企業(yè)電子文件管理與歸檔工作策略

何世華

（銅陵有色銅冠電工有限公司，安徽 銅陵 244000）

1 電子文件特點(diǎn)

（1）信息存儲(chǔ)密度大。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件信息存儲(chǔ)于紙張相比，電子文件的信息存儲(chǔ)于光盤、磁盤、U 盤等計(jì)算機(jī)硬件中，信息存儲(chǔ)密度大。一張光盤的信息存儲(chǔ)量約等于350 萬張A4 紙所承載的信息量。

（2）對(duì)電子設(shè)備的依賴性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件信息對(duì)于計(jì)算機(jī)、信息軟件的依賴性較強(qiáng)，離開這些軟件及設(shè)備，電子文件的元數(shù)據(jù)將無法發(fā)揮應(yīng)有功能。

（3）內(nèi)容的不穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件信息存儲(chǔ)于紙張中，修改都會(huì)留有“痕跡”。電子文件存儲(chǔ)于光盤、磁盤等特殊介質(zhì)中，這些特殊介質(zhì)易受到磁場(chǎng)、溫度或者濕度因素的影響，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容被修改、損毀或滅失，且信息內(nèi)容的滅失“不留任何痕跡”。

（4）可分離性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，其信息與承載信息的紙張不可分離，但電子文件中的信息與其介質(zhì)可以進(jìn)行無數(shù)次的脫離、重新組合。

（5）非直讀性。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件信息具有可直讀性，但電子文件信息，無論是電子圖像、聲像，都需要通過解壓編碼，方可讀取存儲(chǔ)于光盤等特殊介質(zhì)中的信息。圖1 為電子文件。

圖1 電子文件

2 企業(yè)電子文件歸檔管理的重要性

2.1 有利于維護(hù)電子文件的完整性

企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營及日常維護(hù)等管理過程中，電子文件是其的主要依據(jù)和參考，有時(shí)也是企業(yè)維護(hù)權(quán)益的保證，必須要提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目電子文件真實(shí)性以及完整性的重視程度。而站在實(shí)際情況的角度來看，當(dāng)前企業(yè)電子文件的管理仍存在一些問題，比如忽略了文件管理工作、隨意保存或是資料填寫不夠全面、電子文件的相關(guān)屬性和內(nèi)容不完整等，這些都會(huì)對(duì)電子文件質(zhì)量產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響，甚至還會(huì)為企業(yè)帶來一些重復(fù)性的工作內(nèi)容。所以，企業(yè)原生電子文件檔案化管理工作的實(shí)際開展過程中，應(yīng)該以工序質(zhì)量作為主要節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)采集企業(yè)建設(shè)、經(jīng)營各階段產(chǎn)生的各類原始信息，構(gòu)建出更加完整、真實(shí)的原生電子文件。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)利用提前設(shè)置好的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類文件進(jìn)行科學(xué)合理地分類，并在預(yù)歸檔工作當(dāng)中，通過“四性”檢測(cè)的方式來提高文件歸檔處理前的完整性與真實(shí)性，從而達(dá)到保證企業(yè)電子文件整體質(zhì)量的主要目的[1]。圖2 為檔案管理系統(tǒng)。

圖2 檔案管理系統(tǒng)

2.2 有利于提升整體檔案工作的治理水平

在檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理水平屬于其中的關(guān)鍵內(nèi)容，同時(shí)也是影響檔案質(zhì)量的主要因素。企業(yè)通過電子文件檔案化管理方式的應(yīng)用，就可以有效突破傳統(tǒng)管理方式在提高業(yè)務(wù)水平、保障資源質(zhì)量等方面存在的局限性，確保各類管理資源能夠得到更加高效的配置，建立起一種扁平化的聯(lián)動(dòng)管理措施，特別是針對(duì)那些來源復(fù)雜并且較為分散的建設(shè)項(xiàng)目檔案，更要進(jìn)行科學(xué)合理地控制，積極探索形成電子文件以及管理電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，防止因雙軌模式導(dǎo)致電子文件管理工作產(chǎn)生監(jiān)督管理困難以及成本消耗大等嚴(yán)重問題，確保電子檔案的管理業(yè)態(tài)能夠從根本上得到創(chuàng)新。同時(shí)，企業(yè)通過電子文件檔案化管理模式，還可以進(jìn)一步提高檔案管理以及行業(yè)治理能力，以此為基礎(chǔ)來提高建設(shè)項(xiàng)目的基本建設(shè)質(zhì)量，全方位促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目電子文件治理水平的穩(wěn)步提升。

3 企業(yè)電子文件檔案化管理存在的問題

3.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中，企業(yè)及各級(jí)管理人員對(duì)于檔案工作不夠重視，對(duì)檔案文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度沒有做到嚴(yán)格執(zhí)行，在工作過程中也沒有認(rèn)真細(xì)致地檢查文件資料的生成和嚴(yán)格把控文件質(zhì)量，認(rèn)為信息化項(xiàng)目檔案管理就是將所生成的資料整理成冊(cè)即可，沒有對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確，導(dǎo)致其在人力、物力等方面的必要投入不足，有些企業(yè)甚至將部分信息化項(xiàng)目檔案管理工作付托給其他工作人員兼管或由兼職人員進(jìn)行處理，造成了職責(zé)不清，兼而不顧的問題，從而導(dǎo)致信息化項(xiàng)目檔案管理工作難以落實(shí)。除此之外，參與項(xiàng)目的相關(guān)人員更注重現(xiàn)實(shí)消息，對(duì)規(guī)范檔案管理的重要作用認(rèn)識(shí)不足，這也在無形之中加劇了信息化項(xiàng)目檔案管理混亂的問題[2]。

3.2 檔案資料管理制度不完善

現(xiàn)階段，雖然國家與地方政府針對(duì)檔案資料管理制定了相應(yīng)的規(guī)范與制度，明確了項(xiàng)目檔案資料管理的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際操作過程中，項(xiàng)目實(shí)施方并沒有對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集與管理做出明確的規(guī)定，這就導(dǎo)致檔案資料的收集與管理并不能隨著項(xiàng)目的實(shí)施而開展，無形之中影響了檔案管理制度對(duì)參與項(xiàng)目的企業(yè)行為的約束，使管理制度難以發(fā)揮作用。

3.3 從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段，信息化項(xiàng)目檔案資料管理人員在開展項(xiàng)目全過程的管理工作中，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟悉，缺乏專業(yè)的檔案資料管理知識(shí)。這是因?yàn)樵诋?dāng)前項(xiàng)目檔案資料管理工作中，大部分管理人員是兼職，甚至有一部分是高校實(shí)習(xí)生，由于管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就展開檔案管理工作，對(duì)實(shí)際檔案管理工作的內(nèi)容并不熟悉，從而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出管理無序的情況。除此之外，由于部分管理人員缺乏專業(yè)的法律法規(guī)知識(shí)以及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)，導(dǎo)致其沒有嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目檔案資料收集，使收集上來的檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，影響項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間，也難以為后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施提供完善的檔案信息服務(wù)。

4 加強(qiáng)企業(yè)電子文件管理及歸檔工作的措施

4.1 企業(yè)電子文件組織管理

從電子文檔和紙質(zhì)文檔的特點(diǎn)來看，如果在引入電子文件之后還沿用傳統(tǒng)文件組織管理體制對(duì)文件進(jìn)行鑒定和歸檔等工作，很明顯會(huì)出現(xiàn)不匹配、不適用的問題，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)電子文件丟失、安全性不能保證的情況。因此要想加強(qiáng)企業(yè)電子文件歸檔及管理首先要做的就是制定出一套合理、完整的制度和管理體系，讓工作人員在進(jìn)行工作時(shí)井然有序，在保證工作效率的同時(shí)能夠保證文件的安全性。常見的企業(yè)電子文檔管理體系一般包括對(duì)企業(yè)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理模式，一方面方便管理，另一方面方便檢查和預(yù)估風(fēng)險(xiǎn)，由科技信息中心、文件形成部門、檔案管理部門負(fù)責(zé)，集中組合成電子文件管理小組，文件形成部門負(fù)責(zé)整理文件信息，檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔工作，最后部門管理者統(tǒng)一查對(duì)，企業(yè)電子文件一般遵循集中控制原則進(jìn)行鑒定歸檔工作從而達(dá)到組織管理的目的。

4.2 企業(yè)電子文件鑒定

企業(yè)電子文件的鑒定主要包括兩個(gè)部分，分別是信息價(jià)值鑒定和技術(shù)鑒定。信息價(jià)值鑒定是用于鑒定歸檔電子文件的內(nèi)容和保管期限等基本信息，企業(yè)電子文件內(nèi)容的價(jià)值主要取決于能否對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)作用，確定電子文件的信息價(jià)值之后就可以更加高效地為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富，或者為企業(yè)未來的發(fā)展指明道路。在確定了電子文件的價(jià)值之后，最重要的就是確保信息和載體的安全。具體的方法就是首先檢查電子文件記錄載體質(zhì)量是否有利于長(zhǎng)久保存，檢查載體上是否有病毒，劃痕等，然后確保載體與文件的信息價(jià)值相匹配，保證歸檔文件的嚴(yán)謹(jǐn)性、精確性和安全性。

4.3 企業(yè)電子文件的歸檔

企業(yè)電子文件的歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔有很大的不同，企業(yè)職員在歸檔過程中要認(rèn)真研究和執(zhí)行。對(duì)于企業(yè)電子歸檔工作有以下幾點(diǎn)工作建議：①歸檔的文件內(nèi)容以企業(yè)內(nèi)部需求為主，歸檔范圍的確定可以以傳統(tǒng)載體檔案的規(guī)范范圍為參照，綜合考慮生成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀綜合制定。②電子文件的歸檔時(shí)間和歸檔方式要結(jié)合企業(yè)的辦公特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)選擇。一般建議通過OA系統(tǒng)做到實(shí)時(shí)歸檔集，應(yīng)歸盡歸。③歸檔工作要與電子文件鑒定工作相互配合，綜合考慮企業(yè)現(xiàn)狀以及未來發(fā)展需求，與企業(yè)評(píng)估管理部門相配合共同維護(hù)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)電子文件的歸檔工作從來都不是獨(dú)立的工作，它與企業(yè)運(yùn)行的每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)部門都有密切的聯(lián)系，因此企業(yè)在電子文件歸檔工作中堅(jiān)持前端控制原則，將電子文件鑒定歸檔注入企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)部門、每個(gè)階段，方便及時(shí)總結(jié)企業(yè)運(yùn)行動(dòng)向，為企業(yè)管理提供有價(jià)值的參考[3]。

4.4 企業(yè)電子文件的安全保障

企業(yè)電子文件的信息安全在一定程度上決定著企業(yè)電子文件管理成效的優(yōu)劣，因此檔案管理部門在執(zhí)行電子文件歸檔管理工作的時(shí)候應(yīng)該投入足夠的成本，配置高技術(shù)高水準(zhǔn)的管理人才，設(shè)置足夠的安全管理容量和安全檢測(cè)的系統(tǒng)設(shè)備，對(duì)電子文件進(jìn)行定期的安全檢查，按照企業(yè)制定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，確保電子文件信息絕對(duì)安全。圖3 為電子文件安全管理系統(tǒng)，對(duì)于電子文件的安全管理也有以下3點(diǎn)要求：①檔案管理部門對(duì)電子文件要做好分類統(tǒng)計(jì)，根據(jù)門類或內(nèi)容的不同分區(qū)整理，并做好分類目錄，方便檢索和利用。②存儲(chǔ)電子文件的光盤、U 盤等要放入盒中保存，保存環(huán)境要符合國家對(duì)磁性載體的保管要求。條件具備的企業(yè)要做好異地異質(zhì)備份，確保數(shù)據(jù)的完整和安全。③要注意對(duì)電子文件保管場(chǎng)所定期檢查，確保保存文件的環(huán)境溫度為14～24℃，相對(duì)濕度為45%～60%，遠(yuǎn)離強(qiáng)酸、強(qiáng)堿、有害氣體、強(qiáng)磁場(chǎng)等環(huán)境[4]。

圖3 電子文件安全管理系統(tǒng)

4.5 企業(yè)電子文件的開發(fā)利用

信息發(fā)揮其價(jià)值的地方都是對(duì)數(shù)據(jù)資源的使用，而不是單純地保存起來。因此企業(yè)電子文件管理部門也要考慮文件的開發(fā)利用問題，比如將對(duì)企業(yè)有參考價(jià)值的文件進(jìn)行整理和編研，形成專題電子檔案，為企業(yè)發(fā)展提供決策支持和數(shù)據(jù)參考。對(duì)于電子文件的開發(fā)利用也有一些小建議：①歸檔后的文件信息母盤不能外借，可以拷貝或者傳送，當(dāng)然在拷貝之前要先做登記，并且根據(jù)信息的內(nèi)容限制使用者的使用權(quán)限，要求內(nèi)容使用者不能私自復(fù)制、拷貝、轉(zhuǎn)送他人。②電子文件信息要提前制定使用權(quán)限保護(hù)，嚴(yán)格執(zhí)行電子文件的使用權(quán)限和密匙管理規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)電子文件進(jìn)行修改[5]。

5 結(jié)語

總之，電子文件對(duì)于一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展來說十分重要，它的價(jià)值在于它的信息價(jià)值和便利性在，更在于對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)和保障作用。因此企業(yè)要想管理好電子文件，發(fā)揮出電子文件的數(shù)據(jù)參考作用，就必須強(qiáng)化電子文件管理機(jī)制建設(shè)，夯實(shí)對(duì)電子文件的收集、鑒定和保管等基礎(chǔ)工作，探索電子文件的開發(fā)利用新模式，在絕對(duì)安全的環(huán)境下發(fā)揮出最大的服務(wù)與應(yīng)用價(jià)值。