聲像檔案在媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的操作規(guī)范
——以中電科技第三十八所為例

文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所 艾文蜀

媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱媒資系統(tǒng)），就是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和光纖存儲(chǔ)技術(shù)，把各種媒體資源（音視頻素材、圖片照片、拍攝腳本、新聞稿、解說(shuō)詞、電子文檔等）進(jìn)行數(shù)字化，并統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理起來(lái)，供用戶在線檢索、下載再利用。其核心功能包括對(duì)文件的數(shù)字化采集和收集整理，對(duì)其內(nèi)容的詳細(xì)編目標(biāo)引，提供長(zhǎng)期可靠的存儲(chǔ)管理，提供方便靈活的查詢檢索，提供豐富多樣的再利用手段等。媒資系統(tǒng)是一個(gè)多媒體信息的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、再利用的完整管理基礎(chǔ)平臺(tái)。

本系統(tǒng)從技術(shù)和管理的角度，對(duì)實(shí)現(xiàn)聲像檔案的長(zhǎng)期保存有重要作用：1.搶救珍貴聲像歷史資料；2.為數(shù)字檔案館的建立提供基礎(chǔ)內(nèi)容支撐；3.細(xì)化聲像檔案內(nèi)容管理，提供各行各業(yè)服務(wù)接口，提升聲像檔案資源的價(jià)值；4.為新媒體擴(kuò)展新的應(yīng)用領(lǐng)域，積極推進(jìn)媒體資源共享。

一、引用文件

下列文件中的相關(guān)條款引用文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的：一是GB-T11821-2002照片檔案管理規(guī)范；二是DA/T62-2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范；三是DA/T54-2014照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案；四是DA/T63-2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案；五是GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范；六是QG/AA09.021-2004聲像、照片檔案管理；QG/AA 09.028-2004檔案文件著錄規(guī)定。

二、相關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義

（一）電子檔案。具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

（二）采集。對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法和過(guò)程。

（三）文件上傳。支持視頻采集卡和1394口兩種不同方式的采集，支持同時(shí)采集高低碼流，支持已有視頻文件的導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程圖像流媒體實(shí)時(shí)傳輸與存儲(chǔ)，支持文件上傳在斷點(diǎn)續(xù)傳。支持非視頻文件如圖片、文件及多媒體課件、動(dòng)畫(huà)、腳本等文件的上傳和描述。

（四）文件編目。對(duì)文件材料進(jìn)行必需元數(shù)據(jù)的快速描述，對(duì)文件進(jìn)行符合分類編目標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)描述。

（五）文件檢索下載。獨(dú)立檢索軟件、Web檢索方式和非編目系統(tǒng)內(nèi)嵌檢索模塊3種不同的資料檢索方式、并能夠支持多樣化的資料檢索手段和發(fā)布方式。用戶可在單獨(dú)運(yùn)行的檢索軟件上進(jìn)行節(jié)目素材的檢索查詢和在線瀏覽?？梢詫z索到的文件、片段直接下載到本地或下載工作站進(jìn)行編輯制作。

（六）授權(quán)用戶。被授予執(zhí)行部分文件管理業(yè)務(wù)的人員或被授予部分系統(tǒng)管理員權(quán)限的人員。授權(quán)用戶的權(quán)限根據(jù)工作的需要及其承擔(dān)的職責(zé)而定。

三、聲像檔案的收集采集

（一）收集范圍（以本所為例）。1.中央、部委或地方及軍方領(lǐng)導(dǎo)人參與本所相關(guān)重大活動(dòng)的一切聲像材料（包括各級(jí)陪同人員、所內(nèi)相關(guān)陪同人員）；2.社會(huì)各界知名人士來(lái)所參觀、學(xué)習(xí)、考察時(shí)形成的聲像材料； 3.單位召開(kāi)的各類重要會(huì)議形成的主要聲像材料；4.本所在涉外活動(dòng)中形成的聲像材料；5.所內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的聲像材料；6.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)等聲像資料；7.本所各類在研及批產(chǎn)產(chǎn)品、主要預(yù)研課題在試驗(yàn)、聯(lián)試階段中形成的重要聲像材料；8.本所主要預(yù)研課題及產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程、重大技術(shù)改造、重要基礎(chǔ)建設(shè)中形成的重要聲像材料（包括現(xiàn)場(chǎng)原貌、重要研制階段、開(kāi)竣工儀式、試生產(chǎn)情況等）；9.反映所內(nèi)各個(gè)時(shí)期的歷史和變遷的聲像材料；10.由工會(huì)、團(tuán)委組織的所內(nèi)職工文體活動(dòng)；11.本所歷年重要科研成果、科技發(fā)明等的聲像材料；12.其他具有保存價(jià)值的照片。

（二）收集采集要求。聲像資料文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫(huà)面完整、端正，聲音和影像清晰。1.在保證聲像資料電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，并收集相應(yīng)的數(shù)字錄像帶、一次寫(xiě)光盤(pán)等記錄載體；關(guān)于同一工作活動(dòng)的聲像資料電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在同一個(gè)文件夾中，按事件記錄的時(shí)間順序排列文件，以揭示檔案材料的相關(guān)內(nèi)容命名文件夾。2.對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片或視頻，應(yīng)進(jìn)行篩選歸檔。篩選后的主要照片或視頻應(yīng)具備主題鮮明、人物端正、聲音清楚、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

四、系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置

媒資系統(tǒng)以角色來(lái)管理用戶，對(duì)角色進(jìn)行權(quán)限的賦予，同一角色下的所有用戶被繼承了該角色的所有權(quán)限，媒資系統(tǒng)在進(jìn)行權(quán)限管理時(shí)僅需要對(duì)該角色進(jìn)行權(quán)限賦權(quán)以及進(jìn)行角色用戶的添加。

序號(hào) 角色名稱權(quán)限說(shuō)明 備注1本所相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 資源借閱流程審批角色，查閱利用2 黨群工作部相關(guān)人員 所內(nèi)主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的資源上傳下載、查閱等，歸檔庫(kù)不允許修改、刪除3 信息技術(shù)中心聲像管理檔案員 負(fù)責(zé)相關(guān)流程的執(zhí)行，歸檔及本系統(tǒng)所有管理和控制權(quán)限 系統(tǒng)管理員4 聲像檔案資源管理員 擁有聲像資源庫(kù)的全部操作權(quán)限5 照片檔案資源管理員 擁有照片資源庫(kù)的全部操作權(quán)限6 照片檔案資源業(yè)務(wù)流程發(fā)起者 錄入照片資源業(yè)務(wù)歸檔總體數(shù)據(jù)（預(yù)歸檔庫(kù)），并提交給拍攝申請(qǐng)人7查詢用戶1.密級(jí)為“普通人員”的用戶：可對(duì)條目密級(jí)為“非密”“商密A” “商密AA”“商密AAA”“內(nèi)部”的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行條目查看、檢索，對(duì)電子文件可直接進(jìn)行在線查看；其他密級(jí)的條目均不能進(jìn)行查看；2.密級(jí)為“一般涉密”的用戶：可對(duì)條目密級(jí)為“非密”“商密A” “商密AA”“商密AAA”“內(nèi)部”的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行條目查看、檢索，對(duì)電子文件可直接進(jìn)行在線查看；涉密的均需要進(jìn)行借閱申請(qǐng)；3.密級(jí)為“重要涉密”的用戶：可對(duì)條目密級(jí)為“非密”“商密A”“商密AA”“商密AAA”“內(nèi)部”“秘密”“機(jī)密”的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行條目查看、檢索，對(duì)電子文件可直接進(jìn)行在線查看；涉密的均需要進(jìn)行借閱申請(qǐng)。參與照片資源數(shù)據(jù)歸檔工作，業(yè)務(wù)流程中負(fù)責(zé)照片資源的數(shù)據(jù)補(bǔ)錄。

五、主要業(yè)務(wù)流程及職責(zé)

媒資系統(tǒng)業(yè)務(wù)流主要有聲像（即錄音錄像）資源數(shù)據(jù)和照片資源數(shù)據(jù)的兩大類業(yè)務(wù)歸檔流程，以下以中電科技三十八所媒資系統(tǒng)照片檔案為例。媒資系統(tǒng)業(yè)務(wù)流主要是指在預(yù)歸檔庫(kù)媒資數(shù)據(jù)中視頻和照片資源數(shù)據(jù)的錄入整理歸檔等業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程主要為：資源總體數(shù)據(jù)錄入者錄入數(shù)據(jù)→照片或視頻拍攝申請(qǐng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行相關(guān)信息的補(bǔ)錄→管理員整理歸檔。

（一）流程各環(huán)節(jié)簡(jiǎn)要說(shuō)明。1.照片資源拍攝者職責(zé)。照片資源拍攝者一般由黨群工作部的相關(guān)拍攝人員負(fù)責(zé)，在該環(huán)節(jié)中，由照片拍攝者將所有拍攝的照片資源基本信息錄入系統(tǒng)中的收集環(huán)節(jié)中，照片資源基本信息包括組題名、負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目名稱、年度、分類類別、拍攝者等信息，同時(shí)將對(duì)應(yīng)的電子文件（電子照片）上傳到條目下，理論上為一張照片或多張相同事件照片為一條條目。照片資源拍攝者將錄入好的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行提交，數(shù)據(jù)根據(jù)“負(fù)責(zé)人”信息，在業(yè)務(wù)流程中自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的人員處。2.照片拍攝申請(qǐng)的負(fù)責(zé)人職責(zé)。照片拍攝申請(qǐng)的負(fù)責(zé)人可能是本所所有員工中的某一人，所以該環(huán)節(jié)的參與者為本所全員，從照片資源拍攝者環(huán)節(jié)提交后流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)通過(guò)“負(fù)責(zé)人”字段自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的人員處。負(fù)責(zé)人在接收到流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)后，需要對(duì)每一張照片進(jìn)行審核，將不需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除或不進(jìn)行處理（刪除后的數(shù)據(jù)暫時(shí)進(jìn)入“數(shù)據(jù)回收站”）；將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行條目信息補(bǔ)錄，比如單張標(biāo)題、密級(jí)、事由、時(shí)間、地點(diǎn)、文字說(shuō)明、人物、背景等信息；負(fù)責(zé)人可對(duì)電子文件進(jìn)行在線查看，但不能進(jìn)行下載或打印。負(fù)責(zé)人將補(bǔ)錄整理好的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行提交，數(shù)據(jù)根據(jù)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。3.照片資源管理員職責(zé)。照片資源管理員為最終資源數(shù)據(jù)歸檔整理人員。照片資源管理員環(huán)節(jié)是將照片拍攝申請(qǐng)的負(fù)責(zé)人提交來(lái)的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)錄、整理，補(bǔ)錄的字段比如照片組號(hào)、歸檔日期、保管期限等等，最后生成資源編號(hào)再歸檔保存的操作。只有被照片資源管理員提交歸檔的資源數(shù)據(jù)才能被資源利用人員在利用首頁(yè)去進(jìn)行檢索、利用，在整理環(huán)節(jié)的資源數(shù)據(jù)則無(wú)法被利用。

（二）資源數(shù)據(jù)收集、電子文件上傳。1.添加條目。步驟一：在“照片資源拍攝者錄入數(shù)據(jù)”頁(yè)面，點(diǎn)擊“添加條目”按鈕，可以進(jìn)行照片資源數(shù)據(jù)的錄入操作；步驟二：在添加頁(yè)面，錄入資源條目的著錄項(xiàng)相關(guān)信息，并上傳相應(yīng)的電子文件。2.修改刪除條目。修改條目功能主要完成對(duì)已經(jīng)添加的資源數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改，實(shí)現(xiàn)資源信息的在線修改。刪除條目將不需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除操作；被刪除的數(shù)據(jù)被保存在“數(shù)據(jù)回收站”中，操作者可在數(shù)據(jù)回收站中對(duì)誤刪除的數(shù)據(jù)進(jìn)行還原。3.電子文件添加。電子文件的添加可在添加資源條目時(shí)同時(shí)對(duì)該資源條目進(jìn)行相應(yīng)的電子文件的上傳，亦可對(duì)已經(jīng)存在的資源條目進(jìn)行電子文件的添加，在進(jìn)行電子文件上傳操作之前，先對(duì)電子文件進(jìn)行定密操作。

六、資源的基本利用保管

整個(gè)媒資系統(tǒng)按功能劃分為上載、編目、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)碼、檢索、發(fā)布、內(nèi)容管理等模式。在檢索模塊中，為用戶提供多種檢索方式，建立主題資料庫(kù)，設(shè)計(jì)更多的使用模式，提供更好的使用體驗(yàn)，提升資源共享服務(wù)。

聲像檔案資源數(shù)據(jù)查閱利用操作包括兩個(gè)方面：1.聲像檔案資源數(shù)據(jù)查詢通過(guò)統(tǒng)一門(mén)戶系統(tǒng)單點(diǎn)登錄到媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，一般設(shè)置的首頁(yè)為“利用首頁(yè)”；2.聲像檔案資源數(shù)據(jù)借閱。資源借閱是資源利用者對(duì)當(dāng)前資源條目的電子原文無(wú)原文查看權(quán)限或無(wú)下載、打印等權(quán)限時(shí)，需要進(jìn)行的借閱申請(qǐng)單的填寫(xiě)。在搜索結(jié)果中，找到所需的資源條目，點(diǎn)擊該條目前的“操作”欄中的“資源借閱”按鈕，在資源借閱申請(qǐng)單中填寫(xiě)相關(guān)信息并進(jìn)行借閱申請(qǐng)單的提交。

七、結(jié)語(yǔ)

2021年10月15日，李克強(qiáng)總理在中山大學(xué)考察時(shí)強(qiáng)調(diào)，檔案很重要。檔案記錄著歷史、承載著文明，而且整理檔案是需要有科學(xué)精神的。創(chuàng)新是一種方法，需求才是驅(qū)動(dòng)，檔案工作的基本原則就是有所為，有所不為。媒資管理系統(tǒng)應(yīng)把握實(shí)用性、安全性、共享性、友好性、交互性和可擴(kuò)充性六方面原則。在檔案工作中，我們拒絕孤島模式，跨區(qū)域、跨部門(mén)、跨行業(yè)共享是我們奮斗的目標(biāo)，檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)。