近十年高校畢業(yè)生檔案管理研究綜述

■高建明 陳 雯

一、數(shù)據(jù)來源

2022年5月9日，通過中國知網(wǎng)（www.cnki.net）網(wǎng)站，以“篇名”為檢索項，以“高校畢業(yè)生檔案管理”為檢索詞，檢索出近十年（2012年1月1日-2021年12月31日）文獻數(shù)據(jù)63條，全部為期刊論文，其中學(xué)術(shù)期刊53篇，特色期刊10篇。

二、檢索數(shù)據(jù)分析

（一）論文發(fā)表年度分析

從總體來看，近十年高校畢業(yè)生檔案管理論文發(fā)表總量不多，平均每年度發(fā)表論文6.3篇，從高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性來說，業(yè)界對高校畢業(yè)生檔案管理工作的關(guān)注度并沒有那么高。分年度來看，2014年、2016年和2018年，這三個年度的論文發(fā)表數(shù)量高于年度平均數(shù)，分別為10篇、10篇和8篇，其余各年度論文發(fā)表數(shù)量均低于年度平均數(shù)，其中2012年、2013年、2015年、2017年和2021年，這五個年度的論文發(fā)表數(shù)量接近年度平均數(shù)，分別為6篇、6篇、5篇、6篇和5篇，2019年和2022年這兩個年度相對較少，分別只有4篇和3篇，年度數(shù)量分布類似正弦函數(shù)曲線，有“大小年”之分，表明各年度論文發(fā)表數(shù)量不均衡。各年度論文發(fā)表數(shù)量見圖1。

圖1 各年度論文發(fā)表數(shù)量

（二）論文期刊來源分析

經(jīng)統(tǒng)計，63篇論文共刊發(fā)在40種期刊中，總的來說分布較為分散，較集中的刊發(fā)在《辦公室業(yè)務(wù)》《蘭臺內(nèi)外》《蘭臺世界》《黑龍江史志》等4種檔案類期刊，共22篇，占總發(fā)文量的35%，說明對高校畢業(yè)生檔案管理工作的研究，以檔案界為主。其中，《辦公室業(yè)務(wù)》刊發(fā)論文最多，共11篇，占發(fā)文總量的17.5%，說明該期刊對于高校畢業(yè)生檔案管理工作的關(guān)注度高、持續(xù)時間長，也說明高校畢業(yè)生檔案管理領(lǐng)域?qū)W者對該期刊較為關(guān)注。另外，《長江叢刊》《山西青年》《現(xiàn)代經(jīng)濟信息》《明日風(fēng)尚》《中國大學(xué)生就業(yè)》等5種期刊各刊發(fā)了2篇，占總發(fā)文量的16%，《時代教育》等31種期刊各發(fā)表了1篇論文，說明多類期刊關(guān)注高校畢業(yè)生檔案管理方面的研究工作。主要文獻來源分布見圖2。

圖2 主要文獻來源分布

（三）論文研究主題分析

分析圖3可知，業(yè)界對于高校畢業(yè)生檔案管理這一專題的研究，主題主要集中在“高校畢業(yè)生”“畢業(yè)生檔案”“檔案管理”“畢業(yè)生”“檔案管理工作”“存在的問題及對策”“檔案管理系統(tǒng)”“檔案管理問題”等，總的來看論文研究的主題領(lǐng)域較寬泛，但包含“高校畢業(yè)生”“畢業(yè)生檔案”“檔案管理”三個主題的論文分別有53篇、50篇和42篇，說明對高校畢業(yè)生檔案管理這一專題的研究主題高度集中。另外，從論文主題可見，有4篇論文圍繞高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)開展研究，應(yīng)該說為自然科學(xué)類論文，分別刊發(fā)于《現(xiàn)代電子技術(shù)》《軟件》《電大理工》《祖國》等非檔案類期刊。

圖3 論文主題分布

（四）論文被引頻率分析

經(jīng)統(tǒng)計，被引0次的論文共26篇占論文總量的41.3%，也就是說近一半的論文未被引用過；被引1次和2-4次的論文各16篇，均占論文總量的25.4%，兩者合計占論文總數(shù)的半數(shù)以上；被引5-7次的論文共3篇占論文總量的4.8%，分別是被引用5次的《后大眾化階段高校畢業(yè)生檔案管理的問題及對策》，解梅于2016年10月5日發(fā)表在《蘭臺世界》，被引用6次的《“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下高校畢業(yè)生檔案管理水平提升對策研究》，章莉于2020年2月19日發(fā)表在《檔案與建設(shè)》，被引用7次的《高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀及對策探索》，吳志鋒于2013年6月15日發(fā)表在《湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版）》；被引8次及以上的論文共2篇占論文總量的3.2%，分別是被引用8次的《高校畢業(yè)生檔案管理的問題與對策研究》，徐宏江于2013年3月20日發(fā)表在《中國大學(xué)生就業(yè)》，被引用10次的《大數(shù)據(jù)時代下基于SSM框架的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計》，吉豪杰于2018年11月15日發(fā)表在《軟件》。從以上分析可以看出，絕大部分論文的被引次數(shù)在4次及以下，一方面說明這些論文未能引起業(yè)內(nèi)學(xué)者的關(guān)注，另一方面說明相較于設(shè)計方法類的論文，理論研究型論文參考價值相對較低，吉豪杰的《大數(shù)據(jù)時代下基于SSM框架的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計》被引用10次，為被引次數(shù)最多的論文，可以一定程度上反映這一問題。

圖4 論文被引次數(shù)統(tǒng)計

（五）作者及機構(gòu)分析

從圖5作者分布圖來看，高建明、賴丹香2位作者各發(fā)表了3篇論文，孫柏國、呼俊財、賀小芹3位作者各發(fā)表了2篇論文，其他作者均各發(fā)表了1篇，說明高校畢業(yè)生檔案管理研究領(lǐng)域的學(xué)者較為分散，影響力較大、成果較為集中的學(xué)者不多，可以說比較匱乏。另外，經(jīng)對作者機構(gòu)分布分析，63篇論文作者共來自51個機構(gòu)，其中高等學(xué)校27個，地方人社部門20個，其他機構(gòu)4個，說明來自高等學(xué)校和地方人社部門的學(xué)者為高校畢業(yè)生檔案管理研究領(lǐng)域的主力，值得一提的是，發(fā)表論文數(shù)量前5位的作者均來自地方人社部門，可見相較于高等學(xué)校地方人社部門研究高校畢業(yè)生檔案管理的學(xué)者相對集中一些。

圖5 論文作者分布統(tǒng)計

三、論文內(nèi)容分析

從論文性質(zhì)來看，除前文所述的4篇自然科學(xué)類論文外，其他59篇論文均為社會科學(xué)類論文，本文以59篇社會科學(xué)類論文為研究對象，對論文研究的內(nèi)容進行分析。

綜合分析59篇社會科學(xué)類論文內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，來自高等學(xué)校的學(xué)者研究內(nèi)容主要著眼于高校畢業(yè)生畢業(yè)離校前的檔案管理，例如解梅、董雪梅、吳志峰等；而來自地方人社部門的學(xué)者，其研究內(nèi)容主要著眼于高校畢業(yè)生畢業(yè)離校后的檔案管理，例如賴丹香、高建明、呼俊財?shù)?。雖然兩個群體研究的側(cè)重點不同，但論文基本都是圍繞高校畢業(yè)生檔案的重要性、存在的問題、提升策略等三個方面開展研究。

（一）概念辨析

對于高校畢業(yè)生檔案國家有關(guān)法律法規(guī)沒有規(guī)范的定義，檔案學(xué)界也沒有一個統(tǒng)一的解釋，但學(xué)者對于高校畢業(yè)生檔案的理解差別不大。綜合董雪梅、高遠飛、張愛嬌、嚴飛四位學(xué)者的觀點，可對高校畢業(yè)生檔案給予以下較為明晰的釋義，即“高校學(xué)生檔案一般是指學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間形成及續(xù)存相關(guān)檔案的所有記錄總和”“是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、參加社會活動等各方面的記錄和反映”，主要包括高中時形成的檔案（畢業(yè)生登記表、體檢表、高考有關(guān)材料等）和大學(xué)時形成的檔案（入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)生登記表、報到證等）兩部分，“是大學(xué)生個人情況的真實歷史記錄”“是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選聘、任用、考核的主要依據(jù)”。高等學(xué)校的檔案管理工作主要側(cè)重于檔案的收集、整理以及轉(zhuǎn)遞，地方人社部門的檔案管理工作則主要側(cè)重于保存和利用。

（二）高校畢業(yè)生檔案及其管理的重要性研究

從高校畢業(yè)生檔案的釋義和內(nèi)容可以看出，高校畢業(yè)生檔案對畢業(yè)生個人來說非常重要，馮金蘭認為“畢業(yè)生檔案是對學(xué)生在校期間現(xiàn)實表現(xiàn)的最原始記錄”“其原始性、真實性和重要性是不可取代的”，彭壽英認為高校畢業(yè)生檔案“具有保密性”“具有唯一性”，王兵認為高校畢業(yè)生檔案“具有極高的可信性和可追溯性”，賴丹香認為“檔案是大學(xué)生步入社會最重要的憑證”，徐宏江認為“畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要基礎(chǔ)”。

從高等學(xué)校檔案管理工作重要性的角度，部分學(xué)者提出了以下觀點，馮金蘭、晉曉輝、張愛嬌三位學(xué)者認為，“畢業(yè)生檔案管理水平是學(xué)校教書育人成效的生動體現(xiàn)”“畢業(yè)生檔案管理關(guān)系高校的發(fā)展與聲譽”“檔案管理的健全反映了高校管理水平”；王克付認為“對高校而言，學(xué)生檔案是其教學(xué)、管理、后勤服務(wù)等方面的‘成果鑒定’，是對高校辦學(xué)水平的全面評估，也是濃墨重彩的一筆精神財富”。從高校畢業(yè)生檔案管理保存和利用的角度來說，嚴飛認為“加強對畢業(yè)生檔案管理，可以為大學(xué)生就業(yè)以及企業(yè)人才招聘提供能力考察的依據(jù)”，馮金蘭認為“畢業(yè)生檔案是學(xué)生走向社會的最佳通行證”“優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理，是切實提高畢業(yè)生就業(yè)率的有效途徑”，羅勇認為“有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動、社會保障服務(wù)”。綜合以上，高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生各方面表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，不僅極為重要且不可或缺，這也是高等學(xué)校和地方人社部門需要高度重視檔案管理工作的原因。

（三）高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題研究

《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》以及各級地方出臺的法律法規(guī)等，對高校畢業(yè)生檔案管理工作做出了具體要求和安排，但在實際工作中，由于各種原因高校畢業(yè)生檔案管理工作仍然存在諸多問題，經(jīng)對檢索論文的綜合分析主要有以下幾個觀點。一是吳志峰、周海松、王國宗、樊麗君、韓艷平為代表的眾多學(xué)者認為，高等學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，工作體制機制不夠健全，檔案專門機構(gòu)設(shè)置不達標，畢業(yè)生本人檔案意識淡薄，導(dǎo)致“死檔”“棄檔”“斷檔”“口袋檔案”等現(xiàn)象比較普遍。二是呼俊財、王穎、謝達輝、高建明、馬英鑫為代表的學(xué)者指出，高等學(xué)校及地方人社部門檔案管理模式單一，檔案管理工作信息化、數(shù)字化程度不高，對信息化技術(shù)的運用較為缺乏。三是蘇全玉、王穎、謝達輝、張娜為代表的學(xué)者認為，檔案管理工作人員普遍存在知識老舊、綜合素質(zhì)水平較低的情況。四是呼俊財、吳志峰、王國宗、高建明為代表的學(xué)者指出，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不規(guī)范，存在封面信息填寫標準不統(tǒng)一，通過普通快遞轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的情況，增加了檔案丟失的風(fēng)險。五是楊迪、謝達輝、曹麗娜、張娜為代表的學(xué)者認為，高校畢業(yè)生檔案利用率低，有時候不能及時服務(wù)于高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，例如曹麗娜認為“管理人員過度重視檔案的保存性而忽視了對檔案的利用”。

（四）高校畢業(yè)生檔案管理提升策略研究

對于如何做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，針對高校不重視、體制機制不健全、畢業(yè)生意識淡薄的問題，賀小芹認為要“加快構(gòu)建統(tǒng)一完善的檔案管理機制”“構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作流程”，沈紅霞認為要“加強畢業(yè)生對檔案重要性的認識、完善學(xué)生檔案管理制度”，彭宗忠指出要“加強在校生檔案意識的宣傳教育”。針對高校畢業(yè)生檔案管理工作模式陳舊、信息化程度不高的問題，王穎認為要“利用信息化手段提升畢業(yè)生檔案管理的方法”，高遠飛認為要“推動畢業(yè)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，實現(xiàn)信息化管理”，高建明認為“決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開展”。針對高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞存在的問題，吳志峰認為“高校要重視畢業(yè)生檔案的價值，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞工作，必須嚴格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定及時將檔案轉(zhuǎn)遞到相關(guān)的企事業(yè)單位、人才交流中心，杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象。”周海松認為“要進一步規(guī)范學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的方式，優(yōu)化轉(zhuǎn)遞流程，盡量防止學(xué)生檔案丟失”。針對高校畢業(yè)生檔案利用率低的問題，賴丹香認為要“破除‘重管輕用’，充分開發(fā)和利用檔案信息資源”“既要重視檔案的管理，也要重視檔案的運用”，王婷認為“相關(guān)檔案管理部門要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，由靜態(tài)存管變?yōu)橹鲃臃?wù)，積極了解社會對人事檔案的需求動向，大力拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使畢業(yè)生檔案的利用價值得到充分挖掘和發(fā)揮。”

四、總結(jié)與展望

檔案學(xué)界對于高校畢業(yè)生檔案管理工作的研究，指出了高校畢業(yè)生檔案及檔案管理工作的重要性，揭示了高校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題，給出了做好高校畢業(yè)生檔案管理工作的舉措。近十年高校畢業(yè)生檔案管理工作研究，應(yīng)該說研究領(lǐng)域較為寬泛，涵蓋了高校畢業(yè)生檔案管理的各個方面，得出的結(jié)論非常系統(tǒng)也很科學(xué)，對高等學(xué)校、地方人社部門，乃至用人單位如何做好高校畢業(yè)生檔案管理工作具有很強的借鑒意義。