彭麗萍, 熊宏齊
(東南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,南京 211189)
實(shí)驗(yàn)室是高校開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科研的重要場(chǎng)所,承擔(dān)著人才培養(yǎng)、技術(shù)創(chuàng)新科學(xué)研究等多項(xiàng)重要職能。隨著國(guó)家“雙一流”建設(shè)的快速推進(jìn),以及高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的持續(xù)深化,高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科研活動(dòng)大幅增加,實(shí)驗(yàn)耗材需求量越來越大,高校用于購(gòu)置各類實(shí)驗(yàn)耗材的經(jīng)費(fèi)也逐年遞增。目前許多高校的實(shí)驗(yàn)耗材年度采購(gòu)消耗量達(dá)上億元[1],我校近5 年來,每年平均采購(gòu)實(shí)驗(yàn)耗材約2 億元,且年均呈現(xiàn)15%上升趨勢(shì)。因此實(shí)驗(yàn)耗材管理已經(jīng)成為高校經(jīng)費(fèi)及資產(chǎn)管理工作中的重要組成部分,傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)耗材管理模式很難適應(yīng)高校當(dāng)前實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科研發(fā)展的要求,借助信息化平臺(tái)解決日益突出的管理問題,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)、審批、使用環(huán)節(jié)規(guī)范化及精細(xì)化管理模式勢(shì)在必行。
高校實(shí)驗(yàn)耗材具有品種類型雜、消耗數(shù)量多、采購(gòu)需求急、使用周期短、來源范圍廣、價(jià)格差異大等特點(diǎn),在日常管理中主要存在以下幾方面共性問題:
目前高校實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)基本采取兩種模式,由實(shí)驗(yàn)室或課題組相關(guān)人員自行采購(gòu)模式或職能部門高度集中采購(gòu)模式[2]。自行采購(gòu)方便快捷,能滿足不同實(shí)驗(yàn)個(gè)性化需求,但容易帶來隨意過度采購(gòu),審批流于形式甚至無人把關(guān),造成資源極大浪費(fèi);且自行采購(gòu)多為小批量、多頻次采購(gòu)行為,會(huì)產(chǎn)生大量零散的結(jié)算票據(jù),后續(xù)財(cái)務(wù)報(bào)銷事宜占用采購(gòu)人員大量時(shí)間和精力,不利于學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)的正常開展。集中采購(gòu)在一定程度上降低采購(gòu)成本,易于監(jiān)管,但勢(shì)必要設(shè)置相關(guān)庫(kù)房,配備相關(guān)人員,管理成本加大。同時(shí),在管理中時(shí)常出現(xiàn)申報(bào)計(jì)劃隨意性大[3-4],部分耗材挪作它用,經(jīng)費(fèi)使用超標(biāo)等情況,但受制于審核部門缺乏有效的監(jiān)管手段,對(duì)耗材的審核只能是形式審查,無法真正實(shí)現(xiàn)耗材經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理,造成資源分配不均和無節(jié)制消耗[5-6]。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,新技術(shù)、新材料層出不窮,很多新型材料單價(jià)幾千元甚至上萬元。隨著高校各類科研經(jīng)費(fèi)的逐年遞增,材料費(fèi)在經(jīng)費(fèi)總量中所占的比例越來越高[7]。相較于儀器設(shè)備購(gòu)置管理,實(shí)驗(yàn)耗材缺乏總體購(gòu)置計(jì)劃統(tǒng)籌及采購(gòu)論證,尤其是自行采購(gòu)模式下各實(shí)驗(yàn)室或課題組根據(jù)自身需求采購(gòu),經(jīng)費(fèi)使用難以監(jiān)管。存在重復(fù)購(gòu)置、利用率低、針對(duì)性差、共享程度低等各種弊病,購(gòu)買后閑置、丟棄等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[8]。在高校科研經(jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)過程中,發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物和辦公物資絕大部分實(shí)行自主采購(gòu),處于失控狀態(tài),沒有實(shí)施出入庫(kù)管理,導(dǎo)致虛假采購(gòu)時(shí)有發(fā)生,很容易造成資產(chǎn)的流失和浪費(fèi),同時(shí)帶來廉政風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患[9~13]。
實(shí)驗(yàn)耗材涉及學(xué)科眾多,型號(hào)品牌繁雜,且尚無統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)[14]。有消耗后不能復(fù)原、價(jià)格高低不同的實(shí)驗(yàn)材料,有單價(jià)低于千元的低值設(shè)備或?qū)嶒?yàn)用具,有容易損耗使用期限在1 年以內(nèi)的易耗物品,也有單價(jià)不低于千元但已辦理過固定資產(chǎn)登記的設(shè)備所需更新的各類配件等。這就要求管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí),在采購(gòu)時(shí)能識(shí)別耗材品質(zhì)、了解市場(chǎng)價(jià)格,提高采購(gòu)性價(jià)比;在保管時(shí)能掌握耗材具體屬性,避免耗材存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn);在發(fā)放使用時(shí)能根據(jù)耗材種類特性做好臺(tái)賬記錄,為實(shí)驗(yàn)耗材相關(guān)管理工作提供有效依據(jù)。然而目前在普遍采用的自行采購(gòu)和自主管理模式下,實(shí)驗(yàn)耗材存放地點(diǎn)分散且使用人員多,常有無人記錄情況。即使采用了集中采購(gòu)和統(tǒng)一管理模式,校級(jí)管理人員也難以掌握各學(xué)科、專業(yè)所需的各類耗材特性。
相對(duì)于已逐步構(gòu)建完善的院、校兩級(jí)固定資產(chǎn)管理機(jī)制,目前高校實(shí)驗(yàn)耗材管理意識(shí)仍普遍比較淡薄。實(shí)驗(yàn)耗材易損易耗,采購(gòu)頻率高且批次多[15],采購(gòu)后無需建賬、使用后無需報(bào)廢,全憑實(shí)驗(yàn)室自行采購(gòu)及自主管理,沒有院級(jí)或校級(jí)審批及驗(yàn)收清查,沒有清晰的使用臺(tái)賬記錄,甚至只需提供采購(gòu)發(fā)票及購(gòu)銷清單即可完成財(cái)務(wù)報(bào)銷。為了應(yīng)對(duì)政府會(huì)計(jì)制度核算方式的變化,部分高校在實(shí)驗(yàn)耗材報(bào)銷時(shí)增加了出入庫(kù)單[16],但這些出入庫(kù)單是否依據(jù)實(shí)際使用情況填寫,是否能反應(yīng)實(shí)驗(yàn)耗材的真實(shí)使用情況,則需要推行日常監(jiān)管才能形成規(guī)范。
按照教育部和財(cái)政部1984 年頒布的《高等學(xué)校材料及低值品、易耗品管理辦法》中對(duì)材料、低值品及易耗品的范圍規(guī)定,結(jié)合高校實(shí)驗(yàn)耗材的實(shí)際使用情況,學(xué)校逐步推進(jìn)規(guī)范化、精細(xì)化管理實(shí)驗(yàn)耗材,主要是指在教學(xué)科研過程中使用的各種實(shí)驗(yàn)材料、低值品、易耗品,以及已辦理固定資產(chǎn)登記但后續(xù)需要更換的設(shè)備配件等。近5 年來,學(xué)?;谛畔⒒芾砥脚_(tái),不斷研究探索,逐步構(gòu)建了一套行之有效的經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、學(xué)院、學(xué)校三級(jí)實(shí)驗(yàn)耗材管理機(jī)制。
實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品管理平臺(tái)設(shè)計(jì)理念:①為學(xué)校師生和供應(yīng)商搭建一個(gè)便捷、順暢、高效的實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)服務(wù)平臺(tái),減少線下審批環(huán)節(jié),增加統(tǒng)一結(jié)算服務(wù),縮短師生報(bào)銷時(shí)間,提高管理服務(wù)效能;②為學(xué)校職能部門及院系單位開展實(shí)驗(yàn)耗材的日常監(jiān)管和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作提供技術(shù)支撐,構(gòu)建院、校兩級(jí)在線審核機(jī)制,逐步規(guī)范細(xì)化實(shí)驗(yàn)耗材的采購(gòu)內(nèi)容管理,并通過財(cái)務(wù)信息對(duì)接后的統(tǒng)一結(jié)算服務(wù),進(jìn)一步加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)耗材的經(jīng)費(fèi)使用管理。
實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品管理平臺(tái)包含了實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)與管理、化學(xué)品(含生物試劑)采購(gòu)與管理兩個(gè)子平臺(tái),各子平臺(tái)都具有在線商城采購(gòu)及線下自購(gòu)備案兩種管理模式,且都包含三類主要功能,即:基礎(chǔ)信息管理、采購(gòu)訂單管理、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)。這三類主要功能中按照學(xué)校對(duì)實(shí)驗(yàn)材料、化學(xué)品的具體管理要求分別設(shè)計(jì)各自的管理模塊。實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品采購(gòu)、審批及結(jié)算管理流程如圖1 和圖2 所示。
(1)用戶功能模塊的個(gè)性化便捷操作。①個(gè)人中心。添加手機(jī)號(hào)碼,可用于接收訂單相關(guān)短信提示;添加身份證號(hào)碼及上傳身份證件照片,可用于自動(dòng)生成易制爆化學(xué)品采購(gòu)審批所需備案資料。②角色切換。登錄平臺(tái)后默認(rèn)為普通用戶,院、校兩級(jí)管理員由超級(jí)管理員配置權(quán)限,具有多重角色的用戶可以在后臺(tái)快速切換。③平臺(tái)切換。實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料和化學(xué)品子平臺(tái)之間,前臺(tái)商城頁(yè)面和后臺(tái)管理頁(yè)面,以及原有平臺(tái)信息查詢的快速便捷切換。④授權(quán)功能。教師可授權(quán)學(xué)生采購(gòu)經(jīng)辦人權(quán)限;經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可授權(quán)其他教師代為負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)支付審批權(quán)限。
圖1 實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)、審批及結(jié)算管理流程圖
(2)與財(cái)務(wù)信息對(duì)接及預(yù)約單聯(lián)網(wǎng)功能。經(jīng)辦人在線采購(gòu)過程中可以實(shí)時(shí)從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中讀取經(jīng)費(fèi)賬號(hào)相關(guān)信息(若經(jīng)辦人不是經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人,則可以使用“他人代付”功能)。在線訂單生成后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)訂單凍結(jié)對(duì)應(yīng)額度。經(jīng)辦人確認(rèn)收貨并同意付款后,平臺(tái)供應(yīng)商匯總?cè)?duì)應(yīng)訂單開具發(fā)票、打印清單,學(xué)校管理部門定期匯總并核實(shí)各類票據(jù),打印具有預(yù)約單功能的結(jié)算單,替代師生統(tǒng)一辦理財(cái)務(wù)結(jié)算事宜。
(3)手機(jī)端及電腦端二維碼聯(lián)管功能。對(duì)易制毒、易制爆管制類化學(xué)品以及一般危險(xiǎn)化學(xué)品,采用全生命周期進(jìn)行管理,利用二維碼技術(shù)全程管控到采購(gòu)、儲(chǔ)存、領(lǐng)用、回收等各個(gè)環(huán)節(jié)。手機(jī)掃碼操作方便,電腦端同步實(shí)現(xiàn)聯(lián)管功能,平臺(tái)可查詢統(tǒng)計(jì)全校危險(xiǎn)化學(xué)品的實(shí)際使用情況。
圖2 化學(xué)品采購(gòu)、審批及結(jié)算管理流程圖
(4)采購(gòu)合同的在線生成及審批功能。在線采購(gòu)訂單或線下自購(gòu)訂單總額大于等于2 萬元時(shí),平臺(tái)中可以參照學(xué)校物資購(gòu)銷合同模板自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的電子版采購(gòu)合同,并和訂單一起流轉(zhuǎn)至在線審批流程,由所在學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處相關(guān)管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行在線審批,進(jìn)一步推進(jìn)實(shí)現(xiàn)電子化審批模式,免去師生跨校區(qū)辦理采購(gòu)合同線下審批時(shí)的辛苦奔波。
(5)同類材料使用臺(tái)賬推送審批功能。各級(jí)管理員在線審核采購(gòu)訂單時(shí),可實(shí)時(shí)查看采購(gòu)人已購(gòu)實(shí)驗(yàn)材料、同種化學(xué)品等使用臺(tái)賬,根據(jù)實(shí)際使用情況可對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行駁回或通過,以推進(jìn)完善實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品的出入庫(kù)規(guī)范管理,避免出現(xiàn)隨意采購(gòu)及超量長(zhǎng)期存儲(chǔ)等行為,提高經(jīng)費(fèi)使用效益。
(6)實(shí)驗(yàn)室信息及收貨地址審批功能。對(duì)全校涉及采購(gòu)化學(xué)品、生物試劑、氣體、實(shí)驗(yàn)材料的實(shí)驗(yàn)室采集基礎(chǔ)信息,將實(shí)驗(yàn)室、房間、教師負(fù)責(zé)人的信息一一對(duì)應(yīng)管理,建立實(shí)驗(yàn)室信息庫(kù)。實(shí)施收貨地址在線備案登記,各學(xué)院管理員根據(jù)其房間具體情況在線審批。尤其是涉及易制爆、易制毒管制類化學(xué)品采購(gòu)及使用的實(shí)驗(yàn)室需滿足相關(guān)管理要求及防范措施后方可開通對(duì)應(yīng)采購(gòu)權(quán)限。
(7)在線商城規(guī)范平臺(tái)供應(yīng)商管理。篩選優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)駐實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品平臺(tái),為師生提供便捷、順暢、高效地服務(wù)。建立平臺(tái)供應(yīng)商信息庫(kù),對(duì)其在線商城銷售權(quán)限實(shí)行分類分級(jí)管理。為規(guī)范平臺(tái)供應(yīng)商銷售行為,制定《東南大學(xué)實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品管理平臺(tái)供應(yīng)商管理(暫行)辦法》。
(8)信息篩查及各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。平臺(tái)中可按全校、單位、實(shí)驗(yàn)室以及教師、供應(yīng)商等可進(jìn)行分類查詢統(tǒng)計(jì),并根據(jù)學(xué)校實(shí)際工作需要不斷完善相關(guān)信息查詢功能。借助信息化平臺(tái)完善實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品的信息篩查和追根溯源,及時(shí)掌握全校采購(gòu)總體情況以及各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),為學(xué)校相關(guān)管理決策及教學(xué)科研可持續(xù)發(fā)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐。
實(shí)驗(yàn)材料及化學(xué)品管理平臺(tái)與學(xué)校數(shù)字化校園信息門戶基礎(chǔ)建設(shè)緊密結(jié)合,同步師生用戶統(tǒng)一身份認(rèn)證信息,推行經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、學(xué)院、學(xué)校三級(jí)審核管理機(jī)制,對(duì)接財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)費(fèi)信息實(shí)現(xiàn)預(yù)約單聯(lián)網(wǎng)功能,為師生用戶在線采購(gòu)實(shí)驗(yàn)耗材提供統(tǒng)一結(jié)算服務(wù)。目前學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)及審核管理機(jī)制中主要包含以下6 類人員,各類人員分工明確、職責(zé)清晰。
(1)采購(gòu)經(jīng)辦人。一般為在校師生,根據(jù)教學(xué)或科研實(shí)驗(yàn)需要在線選購(gòu)實(shí)驗(yàn)材料、化學(xué)品,收貨時(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)收耗材實(shí)物,日常使用耗材時(shí)負(fù)責(zé)做好臺(tái)賬記錄,供應(yīng)商統(tǒng)一開票前負(fù)責(zé)在線確認(rèn)收貨及確認(rèn)付款。
(2)經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人。若采購(gòu)經(jīng)辦人為經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人,則在線采購(gòu)時(shí)可自行從財(cái)務(wù)系統(tǒng)讀取經(jīng)費(fèi)卡信息,財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)訂單金額自動(dòng)凍結(jié)對(duì)應(yīng)額度。若采購(gòu)經(jīng)辦人名下無經(jīng)費(fèi)卡,使用“他人代付”功能后,則需由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在線審核訂單,并確認(rèn)用于統(tǒng)一結(jié)算的經(jīng)費(fèi)卡支付信息。
(3)平臺(tái)供應(yīng)商。安排專人響應(yīng)學(xué)校采購(gòu)訂單并及時(shí)備貨,待校內(nèi)各級(jí)審核通過后方可發(fā)貨;當(dāng)采購(gòu)經(jīng)辦人確認(rèn)收貨及確認(rèn)付款后,匯總?cè)6鄠€(gè)在線采購(gòu)訂單定期統(tǒng)一開具發(fā)票及打印清單,為統(tǒng)一結(jié)算做好票據(jù)準(zhǔn)備。
(4)學(xué)院管理員。負(fù)責(zé)在線審核本單位師生實(shí)驗(yàn)材料、化學(xué)品采購(gòu)訂單內(nèi)容、采購(gòu)合同內(nèi)容等。若本單位涉及化學(xué)品采購(gòu),還需負(fù)責(zé)審核本單位師生化學(xué)品收貨地址是否符合實(shí)驗(yàn)室安全管理規(guī)范等。
(5)校級(jí)管理員。包含保衛(wèi)處管理員、設(shè)備處管理員、設(shè)備處分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)在線審核全校實(shí)驗(yàn)材料、化學(xué)品采購(gòu)訂單內(nèi)容、采購(gòu)合同內(nèi)容以及實(shí)驗(yàn)耗材經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)管等。
(6)系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)平臺(tái)日常運(yùn)行管理,配置各級(jí)角色管理權(quán)限,發(fā)布學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材管理相關(guān)工作通知及公告,負(fù)責(zé)平臺(tái)操作功能及服務(wù)流程優(yōu)化,負(fù)責(zé)與學(xué)校財(cái)務(wù)等職能部門協(xié)調(diào)溝通,做好全校統(tǒng)一結(jié)算服務(wù)及管理等。
(1)傳統(tǒng)結(jié)算模式。同一供應(yīng)商需根據(jù)采購(gòu)訂單分別對(duì)師生用戶多次開具發(fā)票及清單,每位師生用戶需反復(fù)多次收取票據(jù)、辦理簽字蓋章、逐一預(yù)約報(bào)銷,多次跑財(cái)務(wù)處結(jié)算,甚至因資料或手續(xù)不全而需多次往返財(cái)務(wù)處才能順利報(bào)銷。
(2)統(tǒng)一結(jié)算模式。同一供應(yīng)商只需對(duì)采購(gòu)訂單統(tǒng)一開具發(fā)票及清單,由校級(jí)管理人員定期一次性匯總?cè)=Y(jié)算單并代替師生至財(cái)務(wù)處辦理統(tǒng)一結(jié)算,無需每位師生再自行一一收票、簽字蓋章、預(yù)約及跑財(cái)務(wù)處結(jié)算。
相比傳統(tǒng)結(jié)算模式,統(tǒng)一結(jié)算模式減少了師生用戶結(jié)算預(yù)約辦理環(huán)節(jié),大大地節(jié)約了師生跨校區(qū)跨部門辦理審批報(bào)銷等業(yè)務(wù)時(shí)間,同時(shí)可進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用管理,并為學(xué)校管理提供有效數(shù)據(jù)支撐。
統(tǒng)一結(jié)算周期學(xué)校根據(jù)采購(gòu)訂單以及平臺(tái)運(yùn)行情況,可以分為周結(jié)、半月結(jié)、月結(jié)、季結(jié)等,目前采取周結(jié)方式,即1 周1 結(jié)或1 周多結(jié),每周平臺(tái)供應(yīng)商按學(xué)校/學(xué)院/實(shí)驗(yàn)室或課題組的實(shí)際采購(gòu)訂單開具發(fā)票并打印清單,統(tǒng)一提交給學(xué)校職能部門,管理人員每周查收并核實(shí)在線采購(gòu)訂單票據(jù),通過平臺(tái)打印具有預(yù)約單功能的結(jié)算單,匯總后將全校結(jié)算單交至財(cái)務(wù)處辦理統(tǒng)一支付。統(tǒng)一結(jié)算周結(jié)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)圖如圖3 所示。
結(jié)合高校實(shí)驗(yàn)耗材管理現(xiàn)狀,總結(jié)實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)及審核管理經(jīng)驗(yàn),基于信息化平臺(tái)探索高校實(shí)驗(yàn)耗材三級(jí)管理機(jī)制,與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息對(duì)接,實(shí)現(xiàn)了全校實(shí)驗(yàn)耗材從采購(gòu)、審核、使用到結(jié)算的全過程監(jiān)督管理,推進(jìn)了實(shí)驗(yàn)耗材的規(guī)范化管理及服務(wù),切實(shí)為師生用戶提高辦事效率。借助信息化平臺(tái)的查詢統(tǒng)計(jì)功能,職能部門可及時(shí)掌握全校實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)及經(jīng)費(fèi)使用情況,為學(xué)校相關(guān)管理決策及教學(xué)科研可持續(xù)發(fā)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐。