高校國際差旅費業(yè)務(wù)電子化優(yōu)化探究

劉 韻 鄭曉華 馮宗齊 李映青

中山大學(xué) 廣東 廣州

一、引言

隨著“雙一流”建設(shè)的不斷推進，一些雙一流高校的核算體量實現(xiàn)倍增，傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式已經(jīng)無法適應(yīng)新的管理環(huán)境，利用信息技術(shù)對高校現(xiàn)有的財務(wù)核算業(yè)務(wù)進行優(yōu)化，成為各個高校規(guī)范財務(wù)報銷附件、簡化報銷流程、提升報銷服務(wù)質(zhì)量的重要工具之一。本文主要從高校國際差旅費報銷業(yè)務(wù)切入，以S大學(xué)為例，分析國際差旅費面臨的新情況與應(yīng)對措施，進而對國際差旅費電子化報銷運行模式的可行性進行了深入的分析，提出國際差旅費業(yè)務(wù)電子化的相關(guān)建議，旨在推動業(yè)財?shù)纳疃热诤?，?yōu)化核算服務(wù)質(zhì)量。

二、高校國際差旅費面臨的新情況

之前的新情況都是在疫情背景下寫的，如集中隔離費用畸高、滯留境外等問題。由于現(xiàn)在論文主題已不涉及疫情，以電子化為主。個人認(rèn)為可以將新情況概括為電子化程度不足和部門間信息孤島嚴(yán)重、溝通成本高。

1.國際差旅費業(yè)務(wù)電子化程度不高

國際差旅費報銷的傳統(tǒng)模式是，經(jīng)辦人收集紙質(zhì)報銷材料后登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填報國際差旅費的網(wǎng)報單，項目負(fù)責(zé)人線下在網(wǎng)報單上簽字審批，最后將紙質(zhì)網(wǎng)報單和報銷附件投遞到高校財務(wù)部門處理。傳統(tǒng)模式由于需要線下審簽、收集票據(jù)、粘貼票據(jù)、投單報銷，導(dǎo)致報銷效率較低、附件容易遺漏等問題。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，高校國際差旅費業(yè)務(wù)的現(xiàn)有模式電子化程度不高，已無法適應(yīng)越來越復(fù)雜的業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，不利于優(yōu)化報銷流程、提高服務(wù)質(zhì)量和師生報銷的體驗感。

2.多部門信息聯(lián)通程度低，溝通成本高

以S大學(xué)為例，國際差旅費審批涉及多個部門，如高校師生因公出國（境）須先經(jīng)過涉外事項審批部門（國際合作與交流處）審核相關(guān)信息后，才能到財務(wù)處核算部門報銷差旅費用。但現(xiàn)實情況常常出現(xiàn)師生的實際行程與事前報批行程有細(xì)微差異，甚至師生未經(jīng)過高校涉外部門事先審批已經(jīng)完成出國（境）行程便要報銷差旅費。由于財務(wù)處與國際合作交流處兩個部門間的信息系統(tǒng)并不聯(lián)通，當(dāng)上述情況發(fā)生時會導(dǎo)致部門間溝通成本高，產(chǎn)生師生溝通體驗感差的問題。

三、高校國際差旅費新情況的應(yīng)對措施

1.梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，積極探索國際差旅費業(yè)務(wù)電子化路徑

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與進步，傳統(tǒng)的差旅費報銷模式受到?jīng)_擊，差旅平臺的建設(shè)也必然成為高校差旅費報銷改革的方向之一，這將為國際差旅費業(yè)務(wù)電子化提供有利條件。本文認(rèn)為可以從三方面來探索國際差旅費業(yè)務(wù)電子化可行路徑。首先，將項目負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人線下審簽轉(zhuǎn)為線上審批，通過線上審批突破原有流程的“時空限制”；其次，高校應(yīng)梳理現(xiàn)行國際差旅費制度和業(yè)務(wù)流程，從分析報銷附件電子化入手，簡化紙質(zhì)報銷附件，提高核算處理效率；最后，高校財務(wù)部門應(yīng)加強國際差旅費制度培訓(xùn)和電子化業(yè)務(wù)的宣傳，使師生理解并支持國際差旅費電子化的業(yè)務(wù)探索，并從中深刻感受新形勢下高校財務(wù)管理的重大轉(zhuǎn)變。

2.加強部門間業(yè)務(wù)聯(lián)通，建立財務(wù)信息共享中心

通過建立信息共享中心，有利于破除高校部門間信息孤島現(xiàn)象，促進業(yè)財融合，讓數(shù)據(jù)多跑路、師生少跑路，切切實實為群眾辦實事。以S大學(xué)國際差旅費業(yè)務(wù)為例，因公出國（境）需事前報學(xué)校國際合作與交流處審批，國際合作與交流處將對出差人使用的經(jīng)費項目、出國（境）天數(shù)和路線等信息進行審核。S大學(xué)國際差旅費制度中明確規(guī)定，出國（境）費用報銷須使用原報批經(jīng)費項目，不得轉(zhuǎn)用其他經(jīng)費來源，所以當(dāng)出差人實際使用的經(jīng)費項目與事前報批一致時，經(jīng)費項目、出行路線等相關(guān)信息將成功關(guān)聯(lián)到網(wǎng)報系統(tǒng)，出差人可提交差旅費網(wǎng)報單進行財務(wù)報銷；若出差人實際使用的經(jīng)費項目與事前報批不一致，則出差人的因公出國（境）事項須退回涉外事項審批步驟，審批未通過則不能轉(zhuǎn)到下一步報銷。涉外事項審批系統(tǒng)與網(wǎng)報系統(tǒng)的信息共享，將更好地適應(yīng)新形勢下愈加復(fù)雜的國際差旅費業(yè)務(wù)，減少部門間溝通成本，見圖1。

四、國際差旅費業(yè)務(wù)電子化運行模式的可行性分析

對國際差旅費業(yè)務(wù)電子化運行模式的探索需要對業(yè)務(wù)涉及的報銷附件的可行性進行分析，主要從票據(jù)和其他附件兩個方面著手。

1.票據(jù)電子化可行性分析

由于國內(nèi)外稅務(wù)體制存在差異，因公出國境差旅費報銷業(yè)務(wù)中涉及的票據(jù)呈現(xiàn)種類繁多、規(guī)格不一、紙質(zhì)票據(jù)與電子票據(jù)并存的特點，根據(jù)S 大學(xué)因公臨時出國（境）經(jīng)費所包含的費用可能會產(chǎn)生的票據(jù)進行歸納列舉，分析國際差旅費票據(jù)電子化的情況。如表1所示，當(dāng)差旅費所涉及票據(jù)均以電子票據(jù)的方式呈現(xiàn)時，可以考慮采用純電子化報銷模式進行國際差旅費報銷，見表1。

表1 國際差旅費報銷票據(jù)

2.非票據(jù)類的報銷附件電子化可行性分析

國際差旅費報銷除了必要的發(fā)票外，根據(jù)S大學(xué)的規(guī)定，還需要提供相關(guān)報銷附件作為佐證材料，筆者對國際差旅費的報銷附件在影像化可行性做了以下分析（如表2），從表中分析可知，S大學(xué)在非票據(jù)類的報銷附件上在前端已經(jīng)大部分實現(xiàn)影像化，為純電子運行模式提供了良好的運行基礎(chǔ)，見表2。

表2 國際差旅費非票據(jù)類報銷附件

五、推進國際差旅費報銷業(yè)務(wù)電子化的建議

1. 純電子化報銷運行模式與傳統(tǒng)線下報銷模式并軌運行

由于現(xiàn)行的境外差旅費提供的票據(jù)不完全是電子票據(jù)，但是大部分票據(jù)在原則上是可以提供電子票據(jù)和影像化附件，可以優(yōu)先考慮開放國際差旅費線上審核、復(fù)核、出納、歸檔的運行模式。同時也保留原有的國際差旅費運行模式，在出現(xiàn)紙質(zhì)稅務(wù)發(fā)票及收據(jù)等孤本時按傳統(tǒng)線下模式報銷。

2.加強職能部門信息管理系統(tǒng)之間的聯(lián)動

從S大學(xué)國際差旅費的報銷附件分析來看，大部分材料在前端已經(jīng)實現(xiàn)影像化，強化職能部門信息管理系統(tǒng)之間的聯(lián)動性，實現(xiàn)職能部門間的信息管理系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)之間對接，實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)的共享，減少師生在報銷附件上重復(fù)提供的負(fù)擔(dān)。

3.因公出訪事項審批實現(xiàn)全流程線上閉環(huán)管理

學(xué)校管理職能部門在優(yōu)化審批流程的基礎(chǔ)上，對因公出訪事項審批實現(xiàn)全流程線上閉環(huán)管理。比如《S大學(xué)因公出訪情況報告表》可以比擬《S大學(xué)教職員工因公臨時出國（境）申報表》審批模式，讓老師線上填報審批后再歸還因公護照，實現(xiàn)因公出國審批流的線上閉環(huán)。將各類申請表整合成一個數(shù)據(jù)包，師生在進行報銷時一鍵獲取報銷所需要的附件，減少因附件不全需要補充材料的情況。

4.借助信息化手段探索智能報銷方式

針對報銷附件已經(jīng)影像化的情形，在采用純電子化報銷運行模式下，利用現(xiàn)代化的AI智能識別技術(shù)，對紙質(zhì)發(fā)票、電子發(fā)票進行自動識別、校對、查驗、分類、計算等。這種運行模式提取了發(fā)票信息后不需要保留紙質(zhì)發(fā)票和上傳電子發(fā)票等影像化資料，但需要信息技術(shù)、制度設(shè)計等方面的保障才能推行。高清、精準(zhǔn)、安全、智能識別票據(jù)的技術(shù)是關(guān)鍵，而通過技術(shù)提取的報銷數(shù)據(jù)的合法性則需要制度設(shè)計上的保障。

六、結(jié)語

新形勢下高校傳統(tǒng)的線下財務(wù)報銷模式迎來了巨大挑戰(zhàn)，尤其是國際差旅費業(yè)務(wù)，面臨著眾多審批和報銷的不確定情況。高校財務(wù)需要將隔離費、滯留費等費用的報銷流程制度化，并預(yù)留特殊事項“一事一批”的審批程序。除此之外，高校財務(wù)人員也應(yīng)以此為契機，進一步推進信息化建設(shè)水平，探索純電子化報銷的運行模式，不僅提高核算工作效率、優(yōu)化財務(wù)服務(wù)環(huán)境，同時也是落實國家關(guān)于科研“放管服”相關(guān)文件精神的具體舉措。