新形勢(shì)下鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)淺議

■劉 驊

隨著我國(guó)鐵路建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作的重要性越來(lái)越明顯，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展時(shí)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況綜合運(yùn)用信息技術(shù)，優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理方案，從而不斷提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時(shí)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用還可以提高檔案信息管理的全面性和精準(zhǔn)性。此外，管理人員應(yīng)該結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目開展的總體情況熟悉掌握信息化管理技術(shù)，確保項(xiàng)目檔案管理工作可以順利開展。

我國(guó)鐵路事業(yè)發(fā)展的速度比較快，并且鐵路工程項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模在逐步擴(kuò)大，鐵路建設(shè)的過(guò)程中我國(guó)投入了大量的資金，主要為了保證區(qū)域經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的穩(wěn)步發(fā)展。但是，隨著鐵路建設(shè)項(xiàng)目的增多，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展的難度越來(lái)越大，為了提高項(xiàng)目檔案信息管理的總體質(zhì)量和效率，管理人員應(yīng)該根據(jù)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作內(nèi)容綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的手段，提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理水平，這對(duì)鐵路建設(shè)檔案價(jià)值的開發(fā)也十分有利。鐵路項(xiàng)目檔案管理相關(guān)部門必須加大對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的重視力度，科學(xué)規(guī)范地運(yùn)用信息技術(shù)，優(yōu)化和改進(jìn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方案，推動(dòng)鐵路事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）提升檔案管理效率的重要保障

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作的開展可以提高檔案管理的效率。虛擬化檔案管理平臺(tái)的建立可以有效實(shí)現(xiàn)資源的整合，最大化提高檔案管理資源的利用率。信息化管理平臺(tái)的建立，相比于傳統(tǒng)的人工檢索方式，大大提升了檔案檢索的效率。采用信息化管理的模式可以將紙質(zhì)、圖像等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，減少了紙質(zhì)等材料占用的空間。通過(guò)數(shù)字化管理平臺(tái)管理人員可以對(duì)檔案進(jìn)行分類和查閱等，大大提高了工作的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理物理空間的利用率。以信息化管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，減少了管理人員的工作量，提高了信息更新與優(yōu)化的速度，對(duì)信息的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行調(diào)整，提高了檔案信息管理的總體質(zhì)量。

（二）檔案管理工作的重要發(fā)展方向

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)力度的加深，將其運(yùn)用于檔案管理工作中可以有效改善當(dāng)前檔案管理的質(zhì)量，檔案管理信息化的建設(shè)也是當(dāng)前檔案管理工作的重要發(fā)展方向。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式的應(yīng)用可以將鐵路檔案人力資源釋放出來(lái)，優(yōu)化檔案人力資源，這對(duì)于檔案資料收集以及檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升有積極影響，大大提高了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性以及可靠性。此外，信息化管理模式的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資源的優(yōu)化配置，使得鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性和合理性提高。信息化管理模式的應(yīng)用還可以拓寬鐵路建設(shè)項(xiàng)目管理的服務(wù)范圍，整合檔案管理的資源。

二、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)

（一）成套性

就目前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的情況看，該工作表現(xiàn)出突出的成套性。項(xiàng)目的檔案內(nèi)容比較多，從項(xiàng)目立項(xiàng)到最后的施工竣工驗(yàn)收完，各個(gè)施工工序之間工作的關(guān)聯(lián)程度比較高。因此，項(xiàng)目檔案管理工作貫穿于鐵路建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程。

（二）專業(yè)性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展大部分是根據(jù)《中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》進(jìn)行的，其中要求所有的鐵路建設(shè)項(xiàng)目涉及到的檔案信息必須全面收集，并且保證數(shù)據(jù)信息的可靠性，確保數(shù)據(jù)信息能夠反映出鐵路建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)情況，從而提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目施工的質(zhì)量。相比于其他工程項(xiàng)目鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的專業(yè)性更高，要求管理人員必須扎實(shí)掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)。

（三）動(dòng)態(tài)性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工后，管理人員需要對(duì)鐵路工程項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的安全性以及可靠性進(jìn)行全面的檢查，并且做好鐵路的試運(yùn)營(yíng)工作。同時(shí)，加大對(duì)技術(shù)改造的力度，制定合理的線路維護(hù)技術(shù)，及時(shí)解決鐵路工程項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，提高鐵路運(yùn)行的安全性。此外，以動(dòng)態(tài)化管理的方式開展鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，提高檔案收集的全面性。

（四）周期長(zhǎng)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目施工需要較長(zhǎng)的時(shí)間，因此，項(xiàng)目檔案管理工作的開展具有突出的周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。開展的過(guò)程中管理人員應(yīng)該做好施工現(xiàn)場(chǎng)的勘察，并依據(jù)勘察所得的數(shù)據(jù)做好項(xiàng)目設(shè)計(jì)以及施工計(jì)劃等，保證施工能夠順利進(jìn)行。此外，有些鐵路的跨度比較大，這種情況下鐵路的施工周期就會(huì)延長(zhǎng)，增加了項(xiàng)目檔案管理的難度。

三、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理內(nèi)容

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作的過(guò)程中主要是通過(guò)使用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的獲取、傳遞、整理以及存儲(chǔ)等，借助信息管理系統(tǒng)，管理人員可以了解項(xiàng)目施工的具體進(jìn)度，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的分析目標(biāo)。信息化管理模式應(yīng)用時(shí)管理人員可以對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行掃描和壓縮，構(gòu)建健全的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)檔案資源共享的目標(biāo)。

（一）實(shí)行數(shù)字化信息加工

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展前管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)字化信息進(jìn)行合理的加工，保證項(xiàng)目檔案信息化管理工作能夠順利開展。數(shù)字化信息加工包含三方面的內(nèi)容：第一，存量項(xiàng)目檔案的數(shù)字化，該工作開展時(shí)工作人員需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和鑒定，做好數(shù)據(jù)的整理和歸檔工作。針對(duì)需要納入檔案管理范疇的紙質(zhì)項(xiàng)目檔案，管理人員應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行掃描加工，將紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化加工，從而延長(zhǎng)項(xiàng)目檔案的保存時(shí)間。由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目涉及到的檔案數(shù)據(jù)信息比較多，在開展管理工作時(shí)可以與第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作更好地開展。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展時(shí)針對(duì)新增的項(xiàng)目檔案，管理人員應(yīng)該制定日常維護(hù)和管理措施，并且建立健全檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提高項(xiàng)目檔案信息化管理的水平，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)字化錄入，提高數(shù)據(jù)的完整性。第二，建立電子文檔。項(xiàng)目檔案管理建設(shè)時(shí)工作人員應(yīng)該做好紙質(zhì)文件和電子檔案的整理，并將紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，從而保障電子檔案可以保留更長(zhǎng)時(shí)間。同時(shí)，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》以及《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)的文件，制作電子文檔，并檢查電子文檔的真實(shí)性。第三，數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。鐵路項(xiàng)目檔案管理工作人員可以根據(jù)實(shí)際情況建立健全項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)將項(xiàng)目電子文檔接入到項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中，做好項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的驗(yàn)收。同時(shí)，按照《中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》開展檔案管理工作，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍，檢查掃描文件的準(zhǔn)確性，保證與紙質(zhì)材料保持一致。電子文件應(yīng)該存儲(chǔ)到專門的檔案管理系統(tǒng)中，并且做好電子檔案的加密工作，避免出現(xiàn)電子檔案丟失等問(wèn)題。

（二）開發(fā)信息化管理系統(tǒng)

就目前的情況看，當(dāng)前市場(chǎng)中檔案管理系統(tǒng)的種類比較多，但是大部分檔案管理系統(tǒng)都是根據(jù)市場(chǎng)的發(fā)展建立的通用型檔案管理系統(tǒng)，使用時(shí)缺少必要的靈活性，并且沒有根據(jù)鐵路項(xiàng)目建設(shè)有針對(duì)性的管理系統(tǒng)。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有突出的特點(diǎn)，采用通用性的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法提高檔案管理的質(zhì)量，并且檔案管理工作中遇到的問(wèn)題沒有辦法及時(shí)解決。因此，必須全面分析鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，建立有針對(duì)性的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。第一，系統(tǒng)構(gòu)架。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作開展的過(guò)程中，管理人員應(yīng)該構(gòu)建系統(tǒng)構(gòu)架，對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行合理的對(duì)接，保證數(shù)據(jù)信息的可靠性。項(xiàng)目建設(shè)管理系統(tǒng)包含的內(nèi)容有很多，其中主要的有鐵路項(xiàng)目建設(shè)信息庫(kù)和實(shí)施計(jì)劃等。項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)管理人員應(yīng)該做好目錄以及電子目錄數(shù)據(jù)的接收，并且做好項(xiàng)目檔案歸檔組卷以及項(xiàng)目檔案查詢等相關(guān)工作。設(shè)置數(shù)據(jù)接口，為信息的傳輸提供保障。第二，功能設(shè)置。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜程度比較高，并且其功能具有多樣性，其中主要包括文書檔案、聲像檔案以及科技檔案等，管理人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行分類處理。技術(shù)人員應(yīng)該加大力度開發(fā)檔案自定義功能管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，從而提高檔案自定義功能管理系統(tǒng)的可靠性。自定義功能系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)字段進(jìn)行定義，并對(duì)功能屬性進(jìn)行設(shè)定，結(jié)合檔案管理體系使用的情況對(duì)界面進(jìn)行定制。根據(jù)項(xiàng)目檔案信息化管理需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)集成。具體來(lái)說(shuō)包括三個(gè)層級(jí)：一級(jí)包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案等等。二級(jí)是在一級(jí)基礎(chǔ)上的再細(xì)分。如，項(xiàng)目科技檔案包括項(xiàng)目工程前期文件、建設(shè)管理類文件、施工文件、驗(yàn)收資料等等。在一二級(jí)基礎(chǔ)上，再在系統(tǒng)中設(shè)置案卷級(jí)目錄參數(shù)和文件級(jí)目錄參數(shù)，如案卷題名、文件題名、立卷單位、檔號(hào)、文字說(shuō)明等為三級(jí)。第三，庫(kù)房管理。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作開展的過(guò)程中應(yīng)該規(guī)范開展庫(kù)房檔案管理工作，以卷為單位，保證項(xiàng)目檔案真實(shí)可靠地被錄入到系統(tǒng)中。明確檔案存放的位置，對(duì)庫(kù)房板塊進(jìn)行模擬，為后期檔案查閱等工作的開展提供保障。

（三）夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理基礎(chǔ)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員應(yīng)該夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)化管理基礎(chǔ)，為檔案信息化管理工作的順利開展提供保障。同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的情況，從項(xiàng)目檔案管理效率提升的角度進(jìn)行分析，加大對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)綜合應(yīng)用的力度。項(xiàng)目檔案管理體系建立時(shí)可以適當(dāng)?shù)靥碇糜?jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，為了保證項(xiàng)目檔案管理體系中數(shù)據(jù)信息的安全性，管理人員可以設(shè)置防火墻等，避免“不法分子”的侵入。

四、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，健全組織保障

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作質(zhì)量提升的前提條件是提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)，并且健全組織保障體系。深入對(duì)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，并且強(qiáng)化業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，保證項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作能夠順利開展。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理規(guī)章制度，明確項(xiàng)目管理工作的重要意義，按照項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃完成各項(xiàng)管理工作。此外，管理人員應(yīng)該注重自身的學(xué)習(xí)，不斷提高思想認(rèn)識(shí)，明確自身工作職責(zé)，保證項(xiàng)目檔案管理工作有序開展。鐵路項(xiàng)目檔案管理部門管理人員應(yīng)該做好相關(guān)的監(jiān)督與管理工作，加大對(duì)信息化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的管理力度。提高項(xiàng)目檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，結(jié)合項(xiàng)目檔案信息化管理的總體情況，制定檔案管理工作人員培訓(xùn)計(jì)劃。

（二）實(shí)行統(tǒng)一管理，完善規(guī)章制度

鐵路項(xiàng)目檔案信息化管理工作開展的過(guò)程需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的周期，并且工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，因此，項(xiàng)目檔案管理工作的開展必須建立約束機(jī)制，從多個(gè)方面出發(fā)對(duì)項(xiàng)目檔案信息化管理規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整，提高制度的實(shí)用性。同時(shí)，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該對(duì)施工合同等進(jìn)行綜合全面的分析，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始直到最后質(zhì)量審核工作完成，項(xiàng)目檔案管理人員必須全面收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，做好數(shù)據(jù)的整合與分析。

（三）加大投入力度，提升管理水平

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展的過(guò)程中應(yīng)該加大資金投入力度，保證項(xiàng)目檔案管理工作需要使用的硬件以及軟件設(shè)施更新?lián)Q代速度更快，提高系統(tǒng)運(yùn)行的效率，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)工作更好地開展。同時(shí)，加大對(duì)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

（四）檔案資料收集的信息化

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中必須要有真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)信息為依據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種不同的先進(jìn)技術(shù)，管理人員可以開展在線信息收集與管理工作。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提升，可以對(duì)審簽流程進(jìn)行電子化處理，做好項(xiàng)目檔案管理的全過(guò)程記錄。同時(shí)，將電子化技術(shù)應(yīng)用到工程驗(yàn)收階段，可以大大提高工程驗(yàn)收的效率以及質(zhì)量，減少鐵路建設(shè)質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)的概率。

（五）檔案信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展的過(guò)程中管理人員應(yīng)該明確檔案數(shù)據(jù)信息收集的標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度。項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中管理人員可以通過(guò)使用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔、分類和保存，及時(shí)找出不可靠的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其進(jìn)行矯正，避免后期檔案管理工作的順利開展受到影響。同時(shí)，建立項(xiàng)目檔案信息化管理的統(tǒng)一平臺(tái)，根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，設(shè)置不同的版塊。

（六）檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

首先，鐵路檔案信息化管理平臺(tái)的開發(fā)需要明確系統(tǒng)架構(gòu)。一般而言，鐵路建設(shè)項(xiàng)目的信息化管理系統(tǒng)分為項(xiàng)目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)并行，依靠標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行互聯(lián)。前者包括項(xiàng)目建設(shè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、檔案歸檔計(jì)劃、實(shí)施全過(guò)程管控、項(xiàng)目驗(yàn)收管理、成果展示與歸檔、項(xiàng)目考核等；后者包括檔案管理的目錄、信息數(shù)據(jù)的接收、檔案歸檔組卷、檔案查詢、檔案借閱、統(tǒng)計(jì)分析、價(jià)值開發(fā)，依靠標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行兩個(gè)并行系統(tǒng)的信息傳輸。其次，鐵路檔案信息化管理平臺(tái)的功能。該系統(tǒng)主要有三級(jí)功能：一級(jí)功能是將檔案進(jìn)行大類劃分，如聲像、文書、科技等。二級(jí)功能是將一級(jí)分類進(jìn)行細(xì)分歸劃，如聲像檔案是將多媒體、聲音、圖像等電子信息進(jìn)行收錄歸檔。三級(jí)功能是將一、二級(jí)功能進(jìn)行目錄編制、卷宗編制、文件名編制、檔案號(hào)編制等。最后，將庫(kù)房管理納入信息化管理平臺(tái)。一般從卷入手進(jìn)行檔案錄入，檔案卷在庫(kù)房的位置要在系統(tǒng)中標(biāo)明，系統(tǒng)模擬庫(kù)房進(jìn)行案卷管理，方便后續(xù)使用和開發(fā)。

（七）檔案信息安全的保障

項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況不斷提高檔案信息的安全性，保證檔案信息管理工作更加順利地開展。第一，全面檢查硬件設(shè)施的質(zhì)量，并且對(duì)硬件設(shè)施的功能以及使用性能等進(jìn)行全面的分析，確保硬件設(shè)施在安全的環(huán)境中運(yùn)行。第二，建立多元化保障防護(hù)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中安裝合適的殺毒軟件以及防火墻，明確管理權(quán)限，數(shù)據(jù)信息共享的同時(shí)，提高對(duì)項(xiàng)目檔案信息保護(hù)的力度。