事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量提升路徑

文/西安市高陵區(qū)審計(jì)局 黃偉

事業(yè)單位掌握的資料非常豐富，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量不僅有助于單位工作順利開(kāi)展，還有助于民眾生活質(zhì)量水平的提高。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)研究，指出存在的問(wèn)題以及弊病，并針對(duì)問(wèn)題提出能夠幫助事業(yè)單位檔案管理工作有效完善的可行性措施，希望為事業(yè)單位檔案管理職能的加強(qiáng)提供借鑒。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2020年是我國(guó)檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃的收官之年。在近5年的時(shí)間當(dāng)中，我國(guó)高度重視事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，在中西部地區(qū)開(kāi)展了多個(gè)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目，28.7億元的財(cái)政支出為600余個(gè)縣級(jí)綜合檔案館的建設(shè)提供了巨大支持。與此同時(shí)，我國(guó)完成了6家區(qū)域性重點(diǎn)檔案保護(hù)中心的建設(shè)，編著了至少8800萬(wàn)條國(guó)家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄，組織實(shí)施了近400個(gè)檔案開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，涌現(xiàn)出一大批有分量且特色鮮明的檔案開(kāi)發(fā)成果。高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作的發(fā)展歷程中起到了極為突出的作用，483項(xiàng)科技項(xiàng)目中涌現(xiàn)出147項(xiàng)高質(zhì)量的科技成果，科學(xué)技術(shù)手段與檔案管理工作的融合為事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升提供了強(qiáng)大助力。但是，在檔案管理工作持續(xù)進(jìn)步的今天，事業(yè)單位在檔案管理方面依舊有許多問(wèn)題有待解決。

（一）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度待完善主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先是監(jiān)督制度的缺失。當(dāng)前，大部分事業(yè)單位已經(jīng)針對(duì)檔案管理工作建立起了相對(duì)規(guī)范且合理的管理流程與管理程序，但是并沒(méi)有針對(duì)監(jiān)督問(wèn)題提出明確且合理的監(jiān)督方法。也就是說(shuō)，事業(yè)單位在檔案管理監(jiān)督工作方面所依靠的只有工作人員自身的自律，具體化監(jiān)督措施與專(zhuān)業(yè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)的缺失為檔案管理工作的順利推進(jìn)帶來(lái)了相對(duì)明顯的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理人員的日常工作也很難得到有效的監(jiān)督，檔案管理流程或各項(xiàng)措施未得到規(guī)范踐行的問(wèn)題頻繁出現(xiàn)。其次是檔案管理開(kāi)發(fā)工作未得到充分重視。目前所應(yīng)用的檔案管理制度并非面面俱到，絕大多數(shù)事業(yè)單位比較看重檔案轉(zhuǎn)移、檔案復(fù)制、檔案保存、檔案整理以及檔案收集等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，但是對(duì)檔案管理的開(kāi)發(fā)與研究缺少充分的重視，檔案管理的日常工作僅限于針對(duì)檔案歸納整理，檔案中所蘊(yùn)含的豐富的價(jià)值沒(méi)有得到深層次的挖掘。有個(gè)別檔案管理人員沒(méi)有提升管理水平的想法，都是將工作偏于形式化，只要自己工作不出錯(cuò)，就可以得過(guò)且過(guò)。這極大制約了檔案管理水平的提升。很多檔案開(kāi)發(fā)工作缺少資金輔助，我國(guó)高校在資金與設(shè)備的投入方面存在不足，這導(dǎo)致檔案開(kāi)發(fā)技術(shù)難以順利展開(kāi)，檔案管理各項(xiàng)工作難以加強(qiáng)，檔案工作的價(jià)值無(wú)法得到充分體現(xiàn)。這注定高校對(duì)檔案工作的重視度不會(huì)提升，于是形成了惡性循環(huán)。所以，要想打破這個(gè)僵局，需要檔案管理人員充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，協(xié)助檔案工作不斷進(jìn)步，讓更多的人看到檔案管理的價(jià)值。對(duì)于大部分事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理是非常簡(jiǎn)單的行政類(lèi)工作。所以，檔案管理的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)要多普及，檔案管理人員要不斷向外界傳遞和灌輸檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與不可取代的地方，加強(qiáng)外界對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，讓檔案管理的真正意義被更多人所了解。

（二）檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待加強(qiáng)。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，高水平的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才是不可或缺的。也就是說(shuō)，事業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行篩選和使用的過(guò)程中，需要在專(zhuān)業(yè)和學(xué)歷方面提出適當(dāng)?shù)囊?。首先，學(xué)歷應(yīng)該達(dá)到本科以上；其次，應(yīng)該掌握與事業(yè)單位檔案管理和計(jì)算機(jī)相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)。就目前的情況來(lái)說(shuō)，在事業(yè)單位參與檔案管理工作的大部分工作人員達(dá)不到較高的學(xué)歷要求。盡管政府已經(jīng)通過(guò)優(yōu)惠政策的出臺(tái)對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)，通過(guò)集中培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的基本技能，但是整體效果并不好，人才往往更傾向于前往大城市發(fā)展，優(yōu)惠政策的作用并不明顯。集中培訓(xùn)對(duì)資金有著較高的要求，當(dāng)面臨經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題時(shí)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)培訓(xùn)問(wèn)題產(chǎn)生一定的抵觸，這樣容易導(dǎo)致培訓(xùn)效果弱化。另外，愿意參與檔案管理工作的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才目前非常匱乏。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)并具備檔案管理能力的復(fù)合型人才少之又少。檔案管理部門(mén)的信息技術(shù)人才比較缺乏，沒(méi)有了技術(shù)做工作保障，造成對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，難以在人才方面得到有力的支撐，信息化建設(shè)工作的推進(jìn)明顯受阻。因此，技術(shù)和人才一直是檔案管理工作提升最為重要的一個(gè)步驟，做好充分的技術(shù)和能力儲(chǔ)備，才能最大化發(fā)揮檔案管理技術(shù)，讓檔案管理發(fā)揮價(jià)值。

（三）檔案管理建設(shè)工作有待加強(qiáng)。事業(yè)單位檔案管理工作有待加強(qiáng)，主要體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：首先，檔案管理建設(shè)工作并沒(méi)有得到事業(yè)單位有關(guān)人員的高度重視，在事業(yè)單位管理工作逐步具有信息化特征，機(jī)構(gòu)大幅調(diào)整的今天，作為事業(yè)單位中極為重要的系統(tǒng)工程之一的檔案管理工作需要得到大量物力資源和人力資源的支撐，需要得到檔案管理工作人員以及單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要所有人的共同努力?？上n案管理建設(shè)工作的價(jià)值并沒(méi)有得到正確的認(rèn)識(shí)，即便是與該工作直接相關(guān)的檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)也是如此。由此導(dǎo)致的直接后果就是檔案信息化建設(shè)工作無(wú)法跟上時(shí)代的腳步，硬件有待完善且設(shè)備并不齊全，這為檔案管理工作的發(fā)展與規(guī)劃造成了不良影響。其次，檔案信息的安全未得到充分的保障。事業(yè)單位中所保存的部分檔案信息是絕對(duì)不可向外公開(kāi)的，具有較高的保密要求，且與軍事、經(jīng)濟(jì)、政治等諸多方面息息相關(guān)，所以必須要對(duì)檔案安全作出充分保障。但是在現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，檔案管理的保密性和安全性未得到一定的重視，比如部分工作人員在用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行瀏覽和存放時(shí)，沒(méi)有針對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保密處理和安全處理，當(dāng)不法分子對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊時(shí)，可以輕松竊取所存的信息。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的策略

（一）科學(xué)規(guī)范檔案管理制度。首先，在思想方面提起對(duì)檔案管理的高度重視。事業(yè)單位應(yīng)該充分意識(shí)到檔案管理在文獻(xiàn)資料收集及信息保存等方面所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，突破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，打造出與群眾需求相匹配的檔案管理制度，針對(duì)檔案展開(kāi)積極的開(kāi)發(fā)與梳理。在保存檔案的同時(shí)，除了不允許公開(kāi)的具有一定機(jī)密性的檔案之外，具有較大價(jià)值且適宜公開(kāi)的檔案都可以多元化的方式公開(kāi)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)組建專(zhuān)業(yè)的檔案資源開(kāi)發(fā)小組，向廣大公民提供參觀鑒賞檔案信息資源的機(jī)會(huì)，從而使得檔案資源能夠在不知不覺(jué)間實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將公民看作是檔案管理建設(shè)的重要主體之一，不斷加大檔案管理的監(jiān)管力度。一方面，事業(yè)單位需要在制度方面上完成事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度的建立和完善，成立專(zhuān)業(yè)化的檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，相應(yīng)的監(jiān)督隊(duì)伍需要明確監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督內(nèi)容，對(duì)有關(guān)信息作出明確規(guī)定；另一方面，事業(yè)單位需要對(duì)人民群眾所具有的監(jiān)督作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，基于對(duì)公開(kāi)檔案的積極宣傳，引導(dǎo)廣大民眾參與到檔案管理的監(jiān)督工作當(dāng)中來(lái)，邀請(qǐng)人民群眾為檔案管理工作的開(kāi)展獻(xiàn)言獻(xiàn)策，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理質(zhì)量持續(xù)提高。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一個(gè)組織想要實(shí)現(xiàn)健康而長(zhǎng)期的發(fā)展，必須對(duì)人才提起高度的重視。在信息化趨勢(shì)愈發(fā)明顯的今天，事業(yè)單位必須廣泛征集專(zhuān)業(yè)人才和高素質(zhì)人才參與到檔案管理工作中來(lái)，從而保證檔案管理工作能夠真正適應(yīng)時(shí)代潮流，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)崗位的福利待遇進(jìn)行適當(dāng)加強(qiáng)，通過(guò)各種各樣的手段吸引高素質(zhì)和高水平的專(zhuān)業(yè)人才參與工作，并且針對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的高強(qiáng)度培訓(xùn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷的有效優(yōu)化。在提高福利待遇時(shí)，事業(yè)單位需要對(duì)內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)制度以及晉升制度進(jìn)行完善，讓檔案管理工作人員感受到穩(wěn)定感，在工作過(guò)程中展現(xiàn)出工作的積極性和主動(dòng)性。在人才引進(jìn)方面，當(dāng)?shù)卣枰岣吒＠鏊剑酶玫臋C(jī)會(huì)和更高的工資來(lái)吸引并留住人才。在一線城市人才愈發(fā)飽和的今天，年輕人對(duì)大城市的追求不再特別熱烈，政府應(yīng)當(dāng)通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞匠浞终宫F(xiàn)當(dāng)?shù)貦n案管理工作的發(fā)展?jié)摿?，或者將檔案管理信息化建設(shè)工作發(fā)展為特色產(chǎn)業(yè)，以此來(lái)提高吸引高端優(yōu)秀人才的能力。在人員培訓(xùn)方面，事業(yè)單位既需要通過(guò)人才政策的制定來(lái)吸引更多的高素質(zhì)人才，也需要借助集中培訓(xùn)和外出培訓(xùn)等方式，推動(dòng)工作人員整體素質(zhì)不斷提高。與此同時(shí)，政府應(yīng)該對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，從而使得培訓(xùn)效果得到基本的保障。

（三）推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作不斷進(jìn)步。身份認(rèn)證技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和數(shù)字加密技術(shù)等都屬于當(dāng)下比較熱門(mén)的數(shù)字化技術(shù)，在數(shù)字化技術(shù)的加持之下，檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)從紙質(zhì)到數(shù)字化檔案信息的有效轉(zhuǎn)變，資料補(bǔ)充工作以及資料整合工作和資料更新工作都會(huì)變得更為便利。當(dāng)然，信息的安全性也會(huì)因?yàn)榧用芗夹g(shù)的引入得到進(jìn)一步加強(qiáng)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)，推動(dòng)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)的建立，借助這項(xiàng)平臺(tái)，針對(duì)檔案信息展開(kāi)大量的收集、整理、補(bǔ)充與更正。在開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)工作的過(guò)程中，事業(yè)單位可以通過(guò)派遣人員外出學(xué)習(xí)或引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人員的方式來(lái)提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作的充分融合。比如針對(duì)檔案管理建設(shè)工作的數(shù)字化掃描，能夠提升檔案管理效率，提高檔案工作的數(shù)據(jù)整理速度。在檔案信息篩選過(guò)程中，通過(guò)數(shù)字化掃描提高了信息錄入的準(zhǔn)確性，避免了人工錄入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況發(fā)生。借助數(shù)字化掃描技術(shù)，能將檔案管理的有效性發(fā)揮出來(lái)，衍生出更多有利于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作內(nèi)容，推進(jìn)檔案數(shù)字化越來(lái)越快，促進(jìn)檔案管理越來(lái)越便捷。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著事業(yè)單位檔案管理工作改革力度的不斷加大，事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問(wèn)題已經(jīng)逐漸成為社會(huì)各界討論的熱點(diǎn)話(huà)題。為有效提升檔案管理質(zhì)量，本文針對(duì)事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問(wèn)題展開(kāi)簡(jiǎn)單分析，并針對(duì)有關(guān)問(wèn)題提出科學(xué)規(guī)范的應(yīng)對(duì)措施。希望這些建議能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升提供適當(dāng)?shù)膸椭徒梃b。