從“資源”到“資產(chǎn)”：檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理模型初探

鄧文霞/上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院

財(cái)政部2020年第97號(hào)文件《關(guān)于加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》，直接將檔案列入固定資產(chǎn)，同時(shí)要求做好固定資產(chǎn)管理工作，有效盤活并高效使用固定資產(chǎn)[1]。2020年，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于建構(gòu)更加完善的要素市場(chǎng)化配置體制機(jī)制的意見》，將數(shù)據(jù)作為與土地、資本等并列的生產(chǎn)要素。這些都表明了“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”這一概念已獲得了廣泛認(rèn)可。將文件檔案管理置于數(shù)據(jù)治理的整體布局中，將檔案資產(chǎn)置于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的總體規(guī)劃中，是應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要舉措[2]。

自20世紀(jì)80年代我國發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來，檔案界就開始關(guān)注“檔案資產(chǎn)”這一新概念，主要聚焦于“檔案是不是資產(chǎn)”等問題。到1996年，相關(guān)研究更加深入，集中探討“檔案經(jīng)濟(jì)價(jià)值的體現(xiàn)”“檔案資產(chǎn)評(píng)估必要性”等話題。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》提出，“要推進(jìn)政務(wù)信息資源的資產(chǎn)管理工作，完善信息資產(chǎn)評(píng)估工作”。到2009年，關(guān)于這方面的研究向?qū)嵺`領(lǐng)域邁進(jìn)，“電子文件資產(chǎn)”“國家檔案資產(chǎn)”“政府信息資產(chǎn)”等概念相繼提出。馮惠玲教授在多篇文章中指出，電子文件是極具價(jià)值的信息資產(chǎn)與知識(shí)資產(chǎn)[3]。安小米教授明確提出了文件資產(chǎn)、電子文件資產(chǎn)概念，系統(tǒng)介紹了ISO15489對(duì)文件資產(chǎn)性質(zhì)的認(rèn)定[4]。國外很少對(duì)檔案資產(chǎn)進(jìn)行專門研究，大多是將檔案資產(chǎn)融入文件資產(chǎn)、信息資產(chǎn)的框架中進(jìn)行綜合探究，并通過制定政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等保障和促進(jìn)文件資產(chǎn)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。如，新加坡《電子交易法》（1998）提出電子文件是重要的業(yè)務(wù)文件及機(jī)構(gòu)知識(shí)資產(chǎn)[5]；英國皇家文書局制定的《信息資產(chǎn)登記》（2000）明確提出電子文件是有價(jià)值的機(jī)構(gòu)信息資源與資產(chǎn)；加拿大《政府信息管理框架》（2004）及《加拿大信息管理政策》（2007）提出電子文件應(yīng)作為國家信息資源和資產(chǎn)進(jìn)行管理；日本《JISC0909-1:2005-信息與文獻(xiàn)——文件管理》認(rèn)為文件是機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)[6]。此外，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織2001年出臺(tái)的《ISO15489文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)》指出“文件含有的信息是有價(jià)值的資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)”[7]；2011年出臺(tái)的《ISO30300信息與文獻(xiàn)文件管理體系：基礎(chǔ)與術(shù)語》進(jìn)一步明確了“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)”[8]。在實(shí)踐方面，英國是商業(yè)運(yùn)營(yíng)政府文件資產(chǎn)的典范，據(jù)悉其每年公共信息的市場(chǎng)價(jià)值大約有5.9億英鎊，每年從公共信息的銷售、許可中獲得約3.4億英鎊的稅收[9]。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)等新理念的引進(jìn)、檔案與文件本身所蘊(yùn)含的豐富經(jīng)濟(jì)信息和科技知識(shí)的顯現(xiàn)、前期理論研究的沉積，檔案資產(chǎn)論應(yīng)運(yùn)而生，并開始與信息資產(chǎn)、知識(shí)資產(chǎn)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)等新概念產(chǎn)生關(guān)聯(lián)[10]。

1 理論支撐：檔案資產(chǎn)論

此前，檔案學(xué)以及信息資源管理領(lǐng)域?qū)τ谑袌?chǎng)的研究往往局限于狹隘的特定領(lǐng)域，稍顯稚嫩的理論研究使其在面對(duì)復(fù)雜多變的資源難題時(shí)難以發(fā)揮作用，在處理市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下檔案信息資源配置問題時(shí)因循守舊[11]。而檔案資產(chǎn)論是指從資產(chǎn)的角度切入進(jìn)行檔案及其經(jīng)濟(jì)價(jià)值的有關(guān)研究，是檔案學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)等知識(shí)互聯(lián)共通所產(chǎn)生的新理論。具體而言，檔案資產(chǎn)論的作用體現(xiàn)在為“檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)”提供理論依據(jù)、為檔案數(shù)據(jù)從“資源”到“資產(chǎn)”的轉(zhuǎn)化提供理論指引、為檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理模型提供理論支撐。

檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)是檔案數(shù)據(jù)資源的對(duì)象化（對(duì)象到特定法律關(guān)系主體）和會(huì)計(jì)化（符合會(huì)計(jì)定義標(biāo)準(zhǔn)），在本質(zhì)上是檔案數(shù)據(jù)資源的“資產(chǎn)化”，具體指主體對(duì)檔案數(shù)據(jù)擁有排他性的權(quán)利或者其他權(quán)益的經(jīng)濟(jì)資源[12]。國務(wù)院第287號(hào)令《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》第九條對(duì)資產(chǎn)的定義如下：“資產(chǎn)，是指過去的交易、事項(xiàng)形成并由企業(yè)擁有或控制的資源，該資源預(yù)期會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益?！盵13]而數(shù)據(jù)資產(chǎn)的定義為“企業(yè)及組織擁有或控制，能給企業(yè)帶來未來經(jīng)濟(jì)利益的數(shù)據(jù)資源”[14]。檔案不僅能在企業(yè)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，還能帶來更廣泛的社會(huì)效益。定義的主體范圍擴(kuò)大至企事業(yè)單位，即“檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)是在企事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，歸企事業(yè)單位所屬并受控的，歸檔保存的且能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位未來發(fā)展提供信息支持并產(chǎn)生效益的核心數(shù)據(jù)資源”[15]。

檔案資產(chǎn)論能指引檔案數(shù)據(jù)從“資源”轉(zhuǎn)化為“資產(chǎn)”。學(xué)界對(duì)于“檔案是否能成為資產(chǎn)”，最大的爭(zhēng)論點(diǎn)之一在于“檔案是否能夠被交易”。檔案資產(chǎn)論給出了答案：將檔案視為資產(chǎn)，并不是簡(jiǎn)單意義上的買賣檔案，而是將檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息提取、凝練出來，轉(zhuǎn)化為知識(shí)，進(jìn)而創(chuàng)造效益；尤其是在數(shù)字時(shí)代，檔案信息更易與物質(zhì)載體分離，流動(dòng)性也更強(qiáng)。換言之，交易的是信息，而不是原件。這一觀點(diǎn)在新修訂《檔案法》中也有所體現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)從“資源”轉(zhuǎn)化為“資產(chǎn)”成為可能。1996年《檔案法》第十七條指出“禁止出賣屬于國家所有的檔案”，2016年《檔案法》和新修訂《檔案法》都明確了“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理”。

檔案資產(chǎn)論能支撐檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理模型的構(gòu)建。檔案資產(chǎn)論作為一種參照，能夠提供一種研究方向和論證思路，提高檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理中“定位問題的精確度”和“尋找對(duì)策的準(zhǔn)確度”。檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)只有經(jīng)過經(jīng)濟(jì)學(xué)意義上的認(rèn)定，方可發(fā)揮市場(chǎng)在檔案資產(chǎn)要素配置中的基礎(chǔ)性作用，體現(xiàn)其“價(jià)值”[16]。因此，檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值模型不可缺少。

2 實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化：檔案數(shù)據(jù)從“資源”到“資產(chǎn)”

過去的20年間，各機(jī)構(gòu)的價(jià)值越來越與專有數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密、專利、技術(shù)版權(quán)和市場(chǎng)計(jì)劃等無形資產(chǎn)掛鉤，盡管它們并不能完全反映在機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)上，但它們大部分以數(shù)據(jù)的形態(tài)存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)或機(jī)構(gòu)檔案中[17]。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)從單純的數(shù)據(jù)資源向數(shù)據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)化。筆者認(rèn)為，這種轉(zhuǎn)化首先體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵的變化上，進(jìn)而影響檔案數(shù)據(jù)的治理方式，最終導(dǎo)致“隱匿”許久的檔案經(jīng)濟(jì)價(jià)值凸顯。

2.1 內(nèi)涵維度變化

在功能維度上，檔案數(shù)據(jù)資源主要是記錄一些具體業(yè)務(wù)，并針對(duì)具體需求有目的地進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析；而檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)則將進(jìn)一步摸索檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)、利用、商業(yè)模式，降低檔案機(jī)構(gòu)成本與風(fēng)險(xiǎn)，增加機(jī)構(gòu)及社會(huì)的所獲效益。

在范疇維度上，檔案數(shù)據(jù)資源多為機(jī)構(gòu)內(nèi)部所擁有的數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人員信息等；而檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)則將在廣度和深度上都有所擴(kuò)張。其數(shù)據(jù)規(guī)模會(huì)逐步擴(kuò)大，囊括購買外部機(jī)構(gòu)、企業(yè)的數(shù)據(jù)、獲取的用戶行為數(shù)據(jù)、各類傳感器的數(shù)據(jù)等；數(shù)據(jù)質(zhì)量也逐級(jí)提升，按照重要性及優(yōu)先級(jí)將檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)劃分為核心資產(chǎn)和非核心資產(chǎn)，劃分相應(yīng)的共享開放范圍、使用權(quán)限、安全等級(jí)、存儲(chǔ)周期等，為后期檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)精細(xì)化治理鋪路。

在形態(tài)維度上，檔案數(shù)據(jù)資源不一定是電子化數(shù)據(jù)，且結(jié)構(gòu)單一并保持一定的穩(wěn)定性；而檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)完全是電子化數(shù)據(jù)，并且在結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算、分析技術(shù)的支持下，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)能以其多樣化的結(jié)構(gòu)形態(tài)適應(yīng)不同的場(chǎng)景和業(yè)務(wù)需求。

2.2 治理方式變更

就治理視角而言，檔案數(shù)據(jù)資源治理僅把數(shù)據(jù)當(dāng)作輔助業(yè)務(wù)，關(guān)注點(diǎn)在于減少檔案數(shù)據(jù)所造成的業(yè)務(wù)損失，主要表現(xiàn)在于解決數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)不一致等具體的“數(shù)據(jù)”相關(guān)問題。而在檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理中，檔案數(shù)據(jù)將上升為核心業(yè)務(wù)資產(chǎn)，關(guān)注的重點(diǎn)不僅是治理數(shù)據(jù)的問題，更是通過持續(xù)常態(tài)化運(yùn)營(yíng)檔案數(shù)據(jù)，挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值并驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

就治理內(nèi)容和目的而言，檔案數(shù)據(jù)資源治理僅是為了全面有效地管理檔案數(shù)據(jù)并治理數(shù)據(jù)問題；檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理則更關(guān)注加速檔案資產(chǎn)流通并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)增值，涉及檔案數(shù)據(jù)共享開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)價(jià)值管理等活動(dòng)。

就治理架構(gòu)而言，由于檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理的對(duì)象是數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)關(guān)系，隨著數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)關(guān)系復(fù)雜性的增加，獨(dú)立的業(yè)務(wù)邏輯急需整合。除了檔案人員，將還會(huì)需要一些專業(yè)的數(shù)據(jù)建模人員、架構(gòu)人員、運(yùn)營(yíng)人員、分析人員等予以輔助治理。

就治理工具而言，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理的工具也應(yīng)更加豐富，力求打通、整合、融合各組件、各機(jī)構(gòu)、各部門，實(shí)現(xiàn)集中治理數(shù)據(jù)問題、集中數(shù)據(jù)監(jiān)控運(yùn)維、集中數(shù)據(jù)服務(wù)運(yùn)營(yíng)。

2.3 經(jīng)濟(jì)價(jià)值凸顯

檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)比檔案數(shù)據(jù)資源更強(qiáng)調(diào)、更重視能為企事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的能力，即具有能直接或間接使資金或其他現(xiàn)金等價(jià)物流入企事業(yè)單位的潛力[18]。具體體現(xiàn)在：第一，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)能為企事業(yè)單位的部門管理、科學(xué)決策、資源控制等提供合理參考與依據(jù)，減少甚至消除企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中遇見風(fēng)險(xiǎn)的可能性，間接省去不必要的決策咨詢、風(fēng)險(xiǎn)處理等費(fèi)用。第二，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)能更好、更有保障、更有依據(jù)地流通，減少企事業(yè)單位重復(fù)投入勞動(dòng)成本，提高企事業(yè)單位生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)效率。第三，檔案數(shù)據(jù)作為企事業(yè)單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，是企事業(yè)單位維護(hù)其資產(chǎn)權(quán)益的法律憑證，必要時(shí)可作為呈堂證供。第四，檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的經(jīng)濟(jì)、科技、文化等知識(shí)可作為企事業(yè)單位的生產(chǎn)要素重新投入到企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，為企事業(yè)單位創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益[19]。第五，檔案數(shù)據(jù)脫敏后的交易或其他合法數(shù)據(jù)資產(chǎn)交易事項(xiàng)能直接帶來收入。

3 困境所在：尚未確權(quán)、難以計(jì)量與交易困難

盡管檔案數(shù)據(jù)在理論層面越來越被視為核心資產(chǎn)并逐步釋放價(jià)值，但在相關(guān)治理實(shí)踐中各機(jī)構(gòu)依然面臨著數(shù)據(jù)確權(quán)、價(jià)值計(jì)量、數(shù)據(jù)交易等方面的困境。

如，在數(shù)據(jù)確權(quán)方面，我國未從法律法規(guī)體系層面確認(rèn)檔案數(shù)據(jù)的資產(chǎn)屬性，其保管權(quán)、所有權(quán)、開發(fā)利用權(quán)都無法得到全面保障。若權(quán)利未能明確，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)所包含的各種利益也難以為主體所擁有和控制，而利益的缺失又會(huì)導(dǎo)致檔案資產(chǎn)發(fā)展的動(dòng)力不足，經(jīng)濟(jì)效益難以體現(xiàn)及得到關(guān)注，因此急需關(guān)注法律對(duì)于檔案資產(chǎn)的支持與作用。在數(shù)據(jù)交易方面，檔案數(shù)據(jù)獨(dú)特的高機(jī)密性也使交易過程中的隱私保護(hù)更加困難，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)脫敏過程提出了更加嚴(yán)苛的要求，導(dǎo)致實(shí)踐操作中檔案人員產(chǎn)生“不做不錯(cuò)”的錯(cuò)誤思想，不愿嘗試與創(chuàng)新。受“檔案不可買賣”的影響，許多機(jī)構(gòu)在交易與檔案有關(guān)的數(shù)據(jù)時(shí)略顯束手束腳，甚至相關(guān)文化產(chǎn)品的開發(fā)都受到影響。

此 外， 在價(jià)值計(jì)量方面，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)并不像一般的有形資產(chǎn)可以精準(zhǔn)計(jì)量。一是因?yàn)樗莿?dòng)態(tài)的，它的價(jià)值不僅僅局限于目前，更在于未來。檔案數(shù)據(jù)作為智力資產(chǎn)，其溢出效應(yīng)使得未來經(jīng)濟(jì)利益的流入難以預(yù)估，信息溢出、研發(fā)溢出等均可能造成智力資產(chǎn)盈利能力的不確定性[20]；而且當(dāng)代科技飛速更新迭代、消費(fèi)者需求變幻莫測(cè)，檔案數(shù)據(jù)孵化的產(chǎn)品所獲取的效益也具有高度不確定性。二是因?yàn)樗氖找孑^“隱晦”，大多數(shù)情況下都無法直接變現(xiàn)。盡管研發(fā)項(xiàng)目投資、管理軟件投入等檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)成本容易確定，但諸如用戶黏性、用戶滿意度、檔案文化延伸等檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)效益難以精確量化。三是因?yàn)樗膬r(jià)值實(shí)現(xiàn)途徑較復(fù)雜，不易把握。如，依據(jù)檔案建立機(jī)構(gòu)品牌文化、搭建良好互動(dòng)平臺(tái)等活動(dòng)都屬于長(zhǎng)期、動(dòng)態(tài)、持續(xù)性過程，難以追蹤所有成本投入和效益產(chǎn)出；許多情況下還得與其他機(jī)構(gòu)的無形資產(chǎn)協(xié)同發(fā)揮價(jià)值，難以剝離拆分。因此資產(chǎn)計(jì)量在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)被忽略，檔案數(shù)據(jù)空有“無形資產(chǎn)”之稱而無法計(jì)入財(cái)務(wù)報(bào)表。而當(dāng)檔案數(shù)據(jù)脫離會(huì)計(jì)框架、無法被會(huì)計(jì)元素所衡量或描繪時(shí)，勢(shì)必會(huì)阻礙機(jī)構(gòu)或企業(yè)將檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理納入戰(zhàn)略規(guī)劃，其對(duì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理模式的探索將受到影響[21]。

筆者認(rèn)為，不能因?yàn)闄n案經(jīng)濟(jì)效益無法計(jì)量、交易困難就給檔案資產(chǎn)“判死刑”。諸多資產(chǎn)計(jì)量的科學(xué)性、精確度、可行性在會(huì)計(jì)學(xué)領(lǐng)域?qū)匐y點(diǎn)問題[22]，卻毫不影響它們“成為”資產(chǎn)。相關(guān)計(jì)量方法總是會(huì)隨著技術(shù)的發(fā)展、理論的創(chuàng)新而有所突破，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)治理也會(huì)步入正軌。

4 解決途徑：檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值模型

圖1：檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值四象限模型

為解決檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)難以計(jì)量的問題，本文從檔案資產(chǎn)論的經(jīng)濟(jì)學(xué)角度出發(fā)，借鑒相關(guān)知識(shí)，構(gòu)想了檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值四象限模型（見圖1），以進(jìn)一步厘清檔案數(shù)據(jù)在相關(guān)運(yùn)營(yíng)過程中價(jià)值的動(dòng)態(tài)變化情況，從質(zhì)的維度上計(jì)量檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，為從量的維度上計(jì)量檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值奠定基礎(chǔ)。為認(rèn)定檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)，可按照成本與價(jià)值的關(guān)系分析檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)情況，即付出運(yùn)營(yíng)成本獲取運(yùn)營(yíng)價(jià)值的過程。檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本包括檔案數(shù)據(jù)在接收、鑒定、存儲(chǔ)、利用等時(shí)所產(chǎn)生的成本。運(yùn)營(yíng)價(jià)值則在檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)、社會(huì)等的提質(zhì)增效過程中體現(xiàn)。從檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本和檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)價(jià)值兩個(gè)維度進(jìn)行切分，可將檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)劃分為四個(gè)象限，建立檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值模型。

其中，第四象限可認(rèn)為是檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)的啟動(dòng)象限，通常發(fā)生在行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期。一般來說，檔案數(shù)據(jù)被訪問得越多，其產(chǎn)生的價(jià)值就越大。因此啟動(dòng)象限的主要工作在于降低檔案數(shù)據(jù)的獲取和處理成本，主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，并將檔案數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵要素融入各類業(yè)務(wù)，并更容易被訪問和獲取，以提升數(shù)據(jù)價(jià)值。但由于這一階段各類業(yè)務(wù)缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)的描述標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)互通訪問困難，加之?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量控制、安全保障等受人員操作熟練度、匹配制度等因素的影響，在初始階段很難達(dá)到預(yù)期成效，因此成本居高不下，價(jià)值卻很難凸顯。

待第四象限內(nèi)各類檔案數(shù)據(jù)定義清晰，各項(xiàng)制度建立完成并開始穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)后，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型基本成功，檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)將從第四象限轉(zhuǎn)向第一象限；如果失敗，則檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)工作停滯，進(jìn)入第三象限。若檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)在第一象限上進(jìn)一步發(fā)展，如建立線上或虛擬機(jī)構(gòu)，則有可能進(jìn)入第二象限，即檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)的理想象限，以數(shù)據(jù)的低邊際成本降低產(chǎn)品或服務(wù)開展成本。如，醫(yī)療影像檔案、診療記錄的數(shù)據(jù)化就以近乎為零的邊際成本實(shí)現(xiàn)了“數(shù)據(jù)多跑路、患者少跑腿”；隨著醫(yī)療影像檔案和線上病歷數(shù)據(jù)的進(jìn)一步積累，加之人工智能技術(shù)的自主學(xué)習(xí)，機(jī)器智能閱片、虛擬醫(yī)院、家庭診療機(jī)器人都成為可能，醫(yī)療資源的低成本復(fù)制得以實(shí)現(xiàn)[23]。

檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)成本價(jià)值模型的設(shè)立有利于機(jī)構(gòu)厘清檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的動(dòng)向，主要體現(xiàn)在：一是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化是數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)的起點(diǎn)，主要任務(wù)是將檔案數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵要素融入各類業(yè)務(wù)。二是數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化是數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)的目標(biāo)，即基于檔案數(shù)據(jù)形成新的產(chǎn)品或服務(wù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)低邊際成本的效用。三是數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化是運(yùn)營(yíng)價(jià)值倍增的持續(xù)過程，即打造檔案數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)多級(jí)閉環(huán)，使價(jià)值隨應(yīng)用場(chǎng)景躍遷，在多級(jí)閉環(huán)間螺旋上升。四是數(shù)字技術(shù)加速運(yùn)營(yíng)價(jià)值在象限之間轉(zhuǎn)移流動(dòng)，因此要注重技術(shù)所帶來的原始驅(qū)動(dòng)力[24]。