運(yùn)用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件提高高校決算工作效率

●戎加麗

一、引言

按照新的《政府會(huì)計(jì)制度》的規(guī)定，高校目前會(huì)計(jì)核算應(yīng)當(dāng)具備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)雙重功能，預(yù)算會(huì)計(jì)的主要功能是全面清晰反映高校預(yù)算執(zhí)行信息。決算工作是高校每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了，按照財(cái)政部門和上級(jí)主管部門的要求，基于預(yù)算會(huì)計(jì)核算結(jié)果編制的，內(nèi)容力求全面清晰體現(xiàn)高校預(yù)算執(zhí)行信息。按照《財(cái)政部關(guān)于2019年度部門決算工作的通知》要求：“為推動(dòng)政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度全面施行，實(shí)現(xiàn)部門決算編制以收付實(shí)現(xiàn)制為基礎(chǔ)、以預(yù)算會(huì)計(jì)核算生成的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，繼續(xù)做好按經(jīng)濟(jì)分類編制項(xiàng)目支出決算工作”。目前高校決算數(shù)據(jù)主要來源于預(yù)算會(huì)計(jì)，內(nèi)容包括決算主表、決算附表和說明、財(cái)務(wù)分析及其他附件。面對(duì)新制度的變革，開發(fā)更新計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件，結(jié)合決算編制的要求，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件輔助核算功能，是提高高校決算工作效率、保證決算工作質(zhì)量的重要途徑。

二、充分利用財(cái)務(wù)軟件功能編制決算報(bào)表的必要性

（一）決算編制精細(xì)化要求不斷提高

《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則—基本準(zhǔn)則》《政府會(huì)計(jì)制度》的陸續(xù)出臺(tái)及政府收支分類科目的不斷變化，決算編制的要求也越來越精細(xì)化。高校作為規(guī)模較大的事業(yè)單位，具有資金規(guī)模量大、種類繁多、業(yè)務(wù)復(fù)雜、項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。新《政府會(huì)計(jì)制度》的頒布和實(shí)施對(duì)高校的核算方式、財(cái)務(wù)管理、信息系統(tǒng)建設(shè)及人員管理都提出了更高的要求。按照《政府會(huì)計(jì)制度》及財(cái)政部門的要求，高校需要按照資金性質(zhì)的不同編制基本支出、項(xiàng)目支出、經(jīng)營(yíng)支出決算明細(xì)表，按照資金來源不同編制財(cái)政撥款收入支出決算明細(xì)表和收入支出決算總表等，表內(nèi)縱向按照政府收支功能分類分別填列，橫向按照部門預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)分類科目詳細(xì)填列。決算報(bào)表錯(cuò)綜復(fù)雜，數(shù)據(jù)量大，給決算編制人員帶來了很大的困難，如何快速準(zhǔn)確從賬簿取數(shù)是編制決算報(bào)表的關(guān)鍵。

（二）決算報(bào)表編制工作任務(wù)繁重，時(shí)間緊迫

高校決算編制在每年的1月份進(jìn)行，短短1個(gè)月的時(shí)間要錄入所有會(huì)計(jì)憑證，完成單位內(nèi)部對(duì)賬、與財(cái)政部門對(duì)賬、年終結(jié)賬，嚴(yán)格按要求編制決算報(bào)表、撰寫填表說明并進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等，如若有附屬單位還要編制合并報(bào)表。隨著我國(guó)高校自身的不斷發(fā)展，為了更好地反映高校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的資金使用情況，以便高校管理者和上級(jí)主管部門更好地了解學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況，從而更好地做出事業(yè)決策，并對(duì)下年的預(yù)算工作提供借鑒，部門決算編制要求越來越規(guī)范，大量繁重的工作、編制實(shí)踐的緊迫性，高校決算編制工作人員往往會(huì)為了快速完成工作而影響決算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）隨著高校的不斷壯大，高校資金來源和種類越來越復(fù)雜，資金需求量不斷擴(kuò)充

高校資金主要來源于財(cái)政劃撥、財(cái)政專戶返還等事業(yè)收入、上級(jí)補(bǔ)助收入、經(jīng)營(yíng)收入、附屬單位繳款收入和其他收入。隨著高校的不斷發(fā)展，學(xué)生規(guī)模不斷擴(kuò)大、國(guó)家對(duì)高校的生均撥款不斷提高及高?？蒲许?xiàng)目的不斷增加，高校收入越來越大，種類越來越多，決算編制要求嚴(yán)格、精細(xì)，簡(jiǎn)單粗略的會(huì)計(jì)核算根本無法滿足決算編制的要求，充分利用財(cái)務(wù)軟件輔助核算功能對(duì)資金從收到支進(jìn)行詳細(xì)的核算才能提高決算編制的質(zhì)量和效率。

三、利用財(cái)務(wù)軟件提高決算編制的質(zhì)量和效率的方法

（一）年初建賬做好軟件基礎(chǔ)設(shè)置

根據(jù)財(cái)政部門對(duì)決算編制的要求設(shè)計(jì)年初基礎(chǔ)設(shè)置。首先，決算編制需要根據(jù)資金來源的不同劃分財(cái)政資金和其他資金，按照決算支出項(xiàng)目類別劃分為基本支出和項(xiàng)目支出；其次在每張決算明細(xì)表中都需要按照不同的功能分類分別填列，項(xiàng)目支出決算明細(xì)表更是需要明細(xì)到每一筆資金的指標(biāo)文號(hào)。因此在年初建賬時(shí)就按照以上分類做好輔助核算項(xiàng)目的設(shè)置，以便年終決算數(shù)據(jù)的取數(shù)。年初建立新賬時(shí)可以根據(jù)需要設(shè)置好“資金來源”“資金性質(zhì)”“支出類別”“指標(biāo)文號(hào)”“功能分類”“經(jīng)濟(jì)分類”等項(xiàng)目，各個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)根據(jù)需要增加種類，例如可以將資金來源分為“財(cái)政撥款基本支出”“財(cái)政撥款項(xiàng)目支出”“非財(cái)政專項(xiàng)資金”“其它資金”“財(cái)政撥款基本支出結(jié)轉(zhuǎn)”“財(cái)政撥款項(xiàng)目支出結(jié)轉(zhuǎn)”“非財(cái)政專項(xiàng)資金結(jié)轉(zhuǎn)”等。

（二）日常核算工作做到精確、規(guī)范

決算數(shù)據(jù)主要來源于預(yù)算會(huì)計(jì)日常核算及其賬簿資料，高校日常會(huì)計(jì)核算主要體現(xiàn)在憑證錄入和記賬工作上，為了保證決算數(shù)據(jù)的真實(shí)完整和可靠，在日常核算中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)，按照政府會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行“雙功能”“雙分錄”核算。在日常憑證錄入的過程中結(jié)合年初輔助項(xiàng)目設(shè)置按資金類別、支出類型、指標(biāo)文號(hào)等分別入賬。例如：財(cái)政撥入某筆指標(biāo)文號(hào)為“財(cái)教*號(hào)”的基本支出（公用支出）資金，功能分類為教育支出（高等教育），則高校預(yù)算科工作人員在將該筆文號(hào)為的財(cái)政撥款資金錄入預(yù)算系統(tǒng)時(shí)，按照輔助核算項(xiàng)目依次選擇“資金來源—財(cái)政撥款基本支出”“資金性質(zhì)—財(cái)政撥款支出”“支出類別—基本支出”“指標(biāo)文號(hào)—財(cái)教*號(hào)”“功能分類—教育支出（高等教育）”等。當(dāng)使用該筆資金時(shí)（假設(shè)需要支付某學(xué)院一筆印刷費(fèi)），報(bào)銷人員填制報(bào)銷單時(shí)首先選擇該筆項(xiàng)目資金，經(jīng)濟(jì)分類選擇商品和服務(wù)支出（印刷費(fèi)）。走完報(bào)銷審批流程后，制單人員審核無誤后點(diǎn)擊“生成憑證”自動(dòng)生成預(yù)算會(huì)計(jì)憑證和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證。這一系列操作涉及的信息量較大，報(bào)銷人員難免會(huì)錄入錯(cuò)誤，因此高校應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的制單和審核崗位，保證每一筆收入和支出都錄入準(zhǔn)確。

定期進(jìn)行對(duì)賬工作，首先是貨幣資金的賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)工作。出納人員及時(shí)按照不同賬戶逐筆登記日記賬，并在月末及時(shí)與銀行進(jìn)行核對(duì)。其次是資金項(xiàng)目、往來款項(xiàng)以及與上級(jí)部門財(cái)政撥款、非稅收入及財(cái)政專戶資金的核對(duì)，保證資金項(xiàng)目?？顚Ｓ茫鶃砜铐?xiàng)定期清理，應(yīng)繳的非稅收入已繳入財(cái)政，應(yīng)收的財(cái)政專戶返還資金已收到。

（三）充分利用軟件“自定義交叉統(tǒng)計(jì)表”的功能，實(shí)現(xiàn)決算報(bào)表自動(dòng)生成取數(shù)

目前多數(shù)高校的財(cái)務(wù)軟件和財(cái)政廳要求統(tǒng)一使用的報(bào)表軟件還尚未“打通”，因此無法從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中直接生成決算報(bào)表數(shù)據(jù)，但目前多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都具有“自定義交叉統(tǒng)計(jì)表”功能，年終做好對(duì)賬、結(jié)賬等基礎(chǔ)工作后，根據(jù)不同的報(bào)表進(jìn)行輔助核算項(xiàng)目的自由“組配”?；究梢詫?shí)現(xiàn)報(bào)表的自動(dòng)取數(shù)。例如“財(cái)政撥款項(xiàng)目支出決算明細(xì)表”，可以在“自定義交叉統(tǒng)計(jì)表”報(bào)表設(shè)置界面，縱向字段選擇功能分類和指標(biāo)文號(hào)，橫向字段里選擇經(jīng)濟(jì)分類科目，過濾條件選擇“資金性質(zhì)=財(cái)政撥款支出”并且“支出類別=項(xiàng)目支出”。

生成報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)按照過濾條件只匯總“財(cái)政撥款—項(xiàng)目支出”的數(shù)據(jù)，左邊縱向按照功能分類和指標(biāo)文號(hào)進(jìn)行分類，橫向按照經(jīng)濟(jì)分類科目分別匯總到對(duì)應(yīng)各指標(biāo)文號(hào)中，并逐級(jí)匯總到功能分類。填制“財(cái)政撥款項(xiàng)目支出決算明細(xì)表”時(shí)，基本可以將該交叉統(tǒng)計(jì)表的數(shù)據(jù)直接粘貼到報(bào)表中。

四、目前高校決算工作對(duì)財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用的不足和改進(jìn)措施

運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行取數(shù)，大大提高了高校決算工作效率，但高校的決算工作不僅僅是填列報(bào)表，更重要的是數(shù)據(jù)的分析工作，目前各高校都未運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件對(duì)決算數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析。另外由于各高校財(cái)務(wù)人員素質(zhì)水平參差不齊，從原始憑證的審核、錄入，到日常核對(duì)檢查，最后進(jìn)行決算，每一個(gè)步驟都需要財(cái)務(wù)人員細(xì)心負(fù)責(zé)，才能保證決算數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、可靠和規(guī)范。再者，目前各高校使用的財(cái)務(wù)軟件絕大多數(shù)是核算型的軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的擴(kuò)張性、數(shù)據(jù)的共享功能以及報(bào)表的自定義功能都還不夠強(qiáng)大，財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口開放性較差，不能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

（一）高校應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)技術(shù)的支持，強(qiáng)化報(bào)表數(shù)據(jù)的分析

高校對(duì)決算數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)分析是以決算報(bào)表數(shù)據(jù)等材料為基礎(chǔ)，通過計(jì)算相關(guān)指標(biāo)，進(jìn)行不同年度對(duì)比、預(yù)決算數(shù)據(jù)對(duì)比、重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目對(duì)比、收支結(jié)構(gòu)分析等，分析和評(píng)價(jià)高校財(cái)務(wù)管理水平、資金使用效率等，以防范高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高高校財(cái)務(wù)管理水平，并為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供決策依據(jù)。目前高校對(duì)決算數(shù)據(jù)的分析主要包括“當(dāng)年事業(yè)績(jī)效分析”“收支預(yù)算執(zhí)行情況分析”和“財(cái)務(wù)管理情況”。對(duì)于“收支預(yù)算執(zhí)行情況的分析”又包括“收入支出年初預(yù)算情況對(duì)比分析”“收入支出決算對(duì)比分析”“收入支出預(yù)算執(zhí)行率分析”和“收入支出結(jié)構(gòu)分析”。高校的決算工作離不開信息系統(tǒng)的建設(shè)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是決算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可靠性的重要保障。高校應(yīng)立足于自身財(cái)務(wù)管理實(shí)際，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)給予足夠的支持，不斷完善財(cái)務(wù)分析的智能化，自動(dòng)生成相關(guān)分析指標(biāo)，減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，讓財(cái)務(wù)人員把時(shí)間和精力用在“分析”上，不斷提高高校的財(cái)務(wù)管理水平。

（二）加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和計(jì)算機(jī)水平

《政府會(huì)計(jì)制度》的頒布實(shí)施給財(cái)會(huì)人員提出了新的要求，政府會(huì)計(jì)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)構(gòu)成，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實(shí)現(xiàn)制分別核算，改變了原制度要求的以收付實(shí)現(xiàn)制為主、權(quán)責(zé)發(fā)生制為輔的核算模式。在《政府會(huì)計(jì)制度》下，由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)核算的原則不同，收入、費(fèi)用（支出）確認(rèn)和計(jì)量的時(shí)間、金額也不盡相同。例如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需要根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則對(duì)固定資產(chǎn)計(jì)提折舊、對(duì)無形資產(chǎn)進(jìn)行攤銷、對(duì)往來款項(xiàng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、期末要計(jì)提利息等。預(yù)算會(huì)計(jì)按照收付實(shí)現(xiàn)制的原則，在收到資金或支付資金時(shí)確認(rèn)預(yù)算收入和預(yù)算支出。按照《政府會(huì)計(jì)制度》的要求，要將制度融匯在預(yù)算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，這給高校財(cái)務(wù)人員帶來了新的挑戰(zhàn)。

高校應(yīng)當(dāng)重視對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的服務(wù)管理水平。通過崗位的合理優(yōu)化配置，進(jìn)行崗位培訓(xùn)和財(cái)會(huì)人員職業(yè)道德、職業(yè)素養(yǎng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，在資金和時(shí)間上給予保障，為財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)教育提供寬松的環(huán)境。培訓(xùn)的方式除了會(huì)計(jì)從業(yè)資格年檢規(guī)定的繼續(xù)教育外，還應(yīng)支持財(cái)務(wù)人員外出考察，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)；鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員提升學(xué)歷、參加資格考試等。

五、總結(jié)

隨著《政府會(huì)計(jì)制度》的正式實(shí)施，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)的分離，高校財(cái)務(wù)管理面臨著更高的要求，決算數(shù)據(jù)作為反映高校預(yù)算執(zhí)行情況、資金使用效率、高校財(cái)務(wù)管理水平的重要依據(jù)，決算工作的質(zhì)量和效率越發(fā)重要。本文以決算數(shù)據(jù)編制方法為主要切入點(diǎn)，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的智能化來解決決算工作中的困難，為年終決算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為決算工作提供一定的借鑒。