新時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)的管理分析

孫 暉 煙臺(tái)市萊山區(qū)黃海路街道辦事處

全國人民代表大會(huì)第十九次會(huì)議指出：“加強(qiáng)社會(huì)治理制度建設(shè)，完善黨委領(lǐng)導(dǎo)、政府負(fù)責(zé)、社會(huì)協(xié)同、公眾參與、法治保障的社會(huì)治理體制，提高社會(huì)治理社會(huì)化、法治化、智能化、專業(yè)化水平。”在這樣的社會(huì)背景下，國家進(jìn)行數(shù)字化全面深化管理改革是首要之道，必須加強(qiáng)管理制度體系。伴隨著數(shù)字化信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的相互影響，全球大數(shù)據(jù)分析現(xiàn)象愈來愈強(qiáng)，隨著時(shí)間的推移數(shù)據(jù)的占據(jù)力及價(jià)值能力日益提升，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為國際交流的重要資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理已然是全球性的社會(huì)行為。

檔案數(shù)據(jù)的管理制度體系是組成國家管理體系的主要部分之一，檔案管理體系的建設(shè)固然影響到整個(gè)國家管理體系的進(jìn)度。2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“加快完善檔案管理體系、提升檔案管理能力，為奪取全面建成小康社會(huì)決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻(xiàn)?！弊阋泽w現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的管理在國家管理體系建設(shè)中起到至關(guān)重要的角色。

現(xiàn)代信息化前提下，檔案的數(shù)據(jù)值日益漸增，但檔案數(shù)據(jù)的管理水平低、數(shù)據(jù)保存時(shí)效性與載體單薄、大量的資源共享價(jià)值實(shí)現(xiàn)能力薄弱等問題未得到改善，“重創(chuàng)造輕管理、重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重保存輕利用”的情況顯著，其中數(shù)據(jù)的安全性、數(shù)據(jù)的異構(gòu)性、數(shù)據(jù)的時(shí)效性等已經(jīng)造成了對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理一定的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案數(shù)據(jù)資源管理制度建設(shè)的創(chuàng)新性、安全性、共享性等?？偠灾谛聲r(shí)代不斷進(jìn)步的前提下，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的管理刻不容緩。

一、檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵

日前，檔案數(shù)據(jù)的管理存在廣泛意義上的概念，并未形成統(tǒng)一。有機(jī)構(gòu)認(rèn)為“檔案數(shù)據(jù)管理不但可以充當(dāng)一系列用工具組合的產(chǎn)品級(jí)解決方案，更是一個(gè)團(tuán)體體系中從上之下的管理、從制度到實(shí)施中的奠基石?！?/p>

強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理工作，第一步就要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行等級(jí)分類，進(jìn)而針對(duì)不同等級(jí)的檔案數(shù)據(jù)實(shí)施相對(duì)應(yīng)合理的管理手段，制定安全措施，利用各種安全手段工具，對(duì)貫穿整個(gè)生命周期的流動(dòng)數(shù)據(jù)實(shí)行多種管理手段。北京安華金和是國內(nèi)致力于數(shù)據(jù)管理的權(quán)威機(jī)構(gòu)之一，他們指出了檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵和組織結(jié)構(gòu)，認(rèn)為“數(shù)據(jù)安全管理不單純只是一個(gè)產(chǎn)品或者平臺(tái)，更是涵蓋所有數(shù)據(jù)場景安全管理體系的建立”。由此可以推斷，檔案數(shù)據(jù)管理的本質(zhì)上是要經(jīng)過科學(xué)有效的判斷、正規(guī)合理的流程，依靠信息安全技術(shù)來達(dá)到檔案數(shù)據(jù)的安全性和時(shí)效性。

檔案數(shù)據(jù)是指廣大檔案單位留存收藏記載的檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)，其中就涵括了各種各樣的數(shù)據(jù)資源，及檔案管理使用中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。檔案的數(shù)據(jù)管理是中國社會(huì)主義發(fā)展和國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步必不可少的戰(zhàn)略性信息來源支撐，其具有不可估量的價(jià)值能力，檔案數(shù)據(jù)為中國社會(huì)主義發(fā)展、全民實(shí)現(xiàn)小康生活提供了強(qiáng)大的信息支撐。檔案數(shù)據(jù)的管理是相關(guān)負(fù)責(zé)組織機(jī)構(gòu)經(jīng)過科學(xué)有效的方式來保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性以確保各組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)正常安全的運(yùn)行，使得檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。數(shù)據(jù)的安全得到保護(hù)就是檔案數(shù)據(jù)管理的根本，檔案數(shù)據(jù)管理為確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可控性、保密性、安全性。檔案數(shù)據(jù)的管理致力于檔案數(shù)據(jù)的收藏、保存、運(yùn)行等全部環(huán)節(jié)?！靶枰獔?jiān)持自主可控、合法便民、分級(jí)分類、全程監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)防范等原則”，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和管理精準(zhǔn)等。

二、檔案數(shù)據(jù)治理體系

信息化時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量把控要作為檔案數(shù)據(jù)管理的前提，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)制度；圍繞檔案數(shù)據(jù)收集為中心，創(chuàng)造檔案數(shù)據(jù)管理新方式；依靠檔案數(shù)據(jù)共享性，探索檔案數(shù)據(jù)社會(huì)共享的新模式；檔案數(shù)據(jù)的安全性為前提，建立建設(shè)檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)管理系統(tǒng)，建立健全一套合理有效的檔案管理體系，正確指引檔案數(shù)據(jù)管理的實(shí)施，成功改善檔案數(shù)據(jù)管理。

(一)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控

檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量是“數(shù)據(jù)的一組固有屬性滿足數(shù)據(jù)消費(fèi)者要求的程度，可以通過數(shù)據(jù)的完整性、及時(shí)性、有效性等一系列特征屬性的集合來描述”。檔案數(shù)據(jù)管理的主要組成就是數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控，為打造檔案數(shù)據(jù)管理更加科學(xué)合理和規(guī)范提供有效的前提條件。檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量涵括了檔案數(shù)據(jù)自有的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等；再者就是檔案管理過程中的質(zhì)量管控，其中包含檔案數(shù)據(jù)收集過程中、保存過程中、使用過程中、共享過程中的質(zhì)量管控。

在分析檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量過程中，主要是以完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、一致性、關(guān)聯(lián)性等幾個(gè)方面來分析評(píng)估。完整性是指檔案數(shù)據(jù)從始至終未被破壞、未被拆分、一直保持著完整狀態(tài)；準(zhǔn)確性是指檔案數(shù)據(jù)的登記情況與真實(shí)情況是否貼切一致，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)管理的真實(shí)情況；一致性是指檔案數(shù)據(jù)是否隨著時(shí)間的推移而發(fā)生質(zhì)的變化；關(guān)聯(lián)性是指檔案數(shù)據(jù)不會(huì)是以一個(gè)單獨(dú)個(gè)體而存在著，其數(shù)據(jù)必然都存在著各種聯(lián)系。信息、技術(shù)、流程、管理等因素的變化都是導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)管理發(fā)生質(zhì)變的原因，信息因素是指檔案數(shù)據(jù)在收集過程中的描述有誤、工作人員的校準(zhǔn)能力不足導(dǎo)致最終數(shù)據(jù)合成不符等；技術(shù)因素是指工作人員或使用工具在處理檔案數(shù)據(jù)過程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)不符；流程因素是指整體檔案數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)中由于環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)不熟練或者處理不當(dāng)造成數(shù)據(jù)不符；管理因素是指組織機(jī)構(gòu)管理制度體系不夠完善而造成的數(shù)據(jù)不符。目前，檔案數(shù)據(jù)信息存在著多樣性、復(fù)雜性、標(biāo)準(zhǔn)差異等，導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量不一致，所以基于目前檔案數(shù)據(jù)管理所呈現(xiàn)的問題，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)管理中的質(zhì)量管控是必然現(xiàn)象。

檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控是一個(gè)有組織性的，是對(duì)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)流程過程中所有數(shù)據(jù)質(zhì)量環(huán)節(jié)而進(jìn)行的一系列監(jiān)測、監(jiān)督、分析、預(yù)警、實(shí)施、反饋等行為，為檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控提供有利的保障。相關(guān)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)貫徹并實(shí)施國家質(zhì)量管理體系，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)管理制度的建設(shè)，依法實(shí)施對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理；合理分配檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系中各組織機(jī)構(gòu)扮演的職位和責(zé)任，健全并實(shí)施檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度，開發(fā)并創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理過程中質(zhì)量技術(shù)；深度剖析檔案數(shù)據(jù)在管理過程中每個(gè)環(huán)節(jié)中的角色職責(zé)，分析整個(gè)過程中所有流程中的問題，找出檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量體系中關(guān)鍵影響因素，開創(chuàng)新思路新辦法來管控檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，建設(shè)健全檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系。

(二)檔案數(shù)據(jù)整合集成

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)資源管理的矛盾日益嚴(yán)峻，直接影響到了中國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以務(wù)必要處理好檔案數(shù)據(jù)管理并建立相關(guān)的資源管理方式方法，有效地將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理整合組織避免數(shù)據(jù)資源的分化、孤立等。

首要任務(wù)就是要強(qiáng)化各組織機(jī)構(gòu)之間的檔案數(shù)據(jù)的融合處理。檔案行業(yè)目前處于獨(dú)立個(gè)體經(jīng)營的狀態(tài)，具有自有的管理制度，故造成了檔案行業(yè)各部門之間的數(shù)據(jù)融合問題難以實(shí)現(xiàn)。檔案機(jī)構(gòu)合理劃分?jǐn)?shù)據(jù)管理的職責(zé)和任務(wù)，將各個(gè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理方式、信息互通共享、合理融合信息的原則進(jìn)行管理規(guī)劃，利用現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，突破之前的組織之間的隔閡和固化封閉管理模式，將來自四面八方的檔案數(shù)據(jù)按照管理制度進(jìn)行合理統(tǒng)一劃分，采取固定數(shù)據(jù)格式，實(shí)施檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，確定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)完善檔案數(shù)據(jù)管理；采集并整理匯總檔案數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化檔案館內(nèi)或館之間的數(shù)據(jù)信息互通融合，補(bǔ)足各組織間、業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)交叉錯(cuò)誤問題，構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)云管理統(tǒng)一的平臺(tái)，改變原有的檔案數(shù)據(jù)獨(dú)一性。

例如，某檔案部門在執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)管理制度下以“最多跑一次”為基礎(chǔ)上，特意開發(fā)了一套適用于檔案數(shù)據(jù)集成的軟件平臺(tái)——電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)。通過運(yùn)行這個(gè)歸檔系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行融合分類，為每個(gè)類別的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提供了長期有效的儲(chǔ)存、管理和運(yùn)行，適當(dāng)減少了各類組織機(jī)構(gòu)部門之間的檔案數(shù)據(jù)信息的擠壓壓力，擴(kuò)大了各檔案單位的信息存儲(chǔ)種類和數(shù)量，更是提高了各部門的組織管理能力。

再者，要強(qiáng)化各檔案組織機(jī)構(gòu)與其他數(shù)據(jù)部門、政府信息部門等之間的檔案數(shù)據(jù)的互通融合。目前，大數(shù)據(jù)管理中心等大型數(shù)據(jù)信息管理組織不斷呈現(xiàn)立足于市場，例如，北京市數(shù)據(jù)資源管理中心、煙臺(tái)市大數(shù)據(jù)資源管理局等都承擔(dān)了政府部門的檔案數(shù)據(jù)的采集、分類及管理并應(yīng)用到工作日常中。根據(jù)現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的復(fù)雜性、多樣性等，檔案數(shù)據(jù)的收集歸納無法實(shí)現(xiàn)全面具體化，檔案信息的歸納整理給各大檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)造成了不容小覷的壓力。

檔案機(jī)構(gòu)更要有主動(dòng)性，主動(dòng)發(fā)起與政府信息機(jī)構(gòu)、大數(shù)據(jù)資源管理局等的強(qiáng)強(qiáng)合作，一起打造統(tǒng)一、數(shù)據(jù)整合的資源共享的平臺(tái)帝國。

最后，強(qiáng)化各檔案組織機(jī)構(gòu)與大市場環(huán)境之間的數(shù)據(jù)信息融合，構(gòu)建一個(gè)檔案數(shù)據(jù)資源共享的架構(gòu)。這就需要檔案組織機(jī)構(gòu)利用現(xiàn)有的信息集成、互換、采集、儲(chǔ)存等大數(shù)據(jù)手段，將各私營企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)組織以及人民群眾的數(shù)據(jù)信息、公眾的健康信息等進(jìn)行大融合分析管理，融合歸納來自于各行各業(yè)、各種渠道的公共性檔案數(shù)據(jù)資源，確保這類數(shù)據(jù)能夠安全有效地融合到檔案數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)；構(gòu)建充裕具有集成性的收藏檔案數(shù)據(jù)庫，鼓勵(lì)群眾為數(shù)據(jù)庫提供有效的資源，加快社會(huì)檔案數(shù)據(jù)的管理，建立共享性檔案數(shù)據(jù)資源的舞臺(tái)，為滿足群眾及社會(huì)的所需。

(三)檔案數(shù)據(jù)共享利用

正處于大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的檔案用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的需求更是多種多樣，故需建立于社會(huì)公共信息資源的互通共享性，強(qiáng)化開創(chuàng)檔案數(shù)據(jù)信息的共享轉(zhuǎn)變，更加合理有效地將檔案數(shù)據(jù)信息資源全面發(fā)揮使用，建立檔案數(shù)據(jù)信息資源的公共管理制度，使得檔案數(shù)據(jù)資源管理更精準(zhǔn)化、共享化、智能化。

首先，其中關(guān)鍵就是檔案數(shù)據(jù)管理制度的制定和實(shí)施，制定并實(shí)施民生檔案數(shù)據(jù)管理制度是基礎(chǔ)，為呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的普遍性；其次，合理合規(guī)建立健全國家性質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范性整合來自各地的檔案數(shù)據(jù)信息資源，共同搭建一個(gè)具有統(tǒng)一性、共享性的檔案數(shù)據(jù)信息資源共享舞臺(tái)，為檔案數(shù)據(jù)資源管理提供方便服務(wù)；再次，充分將數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性、智能化等新時(shí)代信息技術(shù)進(jìn)行剖析，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用者身份、查閱瀏覽的記錄等信息進(jìn)行整合分析，可分析出其因果性，將無序的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向有序關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)信息資源、無規(guī)則廣泛的數(shù)據(jù)信息慢慢轉(zhuǎn)化為有規(guī)則且智能化的信息資源、不明顯不顯著的信息資源轉(zhuǎn)向明顯、顯著的信息資源；最后，在不斷剖析挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值性基礎(chǔ)上，慢慢更新更優(yōu)的檔案數(shù)據(jù)管理的方式，為檔案數(shù)據(jù)管理提供有利影響，方便了檔案數(shù)據(jù)用戶的需求，為檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)呈現(xiàn)出一種社會(huì)化、普遍性、關(guān)聯(lián)性、人性化、智能性的美好服務(wù)理念，服務(wù)質(zhì)量更上一層樓。在此方面，中國聯(lián)通公司的檔案數(shù)據(jù)的挖掘和智能化的經(jīng)驗(yàn)可供以學(xué)之。目前企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息資源量不斷增多擴(kuò)大，以往陳舊的檔案數(shù)據(jù)管理模式已過時(shí)，并不適用于現(xiàn)狀。在此中國聯(lián)通公司就采用了電子檔案數(shù)據(jù)管理信息融合歸納、檔案智能庫的方式，搭建了一個(gè)檔案數(shù)據(jù)信息采集軟件、多維度呈現(xiàn)、知識(shí)智能化體系，方便了企業(yè)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的有效管理。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展以來，檔案數(shù)據(jù)資源管理從國際性方面已經(jīng)開始從普通傳統(tǒng)的文件檔案的歸集管理向文件與電子信息化資源管理，最終直接面對(duì)信息數(shù)據(jù)化的檔案數(shù)據(jù)管理。國際文件管理協(xié)會(huì)及時(shí)跟隨時(shí)代的步伐，將協(xié)會(huì)的主旨從傳統(tǒng)文件歸檔轉(zhuǎn)向一個(gè)全新的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)化管理的專業(yè)性協(xié)會(huì)，由作為大數(shù)據(jù)信息管理的關(guān)鍵部門的相關(guān)工作人員專門成立了一個(gè)“信息管理專業(yè)執(zhí)業(yè)人員”的考核認(rèn)證。在中國檔案數(shù)據(jù)信息資源的管理從傳統(tǒng)的文件歸納直接跳轉(zhuǎn)到大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)信息一下子涌現(xiàn)出來，其中就包括企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、社會(huì)等各方面的數(shù)據(jù)，如此龐大的數(shù)據(jù)量對(duì)于整個(gè)社會(huì)環(huán)境來說是一種很大的沖擊壓力。數(shù)據(jù)信息管理的內(nèi)涵理念已經(jīng)在慢慢面向廣大群眾，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息資源的管理已經(jīng)迫在眉睫。數(shù)據(jù)信息管理機(jī)構(gòu)的普通性的成長，檔案數(shù)據(jù)管理部門適當(dāng)?shù)募尤肫渲胁⒊袚?dān)起相對(duì)的管理責(zé)任，這樣才能促進(jìn)檔案行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，適用于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展。各檔案行業(yè)更加應(yīng)該重視起檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸納和管理整合，加強(qiáng)提升相關(guān)人員的工作能力，為國家檔案數(shù)據(jù)信息資源管理的時(shí)代奉獻(xiàn)一份力量。