我國中小民營企業(yè)內(nèi)部控制中的三點問題

上?？ㄍ垡翆崢I(yè)有限公司 張德芳

2019年12月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于營造更好發(fā)展環(huán)境支持民營企業(yè)改革發(fā)展的意見》以下簡稱《意見》?！兑庖姟分赋觯骸案母镩_放40多年來，民營企業(yè)在推動發(fā)展、促進創(chuàng)新、增加就業(yè)、改善民生和擴大開放等方面發(fā)揮了不可替代的作用。民營經(jīng)濟已經(jīng)成為我國公有制為主體多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的重要組成部分?！泵駹I企業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著日益重要的作用，內(nèi)部控制的目標之一是提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。因此，內(nèi)部控制在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中起著不可忽視的作用。

由于我國大部分中小民營企業(yè)的所有者就是企業(yè)的管理者，這些創(chuàng)業(yè)者們在創(chuàng)業(yè)之前基本上從事的是銷售或產(chǎn)品相關(guān)方面的工作，對內(nèi)部控制的重要性認識度或?qū)嵺`力度不夠，導(dǎo)致無法以內(nèi)部控制約束企業(yè)行為，達到提高經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力的目的。

《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》第八條：“小企業(yè)應(yīng)當(dāng)圍繞控制目標，以風(fēng)險為導(dǎo)向確定內(nèi)部控制建設(shè)的領(lǐng)域，設(shè)計科學(xué)合理的控制活動或?qū)ΜF(xiàn)有控制活動進行梳理、完善和優(yōu)化，確保內(nèi)部控制體系能夠持續(xù)有效運行?！逼髽I(yè)通過規(guī)章制度、執(zhí)行程序和具體措施加強內(nèi)部控制建設(shè)，能夠在一定程度上對風(fēng)險進行防范和管控[1]，進而促進我國中小民營企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。本文將對日常工作中的三點內(nèi)部控制問題及應(yīng)對措施進行闡述。

一、銷售收款環(huán)節(jié)通過銷售折扣套取差價金額（或產(chǎn)品）

在零售終端（本文指線下零售實體店），尤其是服裝行業(yè)企業(yè)，大部分公司在新品上架幾周后，就開始打折，雖然信息系統(tǒng)中已嚴格按照公司的促銷活動方案進行價格設(shè)置，無人有權(quán)限更改銷售價格，但是線下門店的店員會利用銷售折扣套取差價金額或?qū)⑾鄳?yīng)金額的產(chǎn)品歸為已有。

通常有兩種情況，其一，將之前賣出的貨品做全價退貨，然后再以目前的打折銷售價賣出，比如目前的促銷政策是七折，將套出三折的差價。

其二，當(dāng)數(shù)量促銷時，比如促銷政策是買一件八折，買兩件六折，店員將顧客買一件按八折售賣的產(chǎn)品暫不單獨錄入信息系統(tǒng)，而是等待下一位顧客買一件按八折售賣的產(chǎn)品，然后將兩件產(chǎn)品一同按六折錄入信息系統(tǒng)，進而套出2件兩折的差價，這種情況通常發(fā)生在商場專柜。因為商場專柜是商場收銀，門店只需開具商場提供的小票即可，無須打印系統(tǒng)中的銷售小票，即不需要售賣時錄入系統(tǒng)。對于自收銀的門店而言，店員通過作弊將套取的全價退貨金額與折扣銷售金額的差價銷售款歸為已有；對于商場收銀的專柜而言，店員通過作弊將套取相應(yīng)金額的產(chǎn)品，這些套出的產(chǎn)品通過在系統(tǒng)中做銷售處理來減掉賬面庫存。

產(chǎn)生這樣的風(fēng)險主要有兩種原因：

（1）企業(yè)對零售終端的管理不完善。

首先，由于直營門店一般分布較廣，管理起來相對困難，特別是遠離公司總部的外地門店，公司人員需要出差，管理成本相對較高。

其次，公司的相關(guān)制度流程不完善或執(zhí)行不到位，缺乏對直營門店銷售與庫存的監(jiān)督。

（2）店員不誠實?？倳嬖谝恍┎徽\實的店員利用公司管理上的漏洞，謀取私利。

企業(yè)可采取如下措施對零售終端通過銷售折扣套取差價金額（或產(chǎn)品）進行防范與控制：

（一）完善企業(yè)對零售終端的信息系統(tǒng)管理及相關(guān)管理制度

首先，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限操作。要求店員使用自己的用戶號登錄進行操作，不可以共用店長或某一人的賬號，防止查出問題無法追責(zé)。

其次，建立退換貨管理制度。在信息系統(tǒng)中設(shè)置退貨時，必須錄入原銷售小票的小票號才能在系統(tǒng)中做退貨處理，退貨單自動取原銷售小票上當(dāng)時售賣的單價，進而對退貨時的單價進行控制。

同時，退貨要求在系統(tǒng)中備注原因，并建立退換貨臺賬備查。再次，為避免店員將售賣的產(chǎn)品不及時錄入信息系統(tǒng)（滯后錄入，套取差價），在收銀臺放置一個提示牌，提醒顧客，請索要銷售小票，憑銷售小票才可退換貨。

最后，門店安裝監(jiān)控時，在收銀臺處安裝一個攝像頭。有條件的企業(yè)可以公司總部遠程查看，防止門店損壞監(jiān)控數(shù)據(jù)，對于有疑問的銷售退貨單，可調(diào)取當(dāng)時的監(jiān)控查看是否有顧客在場，即是否為正常的退貨。

（二）加強內(nèi)部控制監(jiān)督

首先，財務(wù)部及時核對門店的銷售收款與系統(tǒng)中的銷售金額是否一致。對于商場收銀的專柜，核對公司的月銷售額是否與商場結(jié)算單上的銷售額一致。如有差異，要求店員給出明確的解釋，對于差異的部分進行跟蹤；對于解釋不清的差異，進行進一步的追查。如檢查商場的銷售小票，查看銷售小票號碼是否連續(xù)，是否有商場的蓋章，并與系統(tǒng)中的銷售明細數(shù)據(jù)進行核對；檢查小票上的數(shù)量及金額是否有涂改，以及是否有添加低價位產(chǎn)品的痕跡，必要時借用商場收取的銷售小票聯(lián)，進行核對，檢查是否有金額及數(shù)量上的差異。對于自收銀的門店，檢查系統(tǒng)中的各種收款方式與實際到賬的各種方式收款的金額是否一致，如有不一致，要求門店解釋原因并進行判斷，如經(jīng)常發(fā)生不一致，需查看銷售小票。同時，要求門店次日將現(xiàn)金收款全部存入公司的賬戶，降低現(xiàn)金操作的風(fēng)險。

其次，對于退換貨，檢查是否有原售賣時的銷售小票（并查看銷售小票是否為重復(fù)打印的）。同時，公司的財務(wù)人員或相關(guān)人員，需要定期（建議不超過一個月）對系統(tǒng)中的退貨交易明細進行查看，判斷是否有異常。比如，退貨頻繁，對于高于當(dāng)時銷售價格的退貨需要格外留意，如果異常需及時查找原因。

此外，應(yīng)加強對庫存準確率的監(jiān)督，在預(yù)先不告知門店的情況下，監(jiān)督門店的盤點，通過庫存的差異發(fā)現(xiàn)銷售中的問題。

（三）加強人員管理

首先，加強門店人員的甄選，招聘正直、誠實、銷售技巧較強的店員。

其次，加強對店員的日常培訓(xùn)管理，使其樹立積極向上的價值觀、誠實守信的經(jīng)營理念，加強培訓(xùn)店員銷售技巧的力度。

最后，制定合理的薪酬績效管理方案，加大店員的薪資與門店銷售額的相關(guān)度，同時建立店員晉升的管理制度，使其將精力放在提升門店的銷售業(yè)績上面。

二、供應(yīng)商集中度高

供應(yīng)商作為企業(yè)的上游，合理優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，有利于集成供應(yīng)鏈，進而提高資源配置效率和企業(yè)的核心競爭力[2]。我國一些中小民營企業(yè)由于在采購方面投入的資源不足，或者采購進貨量不夠大，往往導(dǎo)致每種產(chǎn)品只有一家供應(yīng)商供貨，且一家供應(yīng)商供應(yīng)多種貨品，這樣會給企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。

一方面，當(dāng)供應(yīng)商的集中度高時，供應(yīng)商的市場力量增強，企業(yè)的議價能力降低，導(dǎo)致難以及時合理的降低采購成本。

另一方面，如果供應(yīng)商的數(shù)量較少，將導(dǎo)致對個別大供應(yīng)商的過分依賴。當(dāng)大供應(yīng)商的生產(chǎn)能力受限或內(nèi)部管理弱化時將影響到產(chǎn)品的交期與產(chǎn)品的質(zhì)量。如果對供應(yīng)商的監(jiān)管或后續(xù)的評估不到位，當(dāng)供應(yīng)商的經(jīng)營能力下降，企業(yè)卻沒有進行及時變更或調(diào)整，將導(dǎo)致產(chǎn)品的質(zhì)量、交期難以得到有效的保證。企業(yè)的供應(yīng)鏈將變得不順暢，進而直接影響到銷售和客戶關(guān)系，阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。

采購成本作為企業(yè)的主要支出，降低采購成本將成為企業(yè)的利潤源泉。此外，產(chǎn)品質(zhì)量的保證和供貨的及時性，對于企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)通過建立供應(yīng)商管理體系，優(yōu)化供應(yīng)鏈管理。

（一）重視供應(yīng)商的開發(fā)，降低供應(yīng)商集中度

每種貨品至少開發(fā)兩家供應(yīng)商進行供貨，如果由于貨品的采購量過低，當(dāng)兩家供應(yīng)商同時供貨時，無法達到供應(yīng)商的起訂量，可交替采購，或者一家供應(yīng)商備用。增加企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量，防止多數(shù)貨品集中在少數(shù)供應(yīng)商中，建立起供應(yīng)商間的競爭機制，增加優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的采購量。

（二）加強供應(yīng)商的甄選，對供應(yīng)鏈實行有效的動態(tài)管理

采購人員應(yīng)詳細調(diào)查供應(yīng)商的主要信息，如信譽、品牌、銷售業(yè)績、規(guī)模、研發(fā)、產(chǎn)能等相關(guān)信息。對于關(guān)鍵的供應(yīng)商，應(yīng)派質(zhì)量管理人員到對方工廠進行現(xiàn)場了解，做出整體評估。企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，并定期由采購部、生產(chǎn)部、品控部、倉儲部門、銷售部、財務(wù)部等相關(guān)部門對供應(yīng)商進行評價，包括對所購產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、付款條件、交貨及時性以及供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信用等級等進行綜合評價，并且品控部定期巡廠，查看生產(chǎn)現(xiàn)狀，進而不斷更新供應(yīng)商檔案，建立起一套行之有效的供應(yīng)商篩選、評估體系。對于供應(yīng)市場上供應(yīng)商資源的變化，采購部門應(yīng)實時了解跟進。比如，參加展會，積極開拓有潛力的供應(yīng)商資源作為儲備，以形成穩(wěn)定有效的供應(yīng)體系。

三、貨品領(lǐng)用缺乏監(jiān)管

企業(yè)對存貨的管控，基本上都建立了管理崗位責(zé)任制，做到了不相容崗位分離、制約和監(jiān)督，加之隨著信息系統(tǒng)的普及，整體上存貨的內(nèi)部控制是比較健全的，但在我國中小民營企業(yè)的日常存貨管理中普遍存在的一個問題是貨品領(lǐng)用缺乏有效監(jiān)管。

比如，開展會領(lǐng)用貨品，領(lǐng)用時倉庫根據(jù)領(lǐng)用的數(shù)量做了出庫（好多中小民營企業(yè)在系統(tǒng)里建了一個領(lǐng)用的虛擬客戶），展會結(jié)束收到退回的貨品，收到多少實物倉庫就入庫多少，缺少的部分基本無人監(jiān)管。還有領(lǐng)用貨品用于贈送，領(lǐng)用單缺乏相應(yīng)的審批權(quán)限，一部分公司部門經(jīng)理就可以簽字領(lǐng)用，尤其是到門店里領(lǐng)用，只要領(lǐng)用人簽字即可。有的公司在系統(tǒng)里創(chuàng)建了一個領(lǐng)用的收款方式，用于出掉領(lǐng)用貨品的庫存。

總之，存貨的管理遠沒有現(xiàn)金支出管理的嚴格，進而經(jīng)常發(fā)生貨品隨意領(lǐng)用的現(xiàn)象。存貨在企業(yè)流動資產(chǎn)中金額占比較高，但被重視度往往低于現(xiàn)金。為保證企業(yè)的資產(chǎn)安全，需有效控制存貨管理全過程中的風(fēng)險，如何監(jiān)管貨品的領(lǐng)用，可采取如下應(yīng)對措施。

（一）加強存貨審批權(quán)限的管理

貨品領(lǐng)用應(yīng)視同企業(yè)付款審批權(quán)限一樣管理，參考企業(yè)授權(quán)審批制度中的金額權(quán)限，確定簽字的權(quán)限。企業(yè)建立貨品領(lǐng)用的規(guī)定，領(lǐng)用人填寫貨品領(lǐng)用單（一式兩聯(lián)或三聯(lián)），部門經(jīng)理、財務(wù)部審核，有審批權(quán)限的上級領(lǐng)導(dǎo)審批。倉庫或門店收到經(jīng)授權(quán)人簽字審批的貨品領(lǐng)用申請單后，領(lǐng)用人才可以提貨。此外，倉庫還要看信息系統(tǒng)里的單據(jù)是否達到，倉庫需見訂單發(fā)貨。

（二）信息系統(tǒng)管控，明確管理權(quán)限

系統(tǒng)中不要建立不收款減庫存的渠道，倉庫的系統(tǒng)里沒有不收款出庫的虛擬客戶。門店的收款方式中不要有領(lǐng)用的收款方式，即收款方式設(shè)置為各種渠道的收款，如現(xiàn)金、微信、支付寶、銀行卡、線上平臺、促銷券等，使門店沒有渠道從系統(tǒng)中減掉貨品領(lǐng)用的庫存。在系統(tǒng)中建立領(lǐng)用門店，專用于領(lǐng)用貨品的出庫，由獨立于門店和倉庫的專人（比如財務(wù)部或商品部門）根據(jù)簽字審批的貨品領(lǐng)用申請單進行下單和審單。從大倉領(lǐng)用的，領(lǐng)用門店的管理人根據(jù)簽字審批的貨品領(lǐng)用單下訂單給倉庫，倉庫憑系統(tǒng)中的訂單和簽字審批的貨品領(lǐng)用單做出庫；從門店領(lǐng)用的，門店根據(jù)簽字審批的貨品領(lǐng)用單做調(diào)撥單到領(lǐng)用門店，領(lǐng)用門店的管理人根據(jù)簽字審批的貨品領(lǐng)用單審核調(diào)撥單收貨。每月末，財務(wù)部根據(jù)簽字審批的貨品領(lǐng)用單核對領(lǐng)用店中的系統(tǒng)單據(jù)，檢查是否一致，然后做庫存核銷處理，并根據(jù)領(lǐng)用的性質(zhì)做賬務(wù)處理，入相關(guān)的費用科目（如圖1）。

圖1 貨品領(lǐng)用流程圖

四、結(jié)束語

民營企業(yè)作為現(xiàn)代市場上的重要組成，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟運轉(zhuǎn)中不可或缺的一部分，而內(nèi)部控制作為維系企業(yè)經(jīng)濟運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，在民營企業(yè)中發(fā)揮著重要作用[3]。完善的內(nèi)部控制應(yīng)做到醫(yī)未病，防未然，唐代孫思邈《千金要方·論診候第四》：“古之善為醫(yī)者，上醫(yī)醫(yī)未病之病，中醫(yī)醫(yī)欲病之病，下醫(yī)醫(yī)已病之病。若不加心用意，于事混淆，即病者難以救矣。”

本文從風(fēng)險導(dǎo)向出發(fā)，列舉了我國中小民營企業(yè)容易忽視的三個內(nèi)部控制問題，并給出了相應(yīng)的內(nèi)部控制設(shè)計及實施方案，希望能夠幫助我國中小民營企業(yè)提升內(nèi)部控制質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力，促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。