關(guān)于新時(shí)期人社局檔案管理信息化建設(shè)

林清嬌 云霄縣人力資源和社會(huì)保障局

人社局作為國家機(jī)構(gòu)體系中不可或缺的職能部門，在管理、組織和指揮各項(xiàng)行政事務(wù)中扮演著重要角色。人社局內(nèi)部的檔案管理是保障其穩(wěn)定有序開展工作的基礎(chǔ)，新時(shí)期加強(qiáng)人社局檔案管理信息化建設(shè)，可以從整體上提高人社局工作的質(zhì)量和效率?；诖?，從檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢及其必要性出發(fā)，論述新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理信息化建設(shè)的新要求，探討新時(shí)期人社局檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，旨在提高人社局檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，也希望能為人社局檔案管理信息化建設(shè)提供參考意見。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。檔案是一種資源，傳統(tǒng)檔案管理以人工書寫、保管為主，已無法滿足信息化社會(huì)的要求。因此，人社局的檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，由傳統(tǒng)的檔案管理方式向信息化管理轉(zhuǎn)變，在共享信息資源的同時(shí)，充分發(fā)揮社會(huì)物質(zhì)資源的最大效能，成為人社局高效率、高質(zhì)量工作的保障。

檔案管理信息化的優(yōu)勢及其必要性

檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案管理信息化是指借助智能工具，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用等過程。信息化檔案管理有著獨(dú)特的優(yōu)勢，是新時(shí)期檔案管理發(fā)展的趨勢。其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，延長檔案使用年限。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，紙張對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較高的要求，如溫度、濕度等都是重要影響因素，而且工作人員在翻閱檔案的過程中也可能對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。因此，傳統(tǒng)檔案到達(dá)一定年限后會(huì)為檔案管理工作帶來很多不必要的麻煩。而信息化檔案受環(huán)境等外界因素影響不大，占據(jù)空間也更小，便于長久保存和使用。

第二，提高檔案管理效率。傳統(tǒng)檔案管理離不開檔案管理員，管理員需要對(duì)資料進(jìn)行收集、分類、鑒定、整理等。整個(gè)檔案管理流程繁雜，管理員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，工作效率卻并不高，也會(huì)出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤率。信息化檔案管理以電腦為主，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的存儲(chǔ)和標(biāo)注，在減少人力投入的同時(shí)，極大地提高了檔案管理效率，也有效避免了人工失誤給工作帶來的不利影響。

第三，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享。傳統(tǒng)檔案存放在檔案柜中，不僅會(huì)占據(jù)很大的空間，而且使用檔案資料時(shí)，需要人工進(jìn)行翻閱查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，無論是存儲(chǔ)、使用，還是進(jìn)行資源的傳遞都極為方便，且快捷的檔案搜索方式，也大大提高了檔案的使用效率。

人社局檔案管理信息化的必要性

檔案管理是資源管理的重要組成部分，是人社局整個(gè)工作體系中必不可少的環(huán)節(jié)。加強(qiáng)人社局檔案管理信息化建設(shè)是十分有必要的。

一方面，人社局檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境、保管方式等，受到內(nèi)外因素的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，工作人員工作效率不高，無論是查詢資料，還是更新資料，都是一個(gè)非常煩瑣的過程，顯然已無法適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的要求。新時(shí)期，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)下，信息化管理模式是各個(gè)行業(yè)發(fā)展的趨勢，人社局檔案管理信息化建設(shè)符合創(chuàng)新發(fā)展的要求，現(xiàn)代化管理方式逐漸取代了傳統(tǒng)檔案管理模式；另一方面，人社局檔案管理的根本目的是提高服務(wù)質(zhì)量，新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)管理模式與服務(wù)方式存在的弊端日益顯現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)可以快速高效查詢相應(yīng)資料，在提高檔案利用率的同時(shí)，有效提升人社局檔案管理的服務(wù)水平。除此之外，檔案資源得到有效的利用，可以實(shí)現(xiàn)人事資源的共享和價(jià)值開發(fā)。在檔案管理中運(yùn)用信息化管理方式，可以促進(jìn)檔案資源的有效利用，其在人事資源管理中發(fā)揮著巨大的作用。人事檔案管理以服務(wù)人事工作為主，利用信息化設(shè)備開發(fā)和利用人事檔案管理軟件，建立立體化的人事管理框架，進(jìn)而全面、多層次發(fā)掘人事檔案管理的價(jià)值。信息化的人事檔案管理方式，為人們提供了便捷的人事信息查詢服務(wù)，方便人們對(duì)信息的隨時(shí)取用和瀏覽，使人事檔案資源價(jià)值得到了最大開發(fā)。這種新型的檔案管理方式促進(jìn)了人事信息的資源共享，充分發(fā)揮人才的作用，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理信息化建設(shè)的新要求

新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理信息化建設(shè)有著更高的要求，包括檔案管理水平、檔案資源的共享以及檔案資源的安全性。

就檔案管理水平來說，新時(shí)期下，信息化是人社局檔案管理發(fā)展的方向，促進(jìn)信息化的舉措應(yīng)貫穿于檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，人社局相關(guān)工作人員應(yīng)不斷提高自身信息化檔案管理素養(yǎng)，促進(jìn)人社局檔案管理工作向著信息化、智能化發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案資源的效能，在提升人社局檔案管理水平的同時(shí)，更好地滿足新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理信息化建設(shè)提出的要求。

從檔案資源共享來說，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，信息共享現(xiàn)已成為新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的總體趨勢。人社局檔案管理工作涉及社會(huì)的方方面面，檔案資源的共享勢在必行。要最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，就要促使人社局檔案管理緊跟信息化發(fā)展的步伐。人社局在檔案管理工作中，應(yīng)借助新時(shí)期信息化發(fā)展的契機(jī)，做好檔案資源的開發(fā)與共享。

對(duì)于檔案資源的安全性而言，人社局的檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，如果被泄露或丟失會(huì)給群眾帶來很大的困擾。因此，新時(shí)期人社局必須做好檔案資源的安全管理工作，信息化檔案管理有著強(qiáng)大的檢索查詢功能，應(yīng)利用加密手段防止信息外泄和丟失。比如，設(shè)置網(wǎng)上實(shí)名制認(rèn)證，最大程度地保障人民群眾的利益。

新時(shí)期人社局檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，提高信息化檔案管理意識(shí)

信息化建設(shè)是新時(shí)期人社局檔案管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作甚至是人社局的整體工作都產(chǎn)生了重要影響。檔案管理信息化建設(shè)并不是簡單的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，而是涉及檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換、基礎(chǔ)設(shè)施的投入以及檔案管理模式的優(yōu)化等一系列工作。對(duì)此，從檔案管理部門的管理層到基層工作者，都應(yīng)提高對(duì)信息化建設(shè)工作的重視程度，積極投身于檔案管理信息化建設(shè)過程中。

一方面，人社局檔案管理部門要做好檔案資源的充分調(diào)研，從整體上考量自身是否具有良好的發(fā)展趨勢，并在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)的信息化發(fā)展規(guī)劃。具體來說，檔案管理部門可以先設(shè)定一個(gè)科學(xué)可行的總目標(biāo)，再將總目標(biāo)細(xì)化為階段性目標(biāo)，一步步推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)。人社局可以將檔案管理部門的信息化規(guī)劃和進(jìn)程納入人社局整體工作體系中，進(jìn)一步推動(dòng)部門檔案管理信息化建設(shè)。另一方面，檔案管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)，并發(fā)揮主觀能動(dòng)性，真正參與到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中。與此同時(shí)，人社局還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，使群眾認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢及意義，以得到廣泛支持。

完善檔案管理信息化機(jī)制，加強(qiáng)檔案資源整合

缺乏科學(xué)的管理理念以及管理制度的不完善等，都是限制檔案管理信息化建設(shè)的因素。人社局應(yīng)集思廣益，建立適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需求以及符合自身發(fā)展的檔案管理信息化機(jī)制。檔案管理層與工作人員之間應(yīng)形成相互約束的關(guān)系，一是防止因管理層決策專制打擊管理員工作的積極性，二是讓工作人員在公平公正的管理機(jī)制中，實(shí)現(xiàn)自我工作效能的最大化。

首先，健全檔案資源的收集歸檔制度。在檔案資源收集歸檔過程中，檔案管理工作人員既要顧全全局，又要讓工作有側(cè)重點(diǎn)，使檔案資料成為展示群眾真實(shí)情況的載體；其次，人社局檔案管理信息化建設(shè)需嚴(yán)把鑒別審核關(guān)。對(duì)于資料錯(cuò)誤、手續(xù)不齊全等經(jīng)常出現(xiàn)的問題，人社局應(yīng)給予補(bǔ)辦或重辦的指導(dǎo)意見，避免不規(guī)范的檔案資源進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)；最后，建立完備的檔案資料查閱流程，當(dāng)紙質(zhì)資料變?yōu)殡娮踊驍?shù)字化資源進(jìn)入資料庫后，檔案管理部門應(yīng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的查閱流程，保證工作的高效有序，切實(shí)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

人社局的檔案資料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)對(duì)其中具有重要研究價(jià)值的資源開展系統(tǒng)性整合工作，將收集的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一劃分和細(xì)致歸類，借助分級(jí)管理形式為數(shù)字化信息資料的查閱提供便利。人社局在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，也應(yīng)選取適宜的管理軟件，通過完備的存儲(chǔ)設(shè)備，將檔案資源科學(xué)、合理地存儲(chǔ)于不同檔案庫中。

加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案資源安全

信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、機(jī)房建設(shè)、系統(tǒng)硬件、軟件等內(nèi)容，基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理信息化發(fā)展的前提條件，也直接關(guān)系著檔案資源的安全和穩(wěn)定。比如，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施依托互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上還需要投入路由器、交換機(jī)等設(shè)備。在硬件設(shè)施上，人社局應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化的檔案資料館，按照相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來建造核心機(jī)房，購置相關(guān)的系統(tǒng)硬件，并做好對(duì)機(jī)房和硬件設(shè)備的維護(hù)工作。當(dāng)然，加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要一定的資金支持。對(duì)此，人社局要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理的規(guī)劃和分配，?？顚Ｓ茫袑?shí)保障人社局檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施。

依托信息技術(shù)開展的檔案管理信息化建設(shè)主要依靠互聯(lián)網(wǎng)這一媒介實(shí)施。互聯(lián)網(wǎng)具有交互性、開放性等特征，可能導(dǎo)致檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性或多或少受到不利影響。比如，當(dāng)電腦遭受黑客入侵或電腦中病毒后，就可能造成檔案資料的丟失或泄露。人社局檔案資源的安全管理是檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，直接關(guān)系著人民群眾的切身利益?；谛聲r(shí)期對(duì)人社局檔案管理信息化建設(shè)提出的安全要求，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能最大限度地保證檔案資源的安全和穩(wěn)定。性價(jià)比高的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，可以降低檔案管理中外界因素，如電磁、輻射等，帶來的干擾和損壞。檔案管理信息化建設(shè)不是一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)的，而是依據(jù)所設(shè)定的信息化建設(shè)小目標(biāo)，一步步向著總目標(biāo)發(fā)展，從而貫徹落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)。

提高檔案管理人員素養(yǎng)，打造專業(yè)穩(wěn)定的管理隊(duì)伍

新時(shí)期，企業(yè)和部門越來越認(rèn)識(shí)到人才的重要性?，F(xiàn)階段，檔案管理部門的工作人員往往憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作，缺少檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。人社局檔案管理工作對(duì)人才有著非常高的要求，其要具備計(jì)算機(jī)、法律等方面的相關(guān)知識(shí)與技能。但是，由于檔案管理部門長期以來被認(rèn)為是閑散部門，一些工齡長、即將退休的工作人員常被安排到檔案管理部門。這些工作人員雖然有較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但工作模式仍沿襲原有模式，不愿接受現(xiàn)代化管理理念和管理方式，導(dǎo)致工作效率低下。這需要人社局根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)中對(duì)人才的實(shí)際需求，在提高現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，從檔案管理工作人員的招錄出發(fā)，以打造一支專業(yè)穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，讓人才成為檔案管理信息化建設(shè)的巨大推動(dòng)力。

一方面，人社局要不斷提升現(xiàn)有工作人員專業(yè)素養(yǎng)，可以開展相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想意識(shí)、工作方式、工作態(tài)度等，幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能，讓檔案管理工作人員熟練掌握信息化檔案管理工作流程。同時(shí)，檔案管理工作人員也應(yīng)提高學(xué)習(xí)意識(shí)，明確自身工作的重要性，將所學(xué)的現(xiàn)代化管理知識(shí)應(yīng)用到工作實(shí)踐當(dāng)中，從工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，形成良性循環(huán)，在檔案管理工作中創(chuàng)新思維和發(fā)揮創(chuàng)造力，促進(jìn)人社局檔案管理工作模式的創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，人社局在進(jìn)行檔案管理工作人員招錄的過程中，應(yīng)充分考慮求職人員的專業(yè)情況，所招錄人員的專業(yè)能力應(yīng)能夠彌補(bǔ)現(xiàn)有部門結(jié)構(gòu)中的短板，為人社局檔案管理部門注入新鮮血液，讓年輕化的專業(yè)人才隊(duì)伍優(yōu)化檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)。

綜上所述，檔案管理工作是人社局主要的工作內(nèi)容之一，人社局應(yīng)始終堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，使自身的工作成為連接企業(yè)、部門以及公眾之間的有效環(huán)節(jié)。新時(shí)期對(duì)人社局檔案管理工作有更高的要求，人社局應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在檔案管理工作中的優(yōu)勢及必要性，從完善信息化管理機(jī)制、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等各方面入手，有序推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，提升自身服務(wù)質(zhì)量。