蘇州中國絲綢檔案館征集工作規(guī)范化管理探索與實踐

陳明怡

（蘇州市工商檔案管理中心，江蘇蘇州，215028）

蘇州中國絲綢檔案館（下文簡稱“中絲館”）是集收藏、保護、利用、研究、展示、教育、宣傳、旅游、休閑等功能于一體的國家級檔案館，擔負著對絲綢檔案進行收集、整理、保管、利用和研究的重要職責。自2013年中絲館落戶蘇州以來，中絲館的征集工作在全國范圍內緊鑼密鼓地開展起來，制訂征集計劃，明確征集內容，多舉措、多途徑地推進檔案資料征集工作，得到了全國各地政府部門、行業(yè)協(xié)會、科研院所、國家級非遺傳承人以及專家學者的大力支持。歷經8年多時間，征集足跡遍布全國32個省、自治區(qū)、直轄市，征集絲綢檔案2萬余件。征集檔案包括全國大部分省份的蠶桑、絲綢行業(yè)發(fā)展資料，蠶桑志、絲綢企業(yè)廠史、廠志及特色產品的相關資料，以及20多位有關絲綢的國家級、省級大師的個人檔案及代表作品，為中絲館的資源體系建設奠定了基礎。

一、 落實長效機制，建立健全征集工作制度

征集工作管理可以說是相對靜止又動態(tài)的一種形式，需要通過實踐才能體現(xiàn)出其規(guī)范性。中絲館的征集工作就是在實踐中不斷積累經驗，逐步走向規(guī)范化管理。2015年，制定并試行《蘇州市工商檔案管理中心（蘇州中國絲綢檔案館）檔案征集管理辦法》（下文簡稱《辦法》），主要對征集經費的使用、經費開支范圍、管理審批等進行了規(guī)范。2020年，在《辦法》基礎上又完善《蘇州中國絲綢檔案館檔案征集管理辦法（修訂版）》以及《檔案史料、實物征集管理辦法》《捐贈史料檔案獎勵等級評分細則》《專家聘任管理辦法》等若干制度。《辦法》明確了征集的內容與范圍、征集的形式與流程、征集資金的評估與審批、征集計劃的調研與制定、征集監(jiān)督的參與并執(zhí)行，涵蓋征集工作全流程。壘土成垛，投礫引珠，這些辦法及細則的出臺，邁出了中絲館在檔案征集領域標準化的一大步。

二、 強化過程管理，完善征集資金評估與審批流程

在蘇州市委、市政府的高度重視和大力支持下，中絲館每年獲批財政專項征集資金較多，為提高資金使用效益，規(guī)范資金使用流程，中絲館嚴格執(zhí)行《辦法》“?？顚Ｓ?、專家鑒定、嚴格審核、力求實效”的要求，對征集經費的使用、開支范圍、管理審批等內容作了明確規(guī)定。

1. 規(guī)范專項資金的管理。按照財政市立項目的績效要求，制定征集資金的預算使用目標，填報績效目標申報表，明確其“數(shù)量指標”“效益指標”等項目績效指標，實行“預算資金”“預算指標”量化考核。

2. 明確資金的審核職級。為更好地使用檔案征集資金，避免“一言堂”的情況發(fā)生，中絲館按照市財政印發(fā)《厲行節(jié)約反對浪費財務制度選編》的資金使用要求，嚴格執(zhí)行“三重一大”工作的相關規(guī)定，分別明確3000元、10000元以上以及區(qū)間內金額的上會要求、審批流程與審核級別，層層把關，有序執(zhí)行。

中國絲綢檔案館征集檔案專家鑒定評估會

3. 資金使用的監(jiān)管力度。紀委監(jiān)督工作的開展為征集工作提供了強有力的法治保障，從源頭杜絕征集過程中可能產生的違規(guī)情況，在征集前把得準“大方向”，完成后經得起“回頭看”，增強征集工作透明度。中絲館嚴格貫徹紀檢監(jiān)察的巡查要求，將監(jiān)管工作落實到征集行為的“前、中、后”，將審計工作執(zhí)行于經費使用、流程公開、出入庫管理、檔案臺賬建立等環(huán)節(jié)。堅持紀委紀檢組人員到場制，堅持實施征購、合作事項上網公示制，堅持主任會討論事項公開制，實時監(jiān)控征集項目進度，把控征集工作全過程。

三、 突出專業(yè)要求，運行征集檔案價值評估體系

1. 組織專家鑒定，提供技術保證。專家鑒定是征集工作必不可少的一部分。為保證征集工作的可持續(xù)發(fā)展，加強對征集工作的規(guī)范化管理，中絲館設立專家?guī)欤氲谌絽⑴c征集過程，為征集工作提供技術支撐，以保證征集檔案的真實性，確定其歷史保存價值、收藏價值和評估市場價格。中絲館每年定期召開征集檔案鑒定會，根據被評估的檔案內容，隨機從各專家小組抽取5名專家，簽訂承諾書，組成鑒定小組，充分發(fā)揮各領域專家的專業(yè)特長和參謀作用，對擬征購的檔案給出專業(yè)的評定結論，形成文字材料，以此作為是否征集的評判依據。

2. 制定評分細則，確定檔案價值。評估征集檔案的價值嚴格以檔案資料的“真實性”為硬杠子，采取一票否決制，并根據其“時間性”“價值性”“材質性”“系統(tǒng)性”“外觀性”“地域性”6個方面作為評定依據，按級評分確定價格。中絲館制定了《捐贈史料檔案獎勵等級評分細則》《捐贈實物檔案獎勵等級評分細則》《捐贈史料檔案評估表》《捐贈實物檔案評估表》《捐贈檔案獎勵評估意見匯總表》《征購檔案專家鑒定評估意見表》《檔案合作項目專家論證表》7類評估表，科學確定征集檔案的價值。

四、 規(guī)范檔案整理，強化庫房科學化管理

檔案整理是征集工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案信息品質的關鍵步驟。根據絲綢檔案的特殊性，中絲館編制了《關于不同載體絲綢檔案整理、入庫管理辦法》，按載體不同，將絲綢檔案分為文書、照片、書籍、絲綢產品、大型物件、名人題詞（書畫）及其他等7大類。通過對整理內容、入庫管理制度的細化，明確整理范疇和要求，讓整理工作有規(guī)可循。在整理的過程中遵循“簡化整理，深化索引”的原則，針對性地選擇卷或件的形式進行整理，并保留檔案的原始狀態(tài)。

口述檔案采集現(xiàn)場

征集檔案整理完畢，消殺附著在檔案上的細菌后方可入庫，降低細菌對檔案的損害，提高檔案的保管條件，延長檔案的保管壽命。并根據絲綢的特性，對絲綢庫房的溫濕度進行調整，將溫度控制在 10℃-18℃。對庫燈進行專門的配置，啟用感應燈，避免絲綢檔案長時間暴露在燈光下。檔案裝具一律采用無酸裝具，降低檔案受酸性物質侵蝕的風險。

五、 拓寬工作思路，開辟檔案征集新途徑

中絲館通過聯(lián)合絲綢行業(yè)協(xié)會，加強與絲綢企業(yè)的溝通與聯(lián)系，彼此合作，共同建設“蘇州傳統(tǒng)絲綢樣本檔案傳承與恢復基地”，開創(chuàng)了獨具特色的檔案征集新模式。

突如其來的新冠肺炎疫情使得征集工作舉步維艱，中絲館集思廣益，開拓征集思路，建立合作新模式——口述檔案采集。充分發(fā)揮高校專業(yè)資源、媒體專業(yè)技能、經費專項配備等優(yōu)勢，中絲館先后與蘇州大學、北京聯(lián)合大學、華南農業(yè)大學合作開展了蘇州、北京、四川、廣東地區(qū)的絲綢專家口述檔案采集項目，制作相關地區(qū)絲綢專家口述檔案紀錄片，其中蘇州四大綢廠《絲鄉(xiāng)蘇州》口述檔案紀錄片入選中國第六屆口述歷史國際周。這是一次全新的挑戰(zhàn)，打破了傳統(tǒng)征集工作的禁錮，化被動為主動，使檔案征集工作的觸角不斷延伸，征集面得到拓展。

檔案征集工作永遠在路上，即將開館運營的中絲館將按照《中國絲綢檔案館“十四五”發(fā)展規(guī)劃》要求，著力完善絲綢檔案資源體系建設，確保檔案征集管理制度長效運行，在規(guī)范化、專業(yè)化的發(fā)展軌道上行穩(wěn)致遠。