關(guān)于高校檔案庫房管理的若干思考

文/洛陽理工學(xué)院檔案館 劉玉紅

一、檔案庫房管理的范疇

檔案庫房管理工作不僅是對檔案庫房空間場所的維護和管理，也是指在庫房中進行的一切保管工作，是對已經(jīng)整理好的檔案資料進行入庫、上架以及對柜架中的檔案進行的日常維護、利用和保護等管理工作。

二、高校檔案庫房管理的重要性

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！?019年4月15日，法國巴黎圣母院的一場大火令人扼腕嘆息，同時也給檔案管理部門敲響了警鐘。庫房安全則檔案安全，庫房管理應(yīng)該是檔案管理工作的核心和重點工作。高校檔案庫房內(nèi)存放著大量涵蓋黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類十一個類目的重要檔案信息資料，是對高校各種重要數(shù)據(jù)信息材料記錄、整理與匯總的集合，涉及高校各項管理工作內(nèi)容，對高校的發(fā)展建設(shè)和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷勘驗提供了非常寶貴的檔案佐證材料。開展檔案庫房的科學(xué)化管理研究，進一步完善智能檔案庫房建設(shè)，對于更好地保護和開發(fā)利用檔案資源具有非常重大的意義。

三、高校檔案庫房管理當前的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的風(fēng)險意識淡薄。首先，高校檔案館室人員受學(xué)校部門編制數(shù)量限制，配備的檔案工作人員比較少，每天需要做各類檔案的歸檔整理以及處理查檔人員的查閱利用等繁瑣的工作，無暇顧及庫房規(guī)范化管理工作，庫房管理工作僅限于開門查檔、關(guān)門落鎖，制度落實不到位，實際操作不規(guī)范。久之，則容易產(chǎn)生懈怠情緒，風(fēng)險意識淡薄。其次，是缺乏專職、專業(yè)的檔案庫房管理人員，目前在高校中，專職檔案庫房管理人員相對缺乏，除了檔案館設(shè)置專門的檔案庫房外，很多二級部門的檔案庫房管理人員常常是兼職檔案管理員，檔案庫房管理并非其本職工作，因為工作繁忙，無暇分身，常常在完成本職工作閑暇時，有余力才對檔案庫房進行管理，觀念陳舊，不懂得專業(yè)的檔案庫房管理知識，停留在將檔案統(tǒng)一堆放在庫房內(nèi)確保安全，并未做到專業(yè)的規(guī)范化管理，工作缺乏積極性。

（二）庫房基礎(chǔ)設(shè)備不規(guī)范。高校檔案館設(shè)置有專門的檔案庫房，但是由于思想觀念的問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加偏向于教學(xué)一線的資金投入，庫房硬件設(shè)備因為資金不到位而顯陳舊，檔案館內(nèi)設(shè)有“三鐵”防護：室外配鐵門鐵窗，室內(nèi)為檔案專用密集架，每天上下班開關(guān)每個庫房房間的門鎖，就已經(jīng)耗時費力，更疲于每天手動逐個打開每個房間的空調(diào)機、除濕機等防護設(shè)施，這就導(dǎo)致庫房溫濕度環(huán)境如若出現(xiàn)不利于檔案保存的情況，不能及時發(fā)現(xiàn)，等到檔案盒上出現(xiàn)霉菌斑塊時才事后修補，對檔案造成一定程度的傷害。高校二級部門在保存檔案時，受到辦公場所條件的限制，沒有設(shè)置專業(yè)化的存放檔案的檔案室，僅僅是將檔案直接存放于辦公場所，甚至沒有專門的檔案裝具和保護設(shè)備，由于辦公場所達不到專業(yè)檔案庫房的“八防”要求，且辦公場所常常是人員混雜，進進出出，既不利于檔案的安全存放，也不利于檔案的保管利用，甚至出現(xiàn)移交檔案時發(fā)現(xiàn)遺失檔案的問題，對高校檔案的安全造成很大的隱患。

（三）庫房管理人員職業(yè)健康不能保障。檔案庫房不同于普通的辦公用房，設(shè)計出發(fā)點多從檔案儲存的安全性角度考慮，大多密閉式管理，不常通風(fēng)，內(nèi)部放置的防蟲藥包，加上裝修材料、三合膠板、漆柜、膠體、檔案裝具等產(chǎn)生的苯、甲醛含量在不通風(fēng)狀況下會上升，三苯是致癌物之一，同時紙張上依附的霉菌、真菌等有害微生物都會出現(xiàn)在庫房內(nèi)，停留時間稍長，導(dǎo)致皮膚過敏、呼吸道不適的癥狀，實際工作中發(fā)現(xiàn)，我校檔案館3名檔案管理人員，有一名人員長時間在庫房接觸檔案后皮膚瘙癢、紅腫，2名人員出現(xiàn)鼻子敏感，打噴嚏、流鼻涕的過敏癥狀。檔案管理人員在長期大量查閱庫房檔案的過程中會出現(xiàn)肌體損傷，對健康不利。

（四）檔案出入庫管理不到位。高校檔案庫房存放有文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、學(xué)籍檔案等各門類專業(yè)性檔案，與普通的機關(guān)檔案庫房最大的區(qū)別在于：普通的機關(guān)檔案庫房所存放的檔案一般是對內(nèi)提供利用為主，而高校檔案庫房存放的檔案很大一部分是對外面向社會，為社會大眾提供資料查詢等功能，以查閱、借閱為主。所以高校的檔案庫房管理中不但涉及對檔案安全的管理、保存，還涉及對檔案的安全利用，特別是對高校檔案的安全利用方面提出了更高的要求。但是，有些高校檔案館并未配備監(jiān)控、門禁等設(shè)施設(shè)備，面對查閱量大、人員出入繁雜的情況，檔案的安全潛在一定風(fēng)險。

四、檔案庫房管理發(fā)展建設(shè)的建議

高校檔案的安全保管、維護和利用，一直是高校檔案庫房管理工作的重心。因此，我們要嚴格按照《檔案法》和國家檔案局的有關(guān)文件精神及相關(guān)規(guī)定，堅持“以防為主、防治結(jié)合”的導(dǎo)向和“堅固實用、安全防范、科學(xué)管理、利用方便”的原則，做好“人防、物防、技防”工作。

（一）注重庫房管理人員建設(shè)。檔案管理工作屬于專業(yè)性、服務(wù)性、保密性極強的一項工作，管理檔案是一門“良心活”，庫房管理人員是直接接觸檔案實體的，其政治素養(yǎng)的高低對維護檔案完整與安全起到直接的影響作用，庫房管理人員的政治素質(zhì)必須過硬，這是高校檔案部門考慮政治可靠、遵紀守法的黨員同志優(yōu)先任職的原因之一。思想認識決定工作態(tài)度，從領(lǐng)導(dǎo)到庫房管理人員，只有在思想上認識到檔案庫房管理的重要性，才會在工作中重視，產(chǎn)生高度的安全意識。檔案部門可以通過常態(tài)化政治學(xué)習(xí)，增強其責(zé)任心、使命感和安全意識，提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)。要多加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，通過參加上級部門組織的培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流，了解國內(nèi)外先進的檔案庫房管理方面的前沿知識，引進新理念、新做法?！巴h看，往回看”，對比自身管理方面的不足，有針對性地改進。要以上級檔案局組織的檔案檢查為契機，查擺自身在檔案庫房管理方面的差距，比如國家檔案局于2020年12月發(fā)布了《檔案檢查工作辦法》（檔發(fā)〔2020〕5號），河南省檔案局就《辦法》的貫徹實施提出具體要求，要求各相關(guān)單位按照《辦法》相關(guān)規(guī)定對檔案管理工作進行自查。我校檔案館認真落實上級文件精神，針對58項風(fēng)險評定標準，逐項對照、分析差距，通過對兄弟院校調(diào)研、檔案設(shè)施改造及專業(yè)機構(gòu)現(xiàn)場評估，制定整改辦法，積極進行整改，實施建立全宗卷、新風(fēng)及門禁系統(tǒng)建設(shè)等措施，現(xiàn)已消除中風(fēng)險3個、低風(fēng)險3個，進一步提升了我校檔案管理水平。檔案館專職檔案管理人員應(yīng)定期組織二級部門兼職檔案員進行庫房管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深入各部門檔案庫房檢查、指導(dǎo)工作，設(shè)置庫房管理制度，分工明確，責(zé)任到人，以明確的獎懲制度為導(dǎo)向，彰顯責(zé)任擔(dān)當?shù)囊饬x，做到責(zé)權(quán)、獎懲分明，形成人人關(guān)心重視檔案庫房安全的良好氛圍。要吸引優(yōu)秀的青年人才到高校檔案庫房工作，充實業(yè)務(wù)素質(zhì)好、能力強、高學(xué)歷的青年骨干到現(xiàn)有的檔案管理隊伍中來，讓高學(xué)歷的檔案管理人員成為庫房管理的“領(lǐng)頭羊”，鼓勵在職的庫房管理人員進修學(xué)歷和參加各種檔案專業(yè)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，同時積極引導(dǎo)檔案庫房管理人員解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，強化競爭意識，激發(fā)大家學(xué)業(yè)務(wù)、比素質(zhì)的熱情。

（二）做好各項防范措施。高校檔案庫房管理要嚴格執(zhí)行檔案實體的防火、防盜、防高溫、防潮濕、防霉菌、防光、防蟲、防鼠等項防范措施。1.防火。檔案資料大多是紙質(zhì)載體，而且還有木質(zhì)裝具、紙盒、線繩等裝訂用品，這些都是可燃、易燃物品，一旦遇到明火或者電線老化短路、電器設(shè)備使用不當?shù)龋涂赡芤l(fā)火災(zāi)，對庫藏檔案造成難以挽回的損失。檔案保管部門應(yīng)該遵循嚴格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則，制訂《庫房管理制度》《檔案管理應(yīng)急處置預(yù)案》等規(guī)章制度，強化監(jiān)管，嚴格落實安全管理責(zé)任制度，把消防安全責(zé)任落實到人，將所有防火安全措施執(zhí)行到位，認真做好日常消防管理工作，嚴格控制用電的安全性，電氣線路鋪裝必須由專職電工嚴格按照有關(guān)標準規(guī)范安裝，并時常檢查老化程度，定期開展防火檢（巡）查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。此外，也要做好火災(zāi)事故可能出現(xiàn)時的防范準備，注重應(yīng)急管理，定期進行滅火演習(xí)，尤其對滅火器材與設(shè)施，要定時進行檢查維護，確保設(shè)備完好。檔案管理人員要熟練掌握滅火器具的正確使用方法，以保障在火災(zāi)發(fā)生的第一時間以最快的速度和效率做出火情處理。2.防盜。針對高校檔案面向社會提供利用的特點，實施檔案庫房和檔案利用場所分離制度，建立檔案利用登記和檔案進出庫管理制度，庫房全封閉管理，除了檔案管理員之外，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，專業(yè)的檔案管理人員嚴格按照相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的安全利用。庫房門窗加防護欄，管理人員注意出入庫房及時關(guān)門落鎖，有條件的高校檔案管理部門可裝接觸式磁卡電子門禁系統(tǒng)，通過讀卡器自動判斷持卡人身份有效后開鎖同行，并將出入庫房人員的身份、出入時間等信息自動采集。推行24小時不間斷專業(yè)視頻監(jiān)控，對檔案利用、檔案進出庫的全過程進行實時監(jiān)控，這樣可以確保高校檔案利用的安全性大幅度提高。3.防高溫。注重對冬季和夏季庫房溫度的調(diào)控，按照庫房面積設(shè)置安裝溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量監(jiān)測儀，以精準監(jiān)控庫房的真實溫濕度、空氣質(zhì)量狀況，啟動空調(diào)機、恒溫恒濕機進行降溫。4.防潮濕。每年夏天的雨季是檔案庫房防潮濕著重注意的時節(jié)，庫房管理人員應(yīng)該注意監(jiān)測庫房內(nèi)的濕度變化，利用通風(fēng)、排氣，開啟除濕機、恒溫恒濕機等設(shè)備，將庫房濕度控制在45%～60%范圍之間。5.防霉菌。在防潮濕工作的基礎(chǔ)之上，注意庫房衛(wèi)生保持干凈，經(jīng)常清掃，檔案入庫排架之前全面進行細菌消殺處理，放置在檔案專用無酸紙檔案盒內(nèi)，定期噴灑防霉抗菌劑，消滅霉菌生長環(huán)境。6.防光。庫房選擇遮光度強的窗簾，平時注意拉上窗簾，防止日光直接照射檔案庫房。7.防蟲。蟲害源自檔案本身紙張攜帶，或原有庫房環(huán)境不潔凈而產(chǎn)生，或庫房外侵入。檔案管理部門按需采購殺滅效果好的除蟲藥物，并根據(jù)其藥效范圍決定投放的用量密度，定期投放。同時注意做好口罩、手套等的人身防護。8.防鼠。庫房配備黏板、鼠籠、鼠夾等捕鼠設(shè)備，發(fā)現(xiàn)可疑孔洞盡快追堵，隨手關(guān)閉庫房大門，減少老鼠進入機會。必要時，可以找專業(yè)滅鼠公司對老鼠進行物理消殺，盡量不使用滅鼠藥物。

（三）進一步加快高校檔案數(shù)字化、智能化工作。數(shù)字化檔案是智能型高校檔案庫房的重要組成部分，智能型檔案庫房中的一大亮點就是檔案實現(xiàn)數(shù)字化后加快了查詢、查閱進度，同時盡量減少對紙質(zhì)檔案的調(diào)閱，減少檔案進出庫的頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護。目前，高校檔案的庫房管理基本停留在傳統(tǒng)管理理念中，一排手搖檔案架、幾個檔案盒，對于檔案的利用查詢還基本停留在手動查詢的階段。隨著今后信息化技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，傳統(tǒng)型高校檔案庫房必然難以適應(yīng)今后社會大眾對于檔案利用查詢快捷、高效、便民化的需求，傳統(tǒng)型高校檔案庫房向智能型高校檔案庫房的轉(zhuǎn)變將是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。為此我們要做到如下幾點：一是加快數(shù)字化檔案工作，數(shù)字化檔案不僅是今后高校檔案工作的發(fā)展趨勢，也對確保高校檔案安全具有重要的意義。高?，F(xiàn)有的檔案要盡快完成電子數(shù)據(jù)掃描，實現(xiàn)數(shù)字化的存檔以利于今后檔案的查詢利用工作?？梢韵葘W(xué)籍檔案、文書檔案等社會大眾利用頻率較高的高校檔案通過電子數(shù)據(jù)掃描，整合匯總成數(shù)字化檔案，對外提供利用，有利于高校檔案的保存，也有利于提高檔案查詢、查閱的效率。二是積極推進辦公自動化（OA）系統(tǒng)下的檔案自動收集歸檔系統(tǒng)的建設(shè)。目前，隨著高校系統(tǒng)辦公自動化（OA）系統(tǒng)的啟用，在新的辦公系統(tǒng)下實現(xiàn)檔案自動收集歸檔成為可能，如何讓（OA）系統(tǒng)與檔案庫房管理系統(tǒng)實現(xiàn)實時無縫對接，成為智能型檔案庫房建設(shè)的關(guān)鍵，只有實現(xiàn)檔案自動收集歸檔，才能確保智能型檔案庫房的管理更加便捷、高效。三是加大投入，在硬件上確保智能型高校檔案庫房建設(shè)。檔案庫房安裝空調(diào)、加濕機、去濕機、加濕去濕一體機、恒溫恒濕調(diào)控設(shè)備等溫度和濕度調(diào)控設(shè)備，配置全封閉防盜門窗、防護欄等防護設(shè)施，智能門禁識別、紅外線告警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。智能型高校檔案庫房的建設(shè)，需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有不斷加大投入，才能更好地建設(shè)智能型高校檔案庫房。此外，確保檔案數(shù)據(jù)安全，檔案部門應(yīng)當增強異地備份意識，制定異地備份管理工作計劃，健全備份體系，完善備份制度，做好檔案安全保障體系建設(shè)，開展館藏的重要檔案異地備份，以有效應(yīng)對自然災(zāi)害和突發(fā)事件，確保重要檔案安全完好保存。

當前，高校檔案庫房的管理工作做得好與否，對于高校檔案的效用發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。為此，我們要高度重視高校檔案庫房的管理工作，加大對檔案庫房建設(shè)的投入力度，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案庫房管理人才，推進傳統(tǒng)型檔案庫房向智能型的檔案庫房轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能更好地發(fā)揮高校檔案推動學(xué)校發(fā)展建設(shè)、服務(wù)社會的作用。