試述新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

呂錚

摘 要：企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展是緊密相關(guān)的，強化企業(yè)檔案管理人員的素養(yǎng)，完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并采用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)手段，加大對于企業(yè)檔案管理工作的投入力度，對于完善企業(yè)檔案管理工作，推動企業(yè)檔案管理工作有序、健康的發(fā)展至關(guān)重要，也只有這樣才能更好為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式。本文針對目前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，進(jìn)一步探索企業(yè)檔案管理工作完善的有效措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要部分，對于企業(yè)行為的規(guī)范，企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的提升都發(fā)揮著非常重要的作用。完善企業(yè)檔案管理工作更是維護(hù)企業(yè)歷史的一項重要任務(wù)，所以，企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化在很大程度上體現(xiàn)了一個企業(yè)業(yè)績和管理水平，但是目前我國部分企業(yè)在檔案管理上還存在著工作能力弱、檔案積壓嚴(yán)重等現(xiàn)象，這樣對于企業(yè)檔案管理工作的開展產(chǎn)生了極大的影響。為了全面提升企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，更好的發(fā)揮企業(yè)檔案作用，就必須完善企業(yè)檔案工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作順利開展。

1 企業(yè)檔案管理存在的不足

1.1 企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。目前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作在認(rèn)識上還存在著許多不足，造成企業(yè)檔案管理水平的低下。目前大部分企業(yè)在發(fā)展過程中都是過分的關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟因素、企業(yè)經(jīng)濟效益，對于企業(yè)檔案管理的關(guān)注度不夠，造成企業(yè)檔案管理過于形式化，沒有核心內(nèi)容。伴隨著我國市場體制的不斷完善和成熟，企業(yè)管理層也認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作的重要性，并極力的推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

1.2 企業(yè)缺乏有效的檔案管理制度。企業(yè)對檔案收集、整理和保管等方面制度還不夠健全，盡管我國部分企業(yè)已經(jīng)建立部分檔案管理制度，但是這些管理制度在執(zhí)行上力度還有所欠缺，部分檔案管理人員的責(zé)任心不夠，對于檔案相關(guān)文件資料的整理不夠及時，更存在部分檔案收集不全，或檔案丟失的情況，對于一些借出檔案閱讀手續(xù)上還不夠健全，存在有借無還的現(xiàn)象，這樣很容易造成部分人員憑借借閱檔案的機會對于檔案中的一些數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行篡改，從而降低了企業(yè)檔案真實性和價值。

1.3 企業(yè)檔案管理評估體系不完善。企業(yè)檔案管理的評估工作主要是過程性和階段性的進(jìn)行檔案管理工作總結(jié)，目前很多企業(yè)沒有結(jié)合自身檔案管理的實際情況和檔案館管理工作流程制定出完善企業(yè)檔案管理評估體系，這樣就很容造成企業(yè)對于檔案管理工作狀況的不了解，更難以準(zhǔn)確的分析和制定切實可行的企業(yè)檔案管理工作，從而制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化。

1.4 企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著我國企業(yè)深化改革，對于企業(yè)內(nèi)部工作進(jìn)行一系列的調(diào)整，檔案管理人員內(nèi)部不斷的有新人進(jìn)入，這些新的檔案管理人員上崗后對檔案管理工作的認(rèn)識還不全面，并盲目的認(rèn)為檔案管理是一個輕松的活。企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)對于新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進(jìn)行系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，盡管部分企業(yè)單位組織了檔案管理培訓(xùn)，也只是流于形式，這種情況下對于企業(yè)檔案管理工作水平的提升產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

2 完善企業(yè)檔案管理的對策

2.1 提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識。完善企業(yè)檔案管理工作，首先需要企業(yè)檔案管理人員樹立一個本職工作的思想觀念，并提升自身檔案管理的意識和管理能力。再者就是需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作有個全面的認(rèn)識，并在企業(yè)進(jìn)行改革和重組時，做好企業(yè)檔案管理部門人員的配置，完善企業(yè)檔案管理機構(gòu)和企業(yè)檔案管理職能。保證企業(yè)檔案管理隊伍能夠在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下，做好企業(yè)檔案管理工作，推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的開展。

2.2 規(guī)范和健全企業(yè)檔案管理制度。針對目前企業(yè)中存在落后的檔案管理制度進(jìn)行更新和完善，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，才能推動企業(yè)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展，進(jìn)而保證企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營工作的順利發(fā)展。例如在完善企業(yè)檔案的收集制度確保企業(yè)檔案資料收集的完整性和及時性；完善企業(yè)檔案借閱制度確保企業(yè)檔案借閱秩序和減少檔案丟失；完善企業(yè)檔案整理和歸檔制度確保企業(yè)檔案資料更嚴(yán)謹(jǐn)。

2.3 完善現(xiàn)代信息技術(shù)，推動企業(yè)檔案管理發(fā)展。伴隨著信息時代的到來，計算機和信息技術(shù)的發(fā)展，對于企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)產(chǎn)生了極大的影響。實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)下檔案管理工作理念的更新，對于企業(yè)檔案管理中存在一些不適應(yīng)的方法和手段進(jìn)行改革和完善。并且伴隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)經(jīng)濟實力的提升，對于企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行深層次的開發(fā)，完善現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案利用價值，為企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展提供更好的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。伴隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，想要完善企業(yè)檔案管理工作，需要一支具備專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力強、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案管理隊伍，強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期的培訓(xùn)使得企業(yè)檔案管理的專業(yè)人員更好的適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案管理工作，并能夠及時的采取有效的措施抓好檔案管理工作，使得企業(yè)檔案管理工作更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展、高素質(zhì)的檔案管理人員能夠更好挖掘檔案信息化平臺的潛力，為檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的開展提供完善的服務(wù)。

2.5 加大投入，提升企業(yè)檔案管理水平。新形勢下，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的必然要求，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足和適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，對落后企業(yè)檔案管理方式和手段進(jìn)行更新、完善，加大對于企業(yè)檔案管理工作的投入力度，對于原有企業(yè)檔案管理設(shè)備進(jìn)行改造和建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)指導(dǎo)下紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求，以件為單位，提升企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的進(jìn)行。

3 總結(jié)

伴隨著我國社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)，企業(yè)發(fā)展的速度在不斷的加快，企業(yè)檔案管理在整個企業(yè)運行過程中起到了非常重要的作用，而目前企業(yè)檔案管理工作還存在著很多不足，影響企業(yè)檔案作用的發(fā)揮，完善企業(yè)檔案工作，提升檔案管理效率已經(jīng)成企業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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