博物館藏品檔案管理設(shè)計與研究

盧民 滕衛(wèi)

山東博物館 山東 濟南 250014

引言

我國博物館早期的藏品檔案屬于不可再生資源，所記載的信息是藏品最原始的文字說明，是日常工作的第一手資料。這些紙質(zhì)藏品檔案受當時保管條件、紙質(zhì)技術(shù)條件的限制、抄寫人文化及書寫水平、用筆用墨等因素的影響，很多原始檔案均有不同程度破損。對于這種不耐久檔案，從保護角度出發(fā)，藏品檔案進行數(shù)字化管理勢在必行。為了提高博物館信息化、智慧化水平，中共中央辦公廳、國務(wù)院、國家文物局等相繼出臺政策，為新時代中國博物館事業(yè)的發(fā)展指明了前進方向，提供了根本遵循。2017年2月，國家文物局印發(fā)《國家文物事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，強調(diào)加強博物館藏品管理，完善博物館藏品征集標準，拓展博物館藏品征集領(lǐng)域和途徑，充實基層博物館藏品數(shù)量和類型。健全文物藏品檔案管理制度，形成博物館藏品資源共享和館際交流機制[1-2]。2019年2月，國家發(fā)改委等18個部門聯(lián)合印發(fā)《加大力度推動社會領(lǐng)域公共服務(wù)補短板強弱項提質(zhì)量 促進形成強大國內(nèi)市場的行動方案》，要求從提高公共文化服務(wù)效能的角度，強調(diào)推進智慧博物館等公共數(shù)字文化建設(shè)項目[3]。2020年1月，國家文物局發(fā)布最新修訂的《博物館定級評估辦法》，著力提升博物館定級評估工作的科學性、針對性、實用性，突出博物館運營管理專業(yè)化、標準化、工藝化要求。

1 博物館藏品檔案管理建設(shè)目標

大數(shù)據(jù)時代背景下，博物館藏品原始檔案的數(shù)字化管理，無疑是發(fā)展趨勢。研究藏品是博物館重要的基礎(chǔ)工作，傳統(tǒng)的藏品檔案管理方式的滯后性，已制約了藏品研究效率。開發(fā)適合博物館藏品檔案管理工作需求的管理系統(tǒng)，將現(xiàn)有館藏藏品的原始檔案進行數(shù)字化加工，為查閱者提供瀏覽檢索、全文檢索、全文影像等多種檢索功能，最大程度實現(xiàn)藏品原始檔案的保護與利用，為各項業(yè)務(wù)工作提供信息化服務(wù)。

藏品檔案數(shù)字資源的獲取可以采用高精度平面掃描技術(shù)對藏品檔案進行數(shù)字化掃描，綜合利用先進的二維掃描、攝影測量和圖像處理技術(shù)，制取藏品檔案平面類物品影像，通過色彩管理控制和高光學分辨率實現(xiàn)平面類物品結(jié)構(gòu)、紋理和色彩的完美復制[4]。

館藏檔案管理采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、雙向數(shù)據(jù)通信技術(shù)、計算機軟件開發(fā)技術(shù)等手段，以館藏檔案信息管理為核心，業(yè)務(wù)流程管理為主線，按照“制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便”的藏品保管工作要求，建立一套完整的館藏檔案管理系統(tǒng)。在全面提升博物館館藏檔案管理水平，實現(xiàn)館藏檔案的信息化、動態(tài)化及精準化管理同時，確保館藏檔案的數(shù)字化保護及利用。

2 博物館藏品檔案管理總體架構(gòu)建設(shè)

博物館藏品檔案管理在充分考慮保護利用的基礎(chǔ)上，主要針對目前檔案管理業(yè)務(wù)的實際需求，通過引用信息化的管理平臺高效管理現(xiàn)有藏品檔案，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程。所開發(fā)的藏品檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)支持檔案入藏、編目、出入庫、注銷等全流程的管理操作，規(guī)范藏品檔案管理業(yè)務(wù)。實現(xiàn)對藏品檔案信息的快速修改、檢索、查看、統(tǒng)計分析，在一定程度上節(jié)約管理成本、提升工作效率、推進藏品檔案內(nèi)容研究。整個系統(tǒng)可設(shè)計為7個子層，2個體系及3個擴展預留系統(tǒng)接口。

圖1 藏品檔案管理框架圖

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層主要為藏品檔案管理系統(tǒng)運行基礎(chǔ)?？沙浞掷灭^內(nèi)現(xiàn)有存儲設(shè)備、計算設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，保障系統(tǒng)高效運行。

2.2 數(shù)字資源層

數(shù)字資源層是為上層的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供資源支撐，對館藏檔案進行高清掃描，獲取藏品檔案高清影像資源并進行數(shù)據(jù)整理與錄入。這些數(shù)字資源將存儲在藏品檔案管理系統(tǒng)中進行統(tǒng)一管理。

2.3 數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層利用各種數(shù)據(jù)遷移手段，收集、整理、錄入藏品檔案數(shù)據(jù)，主要以圖數(shù)據(jù)庫、分布式文件系統(tǒng)、文檔數(shù)據(jù)庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫等形式存儲，形成藏品檔案信息庫、藏品檔案高清影像庫、研究成果信息庫、系統(tǒng)配置信息庫等，為博物館提供數(shù)據(jù)支撐。

2.4 應(yīng)用支撐層

應(yīng)用支撐層是整個博物館藏品檔案管理系統(tǒng)的軟件功能基礎(chǔ)支撐，提供應(yīng)用服務(wù)集群的共性功能組件服務(wù)。該層可配置、可擴展、組件式的通用服務(wù)框架，極大降低應(yīng)用服務(wù)層的運行維護成本，實現(xiàn)后續(xù)系統(tǒng)持續(xù)動態(tài)升級，接受應(yīng)用服務(wù)層模塊的訪問。

2.5 應(yīng)用服務(wù)層

應(yīng)用服務(wù)層是整個博物館藏品檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的最終呈現(xiàn)，包括業(yè)務(wù)中心子系統(tǒng)、藏品檔案管理子系統(tǒng)、學術(shù)研究成果管理子系統(tǒng)、配置管理子系統(tǒng)四個子系統(tǒng)。

2.6 展示層

展示層擔當用戶界面展現(xiàn)與業(yè)務(wù)邏輯之間的橋梁，將應(yīng)用服務(wù)以各種交互設(shè)備、交互界面展現(xiàn)給博物館內(nèi)部用戶。

2.7 用戶層

系統(tǒng)的用戶是博物館內(nèi)部相關(guān)工作人員。

2.8 相關(guān)系統(tǒng)

藏品檔案管理系統(tǒng)將預留接口，支持將來可以將藏品信息、活動信息等內(nèi)容集成加入，形成品類豐富的博物館綜合數(shù)據(jù)展示平臺。

2.9 安全體系

安全體系主要包括設(shè)施安全、通信安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、運行管理方面。

2.10 標準體系

標準體系從實施、運維、管理、數(shù)據(jù)交換等層面，全面保障博物館藏品檔案管理系統(tǒng)上述各層的建設(shè)、管理、運營。

3 博物館藏品檔案管理功能設(shè)計

表1 藏品檔案管理功能表

3.1 業(yè)務(wù)中心子系統(tǒng)

系統(tǒng)將業(yè)務(wù)與具體功能剝離，各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一在業(yè)務(wù)中心進行管理。用戶登錄系統(tǒng)后，根據(jù)權(quán)限自動匹配可以訪問的任務(wù)節(jié)點，并可以顯示出流程進度、流程查詢、消息提醒等信息。

3.2 藏品檔案管理子系統(tǒng)

以藏品檔案管理業(yè)務(wù)為主線，實現(xiàn)館藏檔案的標準化、數(shù)字化、信息化、流程化管理，其功能模塊有檔案管理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計。

3.3 學術(shù)研究成果管理子系統(tǒng)

學術(shù)研究成果研究管理子系統(tǒng)實現(xiàn)對研究成果的管理、檢索和統(tǒng)計，推動館內(nèi)學術(shù)內(nèi)容研究深入發(fā)展。

3.4 配置管理子系統(tǒng)

配置管理子系統(tǒng)主要針對整個系統(tǒng)的配置進行管理，以保障博物館藏品檔案管理系統(tǒng)正常運行。系統(tǒng)管理員通過該子系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)的靈活配置和管理。具體功能包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、用戶權(quán)限管理和運行日志管理等。

4 數(shù)字資源建設(shè)

針對博物館藏品檔案管理實際需求，有針對性地進行系統(tǒng)的檔案高清影像采集，形成規(guī)范、有序、可查、可用的數(shù)字資源，更好地支撐博物館日常藏品檔案管理工作的展開。針對博物館藏品檔案目前的情況，進行數(shù)字化采集、處理、儲存，實現(xiàn)對檔案查詢、檢索、瀏覽等服務(wù)提供高清影像數(shù)據(jù)。其質(zhì)量要滿足掃描內(nèi)容完整，文字無壓縮；不存在褶皺、疊壓的頁面；圖像傾斜不應(yīng)超過5°；邊緣無畸變，字跡清晰不扭曲；文字方向向上，分辨率要達到300DPI以上。

藏品檔案數(shù)字化采集分為6個步驟[5-8]，具體流程如下：

4.1 藏品檔案掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。通過掃描，紙質(zhì)資料數(shù)字化為電子資料。掃描過程對掃描后的文件質(zhì)量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。按照技術(shù)指標，掃描時應(yīng)根據(jù)檔案紙張的質(zhì)地、底色、薄厚程度、可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。

4.2 圖像處理

掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。掃描后的圖像要進行如下處理：圖像旋轉(zhuǎn)、校正還原，以符合閱讀習慣；圖像去除原始信息；臟點、斑點去除，如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應(yīng)遵循保持原貌的原則。

4.3 插圖頁面處理

藏品檔案中有插圖的將在掃描時對掃描閥值做相應(yīng)調(diào)整，如黑插圖用灰度掃描，不清楚時將用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辨。

4.4 圖像質(zhì)檢

藏品檔案圖像質(zhì)檢也是對掃描工序的第二次校驗，主要對以下幾方面的情況進行檢查：

4.4.1 圖像數(shù)量。處理的圖像數(shù)量是否同原件數(shù)量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況。

4.4.2 圖像質(zhì)量。圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過深，是否達到掃描要求的分辨率。

4.4.3 對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數(shù)進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的情況，將登記清單，并退回上一流程重新處理。

4.4.4 圖像與索引掛接。文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統(tǒng)的掛接。掛接到藏品檔案管理系統(tǒng)中后，再次進行成品檢查。

4.4.5 數(shù)據(jù)建庫。數(shù)字化之后的各類藏品檔案，根據(jù)其相關(guān)規(guī)范建庫建表，并進行統(tǒng)一登錄，實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲，為檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐。

5 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

5.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

通過數(shù)字資源建設(shè)和對已有數(shù)據(jù)資源的整理與導入，建立藏品檔案信息庫和高清影像庫，統(tǒng)一、規(guī)范、安全、靈活地存儲和管理博物館的藏品檔案基本數(shù)據(jù)和高清影像數(shù)據(jù)；構(gòu)建研究成果信息庫，統(tǒng)一整理、存儲博物館自有研究成果資源，為相關(guān)學術(shù)研究提供資源支撐；建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，集中存儲軟件配置、用戶權(quán)限、賬號密碼等數(shù)據(jù)。整個數(shù)據(jù)庫可包含藏品檔案信息庫、藏品檔案高清影像庫、研究成果信息庫和系統(tǒng)配置信息庫4部分[9-10]。

5.1.1 藏品檔案信息庫。保存藏品檔案的基本信息，可包含藏品檔案編號、藏品檔案名稱、藏品檔案類型、編寫時間、損壞記錄等。

5.1.2 藏品檔案高清影像庫。保存藏品檔案的高清影像，將館藏藏品檔案高清影像掃描成果數(shù)據(jù)，保存在藏品檔案高清影像庫中，供系統(tǒng)調(diào)用查看。

5.1.3 館內(nèi)成果信息庫。以藏品檔案為呈現(xiàn)形式的研究成果，其基本信息包括期刊論著、學術(shù)論文、科研項目等不同類型成果的基礎(chǔ)信息。

5.1.4 系統(tǒng)配置信息庫。保存系統(tǒng)的相關(guān)管理配置信息，包括角色、權(quán)限、數(shù)據(jù)字典等各類型配置。

5.2 數(shù)據(jù)整理與錄入

藏品檔案信息的整理與入庫是為藏品檔案數(shù)據(jù)庫積累數(shù)據(jù)資源的重要途徑和手段，主要分收集整理和上傳入庫兩個階段。前期，應(yīng)基于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)編制匹配的電子模板文件，開展藏品檔案的收集、分類和處理等工作，為藏品檔案數(shù)據(jù)庫的建庫打下堅實基礎(chǔ)。在系統(tǒng)搭建完成后，通過藏品檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)前期所收集整理的檔案信息的批量上傳和導入，完成數(shù)據(jù)建庫。

6 數(shù)據(jù)展示平臺建設(shè)

建設(shè)可視化的展示界面，以分區(qū)分塊的形式，直觀展示藏品檔案的數(shù)量、類別、年代、使用狀況、研究成果等信息。未來也可以將觀眾信息、藏品信息、活動信息等內(nèi)容集成加入，形成品類豐富的博物館綜合數(shù)據(jù)展示平臺。

7 結(jié)束語

利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)，將紙質(zhì)文件組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫并利用信息化管理系統(tǒng)進行保存、管理與利用，這樣不僅可提高藏品檔案的利用率，更能避免原載體檔案因頻繁使用帶來的損害，從一定程度上延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。所以，開發(fā)符合博物館功能需求的藏品檔案管理系統(tǒng)，對藏品原始檔案進行整理分類，利用掃描、拍攝、文字識別等數(shù)字化技術(shù)，建立科學、規(guī)范的藏品電子檔案管理功能模塊，打造分類有序、系統(tǒng)優(yōu)化的數(shù)字檔案資源庫，從而實現(xiàn)藏品原始檔案信息管理一體化，保證藏品有檔可查、有據(jù)可循，形成規(guī)范、有序、可查、可用的數(shù)字資源，更好地支撐博物館日常藏品檔案管理工作的展開符合當前博物館數(shù)字化建設(shè)的要求。