如何安排你的待辦清單

☉〔英〕于爾根·沃爾夫

◎朱曼譯

我們?nèi)粘Ｉ钪凶畛Ｓ玫那鍐?，是每天的待辦事項清單。這是一個很實用的工具，卻常常被誤用。它不應該是你在未來數(shù)天或數(shù)個禮拜中要做的所有小事的集合。一定要先做一份下周所有需要注意事項的總清單，但每日清單應該僅包括你在當天需要完成的任務。一天中最多專注6件事情。

如果你發(fā)現(xiàn)自己不得不重復地把一張清單上的任務挪到另一張清單上，這說明你對自己在可用時間內(nèi)所能完成的任務并沒有現(xiàn)實的考慮。每天無法按時完成任務的挫敗感將耗盡你的精力。解決這個問題的方法是將“80/20法則”運用到你的待辦清單中。

首先依照慣例制作你的待辦事項清單。對大多數(shù)人而言，這個清單是他們應該做的、想要做的或者能夠在那天做的事，但不是在那天做的所有事情的組合。

然后仔細查看清單，從每10個項目中選擇兩個會給你帶來最大價值的項目。

只有你能夠?qū)Α皟r值”進行定義，因為這只對你適用。

如果你一開始有10件或者更少的事情需要處理，那么現(xiàn)在你首先需要處理的就只有兩件事。如果你開始時有20件事情需要處理，那么現(xiàn)在減少到4件，你還必須重復這一過程：這4件事情中，哪兩件會給你帶來最大的價值？

如果可能的話，先做這兩件事。這可能會需要一點意志力，因為通常最重要的任務都不是最有趣的事。把它們先放在一邊，做一些不那么費神的事情來熱熱身。等到熱身完畢，我們會突然發(fā)現(xiàn)還有些其他事情需要花費精力，我們需要再查看一遍郵件，然后接個電話……

處理真正有價值的任務的意思是把這些事情做完。這會讓你這一天的時間富余不少，你將因為這么快就完成這些事而感到壓力減少。有時我們會逃避做那些最有價值的事情，因為這些事看起來很復雜、很難完成。在這種情況下，把大任務分解成小任務，直到形成你可以在45分鐘之內(nèi)完成的任務塊，然后一點一點向著更大的任務進軍，你很快會意識到自己有很大的進步。

如果你無法先做最重要的任務，那么至少交替做一個容易快速完成的任務，以及一個有些困難卻很重要的任務，以這樣的方式來保持前進。不過最好還是要花一個禮拜的時間先做最重要的任務。到這個禮拜結(jié)束時，這么做的好處將會非常明顯，你會覺得更有動力，從此以后你會覺得事情做起來越來越順手了。

如果你喜歡看到每件待辦事項，你可以把每項任務寫在便利貼上，貼到墻上，等這些任務完成之后，再把便利貼取下來。把這些便利貼作為你已完成任務的工作記錄保存起來。

一定要保留那些舊的待辦清單！把它們放在一個文件夾或者文件盒里，至少保存一年。如果你需要回顧一個項目或者確認電話會談的時間，這些清單將會有所幫助。

總是在身邊放一份待辦事項清單。你可以在索引卡上手寫或者打印一份迷你清單，把這份清單放在口袋或者包里。這樣當你參加會議或者外出時，就不會忘記你在當天需要完成的任務了。

最后，在清單中安排一些休息和反思的時間，哪怕一天中只有一到兩次15分鐘的時間。像對待清單中其他任務一樣嚴肅地對待這件事，如果清單上的其他任務花費了比你想象中要長的時間，休息和反思的任務不應該成為首先被刪除的選項。要想在當今世界取得成功，你應該更聰明地工作而不是更費力地工作。更聰明地工作是洞察力和創(chuàng)造性思維的產(chǎn)物，這需要時間和思考。