突發(fā)事件檔案管理的困境與對策研究

文/劉 敏

因為各種不可預測的自然和社會因素，各類突發(fā)事件隨時可能發(fā)生。這使突發(fā)事件檔案的管理具有比較明顯的特點，也面臨一些困境。學術(shù)界雖對這一問題有一定研究，但滯后于突發(fā)事件檔案管理的推進和改革創(chuàng)新，系統(tǒng)研究明顯不足。從系統(tǒng)論視角開展對突發(fā)事件檔案管理問題的整體性研究十分必要。

1 研究現(xiàn)狀與問題的提出

據(jù)了解，學術(shù)界研究突發(fā)事件檔案管理問題的基本情況如下：

從研究視角看，學界一般采用檔案視角開展研究，選用國家安全視角開展研究的不多。從檔案視角研究的代表性文章有管先海、劉東斌的《新時代怎樣建立健全突發(fā)事件檔案收、管、用機制》。該文認為，建立健全突發(fā)事件相關(guān)檔案管理工作機制，是檔案部門應對突發(fā)事件的工作內(nèi)容。在宏觀層面，國家檔案主管部門應出臺相應的辦法或規(guī)范；在微觀層面，各地檔案部門應結(jié)合實際做好突發(fā)事件檔案的收、管、用工作。同時應明確檔案主管部門和檔案館的職責任務，緊密配合，分工協(xié)作，方能收到應有效果。

從國家應急管理視角研究的代表性文章，有周文泓的《突發(fā)事件應急建檔策略研究——美國檔案工作者協(xié)會應急建檔指南的啟示》。該文通過對美國檔案工作者協(xié)會應急建檔指南的文本分析，從事前籌備、應急響應、事后完善與長期管理的建檔流程和保障措施兩方面解析其實踐要素。據(jù)此提出結(jié)合我國實際的突發(fā)事件應急建檔策略：加強應急建檔主體的高效聯(lián)動與動態(tài)協(xié)調(diào)；立足突發(fā)事件的實際特點設計靈活的管理流程，明確針對跨媒介、多形式信息對象的具體規(guī)范；構(gòu)建全面的應急建檔保障體系，以期推動應急建檔理論與實踐的發(fā)展。

從研究方法上看，學術(shù)界既有理論研究，也有實證研究，但以實證研究較多。其中，開展實證研究的代表性文章有趙維超的《高校突發(fā)事件檔案管理探析——以高校疫情防控檔案管理為例》。該文以新冠疫情為例，研究了高校突發(fā)事件檔案管理的相關(guān)問題。

上述研究存在一些不足：一是研究視角上，學術(shù)界對國家安全建設視角采用不夠，影響了對突發(fā)事件檔案管理的邏輯運行和重大依據(jù)的研究闡釋。二是研究內(nèi)容上，學術(shù)界基本上還是局限在研究問題和對策上，對突發(fā)事件檔案管理的邏輯依據(jù)研究不足，對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量的評價體系建構(gòu)和執(zhí)行研究不足，對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量提升的理論研究明顯不足。三是研究方法上，學術(shù)界往往側(cè)重采用突發(fā)事件檔案管理的某一些方面的對策，沒有采用系統(tǒng)論的研究框架進行研究闡釋。這些問題是本文研究力求要解決的問題。

2 重視突發(fā)事件檔案管理的必要性

突發(fā)事件檔案管理是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，應該引起有關(guān)部門的高度重視。其必要性可從以下幾個方面來看。

2.1 加強突發(fā)事件檔案管理是建設檔案強國的需要

建設檔案強國已經(jīng)成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。檔案強國的核心要義應該是檔案如何發(fā)揮促進國家強大的作用。檔案強國的中心環(huán)節(jié)就是如何開發(fā)利用好各種檔案，服務于國家的各項事業(yè)發(fā)展，服務國家的長治久安。突發(fā)事件檔案作為檔案體系中的重要組成部分，對國家政治、經(jīng)濟、文化、社會、生態(tài)等方面的安全和現(xiàn)代化建設具有非常特殊的作用，應該引起高度重視，做好突發(fā)事件發(fā)生前、發(fā)生中、發(fā)生后等方面所有事件發(fā)生情節(jié)檔案材料的全覆蓋收集和整理。

2.2 加強突發(fā)事件檔案管理是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

檔案事業(yè)的發(fā)展是一項系統(tǒng)工程，需要做好很多工作。從檔案類別來講，常態(tài)化工作檔案、常態(tài)化事件檔案和突發(fā)事件檔案管理，都是各個地方、各級各類組織檔案部門應該大力做好的工作，影響檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在品質(zhì)和境界，影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。當今時代是一個突發(fā)事件多發(fā)的時代，各類自然突發(fā)事件、人為突發(fā)事件等隨時可能發(fā)生。這些突發(fā)事件的檔案收集和管理，應該成為大檔案工作領(lǐng)域的一項重要內(nèi)容，對突發(fā)事件檔案的收集、整理和存檔、開發(fā)利用，可以更好地服務于突發(fā)事件的應對和研究，能夠更好地提升檔案事業(yè)服務國家建設和發(fā)展的水平與能力，也是新時代檔案事業(yè)生存發(fā)展的應有之道。

2.3 加強突發(fā)事件檔案管理是建設平安中國和維護國家安全的需要

突發(fā)事件是現(xiàn)代社會中的不可預測事件，包括自然界的災難如地震，公共衛(wèi)生事件如新冠疫情，人為突發(fā)事件如爆炸等，這些給黨和國家的事業(yè)帶來巨大影響，必須引起高度重視。這就要求作為收集管理記錄突發(fā)事件發(fā)生全過程材料的檔案部門，提前準備好突發(fā)事件檔案管理工作，做好突發(fā)事件檔案的全程跟蹤和收集整理，做好突發(fā)事件發(fā)生后的檔案開發(fā)研究和利用借鑒，促進突發(fā)事件應對工作。這一系列的工作都關(guān)系到突發(fā)事件有關(guān)地區(qū)、單位的安全管理、國家安全工作的高效建設，做好突發(fā)事件檔案管理是平安中國建設、維護國家總體安全的需要。

2.4 加強突發(fā)事件檔案管理是提升公共管理效能的重要舉措

建設現(xiàn)代服務型政府，需要各個單位和部門提高自己的服務社會能力，尤其是應急服務能力。要提高應對突發(fā)事件的能力，各個單位必須有對突發(fā)事件應對的相關(guān)資料的保存和開發(fā)，這就涉及突發(fā)事件檔案管理。通過突發(fā)事件檔案管理，能夠?qū)ν话l(fā)事件的事前、事中、事后的相關(guān)問題的處理有一個基本的心理準備和應急方案。因此，加大突發(fā)事件檔案管理，提升其效能，是各有關(guān)地區(qū)和單位提高管理效能、應對好突發(fā)事件的一個重要舉措，應該引起高度重視。

3 當下突發(fā)事件檔案管理的困境及其影響

經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些年突發(fā)事件檔案管理取得了很多的成果，帶來了很多的效用，但從總體上來看，還面臨一些困難。這些困難有客觀原因造成的，也有主觀原因造成的。這些困境對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量的提高、管理效能的提升產(chǎn)生了較大的阻礙作用。

3.1 突發(fā)事件管理中的準備困境，影響突發(fā)事件檔案管理的有序開展

擺在突發(fā)事件檔案管理部門及人員面前的困境其實有很多，其中之一就是準備困境。這是面臨的一系列困境中的第一個。與一般常態(tài)事件不同的是，突發(fā)事件之所以稱為突發(fā)事件，就是其不可預測性，具有很大的盲目性。這就導致對這類事件檔案管理帶有很大盲目性，這種盲目性的最大體現(xiàn)就是不好完全預先準備好突發(fā)事件檔案管理工作所需要的人力、物力、財力以及具體工作辦法、實施細則。常態(tài)化事件檔案管理中，多數(shù)工作是按照人的計劃和規(guī)劃在推進，對之所需要的人力、物力、財力和相關(guān)的辦法、實施流程都可以提前規(guī)劃好，其準備工作也可以做到精細化運行和推進。與之相比，突發(fā)事件檔案管理工作難以做到像常態(tài)事件檔案管理系統(tǒng)中的精細化準備，陷入一種難以全面準備和精準準備的檔案管理準備困局。這種檔案管理的準備困局，表明了當下突發(fā)事件檔案管理工作中必須加大科技含量，以提高檔案管理的系列準備工作水平。

3.2 突發(fā)事件檔案管理中的收集困境，影響突發(fā)事件檔案信息的完善

檔案管理工作系統(tǒng)的一個基礎性工作就是首先要將檔案收集和歸檔。沒有這一步，其余都是空談。常態(tài)事件的發(fā)生行進都是在安排之中，多數(shù)檔案材料歸檔都有預先的程序，按部就班進行檔案收集就行了。突發(fā)事件由于是突發(fā)性的，其檔案的收集工作都是臨時性開始的。這還不是最重要的地方。最重要的是，突發(fā)事件發(fā)生的地方往往不安全，現(xiàn)場拍照突發(fā)事件發(fā)生地的現(xiàn)實情況，收集有關(guān)事件材料是非常不安全的，包括拍攝突發(fā)事件處理的全過程也不安全，這在很大程度上給突發(fā)事件檔案管理中的檔案資料收集工作帶來很大的困境和障礙。這種情況表明，要提升突發(fā)事件檔案管理的效能，必須攻克檔案收集難這個最大的困境。

3.3 突發(fā)事件檔案管理中的主體協(xié)作困境，影響突發(fā)事件檔案管理的協(xié)同運行

與常態(tài)事件檔案的主體構(gòu)成不一樣，常態(tài)事件檔案的主體很明確，能夠提前協(xié)調(diào)與溝通，很容易做到協(xié)同推進事件檔案管理的整個工作運行。突發(fā)事件因為突發(fā)，提前不知道突發(fā)事件檔案的主體是誰，可能會涉及哪些部門，很難準確定位好事件檔案可能涉及的主體構(gòu)成情況。并且突發(fā)事件發(fā)生后，突發(fā)事件的主體，包括牽涉到各個救災部門和受災的群體，都忙于應對突發(fā)事件，對突發(fā)事件檔案的記錄、保存等方面無法顧及，不可能把工作重點放到這個上面，更不要說應對突發(fā)事件中各個主體之間協(xié)同處理突發(fā)事件檔案問題。這就給突發(fā)事件檔案管理工作帶來一個主體協(xié)同困境，也給突發(fā)事件檔案管理工作效能的提高帶來很大的障礙，這需要在突發(fā)事件檔案管理中好好應對和協(xié)調(diào)。

3.4 突發(fā)事件檔案管理中的開發(fā)利用困境，影響突發(fā)事件檔案管理的服務社會水平

突發(fā)事件檔案遇到的另一個困境就是其開發(fā)利用的困境。與常態(tài)事件檔案不一樣，常態(tài)事件檔案管理中涉及很多應對措施，在以后的同類常態(tài)事件中幾乎可以照搬照用，而且一般群眾容易接受。突發(fā)事件檔案涉及的很多應對措施和經(jīng)驗之談，在以后可能發(fā)生的突發(fā)事件中只能參考，不能照搬照用。同時，由于突發(fā)事件檔案收集難度大，突發(fā)事件檔案完整度和精準度不夠高，導致對其整理不夠完整，研究不夠精準，挖掘出更多突發(fā)事件應對經(jīng)驗的難度較大。

4 國家安全視角下突發(fā)事件檔案管理系統(tǒng)的重構(gòu)對策

突發(fā)事件檔案管理具有與常態(tài)事件檔案管理不同的特點，導致了突發(fā)事件檔案管理具有準備籌劃、收集整理、主體協(xié)作、開發(fā)利用等方面的困境。這些困境反過來又影響突發(fā)事件檔案管理的高質(zhì)量進行。為此，我們要瞄準這些困境，精準發(fā)力，構(gòu)建相應的對策，包括樹立國家總體安全觀和檔案強國的管理理念、提前做好規(guī)劃和預測、現(xiàn)場收集和網(wǎng)上收集檔案相結(jié)合、加強突發(fā)事件各個主體之間的相互協(xié)作、對準社會需要加大突發(fā)事件檔案的宣傳和開發(fā)利用。

4.1 強化國家安全和檔案強國意識，積極做好突發(fā)事件檔案管理的系列準備

如何克服突發(fā)事件檔案管理中的準備困境，是提升突發(fā)事件檔案管理效能和質(zhì)量的一個前提和基礎。針對當下突發(fā)事件檔案管理中的準備環(huán)節(jié)存在的問題，應做好各類突發(fā)事件均有可能發(fā)生的準備。針對地震等自然災害突發(fā)事件，做好對應的突發(fā)事件檔案管理的準備工作；針對突發(fā)傳染病等公共衛(wèi)生事件，做好對應的突發(fā)事件檔案管理工作的應對之策；針對人為發(fā)生的爆炸等突發(fā)事件，做好相應的突發(fā)事件檔案管理的準備工作。

4.2 充分利用網(wǎng)絡通信和現(xiàn)場記錄，積極做好突發(fā)事件檔案收集工作

如何克服當下突發(fā)事件檔案管理中的最大困境——檔案完整收集和整理問題，是提升突發(fā)事件檔案管理效能和質(zhì)量的關(guān)鍵。針對現(xiàn)有突發(fā)事件發(fā)生后檔案收集整理的諸多難點，應積極建構(gòu)突發(fā)事件應對中各個部門之間的聯(lián)絡機制，檔案部門應派專人到現(xiàn)場進行牽頭，組建突發(fā)事件檔案收集和整理小組，開展好現(xiàn)場所有資料的收集；同時，利用網(wǎng)絡和其他科技手段，盡量做到遠程收集的環(huán)節(jié)也要完整。通過這樣的舉措，才有可能在一定程度上克服一些檔案收集的難題。

4.3 建構(gòu)突發(fā)事件應對主體之間的協(xié)同組織，完善突發(fā)事件檔案管理的主體協(xié)同

如何克服突發(fā)事件檔案管理中各個主體協(xié)同的困境，是推進突發(fā)事件檔案管理工作效能提升的另一個關(guān)鍵問題。其實在上面一條就已經(jīng)涉及這個問題的處理了，那就是要建立健全突發(fā)事件檔案工作的聯(lián)絡機構(gòu)，將突發(fā)事件受災群體、應對突發(fā)事件的各個部門的主管、檔案部門的主要人員、新聞報告人員等都納入到這個聯(lián)絡機構(gòu)之中，作為主要人員，做好突發(fā)事件檔案管理的相關(guān)工作分工和注意環(huán)節(jié)的提醒和處理、落實工作機制等，以此建構(gòu)起檔案部門負責的、多個主體參與的突發(fā)事件檔案建設的應對機制，以便為檔案收集和開發(fā)利用提供堅強的組織保證。

4.4 做好突發(fā)事件檔案的研究開發(fā)，提升其開發(fā)利用效率

如何克服突發(fā)事件檔案管理中的研究開發(fā)應用難題，是提升突發(fā)事件檔案管理工作的落腳點和歸屬。針對已經(jīng)存在的問題，檔案部門應該立足長遠、把握現(xiàn)有突發(fā)事件檔案，擴大突發(fā)事件檔案研究和開發(fā)利用的多視角推進，尤其是要從國家總體安全的各個角度進行研究和開發(fā)利用，以便更好地拓展突發(fā)事件檔案的社會服務能力。