淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

文/周鳳羽

信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，已造就信息科技融合應(yīng)用于各行各業(yè)，也促進(jìn)了以計(jì)算機(jī)為核心技術(shù)革新的新時(shí)代檔案管理——大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理日趨成熟。但是，檔案電子信息化管理模式的各類轉(zhuǎn)型變化，也帶來了諸多的現(xiàn)實(shí)問題。本文指出了在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的技術(shù)特征，闡明了現(xiàn)今我國國內(nèi)檔案信息化管理模式的發(fā)展現(xiàn)狀，分析了當(dāng)下檔案信息化管理具備的優(yōu)勢以及面臨的問題與挑戰(zhàn)，并提出了相應(yīng)的檔案資源管理工作中可采取的一些具體措施與建議

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)日趨成熟，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來臨。大數(shù)據(jù)(Big data)，即海量數(shù)據(jù)，巨量數(shù)據(jù)和大資料，是指所涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，以至于在一定的時(shí)間內(nèi)人類無法對其進(jìn)行攔截、管理與處理，并組織成人類可以解讀的信息[1-3]。大數(shù)據(jù)環(huán)境是指技術(shù)驅(qū)動(dòng)社會(huì)、數(shù)據(jù)傳達(dá)信息的人文環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境中，數(shù)據(jù)與人類的生活息息 相 關(guān)[1]。 現(xiàn) 今 ，由 IT（Information Technology）向 DT(Data Technology)的大數(shù)據(jù)技術(shù)革新的過渡作用，使得檔案資源信息的管理模式也已經(jīng)開始摒棄傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)物理存儲(chǔ)，朝著多元化的電子與互聯(lián)網(wǎng)識(shí)別的存儲(chǔ)處理等方向發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化與智能化的緊密融合、數(shù)據(jù)與技術(shù)的有機(jī)互嵌。面對大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，既是檔案事業(yè)發(fā)展的良好機(jī)遇，又面臨新的問題與挑戰(zhàn)，通過分析研究，特提出具體措施與對策。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的技術(shù)特征

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作已發(fā)生了由傳統(tǒng)的手工管理至信息化管理的模式轉(zhuǎn)型，其轉(zhuǎn)型后的管理技術(shù)特征主要為：

1.新時(shí)代的檔案管理，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，電子文件的順利傳輸與文件歸檔必須依賴于檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的有序緊密連接，在此基礎(chǔ)上才能保證檔案資源收集的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性。

2.海量數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了滿足日常存檔、檢索用戶所帶來的超大訪問量及產(chǎn)生的龐大數(shù)據(jù)量，系統(tǒng)地組織操作各類型的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫已在向具有多個(gè)交叉并行節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)型，這樣的新式數(shù)據(jù)庫基于大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)，可更大程度地提高處理速度與處理性能。

3.為了及時(shí)對巨量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、借閱等方面的即時(shí)性管理及服務(wù)，現(xiàn)今的檔案管理系統(tǒng)必須向可及時(shí)的行動(dòng)、記錄數(shù)據(jù)等高速處理的方向邁進(jìn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)化及面臨的相應(yīng)問題

在具備這樣技術(shù)特征的時(shí)代背景下，檔案管理模式也相應(yīng)地發(fā)生著變化。

傳統(tǒng)的檔案資源一般指存放于檔案室里的紙質(zhì)檔案，其儲(chǔ)存、維護(hù)、檢索、使用、備份等均需要投入大量的人力物力支撐，且傳統(tǒng)的收集、整理、鑒定、保管、編撰、統(tǒng)計(jì)、研究、利用等一系列的檔案管理工作全程都完全由人工進(jìn)行。海量的檔案信息處理任務(wù)，使得管理工作效率很難提高，且稍有不慎就極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的錯(cuò)誤或疏漏，大大影響了檔案管理工作的質(zhì)量。并且，當(dāng)前由于科技的應(yīng)用研究發(fā)展迅速，引起了檔案信息量的激增，傳統(tǒng)完全由人工開展的檔案管理會(huì)給工作人員帶來極大的工作壓力。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式，已不再適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求。

而在信息化技術(shù)條件下，利用檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，檔案存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)多元化（如多媒體、光盤、網(wǎng)絡(luò)等），把檔案管理相應(yīng)條目錄入管理系統(tǒng)，逐步建立檔案信息文件的資源數(shù)據(jù)庫。利用科技電子信息技術(shù)完成檔案歸檔著錄，既可長期保存同時(shí)也可隨時(shí)隨地查閱檔案，相比傳統(tǒng)方式的管理，具有更多的靈活性和先進(jìn)性。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化模塊的管理，作為一種輔助手段，大大拓展了檔案利用管理的廣度和深度。這便于利用者的檔案檢索查閱，提高檔案利用率，降低檔案管理人員的工作壓力，也同時(shí)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。

新時(shí)代科技信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，使得檔案信息化建設(shè)管理模式已邁進(jìn)轉(zhuǎn)型變化，但同時(shí)，我國檔案信息化的建設(shè)推進(jìn)也面臨很多的問題與挑戰(zhàn)。諸如：

1.檔案資源來源體系向多元化基本形態(tài)轉(zhuǎn)化，需要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)管理的重視

傳統(tǒng)的手工操作已跟不上大數(shù)據(jù)時(shí)代信息數(shù)據(jù)量激增的步伐，檔案管理已由傳統(tǒng)的單一實(shí)體管理模式向多元化文件基本形態(tài)的管理模式轉(zhuǎn)變。無論是企業(yè)單位抑或機(jī)關(guān)，其檔案資源數(shù)據(jù)來源形式更加多樣廣泛，整個(gè)檔案管理的資源體系呈現(xiàn)出多元維度的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代化辦公體系的逐步建立，使得檔案數(shù)據(jù)資源的形式已經(jīng)由紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)換。但是，在某些單位中，檔案信息化管理作為基礎(chǔ)崗位工作并未受到足夠的重視，認(rèn)為不是單位的主體業(yè)務(wù)，對于檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)與配備、設(shè)施配備等方面的投入都很少，檔案電子化的管理如不能及時(shí)得到有效的保障會(huì)嚴(yán)重影響制約檔案管理的電子化建設(shè)工作的發(fā)展。并且，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步管理推進(jìn)，檔案管理部門職能任務(wù)加重，既要做好對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，也要做好電子文件的在線歸檔，這必然要檔案部門與其他職能部門的密切配合；但在一些單位中，檔案管理工作的地位有邊緣化傾向，導(dǎo)致檔案資源的收集、歸檔、分類、保存和轉(zhuǎn)化都難以順利推進(jìn)。

2.檔案管理系統(tǒng)向構(gòu)建緊密性管理體制轉(zhuǎn)化，需要建立健全更加完善的管理體制

傳統(tǒng)的檔案管理由于缺乏利用現(xiàn)代化科技技術(shù)，極易導(dǎo)致管理層級(jí)斷層現(xiàn)象?，F(xiàn)代化信息科學(xué)的發(fā)展和應(yīng)用，會(huì)促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理各區(qū)域?qū)蛹?jí)的緊密銜接，促進(jìn)檔案的互聯(lián)互通與資源共享。但是，新技術(shù)方法的應(yīng)用需要構(gòu)建完善的管理體制，檔案信息化的實(shí)施和推進(jìn)缺少科學(xué)合理、符合工作實(shí)際情況的管理規(guī)范制度，并且對于不同門類、不同類型的檔案缺少有不同針對性的管理規(guī)范及條例；規(guī)章制度的信息化管理流程不能將每項(xiàng)責(zé)任具體落實(shí)到崗位與個(gè)人，使得信息化檔案管理不能有序順利推進(jìn)。檔案信息化管理的發(fā)展仍需經(jīng)歷一個(gè)長期的改進(jìn)過程去完善其中的各種規(guī)章制度。

3.檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)向高效式發(fā)展態(tài)勢轉(zhuǎn)化，需要建立更加健全的信息化平臺(tái)

傳統(tǒng)完全依賴人工進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)處理的時(shí)代帶來的工作弊端，將被應(yīng)用檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的技術(shù)科技能力所逐步解決。利用大數(shù)據(jù)時(shí)代信息科技發(fā)展的產(chǎn)物，組建檔案軟件管理平臺(tái)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、錄入、保存、查詢，會(huì)更加促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)處理的高效發(fā)展。但是，檔案服務(wù)信息化管理需要有成熟、安全、穩(wěn)定的信息系統(tǒng)做支撐，而今，信息化系統(tǒng)平臺(tái)的搭建還處于主要依賴于軟件服務(wù)商產(chǎn)品云計(jì)算管理系統(tǒng)的階段，系統(tǒng)體系的建立還不夠健全。檔案管理軟件和實(shí)際門類檔案導(dǎo)入信息平臺(tái)如何最大化實(shí)現(xiàn)兼容和拓展，數(shù)據(jù)庫如何進(jìn)行有效的分類處理和保存，系統(tǒng)如何在提供高效的資源共享同時(shí)確保信息化平臺(tái)的安全，海量的數(shù)據(jù)又如何進(jìn)行完整可靠的備份恢復(fù)等內(nèi)容都是檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)還需考慮解決的重要問題。

4.檔案管理安全保障體系向更大的復(fù)雜性轉(zhuǎn)化，需要更加完善的檔案安全防護(hù)體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源共享，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各信息的多方傳閱，數(shù)據(jù)的高效傳遞，使得新時(shí)代的檔案的傳遞、儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)更高。國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密、各種研究成果等檔案的安全保障要求更高。但是，檔案信息化服務(wù)中數(shù)據(jù)資源的安全性還沒有得到全面的保障。現(xiàn)今的檔案管理機(jī)構(gòu)對于數(shù)據(jù)信息化管理的安全防護(hù)意識(shí)不足，認(rèn)為安裝了簡單的系統(tǒng)防護(hù)工具就可以高枕無憂了，對于檔案的安全管理與保密管理都缺乏認(rèn)識(shí)。數(shù)據(jù)的有效備份、多級(jí)的防護(hù)手段、內(nèi)外網(wǎng)的獨(dú)立保護(hù)等一系列保護(hù)檔案信息安全性的安全防護(hù)體系仍有待加強(qiáng)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理優(yōu)勢及面臨的挑戰(zhàn)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，其優(yōu)勢極為明顯。數(shù)字化背景下對于實(shí)體檔案開展的檔案的收集、移交、立卷、組卷、編目、著錄、標(biāo)引、鑒定、利用和編研等工作，已大為區(qū)別于傳統(tǒng)檔案的管理模式。數(shù)字化技術(shù)作為一種輔助手段和效率，讓更多先進(jìn)的信息化技術(shù)注入到檔案管理的應(yīng)用中來，大大拓展了檔案管理的廣度與深度，也為新時(shí)代的檔案管理技術(shù)變革提供了更多的有利條件。數(shù)字環(huán)境中所產(chǎn)生的電子檔案，雖無實(shí)體形式，卻具有憑證性、記錄性和歷史性等檔案特征；既具備更加關(guān)注檔案信息價(jià)值、檔案長期保存的特點(diǎn)，又具備了實(shí)現(xiàn)電子檔案方便搜索查證的功能。

但是，由于我國的現(xiàn)代科技技術(shù)應(yīng)用研發(fā)在很多方面還尚不成熟和完善，給已步入大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化管理帶來了諸多方面的問題與挑戰(zhàn)。檔案信息化管理崗位需要更多的重視以及在設(shè)備、人員配備等方面更多的投入與支撐；新檔案管理系統(tǒng)各區(qū)域?qū)蛹?jí)的緊密銜接需要構(gòu)建更加完善的管理體制；海量的檔案管理數(shù)據(jù)需要更加可靠、穩(wěn)定的信息系統(tǒng)平臺(tái)去實(shí)現(xiàn)兼容拓展與有效備份；網(wǎng)絡(luò)化復(fù)雜性的信息平臺(tái)帶來的數(shù)據(jù)共享，存在一定的傳遞和儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)，因此，對于檔案的安全與保密管理的有效安全防護(hù)體系仍亟需加強(qiáng)。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理的對策

1.運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的收集、傳播、管理與利用方式都發(fā)生了深刻變革，開放的環(huán)境和技術(shù)的進(jìn)步更加突出了檔案資源的可視、動(dòng)態(tài)、全面等特點(diǎn)，成為檔案服務(wù)創(chuàng)新的重要載體。傳統(tǒng)檔案中的紙質(zhì)載體、圖片和聲像、文字也具備數(shù)字化的條件。對此，檔案管理部門第一要充分認(rèn)清大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字信息大體量、種類多、價(jià)值低的特點(diǎn)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源建設(shè)。在具體的操作中，除一般檔案資源外，應(yīng)加強(qiáng)對“可視化”資源的收集，尤其是在文本化、影像化檔案的基礎(chǔ)上針對一些特殊的實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、雕塑等互動(dòng)性較強(qiáng)的載體，以更為全面和清晰地反映檔案的特征。其次，檔案管理部門應(yīng)充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的來源。大數(shù)據(jù)理念擴(kuò)充信息的來源、范圍，這也導(dǎo)致信息增量十分迅速。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)信息檢索和收集能力，擴(kuò)大檔案收集范圍，除一般的結(jié)果性信息外，還應(yīng)將過程性數(shù)據(jù)納入到收集范圍中來，如信息數(shù)據(jù)所對應(yīng)的“硬件環(huán)境”、操作人的個(gè)人信息等。這一工作的重點(diǎn)在于甄別檔案的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)。檔案館應(yīng)在向用戶、社會(huì)廣泛收集檔案的同時(shí)制定內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，對大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案資源的二次開發(fā)與利用進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，正確引導(dǎo)檔案資源的整合與利用。

2.依據(jù)信息化建設(shè)理順檔案管理制度

第一是加強(qiáng)總體性的制度設(shè)計(jì)。在《中華人民共和國檔案法》“管控”為主的指導(dǎo)性原則之外，重點(diǎn)補(bǔ)充數(shù)字化檔案資源、檔案信息化管理和服務(wù)方面的管理新制度。在頂層設(shè)計(jì)上就要注重規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，強(qiáng)調(diào)制度服務(wù)于管理而不能過度“管控”。同時(shí)，制度設(shè)計(jì)應(yīng)更加注重服務(wù)檔案信息化管理發(fā)展需要，充分滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息服務(wù)的多樣需求，努力提高檔管理發(fā)展的新境界和新水平。第二是在頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，參考國家最新的相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合大數(shù)據(jù)信息化、開放化的特點(diǎn)，依據(jù)本單位檔案的特征構(gòu)建電子文件在線歸檔和電子檔案管理的安全防范體系，主要對各類系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、配套硬件設(shè)施、人員權(quán)限等。同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化信息安全意識(shí)，在管理層、檔案工作人員中營造良好的管理氛圍，在提高相關(guān)人員責(zé)任意識(shí)的同時(shí)消除管理空白。第三是完善績效考核制度。具體而言，應(yīng)將原有的“粗放型”考核方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬?xì)型”考核方式，運(yùn)用數(shù)據(jù)思維進(jìn)一步明確和細(xì)化各環(huán)節(jié)的責(zé)任，采用目標(biāo)考核的方式，將定性評價(jià)與定量評價(jià)相結(jié)合，以便通過制度約束和量化考核的方式規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理人員的管理行為，進(jìn)而保證人事檔案數(shù)字化管理制度的有序?qū)嵤┖土夹赃\(yùn)轉(zhuǎn)。

3.滿足管理和服務(wù)需求構(gòu)建信息化平臺(tái)

第一是構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案涉及的檔案類型、載體和體量十分繁多，檔案資源也呈現(xiàn)出分散化的特點(diǎn)。對此應(yīng)在建設(shè)數(shù)字化檔案資源的基礎(chǔ)上構(gòu)建集成化的信息化服務(wù)平臺(tái)。適應(yīng)檔案多樣化的組織形式，為用戶提供高效率的信息檢索與檔案的有序管理。數(shù)字化的平臺(tái)作為連接紙質(zhì)資源與數(shù)字資源的銜接橋梁，內(nèi)配不同級(jí)別檢索、文獻(xiàn)訂閱、查閱記錄等功能模塊。第二是建立雙向的反饋與溝通機(jī)制。管理人員及用戶如能建立信息服務(wù)平臺(tái)的雙向反饋機(jī)制，使平臺(tái)工作中存在的問題和使用專項(xiàng)模塊的使用體驗(yàn)及時(shí)反饋，可為平臺(tái)檔案服務(wù)策略的創(chuàng)新提供第一手高效的參考數(shù)據(jù)。

4.適應(yīng)新的信息傳輸特點(diǎn)加強(qiáng)信息安全防護(hù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理面臨的安全威脅是多方面的，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)涉及檔案信息系統(tǒng)所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，安全防護(hù)的有效壁壘才能保證檔案系統(tǒng)免遭跨域攻擊、網(wǎng)絡(luò)掃描等攻擊。在基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)上主要的做法有三類：一是定時(shí)更新防火墻，確保信任網(wǎng)絡(luò)同行及阻斷陌生訪問；二是部署隔離網(wǎng)關(guān)，將較為珍貴的電子檔案保存在可信網(wǎng)絡(luò)中以防止非法站點(diǎn)的訪問；三是采用物理隔離的方式，能夠徹底抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，適用于利用率較低且密級(jí)較高的檔案。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全防護(hù)上的做法主要有兩種：一是定時(shí)更新計(jì)算機(jī)終端的系統(tǒng)和殺毒軟件，防止木馬病毒和利用系統(tǒng)漏洞而侵入計(jì)算機(jī)設(shè)備。但電子檔案服務(wù)愈加多元和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜化，殺毒軟件已無法滿足信息安全需求；二是可信計(jì)算機(jī)技術(shù)。該技術(shù)可以通過建立白名單確保協(xié)同的內(nèi)生安全，同時(shí)管理人員也能夠更為便捷地對全局進(jìn)行監(jiān)控和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法介入和外聯(lián)。在應(yīng)用系統(tǒng)（信息管理平臺(tái)）上的防護(hù)主要有兩種：一是在服務(wù)器搭建上應(yīng)引進(jìn)技術(shù)能力較強(qiáng)的供應(yīng)商，定期維護(hù)和更新服務(wù)器系統(tǒng)和補(bǔ)丁庫；二是采用加固外圍的方式。采用會(huì)話狀態(tài)檢測、異常檢測、應(yīng)用層協(xié)議解析等檢測技術(shù)，針對電子檔案的特性對進(jìn)出Web服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)包進(jìn)行實(shí)時(shí)分析、檢測和過濾，及時(shí)阻斷對Web服務(wù)器的惡意訪問保障Web應(yīng)用的安全性和可靠性。

通過上述分析研究，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)無疑為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了多方面的優(yōu)勢和長處，但面臨的問題與挑戰(zhàn)也不可低估。采取相應(yīng)對策，棄舊布新，揚(yáng)長避短，創(chuàng)新發(fā)展，人們無不相信大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的應(yīng)用一定會(huì)為檔案事業(yè)的發(fā)展開創(chuàng)廣闊的新天地。