不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀與改革方案

文/張春發(fā)

當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理目的為保障國土、住建房管、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等多個(gè)部門之間穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案相關(guān)管理改革工作逐漸運(yùn)行，但如何針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登記制度，并在全國范圍內(nèi)分散不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)進(jìn)行整合，交付予以國土部門，完善及權(quán)威不動(dòng)產(chǎn)登記體系，成為當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理重要措施。對(duì)此，立足于不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案改革背景下，就當(dāng)前管理現(xiàn)狀、面臨問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)解決策略

不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍的檔案管理工作內(nèi)容是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)擁有者的不動(dòng)產(chǎn)登記，并對(duì)不動(dòng)產(chǎn)交易、改造記錄，從而保障不動(dòng)產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)均獲得準(zhǔn)確記錄并歸檔，并達(dá)到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)按照目標(biāo)平穩(wěn)高效發(fā)展目的，并詳細(xì)記錄不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的歸屬情況。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步和發(fā)展，物權(quán)轉(zhuǎn)流變得日益頻繁，為更好保證物權(quán)流轉(zhuǎn)交易過程中物權(quán)可靠性、安全性，相關(guān)部門陸續(xù)出臺(tái)一系列有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格規(guī)范有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)檔案管理問題。但相關(guān)調(diào)查研究顯示[1]，傳統(tǒng)檔案管理模式應(yīng)用下，面對(duì)物權(quán)流轉(zhuǎn)交易過程中存在大量信息及數(shù)據(jù)處理過程中呈現(xiàn)心有余而力不足狀態(tài)，會(huì)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位中有關(guān)檔案管理整體服務(wù)質(zhì)量造成影響。基于上述情況，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作改革。本文就不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀分析，并提出改革方案。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著國民經(jīng)濟(jì)水平提升，人們對(duì)不動(dòng)產(chǎn)保護(hù)意識(shí)增強(qiáng)，當(dāng)前有關(guān)國內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記單位各項(xiàng)工作要求更為嚴(yán)格。不動(dòng)產(chǎn)登記有關(guān)個(gè)人根本利益，在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展大背景下，如何保證人民根本利益基礎(chǔ)上提供更好服務(wù)成為不動(dòng)產(chǎn)登記單位工作人員需要認(rèn)真思考的問題。當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作內(nèi)容復(fù)雜，工作內(nèi)容較多，當(dāng)前有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記單位發(fā)展機(jī)遇上，并面臨著更為嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。實(shí)際工作中多數(shù)人員對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記制度了解程度偏低或不夠透徹，多數(shù)情況下無法與不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理人員有效配合，會(huì)對(duì)整體檔案工作效率、質(zhì)量造成影響。當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理上面臨著較多問題，主要表現(xiàn)在：

1.部門間缺乏有效溝通

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下多以先進(jìn)技術(shù)作為數(shù)據(jù)信息傳輸和共享，為實(shí)現(xiàn)信息快速傳輸提供可靠支持，當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作實(shí)施中，該項(xiàng)工作所涉及范圍廣泛[2]。實(shí)際工作中，有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記管理工作中，會(huì)涉及到國土、財(cái)政及稅務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，一旦部門之間未有效溝通，出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息未有效共享，會(huì)造成信息孤島并對(duì)相關(guān)部門利用不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息造成不便[3]。當(dāng)前對(duì)數(shù)據(jù)信息利用時(shí)缺乏有效溝通，難以判定檔案數(shù)據(jù)信息是否真實(shí)有效，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息應(yīng)用不準(zhǔn)確，不利于各個(gè)部門自身工作開展。

2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度不完善

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜工作體系，對(duì)檔案管理人員而言，對(duì)自身綜合能力、綜合素質(zhì)水平具有較高要求，同時(shí)需要以檔案管理制度完善作為依據(jù)[4]。當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中會(huì)存在以下幾種情況：一是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案移交過程中一旦信息傳達(dá)不到位，檔案遺漏、混亂發(fā)生率偏高，不利于后續(xù)檔案查找及分類管理。二是不動(dòng)產(chǎn)檔案?jìng)浒笗r(shí)，遺漏問題產(chǎn)生會(huì)影響檔案管理，造成漏洞及不健全，信息極易發(fā)生嚴(yán)重缺失[5]。三是承接不動(dòng)產(chǎn)檔案產(chǎn)生紕漏會(huì)影響對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理工作滿意度，面臨著安全問題。當(dāng)前檔案管理過程中，上述三個(gè)問題最為常見，但上述情況發(fā)生因素并非為單一的，為多種因素綜合影響。如不動(dòng)產(chǎn)登記單位不同部門人員整合，任務(wù)交接環(huán)節(jié)不夠細(xì)致下，極易引起檔案管理出現(xiàn)問題，同時(shí)從事檔案管理工作人員工作能力不足，缺乏高尚道德職業(yè)素養(yǎng)，未嚴(yán)格按照相關(guān)固定開展工作，未達(dá)到檔案管理實(shí)際要求，引起檔案管理遺漏、管理混亂。因此，需完善相關(guān)制度并避免上述情況發(fā)生。

3.數(shù)字化水平低

信息化技術(shù)不斷發(fā)展背景下，針對(duì)上述技術(shù)有效運(yùn)用下，可進(jìn)一步提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理效率及質(zhì)量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)支持實(shí)時(shí)共享，但當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作開展中，尚未充分利用該項(xiàng)技術(shù)，造成上述工作數(shù)字化水平降低，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)約束，同時(shí)，部分地區(qū)中尚未充分利用信息化技術(shù)下，依舊采取傳統(tǒng)檔案管理模式會(huì)對(duì)整體管理效率及質(zhì)量造成影響，無法對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)效性、準(zhǔn)確性保證[6]。同時(shí)，數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息處理上，多以圖片等電子版形式管理，造成傳統(tǒng)管理模式無法適應(yīng)上述情況有效處理，此時(shí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理會(huì)造成漏洞，對(duì)檔案管理有效性造成影響，無法準(zhǔn)確為相關(guān)工作人員提供充足不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理改革方案

1.完善不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理制度

通過實(shí)施有效檔案管理制度，有利于規(guī)范管理人員思想及行為，同時(shí)作為保障檔案管理質(zhì)量、效率的重要依據(jù)。一旦制度不完善，此時(shí)檔案管理工作內(nèi)容會(huì)產(chǎn)生混亂，并產(chǎn)生一定負(fù)面影響[7]。為此，對(duì)政府相關(guān)部門而言，其管理上應(yīng)當(dāng)發(fā)揮作用，并承擔(dān)責(zé)任及義務(wù)，以國情作為基礎(chǔ)，并完善對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理制度，秉承以人為本服務(wù)理念，切實(shí)對(duì)公眾自身根本利益加以維護(hù)，進(jìn)一步提升人們對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記單位檔案管理工作滿意度及認(rèn)可度。當(dāng)前實(shí)現(xiàn)對(duì)公眾監(jiān)督管理上，需針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中存在問題進(jìn)行分析，并提出合理性建議。

2.提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員綜合水平

目前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作實(shí)施上，多采取傳統(tǒng)檔案管理方式，上述管理方式上造成檔案管理工作單一化的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員而言，處于年復(fù)一年、日復(fù)一日的重復(fù)工作中，造成思想僵化，僅局限于傳統(tǒng)管理模式中，對(duì)檔案管理人員而言，無法應(yīng)對(duì)新時(shí)代創(chuàng)新意識(shí)管理檔案，對(duì)檔案工作進(jìn)步及發(fā)展造成阻礙。為更好解決上述問題，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上，應(yīng)當(dāng)從高質(zhì)量水平入手，進(jìn)一步提升檔案管理人員專業(yè)水平，并豐富檔案管理人員創(chuàng)新理念，仍需相關(guān)部門不斷加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員培訓(xùn)。面對(duì)不斷涌現(xiàn)的新技術(shù)，需加強(qiáng)普及，工作人員可與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作能力。同時(shí)，仍需加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)，并充分調(diào)動(dòng)工作積極性，激發(fā)工作潛能及熱情，自覺履行崗位職責(zé)，以為人民服務(wù)為榮，自發(fā)為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.堅(jiān)持專業(yè)人才培養(yǎng)

當(dāng)前對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建設(shè)中，人才作用力度最大。為此，側(cè)重于人才培養(yǎng)，高素質(zhì)人才能完善對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建設(shè)服務(wù)。首先，對(duì)人才培養(yǎng)管理中，應(yīng)當(dāng)完善對(duì)人才培養(yǎng)機(jī)制，并依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案發(fā)展進(jìn)程并構(gòu)建有效培養(yǎng)機(jī)制體系，以此作為基礎(chǔ)并為工作人員發(fā)展指明路徑，提升工作人員能力與素質(zhì)，進(jìn)一步推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)程。其次，并對(duì)人力資源管理效能作用發(fā)揮出來，進(jìn)一步對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化培訓(xùn)工作加以完善，提升工作人員對(duì)信息化工作認(rèn)知。同時(shí)，規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作流程，側(cè)重于培養(yǎng)工作人員專業(yè)能力、技能，進(jìn)一步提升工作人員的技術(shù)運(yùn)用。

4.不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)

當(dāng)前建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)檔案建設(shè)中與信息化相關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)創(chuàng)新為必要的，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)模式轉(zhuǎn)向全新化方向發(fā)展，不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)甚為重要。當(dāng)前，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備應(yīng)用。如應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)，以大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)信息內(nèi)容為依據(jù)，借助云技術(shù)并加強(qiáng)對(duì)信息計(jì)算與存儲(chǔ)，達(dá)到分類化存儲(chǔ)目的，并有效促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理成效，提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足多用戶對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息運(yùn)用需求。同時(shí)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理平臺(tái)中，依據(jù)工作流程并構(gòu)建相關(guān)審核機(jī)構(gòu)，并為在線工作人員提供服務(wù)，進(jìn)一步節(jié)約用戶時(shí)間，借助不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息分享功能并實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息快速傳遞。

顯而易見，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作實(shí)施情況往往與我國廣大人民群眾切身利益相關(guān)聯(lián)，國家同時(shí)會(huì)注重對(duì)該項(xiàng)工作穩(wěn)定開展。近些年來，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作改革上取得了一定成效，并針對(duì)老舊系統(tǒng)做出一定升級(jí)，進(jìn)一步提升人民生活便利水平，但當(dāng)前對(duì)各項(xiàng)管理工作改革期間，還存在不確定因素及難題，仍需管理層高度重視，并側(cè)重于對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理認(rèn)真實(shí)施，深化改革，銳意創(chuàng)新，力求交上一份滿意答卷。