檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用研究

文/吉林油田公司檔案館 王艷麗

以往的檔案管理以人工為主，檔案以紙質(zhì)材料為主。進(jìn)入現(xiàn)代社會，電子檔案逐漸增多，這些不同類型的檔案堆積在一起，如果不能合理分類，利用難度較大，致使檔案信息難以充分發(fā)揮價值。結(jié)合信息技術(shù)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，可以優(yōu)化檔案管理水平，不僅可以減輕檔案管理壓力，而且可以充分挖掘檔案信息的價值。因此，在新形勢下，吉林油田公司檔案管理人員應(yīng)不斷探索檔案管理形式，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)和利用工作，使檔案管理成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的催化劑。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)和利用的意義

（一）規(guī)范檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大量的檔案堆積在一起，不但不易查找，而且占據(jù)大量的空間，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)逐漸滲透于生產(chǎn)生活的各個方面，數(shù)字化手段逐漸應(yīng)用于各種資源的收集、管理和利用當(dāng)中。在檔案管理工作中，信息技術(shù)擁有較高的應(yīng)用價值。通過檔案數(shù)字化建設(shè)工作，能夠使資源的管理更加規(guī)范，方便對資源進(jìn)行歸類，從而發(fā)掘其內(nèi)在價值，提高利用水平，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供助力。于吉林油田公司而言，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效總結(jié)吉林油田公司發(fā)展中的相關(guān)數(shù)據(jù)，并結(jié)合未來發(fā)展方向調(diào)整發(fā)展模式，在這一過程當(dāng)中，不僅檔案管理工作越發(fā)規(guī)范，而且可以為吉林油田公司的進(jìn)一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

（二）彰顯檔案價值。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，呈現(xiàn)多元化的特點，檔案資源包含的信息量較大。因此，必須利用信息化手段對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而不斷提出新方案，提高管理和利用效率。使用計算機(jī)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，能夠?qū)λ械馁Y源使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的方法進(jìn)行管理，創(chuàng)建共享平臺，提高信息共享水平。共享平臺建成后，可以實現(xiàn)吉林油田公司檔案管理的資源互聯(lián)互通，使檔案的價值發(fā)揮到最大。由此可見，數(shù)字化手段管理檔案除了方便利用之外，還能夠提高檔案的安全管理水平，避免因為人工操作方式不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞問題發(fā)生，還能對檔案的安全級別實行分級管理，從而避免信息泄露。也就是說，檔案資源能夠在保證安全的情況下得以共享，油田工作人員可以結(jié)合共享信息，彌補(bǔ)油田公司發(fā)展中的不足，這在無形之中彰顯了檔案的價值。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)和利用的緊迫性

（一）檔案開發(fā)的需要。紙質(zhì)檔案占用面積較大，容易損壞，不易保管，而且使用的時候限制條件較多，因此無法發(fā)揮檔案的最大價值。紙質(zhì)檔案的大量存在導(dǎo)致檔案管理部門無法加強(qiáng)開放工作，難以為國家的科技發(fā)展和生產(chǎn)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，檔案管理的壓力也越來越大。另外，進(jìn)入信息社會，檔案的載體變得豐富起來，磁盤、磁帶、光盤等各種移動存儲介質(zhì)都是常用的檔案載體，多種樣式檔案載體出現(xiàn)，需要加強(qiáng)管理和整合，然后再進(jìn)行開發(fā)利用，這都需要使用數(shù)字化方法對其進(jìn)行管理。實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高數(shù)字化檔案的利用水平，發(fā)揮檔案的最大價值，從而為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，所以檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。

（二）經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。中國是最大的發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)在高質(zhì)量、高速發(fā)展的過程中，必須重視技術(shù)改造與技術(shù)創(chuàng)新工作，否則就不能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。這個時候，檔案的價值開始凸顯。利用好檔案，能夠使工程技術(shù)人員從以往的經(jīng)驗中獲得靈感，少走彎路，縮短研發(fā)時間，提高生產(chǎn)效率。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不方便利用。因此，有必要對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，使檔案的查閱變得更加方便，提高檢索效率，生產(chǎn)效率也將得到提升。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

檔案數(shù)字化是利用計算機(jī)等多媒體設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)完成檔案的儲存、管理工作，并通過相應(yīng)的硬件設(shè)備完成檔案的查找、利用工作。采用數(shù)字化方式進(jìn)行檔案管理，已經(jīng)成為未來檔案管理的主要趨勢，做好相關(guān)工作將提高檔案的利用水平，提高生產(chǎn)效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會向前發(fā)展，但是當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題較多，影響了數(shù)字化檔案的利用工作。

（一）管理觀念落后。部分油田公司檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，在檔案管理過程中缺乏信息化意識，導(dǎo)致檔案管理水平一直在低水平徘徊，影響檔案的歸檔、管理以及利用，影響檔案價值的發(fā)揮。部分公司甚至存在檔案收集、歸檔工作沒有落實到位的問題，這都對以后開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作產(chǎn)生了不利影響。

（二）管理制度缺位。做好檔案管理，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，才能夠使數(shù)字化檔案的利用成為可能，想做好這些工作，需要完善的監(jiān)管制度進(jìn)行約束。很多公司在檔案管理工作方面并未建立完善的監(jiān)管制度，檔案的管理工作比較隨意。如此寬松的管理制度導(dǎo)致很多檔案長期滯留在庫房中，占用空間，不能夠產(chǎn)生價值。缺乏管理制度做約束，部分油田公司甚至存在管理檔案時記錄不詳細(xì)和不完整、字跡潦草等問題，導(dǎo)致下一步的檔案數(shù)字化工作受到了很大的影響。

（三）管理人才匱乏。提升檔案管理和檔案數(shù)字化管理水平，離不開專業(yè)人員的支持，一些油田公司檔案館雖然建立了完善的規(guī)章制度，引進(jìn)了大量的設(shè)備，檔案收集也比較齊全，但是因為檔案管理專業(yè)人才和信息技術(shù)人才缺乏，或者水平低下，既無法對所有的檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，也無法建立檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的數(shù)字化工作受到很大的影響。尤其在吉林油田公司檔案館中，一些檔案管理人員年齡偏大，思想保守，不愿意或者沒有能力學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)工作無法向前推進(jìn)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案利用工作無法實現(xiàn)。

（四）管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏。于吉林油田公司的檔案信息而言，種類很多、內(nèi)容龐雜，要想使用信息技術(shù)進(jìn)行管理，形成數(shù)字化檔案體系，需要使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案的收集、錄入等數(shù)字化工作進(jìn)行規(guī)范。但是受到技術(shù)水平、資金規(guī)模、管理理念等因素的限制，多數(shù)公司紙質(zhì)檔案保存較好，但是數(shù)字化檔案的建設(shè)工作難以開展下去，這是因為沒有建立檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的。有些檔案保管公司雖然建立了自己的標(biāo)準(zhǔn)，卻與其他公司的標(biāo)準(zhǔn)無法互聯(lián)互通，不利于檔案的共享工作，不利于最大程度地發(fā)揮數(shù)字化檔案的價值。

四、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。吉林油田公司檔案的數(shù)量龐大，檔案的內(nèi)容繁雜多樣，因此必須進(jìn)行歸類，才能為吉林油田公司的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。數(shù)量眾多的檔案要想實現(xiàn)合理分類，有必要建立專題數(shù)據(jù)庫。只有建立了完備的多個專題數(shù)據(jù)庫，才能夠使檔案的數(shù)字化工作取得更好的成效，才能夠使檔案的管理變得更加便捷。數(shù)據(jù)庫的建立不能一蹴而就，而是一個逐步完善的過程，要不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新，使數(shù)據(jù)庫的功能越來越強(qiáng)大，內(nèi)涵越來越豐富，利用越來越方便。只有推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，才能在油田公司發(fā)展的過程中結(jié)合以往發(fā)展數(shù)據(jù)以及發(fā)展方向，完善發(fā)展方案。但是在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的時候，要掌握一些原則，先實施重點項目，再實施普通項目，最后形成系列化的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫體系。

（二）完善檔案管理軟件。在吉林油田公司發(fā)展的過程中，產(chǎn)生了諸多數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息包括吉林油田公司的發(fā)展歷程，對于吉林油田公司的未來發(fā)展起著積極作用，但檔案信息較多，管理難度較大。在現(xiàn)代社會中，要想提升檔案管理水平，離不開信息技術(shù)的支持。因此，吉林油田公司要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，對原有的管理軟件進(jìn)行升級。通過先進(jìn)的檔案管理軟件，使文本檔案形成的電子文件具有統(tǒng)一的格式，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，方便檔案的管理和開發(fā)利用，這樣才能夠提升檔案管理水平，才能夠為以后的檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)。

（三）提升檔案人員素質(zhì)。只有儲備足夠數(shù)量的高質(zhì)量人才，才能夠做好相關(guān)工作，檔案管理工作也是如此。檔案管理人員的素質(zhì)提升，關(guān)系到檔案的管理水平、利用水平、數(shù)字化工作的有序開展，因此，需要引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的教育培訓(xùn)工作，使人才的工作能力有所提高，綜合素質(zhì)得到提升。當(dāng)然，檔案管理人員也要提高學(xué)習(xí)能力，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，擴(kuò)大自己的知識面，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，這樣才能夠做好檔案管理工作，以完成檔案數(shù)字化工作。另外，油田公司要采用適當(dāng)?shù)莫剳痛胧﹣砑罟ぷ魅藛T不斷進(jìn)步，提高自己的檔案管理水平，最終形成一支高水平的專業(yè)工作隊伍。

五、數(shù)字化檔案利用存在的問題

（一）信息化程度較低。想提高數(shù)字化檔案的利用水平，必須做好數(shù)字化檔案工作，如果檔案管理工作難以進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，那么數(shù)字化檔案的利用問題就是紙上談兵。吉林油田公司做好了檔案的收集、管理、歸檔工作，但是沒有進(jìn)行進(jìn)一步加工，未能利用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理，導(dǎo)致檔案長期塵封在倉庫之中。檔案數(shù)字化工作情況不理想，有多方面的影響因素。例如技術(shù)方面的原因，如果缺乏相應(yīng)的技術(shù)支撐，那么檔案的數(shù)字化建設(shè)工作會遭遇很大的困難，特別是一些照片和音視頻類的檔案，必須以高水平的信息技術(shù)做支撐，才能夠進(jìn)行數(shù)字化存儲與檢索。另外，運用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，需要諸多的資金支持。吉林油田公司在發(fā)展的過程中側(cè)重于提高經(jīng)濟(jì)效益，因此，在數(shù)字化檔案建設(shè)方面的投入不足，在引入網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、先進(jìn)軟件、引進(jìn)人才方面缺乏力度，因此難以做好檔案的數(shù)字化管理工作。

（二）利用模式簡單。要想提高數(shù)字化檔案的利用價值，就要開發(fā)多種利用模式，但是吉林油田公司對檔案利用的模式比較單一，影響了檔案價值的發(fā)揮。產(chǎn)生這些現(xiàn)象，有以下幾方面原因：一是由于工作人員的利用意識不強(qiáng)導(dǎo)致的，我國的檔案管理部門素來存在重管理、輕利用的問題，未能重視到檔案的信息價值。二是各級檔案管理部門之間存在溝通壁壘，信息互聯(lián)互通程度不高，無法發(fā)揮合力作用以提高檔案資源的價值。三是公司只重視現(xiàn)場服務(wù)，不重視線上服務(wù)，只重視面對面服務(wù)，不重視遠(yuǎn)距離提供服務(wù)，也影響了數(shù)字化檔案的價值發(fā)揮。

（三）配套制度滯后。做好數(shù)字化檔案利用工作，離不開配套制度的建設(shè)，但是很多油田公司對檔案利用相關(guān)制度的配套工作比較滯后，未能協(xié)調(diào)好各部門的工作。檔案管理的環(huán)節(jié)特別多，檔案的利用工作無法高質(zhì)量開展，檔案的利用工作缺乏規(guī)范化的程序，檔案的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的制度做支撐，檔案利用的質(zhì)量評估制度缺失，未能建立用戶反饋體系，不能夠很好地保證檔案的安全和用戶的隱私。

六、數(shù)字化檔案利用的策略

（一）完善配套資源。要想提升數(shù)字化檔案的利用水平，就要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)工作，要想使數(shù)字化檔案的建設(shè)工作取得成果，就要完善配套設(shè)施。要豐富館藏資源，否則檔案利用就無從談起。吉林油田公司檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展特點和自身的能力，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫。檔案的內(nèi)容要涵蓋文字類、音視頻類和圖片類材料，這樣才能夠提高發(fā)展質(zhì)量。對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理工作，是為了方便檔案利用，所以要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)，通過內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實現(xiàn)管理水平的提升，通過與外部網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，提高利用的便捷度，這樣才能夠建立好數(shù)字化檔案利用工作的基礎(chǔ)。

（二）挖掘檔案價值。要想使數(shù)字化檔案利用水平提高，就需要提升檔案的價值，只有充分挖掘檔案的價值，找出其亮點，才能夠使檔案信息發(fā)揮作用。吉林油田公司檔案管理部門在完成檔案的數(shù)字化整理工作以后，要對其進(jìn)行分析和整理、挖掘，提高信息資源的利用價值，并做好宣傳工作，從而使社會公眾了解檔案的種類、價值，提高利用水平。還可以通過發(fā)放問卷調(diào)查表的方式，了解挖掘檔案價值的有效途徑，通過這樣的方式使檔案價值充分顯現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)。要想使檔案利用水平提升，提高數(shù)字化檔案的價值，離不開制度保障，只有加強(qiáng)制度建設(shè)，才能夠使數(shù)字化檔案的建設(shè)和利用工作有法可依、有章可循，使檔案管理與檔案利用工作協(xié)調(diào)發(fā)展。在建立制度的時候，要對吉林油田公司檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，根據(jù)吉林油田公司的具體情況，設(shè)立具有可操作性的檔案管理制度，這樣才能夠使數(shù)字化檔案的利用工作越發(fā)便捷。數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度包括很多內(nèi)容，其中檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作是一個非常重要的工作，只有按照標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理，才有利于數(shù)字化檔案的利用，才能夠建立規(guī)范化的利用流程，使檔案的作用發(fā)揮到極致。另外，檔案的保密程度不同，只有建立符合規(guī)定的管理規(guī)章制度，才能夠做好檔案的保密工作，避免機(jī)密檔案和個人隱私信息泄露，同時提升其他檔案的利用效率。隨著時代的發(fā)展，檔案的保密等級、檔案的種類都在發(fā)生變化，因此要及時調(diào)整檔案的管理規(guī)章制度，使數(shù)字化檔案的利用工作積極推進(jìn)，這樣才能夠使數(shù)字化檔案的價值發(fā)揮到最大。

七、結(jié)語

做好檔案數(shù)字化建設(shè)和利用工作，能夠推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推動社會進(jìn)步，促進(jìn)社會和諧。吉林油田公司檔案館的檔案管理人員要站在宏觀發(fā)展角度，構(gòu)建發(fā)展大局，加強(qiáng)檔案管理工作，提升檔案數(shù)字化水平，提高數(shù)字化檔案的利用水平，使數(shù)字化檔案成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的支撐平臺。