中得到有效應(yīng)用與發(fā)展。雖然在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展中，很多管理團(tuán)隊(duì)已經(jīng)逐漸應(yīng)用了信息技術(shù)，但是信息技術(shù)的操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)客戶端卻不具備高新水平，很容易因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的管理應(yīng)用產(chǎn)生數(shù)據(jù)不清晰、軟件無法下載等問題，影響管理的最終效果。而且檔案管理需要的是及時(shí)和迅速，確保信息處理不滯后，因而最好是根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理日常處理的案卷數(shù)量進(jìn)行記錄，再增加保守估計(jì)的成果分析，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組成的各數(shù)據(jù)有所了解，選擇最優(yōu)的信息技術(shù)。同時(shí)，應(yīng)該加大培訓(xùn)管理人員操作信息技術(shù)的全方面能力，促使管理人員根據(jù)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，在遇到問題時(shí)及時(shí)拿出應(yīng)對(duì)的方案，從而提升處理效率。

（四）合理配置管理資源。在檔案管理工作中，必須要明確不同崗位的不同責(zé)任，這樣不僅保證了檔案管理質(zhì)量，也保證了檔案管理效率。只有明確檔案管理人員具體的職責(zé)以及權(quán)益，有的放矢地開展工作，才可以有效提升工作質(zhì)量與效率。在實(shí)際管理過程中，要進(jìn)行科學(xué)的分析，從而提高管理能力，在實(shí)踐中要對(duì)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)劃分，通過精細(xì)化的管理方式進(jìn)行系統(tǒng)分析，在實(shí)踐工作中進(jìn)行合理有效的管理，才可以保障檔案管理工作的科學(xué)性。另外，還必須優(yōu)化管理結(jié)果，在實(shí)踐中對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)分析，針對(duì)不同部門人員行政管理檔案的構(gòu)建，通過電子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)化管理等方式，確定管理內(nèi)容，完善管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)而在根本上保障管理工作質(zhì)量與效果。此外，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作十分枯燥，這對(duì)于工作人員提出了更高要求，不僅要提高對(duì)檔案管理工作的興趣，更要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，以此才能提高管理能力。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，社會(huì)各領(lǐng)域加以應(yīng)用，取得了創(chuàng)新成果。創(chuàng)新是民族發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力，事業(yè)單位工作同樣不例外，需要擴(kuò)大應(yīng)用的規(guī)模。事業(yè)單位的工作中，檔案管理作為調(diào)配各部門人員工作的核心工作，管理人員需要加強(qiáng)宏觀調(diào)控能力，從而提升事業(yè)單位的工作效率。本文以信息技術(shù)和檔案管理的結(jié)合為切入點(diǎn)，探索其具體策略，并給出了具體的思路，望予以重視。