建設工程項目合同管理路線圖

撰文／趙振宇 編輯／王興釗

合同管理是工程項目管理的核心，工程建設活動正是通過合同這一紐帶結成了項目各方之間的供需關系、經(jīng)濟關系和工作關系。項目質(zhì)量、投資、進度等目標的管控，也都是以合同為依據(jù)確立的，做好合同管理是項目得以順利實施的依托和保障，并對保護各方合法權益、維護社會經(jīng)濟秩序發(fā)揮重要作用。本文根據(jù)招標采購、合同策劃、合同簽訂、合同履行等多個階段的任務要求，梳理總結合同管理的實用策略和方法，為承包商、建設單位等項目相關各方做好合同管理工作提供參考借鑒。

招標采購和合同策劃階段

開展建設工程項目采購招標的總體策劃

工程采購招標總體策劃應明確工程項目的目標是什么，回答好實現(xiàn)項目目標需要做什么、何時做、如何做的問題。

建設單位首先應根據(jù)項目目標，對整個項目的采購工作作出總體策劃，明確項目需要采購的工程、服務和物資，應用目標分解、工作分解結構等方法制訂總體采購計劃和采購清單；進行采購標包的劃分，考慮工程標段劃分、物資采購批次；擬訂采購計劃安排。

在進行工程采購招標策劃時，建設單位應以工程項目投資計劃中的重要控制日期為關鍵節(jié)點，采用橫道圖、網(wǎng)絡圖等方法統(tǒng)籌各項采購任務和時間上的相互銜接，確定好采購勘察設計服務、施工承包、材料設備的內(nèi)容和數(shù)量，各項采購的順序和分階段步驟，做好標包及合同段的合理劃分并確定采用何種采購和招標方式。

根據(jù)標準文本編制招標文件和合同條件

我國工程建設領域推行招標合同示范文本制度，在項目采購招標和締約過程中，招標人應考慮選用適合項目需要的標準招標文件及合同示范文本。通過參考選用標準招標文件和合同示范文本，可以實現(xiàn)：幫助當事人了解并遵守法律法規(guī)，確保工程招標和合同文件中的各項內(nèi)容符合法規(guī)的要求；幫助當事人擬訂招標和合同文件條款，保證內(nèi)容的完整性和準確性，防止顯失公平的條款，保證交易安全；降低交易成本，提高交易效率，降低合同條款協(xié)商和談判工作的復雜性；有利于當事人履行合同的規(guī)范、順暢；有利于審計機構、行政管理部門對合同的審計監(jiān)督；有助于裁判糾紛，維護當事人的合法權益。

細化項目參建各方的合同界面管理

工程建設項目是由多方參與的系統(tǒng)工程，應通過合同管理協(xié)調(diào)安排好參建各方之間的界面關系。

建設項目管理機構應有專門的合同界面協(xié)調(diào)人參與編制或?qū)彶檎型稑宋募秃贤募?，確認各相關方的合同界面關系，如土建合同和安裝合同之間、安裝合同和設備供應合同之間的責任界面和接口對接；綜合采用文字說明、清單列舉、圖紙標注等方法，使參建各方責任明確、邊界劃分清楚、銜接嚴整，做到工作既不遺漏又不重復，各方均有合同依據(jù)，避免互相推諉工作內(nèi)容和責任；還應做到不同界面之間信息開放、透明，信息傳遞順暢、高效，參建各方能根據(jù)合同項目實施進展情況相互檢查、及時通報、確認更新，并通過合同界面管理超前協(xié)調(diào)好各方工作。

合同簽訂階段

合同訂立前組織做好合同評審工作

在合同訂立前，參建各方應組織管理、經(jīng)濟、技術和法律方面的專業(yè)人員進行合同評審，合同評審主要包括下列內(nèi)容。

（1）合法性、合規(guī)性評審。保證合同條款不違反法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)的強制性規(guī)定，不違反國家標準、行業(yè)標準、地方標準的強制性條文。

（2）合理性、可行性評審。保證合同權利和義務公平、合理，不存在對合同條款的重大誤解，不存在合同履行障礙。

（3）合同嚴密性、完整性評審。保證與合同履行緊密關聯(lián)的合同條件、標準、資料、外部環(huán)境條件、自身履約能力等滿足要求。

（4）與產(chǎn)品或過程有關要求的評審。保證合同內(nèi)容沒有缺項漏項、文字歧義、數(shù)據(jù)不全、條款沖突等，組成文件之間沒有矛盾。

（5）合同風險評估。保證合同履行過程中可能出現(xiàn)的經(jīng)營風險、法律風險處于可接受的水平。

合同評審中發(fā)現(xiàn)的問題，合同當事方可以書面形式提出并對問題予以澄清或調(diào)整，還可根據(jù)需要通過協(xié)商，補充修改或另行約定合同條款和內(nèi)容。

制訂完善合同管理制度和實施計劃

參建各方應加強合同管理體系和制度建設，做好合同管理機構設置和合同歸口管理工作，配備合同管理人員，制定并有效執(zhí)行管理制度，如合同目標管理制度、合同評審會簽制度、合同交底制度、合同報告制度、合同文件資料歸檔保管制度、合同管理評估和績效考核制度。

合同實施計劃是保證合同履行的重要手段，參建各方應根據(jù)合同編制合同實施計劃。合同實施計劃應包括合同實施總體安排、合同分解與管理策劃、合同實施保證體系的建立。其中，合同實施保證體系應與其他管理體系協(xié)調(diào)一致。另外，還應建立合同文件溝通方式、編碼系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)等。

合同履行階段

合同履行前落實細化合同交底工作

在合同履行前，需了解掌握合同條款內(nèi)容，仔細研讀合同，進行總體和專題性分析。相關部門和合同談判人員應對項目管理機構進行合同交底，包括合同的主要內(nèi)容、合同訂立過程中的特殊問題或不明確的問題、合同實施計劃及責任分配、合同的主要風險等。

通過合同交底，應對合同的主要內(nèi)容及存在的風險作出解釋和說明，使相關人員熟悉合同內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序，了解自己的責任、工作范圍，確保在執(zhí)行合同時不出或少出偏差。合同交底可用書面、電子數(shù)據(jù)、視聽資料和口頭的形式實施。

及時進行合同跟蹤、診斷和糾偏

參建各方應采用PDCA（Plan——計劃、Do——執(zhí)行、Check——檢查、Act——處理）循環(huán)方法定期進行合同跟蹤、診斷和糾偏，開展如下工作：對合同實施信息進行收集、分類處理，將合同實施情況與實施計劃進行對比分析，查找偏差；定期對合同實施中的偏差進行分析，包括原因分析、責任分析及實施趨勢預測，通報合同實施情況及存在的問題；根據(jù)合同實施偏差結果制訂合同糾偏措施或方案，并與其他相關方溝通協(xié)調(diào)配合；采用閉環(huán)管理的方法對偏差、問題及其糾偏、改進實施情況進行持續(xù)跟蹤。

參建各方應嚴格執(zhí)行合同管理工作程序和報告、文檔制度，在收到合同相對方的信函、文書、會議紀要等文件后，應及時回復并存檔；對合同履行中出現(xiàn)的問題應及時、詳細地加以記錄，并根據(jù)實際情況制定切實可行且有效的處理措施和應對策略。對合同履行過程中出現(xiàn)的問題和需要商定的事項，參建各方應及時組織商談，對商談結果給予有效記錄，并落實跟蹤商定的事項。

靈活規(guī)范處理合同變更問題

隨著項目的逐步實施，難免會有預料不到的新情況和新問題，可能發(fā)生合同變更，參建各方需提前預判、靈活處理。合同變更管理包括變更依據(jù)、變更范圍、變更程序、變更措施的制定和實施，以及對變更的檢查和信息反饋工作。參建各方應按規(guī)定實施合同變更的管理工作，將變更文件和要求傳遞至相關人員。

實施合同變更應做到：變更的內(nèi)容應符合合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定，變更超過原設計標準或者批準規(guī)模時，應由當事方按照規(guī)定程序辦理變更審批手續(xù)；變更或變更異議的提出，應符合合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定的程序和期限；變更應經(jīng)當事方或其授權人員簽字或蓋章后實施；變更對合同價格及工期有影響時，相應調(diào)整合同價格和工期。

開發(fā)和應用信息化合同管理系統(tǒng)

參建各方應建立線上合同管理系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫技術，實現(xiàn)結構化的合同數(shù)據(jù)和文件管理，方便管理人員對合同進行歸類、統(tǒng)計、跟蹤等工作；可采用移動終端、計算機終端、物聯(lián)網(wǎng)技術或其他技術對合同實施過程中的數(shù)據(jù)進行及時、準確地采集，形成相關電子報表和圖表，獲得合同實施動態(tài)信息，并預測趨勢輔助決策；可通過權限設置和任務分配，實現(xiàn)參與人員串行審批或并行審批，實現(xiàn)無紙化辦公、多人協(xié)調(diào)辦公；可提供合同數(shù)據(jù)庫，如合同范本、法律法規(guī)、物價、財務、稅務、保險等內(nèi)容，以方便查閱；可根據(jù)合同約定做好數(shù)字化成果交付。

正確處理合同履行中的索賠和爭議

參建各方對合同履行過程中出現(xiàn)合同相對方的違約情況或違反合同的干擾事件，應及時查明原因，通過取證，按照合同的規(guī)定及時、合理、準確地向合同相對方提出索賠報告；當接到合同相對方索賠后，應嚴格審核合同相對方提出的索賠要求，分析索賠成立條件和理賠依據(jù)并及時處理。

索賠證據(jù)包括當事人陳述、書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等形式。在合同約定或者法律規(guī)定的期限內(nèi)提出索賠文件、完成審查或者簽認索賠文件，是索賠得以確認的重要保證。業(yè)內(nèi)有口訣：“索賠證據(jù)有很多，招標合同及附件，施組（施工組織設計）圖紙和規(guī)范，變更簽證往來函，會議紀要雙方簽，水電氣候看日期，同期記錄準備好，日志照片和發(fā)票，造價文件要記牢?！?/p>

合同沖突管理應以預防為主，提倡工作協(xié)調(diào)“多走一步、多做一些、主動一些、抓緊一些”，減少矛盾和爭議的發(fā)生。在編制合同時，參建各方應最大限度地完善合同條款，避免因合同約定不明而導致糾紛；遇到有可能引起糾紛的問題，應及時做好書面記錄，保存好相關資料，使爭議事項有據(jù)可查。對于合同履行過程中出現(xiàn)的糾紛，參建各方可采取組織召開協(xié)調(diào)討論會、加強各方溝通等措施，原則性和靈活性相結合，友好協(xié)商及時解決爭端，避免糾紛擴大積重難返。

貫徹綠色低碳的原則和理念

在合同中應全面體現(xiàn)綠色低碳的原則和理念，明確綠色建造目標、綠色設計指標和技術要求，優(yōu)化綠色設計方案；明確綠色施工要求，實施綠色施工技術路徑與措施；明確綠色建材的選用和使用率要求，廣泛使用綠色低碳建材；明確資源節(jié)約要求，促進資源回收與循環(huán)利用；明確節(jié)能降耗要求，優(yōu)化用能結構、實施能耗限額管理。在合同實施過程中，參建各方還要做好綠色低碳的效果評估和改進工作。

倡導構建參建各方合作共贏機制

參建各方應在尊重并關照彼此需求、期望和利益的基礎上整合確立項目共同目標，踐行“干好項目，共同受益”的理念；通過參建各方積極合作與協(xié)調(diào)，發(fā)揮各方的資源優(yōu)勢，減少各種內(nèi)耗與浪費，提高項目效率；借助各方核心能力的發(fā)揮，創(chuàng)造新機會，擴大收益，提升項目效益。鼓勵倡導“透明的文化”，即參建伙伴間保持透明，歡迎相互檢查、相互提醒，絕不允許隱瞞任何質(zhì)量問題；一旦發(fā)現(xiàn)問題，應準確定性、快速處理、及時反饋，形成“讓我們一起努力、一起分享”的項目文化。建立參建各方責任上分、目標上合的目標激勵機制；合同上分、利益上合的利益驅(qū)動機制；崗位上分、思想上合的協(xié)調(diào)機制。

開展合同管理評價與經(jīng)驗教訓總結

合同終止前，項目管理機構應進行項目合同管理評價，總結合同訂立和執(zhí)行過程中的經(jīng)驗和教訓，提出總結報告。應根據(jù)合同總結報告確定項目合同管理改進需求，制定改進措施，進一步完善合同管理制度，并按照規(guī)定保存合同總結報告。合同總結報告的重點內(nèi)容是相關經(jīng)驗和教訓總結，應通過總結使成功的經(jīng)驗能夠在后續(xù)項目中得以分享借鑒，同時杜絕失敗的教訓再次發(fā)生，避免重復交學費。

結語

合同是規(guī)范建設工程活動相關當事人交易行為的重要依托，是檢驗、評價合同各方全面履行權利與義務、承擔相應責任的依據(jù)，保障了工程建設項目的有序推進。工程質(zhì)量、進度、費用、安全、環(huán)境等諸多目標的管控均落在合同管理之中，在工程建設過程中做好合同管理工作，有利于工程目標的順利實現(xiàn)。本文從多個方面梳理總結工程合同管理的策略與方法，無論采取什么樣的策略，都要以信取勝，實現(xiàn)“接一項工程、交一方朋友、拓一方市場、增一分信譽”。