淺談預算管理以及信息化

劉利

（貴州省遵義市鳳岡縣財政局，貴州 遵義 564200)

隨著現(xiàn)代信息科學技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中被廣泛應用。行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化對其內(nèi)部管理有著重要影響，具體表現(xiàn)為協(xié)助實施全面預算的編制、進行年度預算的上報和批復、加強對預算的執(zhí)行和控制、年度預算調(diào)節(jié)、對年度預算進行分析和評價幾方面的作用。目前預算管理實施過程中存在一系列問題，如預算編制和分解的僵化、缺乏有效的信息化預算實施和執(zhí)行管理控制機制、未建立完善的信息化分析和考核制度、缺乏集成的預算數(shù)據(jù)管理平臺。將信息化系統(tǒng)作為行政事業(yè)單位全面預算管理的手段，有助于加快行政事業(yè)單位管理中先進的財務(wù)管理以及經(jīng)營理念的落實。

一、預算管理的信息化需求

行政事業(yè)單位的預算管理如果未能使用信息化手段，財務(wù)人員的工作量大、預算存在一定的差異以及手工編制預算時間長、審計控制以及評價考核不足等問題都會導致預算管理難以得到有效的實施和控制。因此，只有在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，通過預算管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化的建設(shè)，才能夠讓我國行政事業(yè)單位真正實現(xiàn)全面的預算管理。為了清楚的規(guī)劃行政事業(yè)單位的預算管理需要哪些信息系統(tǒng)，需要了解預算管理信息化的需求。

一是全面預算。全面預算分為業(yè)務(wù)、資金、財務(wù)、專項預算。其中業(yè)務(wù)預算主要包含銷售、生產(chǎn)、管理、稅務(wù)、收益、外部收支預算；資本預算主要包含融資、投資兩個方面的預算；財務(wù)預算主要包含現(xiàn)金、效益、資產(chǎn)負債等預算；專項預算主要包含人力、物力預算、生產(chǎn)過程中的預算以及信息維護預算、環(huán)保預算等。

二是預算的提交和批準。主要環(huán)節(jié)包含對預算進行審核、對預算進行上報、對預算進行審批。

三是預算執(zhí)行與控制。預算控制是指制定相應的預算控制原則，利用其原則對預算管理系統(tǒng)的信息進行反饋。首先是事業(yè)單位申請相關(guān)的費用、材料采購費用，控制各種款項支出。其次是對預算執(zhí)行過程的控制，整理需要預算控制的業(yè)務(wù)，包含采購、收款、費用等方面，在預算執(zhí)行的過程中利用預算執(zhí)行管理系統(tǒng)、資金核算體系、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等實現(xiàn)預算管控。

四是預算調(diào)整。主要包含整體、中期、專項調(diào)整。

五是預算分析和評估。利用預算評估工具對預算管理進行分析，主要是對預算審批的過程、預算執(zhí)行的差異進行分析，同時對預算效果進行評價。

（一）全面預算編制

在行政事業(yè)單位中，全面的預算編制包括業(yè)務(wù)的預算、財務(wù)的預算、資本的預算以及專項預算。

業(yè)務(wù)的預算主要包含行政事業(yè)單位中研發(fā)人員的業(yè)務(wù)預算、采購人員的業(yè)務(wù)預算、生產(chǎn)產(chǎn)品的業(yè)務(wù)預算、管理費用的預算、工資稅費的預算、投資總收入的預算、營業(yè)外收入以及其他費用預算等等。

財務(wù)的預算主要是包括現(xiàn)金的預算、業(yè)務(wù)的虧損盈利、業(yè)務(wù)人員利潤分配預算、資產(chǎn)負債的預算等等。

資本的預算主要是籌融資預算與投資的預算。

專項預算主要包含行政事業(yè)單位人力資源招人的成本預算、宣傳與產(chǎn)品促銷的預算、研發(fā)人員要研發(fā)產(chǎn)品的預算以及信息化系統(tǒng)的維護費用預算、安全環(huán)保預算以及有些捐贈項目的預算等。

（二）預算執(zhí)行與控制

預算執(zhí)行的控制包括資金收入的管理、資金支出管理等一系列資金管理。資金收入管理包括項目的收入、項目的預交金、國家補助的收入、項目其他收入；資金支出管理包括內(nèi)部借款管理、還款開支管理、項目開支管理、費用的報銷管理、應付賬款支付管理以及其他開支管理。

預算的執(zhí)行控制過程中存在著一定的風險。一是預算的分析方法不正確，很有可能會導致預算管理流于形式。二是在預算執(zhí)行偏差較大的情況下，如果未能充分、客觀地分析產(chǎn)生的原因，提出相應的解決措施或建議，就很有可能導致行政部門無法完成年度預算目標。

對于行政事業(yè)單位預算管理控制，首先，需要了解各個預算崗位執(zhí)行單位預算的情況，根據(jù)財務(wù)報告和其他相關(guān)崗位執(zhí)行單位預算的相關(guān)數(shù)據(jù)，進行分析并整理總結(jié)相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，預算管理人員應該第一時間分析各個部門執(zhí)行預算的情況，并與實際需要完成的目標進行對比，如果數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)差距較小，那么就把執(zhí)行預算的相關(guān)資料直接提供給財務(wù)部門，財務(wù)部門在經(jīng)過審核后將其定稿并保管；若與實際數(shù)據(jù)差距較大，預算管理人員就需要進一步分析產(chǎn)生差異的具體原因，一般包括超預算的情況以及預算外支出的情況，并根據(jù)原因及時控制資金，保證預算管理按規(guī)劃執(zhí)行。

（三）預算調(diào)整

預算調(diào)整主要指的是經(jīng)過審批后所有層級的預算執(zhí)行情況，在行政單位實際使用資金的過程中，會出現(xiàn)一些需要增加支出或者是減少財政收入的情況，使得原本按照規(guī)定進行的預算執(zhí)行總額超過預算，因此需要進行及時的調(diào)整。

按照財政預算的調(diào)整具體方式可以劃分為全面調(diào)整和局部調(diào)整。而預算的局部調(diào)整則可以分為預算額全部超過以及預算未全部達到等情況。當預算規(guī)定額度時，不能再動用其他預備性經(jīng)費，或者追加預算等其他的局部調(diào)整。

（四）預算分析與評價

預算考核管理工作、其他績效評價考核工作都應該具有一定周期性，行政機關(guān)事業(yè)單位一般是按固定年度計劃編制預算管理目標、制定預算考核辦法管理體系，然后再按固定預算周期例如按一個月或按季開展預算管理和績效評價考核工作。雖然一項工作的管理過程是按一個周期不斷進行的，但是一個事業(yè)單位的工作運行周期是不間斷的。因此，預算收入管理和單位績效評價考核兩項工作也同樣應該保持連續(xù)性，不應該被周期截斷而變成單一階段連續(xù)的工作，而應該從長遠經(jīng)濟發(fā)展目標出發(fā)，長期保持一定的工作連續(xù)性。

二、傳統(tǒng)全面預算管理方式存在的問題

（一）預算編制和分解僵化

一是預算編制和預算的分解不合理。行政事業(yè)單位的預算編制與分解工作一般是根據(jù)財務(wù)歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗進行制定的。預算的編制和分解是將財務(wù)成本與總資產(chǎn)作為基礎(chǔ)，并不是將具體的項目成本作為基礎(chǔ)。二是預算分解工作比較復雜，工作量大，而行政事業(yè)單位之間缺少完善的信息交流平臺，造成信息更新不及時，拉長了預算的實際周期。三是預算分解不夠細致，因為預算分解的內(nèi)容較多，整理起來較繁雜，工作易出現(xiàn)失誤。

行政事業(yè)單位一方面要編制科學合理的預算，且預算不需要十分詳細，過于詳細到復雜的程度可能會降低預算的時間效率；另一方面需要保證預算管理方案的執(zhí)行和制度的嚴格落實。當前事業(yè)單位在編制和執(zhí)行上存在不足，導致全面預算管理的目標難以實現(xiàn)。

（二）缺乏有效的信息化預算執(zhí)行控制機制

一是認識和重視不足。行政事業(yè)單位預算是對全年資本收支的詳細規(guī)劃，涉及各科室資金的分配。由于單位缺乏對基本預算的正確認識和高度重視，未將基本預算編制當作一項日常的行政財務(wù)管理工作，導致未能及時按照國家行政事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃要求編制行政部門財務(wù)預算，導致行政事業(yè)單位預算編制過于簡單，不能全面地、系統(tǒng)地反映行政事業(yè)單位年度財務(wù)預算活動的實際開展情況，預算過于強調(diào)正規(guī)，而有效性和政策針對性不強。

二是人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。預算管理工作是一項復雜的、技術(shù)性很強的任務(wù)，涉及內(nèi)容廣泛，需要進行前瞻性的研究工作，要求行政事業(yè)單位擁有技術(shù)能力強的預算統(tǒng)計人員，一些行政事業(yè)單位的財務(wù)人員綜合素質(zhì)并不高，專業(yè)知識技術(shù)水平不夠強，會直接導致事業(yè)單位缺乏準確、科學的預算統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

（三）未建立信息化的分析考核體系

預算分析評價工作是根據(jù)行政事業(yè)單位的特點，利用相應的財務(wù)信息系統(tǒng)來獲取真實的財務(wù)數(shù)據(jù)，并形成完善的財務(wù)成本分析報告。部分事業(yè)單位在信息化建設(shè)上存在不足，主要體現(xiàn)在兩方面，一是出現(xiàn)次數(shù)較多的數(shù)據(jù)會造成部分資料重復被查，導致預算工作人員的工作量較大，無法及時解決出現(xiàn)的問題；二是數(shù)據(jù)核對時間長，考核時需要每月與單位的財務(wù)資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)核對各個單位所有者上報的真實金額，并且需要手工計算與預算考核目標值的差異，耗時相對較長，影響了考核的時效性和準確性。

信息化為全面預算的編制提供技術(shù)支持或輔助手段。在全面預算管理信息化的實施過程中，信息化手段與全面預算管理相結(jié)合，可以促使事業(yè)單位更高效地建立科學完善的預算管理體系。事業(yè)單位也要避免過于依賴信息化手段，而忽視了制度建設(shè)的重要性，若未能構(gòu)建科學完善預算管理系統(tǒng)平臺，將存在數(shù)據(jù)邏輯和信息不適用的問題。與此同時，為了加強事業(yè)單位預算管理的效果，可以把績效考核看作預算管理的一個起點，制定相應的事業(yè)單位工作考核計劃表，將預算執(zhí)行計劃完成度作為職工的有效考核指標，預算計劃執(zhí)行完畢后，預算管理人員應該對預算執(zhí)行的結(jié)果進行綜合的分析和評估，考核結(jié)果可以和崗位晉升、獎金評定等掛鉤，進而提高工作人員的工作積極性。

（四）缺乏集成的預算數(shù)據(jù)管理平臺

傳統(tǒng)預算的編制基本都是基于歷史數(shù)據(jù)分析得出的，如果單位下屬機構(gòu)眾多、財務(wù)數(shù)據(jù)核算標準不一，就會加重預算編制工作的壓力，缺少足夠、有效的數(shù)據(jù)支持，且難以從整體角度制定統(tǒng)一的、有理有據(jù)的資源配置方案。行政事業(yè)單位在進行項目預算管理以及信息化項目建設(shè)時，需要對整個項目各環(huán)節(jié)進行信息梳理，將所有預算信息梳理清楚，形成完善的方案。只有這樣才能避免在建設(shè)過程中出現(xiàn)管理失誤，導致預算管理信息化建設(shè)失敗和管理效果不佳。目前，我國各級行政事業(yè)單位的財政預算信息化系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)進入新的發(fā)展階段，但是一些行政事業(yè)單位對預算管理的基礎(chǔ)信息化系統(tǒng)建設(shè)總是缺乏完善的規(guī)劃，所以在實際實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的安全問題。一是沒有有效地促進整個預算管理信息化系統(tǒng)開發(fā)和運行優(yōu)化，二是模糊了預算管理信息化建設(shè)的基本目標，執(zhí)行過程混亂，行政事業(yè)單位不能順利執(zhí)行預算管理規(guī)劃，將導致單位資金損失。

全面預算管理信息化一方面可以提高預算數(shù)據(jù)比對的速度，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行一定的整理、簡化，另一方面可以實現(xiàn)預算的實時控制。事業(yè)單位根據(jù)資金使用情況調(diào)節(jié)預算管理，實現(xiàn)單位預期目標。在預算管理的執(zhí)行過程中，事業(yè)單位需要不斷地更新預算編制計劃，記錄預算調(diào)整的原因，通過信息化手段簡化數(shù)據(jù)處理的過程，采用信息化手段分析財務(wù)數(shù)據(jù)，加強對財務(wù)數(shù)據(jù)的信息挖掘。預算管理信息化的預算調(diào)整過程可以通過計算機來完成，但卻很容易忽略預算調(diào)整對存在勾稽關(guān)系的數(shù)據(jù)的影響。以滾動預算編制為例，行政事業(yè)單位在進行滾動預算編制時，可隨時在信息化數(shù)據(jù)平臺查詢事業(yè)單位下屬單位上一年度同期的預算執(zhí)行數(shù)據(jù)、上一月份的預算執(zhí)行數(shù)據(jù)以及預算評價結(jié)果，再通過大數(shù)據(jù)技術(shù)采集外部數(shù)據(jù)，并結(jié)合行政事業(yè)單位當月下發(fā)的財政審批等按月進行預算編制，使得預算編制在滿足政府財政目標的同時更加符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀。

（五）存在預算松弛的問題

在事業(yè)單位的日常財務(wù)預算編制中，預算管理人員往往故意夸大財務(wù)預算管理工作過程中的突出問題，在財務(wù)項目計劃申報中大量增加財務(wù)預算。這種做法嚴重影響了事業(yè)單位年度預算編制管理的切實有效性。預算管理過于松弛將會直接影響整個事業(yè)單位預算的有效合理配置，事業(yè)單位各級領(lǐng)導無法充分了解造成預算管理差異的根本原因，甚至會影響事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

為了加強預算管理的有效性，要對預算管理進行相應的監(jiān)督和限制，比如在編制預算時，預算的絕對值和相對值都要參考，可以各占50%，業(yè)務(wù)增長了或者降低了，就隨著進行調(diào)增或者調(diào)減；但基于過去的發(fā)生額，每個月的絕對額要有參考依據(jù)，實行上限管理和下限管理，比如，預算增加，那么相對值就是上限，預算減少，絕對值就是上限；以此解決預算松弛的問題。

三、結(jié)束語

綜上所述，預算管理與信息化系統(tǒng)對于行政事業(yè)單位的管理來說不可或缺，行政事業(yè)單位應該建立完善的預算管理制度，并嚴格執(zhí)行。此外，行政事業(yè)單位應建立全面、系統(tǒng)的信息化預算管理體系，搭建預算數(shù)據(jù)管理平臺，支撐預算管理的智能化發(fā)展，促進行政事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。