ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈管理中采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)處理詳析

周虹（副教授/博士）

（廣東海洋大學(xué)管理學(xué)院 廣東湛江 524000）

一、引言

隨著我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益觀念的日益加強(qiáng)和精細(xì)化管理理念的興起，大而全、小而全的企業(yè)組織形式正逐漸被專業(yè)化生產(chǎn)和企業(yè)間協(xié)作生產(chǎn)模式所替代。外購(gòu)件、外協(xié)件在企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的比重逐漸增加，這對(duì)企業(yè)的采購(gòu)管理提出了更高的要求。企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、周期較長(zhǎng)，很容易出現(xiàn)管理漏洞。制造業(yè)的采購(gòu)成本一般會(huì)占到銷售成本的50%以上，對(duì)利潤(rùn)的影響非常大。有關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，在美國(guó)和日本的制造業(yè)中，降低5%原材料成本所創(chuàng)造的利潤(rùn)，需要降低22%的人工成本或24%的制造費(fèi)用才能達(dá)到同樣效果。因此，現(xiàn)代企業(yè)普遍非常重視采購(gòu)管理，采購(gòu)管理也成為ERP系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)流程。

在ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈管理遵循財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化思想，采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理是通過(guò)采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算單等多種單據(jù)在不同部門間的傳遞和處理來(lái)完成的，整個(gè)流程中涉及庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、存貨核算、應(yīng)付款管理等諸多子系統(tǒng)，共同合作以實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的統(tǒng)一。如果缺乏對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的深刻理解及關(guān)鍵環(huán)節(jié)的清晰把握，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間就很難實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)配合，從而影響工作效率和處理結(jié)果。在整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程中，采購(gòu)結(jié)算是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，透徹理解不同采購(gòu)類型及不同情境下采購(gòu)結(jié)算操作要點(diǎn)能夠幫助財(cái)務(wù)人員更準(zhǔn)確地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理及提高采購(gòu)管理效率。

二、ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

20世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，整合企業(yè)內(nèi)部“人、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)”三個(gè)層面的信息系統(tǒng)以及企業(yè)與外界信息系統(tǒng)的條件逐漸成熟，ERP應(yīng)運(yùn)而生。經(jīng)過(guò)物料需求計(jì)劃（MRP）、閉環(huán)MRP、制造資源計(jì)劃（MPRⅡ）等階段后，管理信息集成的程度不斷擴(kuò)展和深化，最終形成的ERP實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)物流、資金流和信息流的集成化管理。ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)和管理分析系統(tǒng)等核心組成部分。供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)以企業(yè)購(gòu)銷存業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的各項(xiàng)活動(dòng)為對(duì)象，在記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)還有效跟蹤其發(fā)展過(guò)程，為財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)分析、管理決策提供依據(jù)，在整個(gè)流程中實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的全面管理，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

常見的供應(yīng)鏈管理子系統(tǒng)一般包括采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算等幾個(gè)模塊，并與應(yīng)收款、應(yīng)付款模塊共同合作，完成對(duì)采購(gòu)、銷售、庫(kù)存業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制和對(duì)存貨出入庫(kù)成本的核算。其主要功能在于增加預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，減少庫(kù)存，提高發(fā)貨供貨能力；減少工作流程周期，提高生產(chǎn)效率，降低供應(yīng)鏈成本；減少總體采購(gòu)成本，縮短生產(chǎn)周期，加快市場(chǎng)響應(yīng)速度。在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中能夠完成請(qǐng)購(gòu)、訂貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)、開票、采購(gòu)結(jié)算的完整采購(gòu)流程處理，支持普通采購(gòu)、受托代銷、直運(yùn)等多種類型的采購(gòu)業(yè)務(wù)，支持按詢價(jià)比價(jià)方式選擇供應(yīng)商，支持以訂單為核心的業(yè)務(wù)模式。

三、日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中采購(gòu)結(jié)算的處理

在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，往往把采購(gòu)業(yè)務(wù)員以采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單副聯(lián)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬的過(guò)程稱為采購(gòu)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員據(jù)以確認(rèn)采購(gòu)成本并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。在ERP環(huán)境下，采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)在各子系統(tǒng)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)、處理并實(shí)現(xiàn)核算，無(wú)法像手工系統(tǒng)中通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)員的采購(gòu)報(bào)賬而實(shí)現(xiàn)資金流和物流的統(tǒng)一，因此必須專門設(shè)置采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)，確定采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單的勾稽關(guān)系。不同采購(gòu)業(yè)務(wù)類型及采購(gòu)中發(fā)生的損耗、運(yùn)雜費(fèi)等各項(xiàng)采購(gòu)費(fèi)用都通過(guò)不同處理在采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)加以反映，并直接影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的生成，采購(gòu)結(jié)算處理具有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的重要作用，是區(qū)分日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中不同采購(gòu)類型的一把“鑰匙”。

（一）日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)處理流程

根據(jù)采購(gòu)發(fā)票和貨物到達(dá)的先后順序不同，可將企業(yè)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)分為單貨同行業(yè)務(wù)、貨到票未到的暫估業(yè)務(wù)和票到貨未到的在途業(yè)務(wù)三種類型。在實(shí)務(wù)中，企業(yè)收到發(fā)票時(shí)一般是先進(jìn)行壓?jiǎn)翁幚?，待貨物到達(dá)后再作為單貨同行業(yè)務(wù)處理，因此本文對(duì)在途業(yè)務(wù)不再單獨(dú)分析。為了從整體上理解采購(gòu)結(jié)算操作的樞紐作用，本文將結(jié)合整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理流程分析采購(gòu)結(jié)算在不同情形下的具體處理及其對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)操作的影響。以單貨同行業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)這兩種典型采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，其處理流程分別如圖1和圖2所示。

圖1 單貨同行業(yè)務(wù)處理流程圖

圖2 暫估業(yè)務(wù)處理流程圖（以單到回沖為例）

從圖1和圖2可以看出，單貨同行業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)兩者的根本區(qū)別在于采購(gòu)結(jié)算處理的不同。采購(gòu)結(jié)算作為采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)處理的不同集中體現(xiàn)了ERP供應(yīng)鏈管理中不同類型采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的差異，由此形成的采購(gòu)結(jié)算單自然也是整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的核心單據(jù)之一。單貨同行業(yè)務(wù)指在貨物入庫(kù)當(dāng)月收到采購(gòu)發(fā)票的采購(gòu)業(yè)務(wù)。這類業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是在貨物入庫(kù)當(dāng)月即進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算（見圖1），生成的采購(gòu)結(jié)算單反映了采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)了資金流和物流的統(tǒng)一。暫估業(yè)務(wù)指貨物驗(yàn)收入庫(kù)與收到采購(gòu)發(fā)票跨月的采購(gòu)業(yè)務(wù)，根據(jù)沖銷方法的不同具體分為月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差三種方式。（1）月初回沖方式下，在月末將已驗(yàn)收入庫(kù)但尚未收到采購(gòu)發(fā)票的存貨暫估入庫(kù)，到下月初存貨核算系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成與暫估入庫(kù)內(nèi)容完全相同的紅字回沖單，以沖回存貨明細(xì)賬中上月的暫估入庫(kù)。收到并錄入采購(gòu)發(fā)票后，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，在存貨核算子系統(tǒng)中執(zhí)行暫估處理，以生成與對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單完全相同的藍(lán)字回沖單，按實(shí)際采購(gòu)價(jià)進(jìn)行制單記賬。（2）單到回沖方式下，月末暫估入庫(kù)后，下月初不做處理，待收到并錄入采購(gòu)發(fā)票后，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，再在存貨核算子系統(tǒng)執(zhí)行暫估處理，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)生產(chǎn)紅字回沖單和藍(lán)字回沖單，并據(jù)以登記存貨明細(xì)賬。（3）單到補(bǔ)沖方式下，當(dāng)月末暫估入庫(kù)，下月初也不做處理，待收到并錄入采購(gòu)發(fā)票后，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，但在存貨核算子系統(tǒng)執(zhí)行暫估處理時(shí)，系統(tǒng)會(huì)依據(jù)發(fā)票金額與暫估金額的關(guān)系進(jìn)行不同處理，對(duì)兩者差額生成調(diào)整單，并據(jù)以登記存貨明細(xì)賬。

本文以實(shí)務(wù)中經(jīng)常采用的單到回沖方式為例解析暫估業(yè)務(wù)中采購(gòu)結(jié)算操作的要點(diǎn)。暫估業(yè)務(wù)中貨物當(dāng)月入庫(kù)，而后跨（數(shù)）月才收到采購(gòu)發(fā)票，因此只能在收到采購(gòu)發(fā)票時(shí)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。貨物入庫(kù)當(dāng)月因?yàn)闆]有收到發(fā)票，無(wú)法確定物流對(duì)應(yīng)的資金流，自然無(wú)法進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，只能在月末對(duì)貨物進(jìn)行暫估入賬。

（二）日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中采購(gòu)結(jié)算的具體步驟

1.單貨同行業(yè)務(wù)。由于單貨同行業(yè)務(wù)中企業(yè)是在同一月內(nèi)收到采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，因此，在當(dāng)月進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算后，由于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了物流和資金流的統(tǒng)一，因此后續(xù)的物流處理和資金流處理可以同時(shí)進(jìn)行。本文以用友ERP-U8管理系統(tǒng)為例，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算具體操作步驟的分析。首先，從物流處理看，在存貨核算系統(tǒng)生成確認(rèn)采購(gòu)成本的記賬憑證時(shí)，由于入庫(kù)單已經(jīng)與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行過(guò)采購(gòu)結(jié)算，此時(shí)在記賬操作的選單界面應(yīng)選擇“（01）采購(gòu)入庫(kù)單（報(bào)銷記賬）”。其次，從資金流處理看，只有經(jīng)過(guò)采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)發(fā)票才能在應(yīng)付款系統(tǒng)中調(diào)出并進(jìn)行審核，生成確認(rèn)應(yīng)付賬款的記賬憑證。如果在應(yīng)付款系統(tǒng)審核發(fā)票時(shí)，發(fā)現(xiàn)未顯示任何相關(guān)發(fā)票記錄，則說(shuō)明此筆業(yè)務(wù)尚未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。此時(shí)應(yīng)查詢采購(gòu)結(jié)算單，查看是否有該筆采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算的相關(guān)記錄，進(jìn)而確認(rèn)該筆業(yè)務(wù)的處理進(jìn)程。

2.暫估業(yè)務(wù)。暫估業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是在貨物驗(yàn)收入庫(kù)與收到采購(gòu)發(fā)票的時(shí)點(diǎn)跨月。在貨物入庫(kù)當(dāng)月無(wú)法進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，在存貨核算系統(tǒng)以暫估價(jià)記賬并生成暫估憑證；待收到發(fā)票時(shí)才進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并進(jìn)行結(jié)算成本處理以調(diào)整原暫估成本。入庫(kù)當(dāng)月在存貨核算系統(tǒng)生成暫估憑證時(shí)，由于入庫(kù)單未進(jìn)行過(guò)采購(gòu)結(jié)算，在選單界面應(yīng)選擇“（01）采購(gòu)入庫(kù)單（暫估記賬）”。待收到采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算后，確定了物流和資金流的對(duì)應(yīng)關(guān)系。此時(shí)，由于已經(jīng)有了暫估入庫(kù)價(jià)格，因此需要根據(jù)真實(shí)入庫(kù)價(jià)格對(duì)暫估價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。即通過(guò)存貨核算系統(tǒng)選中采購(gòu)結(jié)算單實(shí)現(xiàn)“結(jié)算成本處理”，其結(jié)果是在材料明細(xì)賬中增加紅字沖銷暫估成本和藍(lán)字確認(rèn)采購(gòu)成本的兩行記錄。由于ERP系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理是通過(guò)單據(jù)在不同部門的傳遞而完成的，如果業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門溝通不暢，則很容易因認(rèn)定采購(gòu)結(jié)算的時(shí)間節(jié)點(diǎn)不一致產(chǎn)生錯(cuò)誤。如某一貨物已驗(yàn)收入庫(kù)，預(yù)計(jì)無(wú)法于當(dāng)月收到發(fā)票，材料會(huì)計(jì)將該筆采購(gòu)業(yè)務(wù)視為暫估業(yè)務(wù)，在存貨核算系統(tǒng)制單時(shí)選擇了“（01）采購(gòu)入庫(kù)單（暫估記賬）”，生成記賬憑證，即：

借：原材料

貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款（暫估價(jià)）

而后，采購(gòu)員在月末提前收到了采購(gòu)發(fā)票，由于入庫(kù)單和發(fā)票均在當(dāng)月收到，遂進(jìn)行了采購(gòu)結(jié)算，則在系統(tǒng)里該筆業(yè)務(wù)會(huì)被視為單貨同行業(yè)務(wù)。但采購(gòu)員并未通知材料會(huì)計(jì)此筆業(yè)務(wù)的發(fā)票已經(jīng)收到。應(yīng)付款會(huì)計(jì)在應(yīng)付款系統(tǒng)制單時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按實(shí)際采購(gòu)價(jià)格生成記賬憑證，即：

借：材料采購(gòu)

貸：應(yīng)付賬款（實(shí)際價(jià)）

由于存貨核算系統(tǒng)和應(yīng)付款系統(tǒng)對(duì)該筆業(yè)務(wù)的性質(zhì)認(rèn)定不同，將造成月末總賬對(duì)賬不平。此時(shí)財(cái)務(wù)人員首先應(yīng)查詢采購(gòu)結(jié)算單，確認(rèn)該業(yè)務(wù)是否進(jìn)行過(guò)采購(gòu)結(jié)算，進(jìn)而確定其業(yè)務(wù)類型。如確定是單貨同行業(yè)務(wù)，材料會(huì)計(jì)應(yīng)刪除原暫估憑證，并執(zhí)行“恢復(fù)記賬”操作，再重新執(zhí)行“記賬”操作，并制單即可生成正確的確認(rèn)采購(gòu)成本的記賬憑證。

另外，除了日常采購(gòu)業(yè)務(wù)外，商業(yè)流通企業(yè)可能還會(huì)發(fā)生委托代銷業(yè)務(wù)。受托代銷業(yè)務(wù)指商品流通企業(yè)接受其他企業(yè)委托，為其代銷商品，待商品售出后再與委托方進(jìn)行結(jié)算，由委托方開具正式銷售發(fā)票的業(yè)務(wù)。委托代銷業(yè)務(wù)和普通采購(gòu)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)處理類似，不同之處在于委托代銷業(yè)務(wù)在采購(gòu)結(jié)算時(shí)是根據(jù)受托代銷入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，同時(shí)生成受托代銷發(fā)票和受托代銷結(jié)算單。首先，受托方接收貨物，在庫(kù)存管理子系統(tǒng)填制并審核受托代銷入庫(kù)單，售出代銷商品后手工開具代銷商品清單交委托方；其次，由委托方為受托方開具銷售發(fā)票，受托方在采購(gòu)管理子系統(tǒng)中進(jìn)行受托代銷結(jié)算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成受托代銷發(fā)票和受托代銷結(jié)算單；最后，在存貨核算子系統(tǒng)中對(duì)受托代銷入庫(kù)單進(jìn)行記賬并制單，在應(yīng)付款子系統(tǒng)中對(duì)銷售發(fā)票制單，付款后對(duì)發(fā)票和付款單進(jìn)行核銷。

四、特殊情境下時(shí)采購(gòu)結(jié)算的處理

（一）發(fā)生采購(gòu)費(fèi)用時(shí)

在用友ERP-U872環(huán)境下，采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的由買方承擔(dān)的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等采購(gòu)費(fèi)用是通過(guò)采購(gòu)結(jié)算計(jì)入采購(gòu)成本的。這些價(jià)外費(fèi)用往往需要進(jìn)行分?jǐn)偺幚聿⒂?jì)入采購(gòu)成本，而系統(tǒng)中的自動(dòng)結(jié)算功能默認(rèn)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，無(wú)法對(duì)采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，因此此時(shí)應(yīng)選擇手工結(jié)算模式。以運(yùn)費(fèi)發(fā)票為例，采購(gòu)員在執(zhí)行“采購(gòu)結(jié)算-手工結(jié)算”操作時(shí)，在“選單”界面選中入庫(kù)單、相關(guān)采購(gòu)發(fā)票和運(yùn)費(fèi)費(fèi)用發(fā)票完成費(fèi)用分?jǐn)偂Ｒ虼?，?huì)計(jì)人員可通過(guò)查詢結(jié)算單，核實(shí)運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偸欠裾_、采購(gòu)成本是否正確計(jì)價(jià)。

在處理價(jià)外費(fèi)用時(shí)，會(huì)出現(xiàn)價(jià)外費(fèi)用發(fā)票晚于采購(gòu)發(fā)票到達(dá)的情況。這時(shí)如果采購(gòu)員已經(jīng)將采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單進(jìn)行過(guò)采購(gòu)結(jié)算，則在手工結(jié)算時(shí)查詢不到某筆業(yè)務(wù)的入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，僅有采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票。這時(shí)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)處理進(jìn)度選擇具體處理方式。如果僅是進(jìn)行了采購(gòu)結(jié)算，未在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行“業(yè)務(wù)核算-正常單據(jù)記賬”，可以刪除該筆業(yè)務(wù)生成的結(jié)算單，然后執(zhí)行“手工結(jié)算”操作，選擇采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單和價(jià)外費(fèi)用發(fā)票后進(jìn)行手工結(jié)算。但如果在進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算后，還已經(jīng)在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行了“業(yè)務(wù)核算-正常單據(jù)記賬”，也即已經(jīng)確認(rèn)了采購(gòu)成本，則必須對(duì)運(yùn)費(fèi)做單獨(dú)結(jié)算，來(lái)調(diào)整已確認(rèn)的入庫(kù)成本。采購(gòu)人員需要先執(zhí)行“采購(gòu)結(jié)算-費(fèi)用折扣結(jié)算”，選擇對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單以及采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票，完成費(fèi)用分?jǐn)?。而后進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算-結(jié)算成本處理”進(jìn)行操作，再次結(jié)算成本，生成入庫(kù)調(diào)整憑證。

（二）發(fā)生采購(gòu)溢缺時(shí)

采購(gòu)溢缺指采購(gòu)貨物的入庫(kù)數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致，根據(jù)采購(gòu)結(jié)算處理的不同可分為合理?yè)p耗（或贈(zèng)品）和非合理?yè)p耗兩大類。

1.產(chǎn)生合理?yè)p耗及贈(zèng)品時(shí)。由于合理?yè)p耗或贈(zèng)品等導(dǎo)致的采購(gòu)溢缺時(shí)，將直接計(jì)入成本，即相應(yīng)提高或降低入庫(kù)貨物的單位成本。其采購(gòu)結(jié)算的處理方式為在“合理?yè)p耗數(shù)量”處輸入正數(shù)（表示損耗）或負(fù)數(shù)（表示贈(zèng)品），使得結(jié)算數(shù)量=發(fā)票數(shù)量-合理?yè)p耗數(shù)量。

例1：某商業(yè)企業(yè)2016年1月10日與明輝鞋業(yè)有限公司訂購(gòu)女涼鞋500雙，單價(jià)200元。1月15日收到該批貨物，驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)損壞5雙，屬于合理?yè)p耗。收到貨物的同時(shí)收到一張編號(hào)為ZY0015的專用采購(gòu)發(fā)票。此筆采購(gòu)業(yè)務(wù)為存在合理?yè)p耗的單貨同行業(yè)務(wù)。采購(gòu)結(jié)算時(shí)需要在“合理?yè)p耗數(shù)量”處注明損耗數(shù)量即可（如圖3所示），從結(jié)算單可看出單位成本為202.02（如圖4所示），高于采購(gòu)單價(jià)。在存貨核算系統(tǒng)制單時(shí)直接根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單制單，其選單界面如圖5所示。執(zhí)行了采購(gòu)結(jié)算后仍按圖1中單貨同行采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理流程分別在存貨核算系統(tǒng)和應(yīng)付款管理系統(tǒng)制單，生成確認(rèn)采購(gòu)成本的憑證和確認(rèn)應(yīng)付賬款的憑證：

圖3 存在合理?yè)p耗時(shí)的采購(gòu)結(jié)算處理

圖4 合理?yè)p耗業(yè)務(wù)的采購(gòu)結(jié)算單

圖5 在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“制單”時(shí)的選單界面

借：庫(kù)存商品 100 000

貸：材料采購(gòu) 100 000

借：材料采購(gòu) 100 000

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 17 000

貸：應(yīng)付賬款 117 000

2.產(chǎn)生非合理?yè)p耗時(shí)。貨物驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)如存在非合理?yè)p耗導(dǎo)致的采購(gòu)損失，其采購(gòu)結(jié)算時(shí)需要在“非合理?yè)p耗數(shù)量”“非合理?yè)p耗金額”“進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出金額”等項(xiàng)目中填入相關(guān)信息，使得結(jié)算數(shù)量=發(fā)票數(shù)量-非合理?yè)p耗數(shù)量。由于非合理?yè)p耗金額是非正常損失，不能計(jì)入成本，其進(jìn)項(xiàng)稅額也要同時(shí)轉(zhuǎn)出。采購(gòu)結(jié)算后采購(gòu)成本等于采購(gòu)單價(jià)，損失金額根據(jù)責(zé)任原因分別記入相關(guān)科目。特別需要注意的是，存在非合理?yè)p耗時(shí)，由采購(gòu)結(jié)算來(lái)確定非合理?yè)p耗的金額及其原因，其資金流和物流的財(cái)務(wù)處理邏輯是：先根據(jù)入庫(kù)單和發(fā)票合并制單，入庫(kù)成本和應(yīng)付賬款間的差額部分即非合理?yè)p耗。其具體步驟為：執(zhí)行采購(gòu)結(jié)算后，應(yīng)先進(jìn)入應(yīng)付款系統(tǒng)審核采購(gòu)發(fā)票，再進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)記賬，制單時(shí)在選單界面應(yīng)勾選“已結(jié)算采購(gòu)入庫(kù)單自動(dòng)選擇全部結(jié)算單上單據(jù)（包括入庫(kù)單、發(fā)票、付款單）”，使得物流和資金流的處理結(jié)果在一張記賬憑證上合并體現(xiàn)。

例2：承例1，假如采購(gòu)業(yè)務(wù)中貨物驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)損壞的5雙女涼鞋為非合理?yè)p耗，查明是運(yùn)輸部門責(zé)任，尚未收到運(yùn)輸部門的賠償款。

此筆采購(gòu)業(yè)務(wù)為存在非合理?yè)p耗的單貨同行業(yè)務(wù)，采購(gòu)結(jié)算時(shí)需要在“非合理?yè)p耗數(shù)量”“非合理?yè)p耗金額”“非合理?yè)p耗類型”“進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出金額”中分別錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，從結(jié)算單可以看出單位入庫(kù)成本等于采購(gòu)成本。執(zhí)行了采購(gòu)結(jié)算后在存貨核算系統(tǒng)制單生成確認(rèn)采購(gòu)成本的憑證和確認(rèn)應(yīng)付賬款的憑證：

借：庫(kù)存商品 99 000

其他應(yīng)收款 1 170

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅額17 000

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出170

貸：應(yīng)付賬款 117 000

圖6 非合理?yè)p耗的采購(gòu)結(jié)算處理

圖7 非合理?yè)p耗業(yè)務(wù)的采購(gòu)結(jié)算單

圖8 在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行制單時(shí)的選單界面

對(duì)于非合理?yè)p耗的采購(gòu)結(jié)算不能深刻理解時(shí)，其后續(xù)財(cái)務(wù)處理中很容易出現(xiàn)三類操作失誤：（1）未審核采購(gòu)發(fā)票就直接進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)記賬并生成憑證，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，導(dǎo)致無(wú)法制單，其具體原因即“有發(fā)票未審核”。此時(shí)，應(yīng)先去執(zhí)行采購(gòu)發(fā)票審核操作（不能制單），再進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行記賬并制單（注意勾選）。（2）在應(yīng)付款系統(tǒng)中審核采購(gòu)發(fā)票后繼續(xù)制單，則在存貨核算系統(tǒng)記賬并生成憑證時(shí)依舊會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，其原因即“結(jié)算單上已有發(fā)票制憑證”。更正時(shí)應(yīng)返回應(yīng)付款系統(tǒng)刪除確認(rèn)應(yīng)付賬款的憑證，再進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)記賬并制單。（3）在審核采購(gòu)發(fā)票并進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)記賬生成憑證時(shí)的選單界面未勾選“已結(jié)算采購(gòu)入庫(kù)單自動(dòng)選擇全部結(jié)算單上單據(jù)（包括入庫(kù)單、發(fā)票、付款單）”，則生成錯(cuò)誤記賬憑證如下：

借：庫(kù)存商品 100 000

貸：材料采購(gòu) 100 000

其更正方法是：在存貨核算系統(tǒng)刪除錯(cuò)誤憑證，重新制單，則可生成正確記賬憑證。

五、小結(jié)

作為ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈管理的重要業(yè)務(wù)，采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過(guò)程實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)流程、管理流程之間的緊密合作，整個(gè)處理流程體現(xiàn)出信息化系統(tǒng)高度智能化的典型特征。本文詳細(xì)分析了不同類型采購(gòu)業(yè)務(wù)以及存在采購(gòu)費(fèi)用、采購(gòu)溢缺等不同情境時(shí)采購(gòu)結(jié)算的具體處理，并結(jié)合采購(gòu)業(yè)務(wù)整體流程說(shuō)明采購(gòu)結(jié)算操作對(duì)后續(xù)財(cái)務(wù)處理的影響，從而為財(cái)務(wù)人員準(zhǔn)確追蹤采購(gòu)業(yè)務(wù)信息、把握采購(gòu)成本的確認(rèn)提供思路。