淺談電子發(fā)票對企業(yè)財務(wù)管理的影響及應(yīng)對策略

徐雅妮

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的平臺，“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”不斷融合，催生了經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形態(tài)。2012 年，國家發(fā)改委就出臺了《關(guān)于組織開展國家電子商務(wù)示范城市電子商務(wù)試點(diǎn)專項(xiàng)的通知》，在國家政策的大力扶持之下，電子發(fā)票應(yīng)運(yùn)而生。電子發(fā)票是信息時代的產(chǎn)物，電子發(fā)票的應(yīng)用打開了國家稅收管理的新模式，實(shí)現(xiàn)了“以票管稅”向“信息管稅”的轉(zhuǎn)變，也充分體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)財務(wù)管理中的作用在進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，企業(yè)必須抓住機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，順應(yīng)潮流，及時趕上現(xiàn)代信息化的快車，實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用數(shù)字經(jīng)濟(jì)的新優(yōu)勢為企業(yè)財務(wù)管理提供更加科學(xué)化的依據(jù)，從而推動現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。

一、電子發(fā)票對企業(yè)財務(wù)管理的影響

（一）電子發(fā)票的應(yīng)用會提高財務(wù)管理工作的效率

在日趨激烈的市場競爭環(huán)境下，如何保持高效的財務(wù)管理模式是檢驗(yàn)企業(yè)競爭力的標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票種類多，數(shù)量大，且開具、交付、查驗(yàn)和保存都無法徹底擺脫人工操作，由此產(chǎn)生的錯誤率也大大增加。例如在實(shí)務(wù)中財務(wù)人員經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)收到的發(fā)票信息有誤或發(fā)票專用章未蓋，在與客戶聯(lián)系重開發(fā)票的過程中還會存在發(fā)票遺失等風(fēng)險，這些都大大降低了工作效率。

而電子發(fā)票則是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物，它依托的是云計算、人工智能等信息技術(shù)，是全面電子化運(yùn)行的新型發(fā)票機(jī)制。電子發(fā)票具有無紙化、實(shí)名化、平臺化、互聯(lián)化的特點(diǎn)，免除了印制、發(fā)票領(lǐng)購和運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，各個流程均可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作。電子發(fā)票開具速度快，查詢真?zhèn)伪憷?，信息?zhǔn)確率高，提供方可以通過各種交流平臺將發(fā)票提供給接收方，有效規(guī)避了發(fā)票在流轉(zhuǎn)過程中遺失的風(fēng)險。對于已具備現(xiàn)代化辦公條件的企業(yè)，員工報銷可以將電子發(fā)票上傳至ERP 系統(tǒng)作為附件，縮短了在線審核、審批的時間。電子發(fā)票的應(yīng)用大大提高了財務(wù)管理工作的效率，提升了財務(wù)管理工作的質(zhì)量，對財務(wù)風(fēng)險的管控也起到了積極有效的作用。

（二）電子發(fā)票的應(yīng)用降低了企業(yè)的財務(wù)管理的成本

無論是開票還是收票，傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票都占據(jù)了企業(yè)高額的經(jīng)營成本。除了要定期去稅務(wù)局購買紙質(zhì)發(fā)票以外，企業(yè)還需配備專供發(fā)票打印的電腦和打印機(jī)，以及為后續(xù)硬件維護(hù)提供經(jīng)濟(jì)保障。而紙質(zhì)發(fā)票的歸集、整理、粘貼、報銷，整個流程也非常繁瑣，業(yè)務(wù)人員通常要在忙碌的間隙，專門留出時間回單位完成這些工作。當(dāng)財務(wù)人員在審核票據(jù)時發(fā)現(xiàn)收到的發(fā)票內(nèi)容開具有誤時，會要求業(yè)務(wù)人員聯(lián)系開票方重開發(fā)票。發(fā)票往返寄送的成本增加，業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員也做著大量重復(fù)的工作。發(fā)票在寄送接收過程中如果出現(xiàn)遺失的情況，還要對遺失責(zé)任方的認(rèn)定扯皮，不僅嚴(yán)重影響工作效率，還會增加稅務(wù)風(fēng)險。而電子發(fā)票一旦開具，直接通過電腦端傳送至客戶的郵箱、手機(jī)等端口，不僅提升了開票數(shù)據(jù)的管理效率，而且節(jié)省了大量的開票經(jīng)營成本。與此同時，電子發(fā)票報銷入賬歸檔整個流程也都告別了紙質(zhì)單據(jù)、線下流轉(zhuǎn)和重復(fù)打回的問題，減少了發(fā)票寄送而產(chǎn)生的大量快遞費(fèi)。2020 年3 月，國家發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，其中指出符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除了法律、行政法規(guī)另有規(guī)定以外，電子會計檔案可以不再另以紙質(zhì)形式保存。所以，在有條件的情況下，財務(wù)人員無需將電子發(fā)票打印生成紙質(zhì)文檔，從而降低了打印成本。隨著電子發(fā)票的進(jìn)一步推廣應(yīng)用，它將全程支持企業(yè)自動化報銷、自動化記賬、便捷存檔等各項(xiàng)財務(wù)管理手段，很大程度上節(jié)省企業(yè)財務(wù)管理的成本。

（三）電子發(fā)票的應(yīng)用有利于企業(yè)規(guī)范化經(jīng)營

面對競爭激烈的經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境，企業(yè)必須跳脫出傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式，用更加科學(xué)的方式來實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化的管理。目前，金稅四期已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以稅務(wù)大數(shù)據(jù)為核心的智能稅務(wù)操作系統(tǒng)。我國已經(jīng)進(jìn)入了“以數(shù)治稅”為基礎(chǔ)的稅務(wù)管理時代。電子發(fā)票數(shù)據(jù)會自動收集供應(yīng)商和客戶信息，生成生產(chǎn)經(jīng)營的數(shù)據(jù)鏈。有助于真正地實(shí)現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈上下游之間信息、交易和結(jié)算的無縫鏈接。同時，電子發(fā)票的全面應(yīng)用，有助于稅務(wù)機(jī)關(guān)遏制“天下熙熙皆為利來，天下攘攘皆為利往”的“節(jié)稅”高水平企業(yè)鋌而走險，用數(shù)字化手段解決稅務(wù)監(jiān)管難題，打擊違規(guī)企業(yè)，維護(hù)經(jīng)濟(jì)市場健康發(fā)展。通過稅務(wù)系統(tǒng)，可以全方位掌握企業(yè)的稅務(wù)信息，通過智能比對、分析，及時了解企業(yè)各項(xiàng)財務(wù)活動是否合規(guī)合法。電子發(fā)票的應(yīng)用，一方面提高了企業(yè)信息化管理水平，另一方面幫助企業(yè)更加規(guī)范化的經(jīng)營，從而推動全社會誠信體系的建立。

二、企業(yè)應(yīng)用電子發(fā)票存在的問題和風(fēng)險

（一）電子發(fā)票存在重復(fù)報銷和惡意篡改的風(fēng)險

目前，電子發(fā)票還處在推廣階段，屬于新時代的新興產(chǎn)物，從發(fā)展的眼光看，未來電子發(fā)票一定會完全取代紙質(zhì)發(fā)票。但是，任何事物都有兩面性，當(dāng)我們在驚嘆電子發(fā)票帶給我們生活和工作極大的便利時，也無法否認(rèn)現(xiàn)階段電子發(fā)票應(yīng)用存在的問題也逐漸暴露出來。

在相當(dāng)長的一段時間里，大部分企業(yè)仍舊會采用將電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔的依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印件原則上是不能作為入賬憑證的，而電子發(fā)票卻可以無限次重復(fù)打印。同時，電子發(fā)票缺乏紙質(zhì)發(fā)票的物理防偽屬性，如果沒有相對應(yīng)的監(jiān)督手段，是很難通過發(fā)票表面的信息和稅務(wù)查詢平臺來識別這張發(fā)票是否重復(fù)打印過，有些人就會利用電子發(fā)票的這種特性惡意重復(fù)報銷，不僅會給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，還會有漏稅風(fēng)險。

打印后的電子發(fā)票也會存在容易篡改的風(fēng)險。比如，有些人為了用足單位報銷的額度，故意把發(fā)票金額改大；又比如，一些發(fā)票內(nèi)容不符合單位報銷的規(guī)定，故意將發(fā)票內(nèi)容改寫等。這些篡改都可以通過圖像處理工具輕松實(shí)現(xiàn)，而通過肉眼往往無法輕易識別真?zhèn)?，這對于負(fù)責(zé)審核的會計人員來說，好比高懸在頭頂?shù)倪_(dá)摩克里斯之劍，一不留神就會給企業(yè)帶來損失。

（二）電子發(fā)票檔案管理難度大

在電子發(fā)票實(shí)際應(yīng)用過程中，由于受企業(yè)信息化水平的限制和傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的影響，很多企業(yè)無法實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票報銷、入賬以及歸檔全流程信息化。事實(shí)上，目前大部分企業(yè)依舊會打印電子發(fā)票完成報銷、入賬和歸檔。有些財務(wù)人員對電子發(fā)票檔案管理政策不夠了解，沒有按照規(guī)定依法保存電子會計憑證的原件，僅僅將紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔的唯一依據(jù)，就會給企業(yè)帶來重大的安全隱患和風(fēng)險。當(dāng)然，電子會計檔案存儲工作量大，成本過高給企業(yè)財務(wù)人員的工作帶來新的挑戰(zhàn)。如何推動電子會計憑證無紙化報銷、入賬和歸檔工作,提高財務(wù)人員的風(fēng)險防范意識，引導(dǎo)企業(yè)合法合規(guī)應(yīng)用電子會計憑證，提升財務(wù)管理效能是企業(yè)財務(wù)管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

（三）電子發(fā)票的應(yīng)用對信息化安全的要求高

電子發(fā)票的應(yīng)用對信息化安全的要求很高。由于電子發(fā)票是建立在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展基礎(chǔ)上的，因此，電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用離不開信息化的建設(shè)。目前，我國許多地區(qū)信息化發(fā)展水平參差不齊，在一定程度上會阻礙電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用。同時，電子發(fā)票還存在一些潛在的安全隱患。由于電子發(fā)票上的數(shù)據(jù)均需要計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來保存，如果企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，遇到停電或者斷網(wǎng)的情況，就有可能發(fā)生電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。如果計算機(jī)被病毒感染，還會存在企業(yè)納稅人信息、商業(yè)信息以及企業(yè)核心經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。因此，如何保障電子發(fā)票信息安全是重中之重。

三、加強(qiáng)企業(yè)電子發(fā)票管理的措施

（一）嚴(yán)把審核關(guān)，杜絕電子發(fā)票重復(fù)報銷和惡意篡改的情況

1.嚴(yán)把審核關(guān)，防止電子發(fā)票重復(fù)報銷。首先，要加強(qiáng)對員工的教育和培訓(xùn)，實(shí)施獎懲措施，發(fā)現(xiàn)有員工故意重復(fù)報銷，要及時批評教育，對屢次重復(fù)報銷的員工要嚴(yán)格處罰。其次，要有專人負(fù)責(zé)建立電子發(fā)票登記臺賬，可以通過EXCEL 輸入所有電子發(fā)票的基礎(chǔ)票面信息，尤其要輸入發(fā)票代碼和發(fā)票號碼，通過設(shè)置條件格式新建規(guī)則，一旦出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)就會有提示。通過這種最簡單的方法可以有效避免電子發(fā)票重復(fù)報銷的現(xiàn)象。為了提高工作效率，有條件的企業(yè)也可以通過協(xié)同辦公軟件來解決這個問題，比如在ERP 系統(tǒng)財務(wù)報銷模塊中設(shè)置電子發(fā)票的號碼為必填項(xiàng)，之后報銷時如果出現(xiàn)相同的發(fā)票號碼，系統(tǒng)就會自動識別提示且無法錄入。

2.嚴(yán)把審核關(guān)，防止電子發(fā)票惡意篡改。對電子發(fā)票票面真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)，是防止惡意篡改最直接有效的方法。如果收到的是增值稅電子發(fā)票，財務(wù)人員可以到全國增值稅查驗(yàn)平臺上輸入票面信息進(jìn)行人工比對；也可以直接從開票方那里獲取電子發(fā)票O(jiān)FD 版式文件，通過“增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器”對電子發(fā)票O(jiān)FD版式文件進(jìn)行查閱，可以驗(yàn)證電子簽名和電子發(fā)票監(jiān)制章的有效性。此外，也可以通過一些專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)平臺小程序，掃描電子發(fā)票上的二維碼實(shí)時查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?。除了增值稅電子發(fā)票，其他的電子票據(jù)，例如通用電子發(fā)票等可以到國稅電子稅務(wù)局網(wǎng)站上進(jìn)行查驗(yàn)。當(dāng)然，這是目前大部分企業(yè)針對防止電子發(fā)票篡改所采取的審核手段，但是用人工逐張去比對的方式，對于報銷業(yè)務(wù)量大的企業(yè)來說，無形中增加了財務(wù)人員工作量，工作效率低?，F(xiàn)在有越來越多的專業(yè)財務(wù)軟件公司已經(jīng)開發(fā)出更適用于企業(yè)的財務(wù)管理系統(tǒng)，通過個性化的方案來幫助企業(yè)提高工作效率。

3.完善報銷憑證，有效避免電子發(fā)票重復(fù)報銷和惡意篡改。由于企業(yè)業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)的復(fù)雜性決定了單靠一張發(fā)票不足以支撐經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)合理，不論從公司財務(wù)管理還是稅務(wù)管理方面來說，僅憑一張發(fā)票報銷都會存在漏洞和風(fēng)險。因此，業(yè)務(wù)人員在報銷時，不僅要有發(fā)票，還要有相應(yīng)的清單、付款憑證或其他輔助憑證一起來作為報銷的依據(jù)，從而來判斷此項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動交易的依據(jù)和真實(shí)性，此項(xiàng)舉措不僅能降低財稅風(fēng)險，又能有效避免重復(fù)報銷和篡改電子發(fā)票的現(xiàn)象，從而達(dá)到規(guī)范電子發(fā)票的使用目的。

（二）加強(qiáng)財務(wù)人員專業(yè)知識培訓(xùn)，建立電子發(fā)票檔案管理制度

1.加強(qiáng)財務(wù)人員專業(yè)知識培訓(xùn)。財務(wù)人員不僅要具備豐富的財會知識，積累寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)，還要對信息技術(shù)不斷地了解和學(xué)習(xí)，從而才能積極應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行中可能出現(xiàn)的各種困難與挑戰(zhàn)。例如在實(shí)務(wù)中，審核票據(jù)的會計人員會收到有發(fā)票專用章的電子發(fā)票，也會收到?jīng)]有章的電子發(fā)票，不了解情況的人很容易把沒有發(fā)票專用章的電子發(fā)票認(rèn)定是不符合規(guī)定的發(fā)票。之所以會有這樣的誤判，正是因?yàn)樨攧?wù)人員沒有弄清楚不同的電子發(fā)票上也會有細(xì)微的差別。目前，不需要發(fā)票專用章的電子發(fā)票有兩種，且都是2020 年新發(fā)布的政策。第一種發(fā)票是通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的增值稅電子普通發(fā)票，第二種是新辦納稅人通過稅務(wù)Ukey 開具的電子專票，這兩類發(fā)票都屬于稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的發(fā)票。首先在發(fā)票的樣式上有一定的改進(jìn)，都統(tǒng)一采用了OFD 格式，更加安全可靠；其次，發(fā)票樣式更加簡潔，將“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄次名稱簡化為“項(xiàng)目名稱”，取消了原“銷售方：（章）”欄次。另外，簽章的方式也更加先進(jìn)，均采用了電子簽名取代原發(fā)票專用章。采用經(jīng)過稅務(wù)數(shù)字證書簽名的電子發(fā)票監(jiān)制章代替原發(fā)票監(jiān)制章，更好地適應(yīng)了發(fā)票電子化改革的需要。單位和個人均可以通過全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺對發(fā)票信息進(jìn)行驗(yàn)證；也可以通過下載電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱OFD 格式的電子發(fā)票并驗(yàn)證電子簽名的有效性。

2.建立電子發(fā)票檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定電子發(fā)票電子版的收集和管理規(guī)范。完善電子發(fā)票收集渠道，統(tǒng)一電子文件的命名格式和傳輸方式。公司各業(yè)務(wù)部門及相關(guān)經(jīng)辦人員首先要對電子發(fā)票的真實(shí)性和票面內(nèi)容的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在提交報銷流程時，如果遞交的是電子發(fā)票紙質(zhì)打印件的，還應(yīng)上傳該紙質(zhì)發(fā)票的電子文件。財務(wù)人員在進(jìn)行審核的時候，要對紙質(zhì)發(fā)票和電子文件的內(nèi)容仔細(xì)比對查驗(yàn)，如果發(fā)現(xiàn)有問題的要求相關(guān)人員及時更正。如果提交的電子發(fā)票符合要求，財務(wù)人員應(yīng)及時分類保存相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，方便以后檢索和使用。如果企業(yè)具備一定的經(jīng)濟(jì)條件，也可以引進(jìn)專業(yè)的電子會計檔案系統(tǒng)，為企業(yè)提供電子檔案收集、整理、保管、利用和存儲服務(wù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會計檔案無紙化管理，檔案的全生命周期管理，降低檔案的存儲和管理成本，提高會計檔案檢索和業(yè)務(wù)處理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，提升企業(yè)數(shù)智化管理能力。

（三）提高風(fēng)險意識，加強(qiáng)財務(wù)數(shù)據(jù)安全管理

隨著電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用，信息化安全已成為企業(yè)信息化建設(shè)的首要任務(wù)。企業(yè)管理者應(yīng)高度重視信息安全管理，要加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，采用安全的移動終端進(jìn)行財務(wù)事項(xiàng)的處理。要保證電子會計憑證的傳輸和存儲安全可靠，避免因登錄設(shè)備的不安全性而導(dǎo)致電子發(fā)票信息被篡改或數(shù)據(jù)丟失。必須在計算機(jī)設(shè)備上安裝防病毒軟件，定期對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行防病毒處理。完善電子發(fā)票信息安全防線和風(fēng)險處置機(jī)制，為電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全提供強(qiáng)有力的保障。除此以外，要不斷增強(qiáng)財務(wù)人員的風(fēng)險防范意識和應(yīng)對風(fēng)險的能力，比如財務(wù)人員要養(yǎng)成定期備份電子會計檔案數(shù)據(jù)的習(xí)慣。

四、結(jié)語

未來幾年，國家將實(shí)現(xiàn)發(fā)票各個領(lǐng)域、環(huán)節(jié)和要素的電子化，大力推進(jìn)會計核算和財務(wù)管理信息化。今后，財務(wù)報銷和會計處理將被數(shù)字智能技術(shù)所取代。因此，企業(yè)應(yīng)不斷優(yōu)化財務(wù)管理模式，在企業(yè)財務(wù)管理的理念、思路和方法上進(jìn)行突破和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化財務(wù)轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)新時代的需要。企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)積極面對信息技術(shù)化帶來的轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)，學(xué)習(xí)更多的新技術(shù)、新知識、新方法，成為企業(yè)轉(zhuǎn)型的領(lǐng)導(dǎo)者，打造發(fā)展新優(yōu)勢，提升核心競爭力，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。