從數(shù)字檔案中窺見(jiàn)管理細(xì)節(jié)

文/楊翠蓉

作者單位 陜西省韓城市人力資源檔案管理中心

說(shuō)到檔案管理，許多人會(huì)認(rèn)為這是管理中最容易的環(huán)節(jié)，無(wú)非是整理資料，歸檔成冊(cè)，放入檔案庫(kù)。其實(shí)不然，檔案管理是一個(gè)相當(dāng)有技術(shù)含量的工作。在古代，官方的檔案員，在很多關(guān)鍵時(shí)刻可以起到“扭轉(zhuǎn)乾坤”的作用。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)促使紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化成電子人事檔案。在對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，工作人員要堅(jiān)持相應(yīng)原則，主要包括規(guī)范性原則、安全性原則以及效益性原則。對(duì)人事檔案資料進(jìn)行信息化管理，能夠很大程度上避免傳統(tǒng)模式下人事檔案管理的眾多缺陷和弊端，同時(shí)，可避免人為因素的負(fù)面影響對(duì)于人事檔案資料造成損壞，進(jìn)而提高人事檔案管理水平和管理質(zhì)量。

前世今生

在古代，文書檔案和庫(kù)房的管理是一門大學(xué)問(wèn)。今人很難想象，在沒(méi)有計(jì)算機(jī)輔助的古代，那些重要的文書檔案和庫(kù)房又是如何管理的呢？《尚書》中有明確記載：惟殷先人有冊(cè)有典，殷革夏命。在殷商時(shí)期已經(jīng)有了“冊(cè)”和“典”，其實(shí)這就是殷商時(shí)期的“檔案”，而且從此時(shí)起古人就已經(jīng)對(duì)檔案有了分類保管的意識(shí)。秦始皇統(tǒng)一六國(guó)后，秦代官方的“檔案管理員”已經(jīng)有了專職人員，相應(yīng)的管理制度也隨之建立起來(lái)。不過(guò)，檔案管理制度并不是在秦朝時(shí)期才確立的，而是在商鞅變法時(shí)期的秦國(guó)就已經(jīng)建立了?！渡叹龝分杏杏涊d，法律或者其他重要檔案都是有副本的，而且這些副本都被保管在禁室之中，配有專門的鎖和鑰匙，并且用封印封上，這就保證了當(dāng)法律的正本損壞之后，副本的存在還能保證有法可依。

那么問(wèn)題來(lái)了，萬(wàn)一相關(guān)管理人員動(dòng)了“壞心思”，擅自修改了副本，就會(huì)造成法律不一。為了彌補(bǔ)這樣的管理漏洞，《商君書》中還有應(yīng)對(duì)的措施，那就是進(jìn)入禁室偷看禁室的法令以及刪改禁室法令一個(gè)字以上的，判處死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。我們今天的檔案管理制度，都是在沿用商鞅的方法，只不過(guò)形式各異。隨著管理技術(shù)的不斷發(fā)展、人口數(shù)量的猛增，檔案管理難度越來(lái)越大。尤其到了現(xiàn)代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程加快，傳統(tǒng)的檔案管理手段存在各種弊病。

管理痛點(diǎn)

即便是在現(xiàn)代管理中，檔案管理也是一件令管理者頗為頭疼的工作。檔案資料易丟失、破壞概率大，紙質(zhì)檔案易破壞、模糊和丟失，個(gè)人網(wǎng)盤存儲(chǔ)，使用蹤跡無(wú)法追溯，資料泄露風(fēng)險(xiǎn)高。

管理難度大，檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性，完整性差，檔案資料繁多，歸檔類目模糊，檔案跨部門利用困難。

操作不方便，檔案類目層級(jí)多，操作困難，文件可檢索載體類型少，使用不便。不符合工作人員使用習(xí)慣，培訓(xùn)成本高。

技術(shù)策略

●完善信息化制度

在目前，組織應(yīng)當(dāng)優(yōu)化和完善人事檔案管理制度。在信息化人事檔案管理中，數(shù)據(jù)管理是核心部分，并且人事檔案數(shù)據(jù)資源對(duì)于推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展而言，發(fā)揮著十分重要的作用。在人事檔案數(shù)據(jù)管理中，常用的形式有構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)、建立數(shù)字化人事檔案，以及建立專項(xiàng)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。開(kāi)展系統(tǒng)化的人事檔案管理工作，其主要內(nèi)容有收集人事檔案信息、管理信息以及確保信息安全等。開(kāi)展規(guī)范化的人事檔案管理工作，比如電子人事檔案的制作、歸檔、管理、傳輸以及存儲(chǔ)和查詢等更加規(guī)范化，確保人事檔案管理更加安全便捷。

●提升技術(shù)水平

1.優(yōu)化圖像資料的相關(guān)操作。由于部分人事檔案文獻(xiàn)的年限比較久，因而文獻(xiàn)紙張較為脆弱，所以在這個(gè)過(guò)程之中還是可能會(huì)出現(xiàn)部分文字無(wú)法辨識(shí)的情況，同時(shí)，不同人事檔案的文獻(xiàn)資料在紙張大小以及粗糙度等方面也存在顯著的差異，這些都會(huì)在一定程度上直接影響到文獻(xiàn)信息的復(fù)原工作。相關(guān)人員需要通過(guò)專業(yè)的軟件來(lái)對(duì)文獻(xiàn)圖像進(jìn)行處理，另外，對(duì)于那些不容易辨識(shí)的文獻(xiàn)資料，還需要對(duì)其圖像進(jìn)行校正、去污等操作，確保文獻(xiàn)資料的掃描圖像具備較好的完整性與準(zhǔn)確性。對(duì)于掃描結(jié)果，工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查，確認(rèn)其是否清晰或者出現(xiàn)歪斜的情況，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)確認(rèn)圖片的存儲(chǔ)格式是否同人事檔案管理的要求一致。

2.構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)。管理層應(yīng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)高度重視。在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格設(shè)置查詢權(quán)限，使每份人事檔案都擁有專屬的賬號(hào)、密碼以及權(quán)限，確保人事檔案信息安全。另外，對(duì)于普通員工而言，可以通過(guò)自己的賬號(hào)以及密碼來(lái)查詢同自己相關(guān)的一些人事檔案資料，這樣既能減少人事檔案管理人員的工作量，也能避免用戶人事檔案存儲(chǔ)以及使用過(guò)程中的多次奔波。

3.推進(jìn)人事檔案數(shù)字化。首先，通過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集員工薪酬、績(jī)效、職務(wù)職稱、勞動(dòng)關(guān)系等可信信息。對(duì)于員工外部環(huán)境的相關(guān)數(shù)據(jù)，也要進(jìn)行收集和歸檔，如員工的社會(huì)行為、個(gè)人社交賬號(hào)、個(gè)人信用等等。這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學(xué)管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以全面客觀地反映員工的工作能力和心理狀況。人事檔案數(shù)字化管理還可以采取不同的激勵(lì)措施來(lái)激勵(lì)不同類型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個(gè)人需求。需要自我實(shí)現(xiàn)的人，應(yīng)采用高度個(gè)性化的激勵(lì)措施，充分發(fā)揮人才激勵(lì)的作用，適當(dāng)考慮和激勵(lì)其工作對(duì)成就感的需求，讓數(shù)據(jù)幫助員工做好工作，提高績(jī)效考核的有效性。

4.憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人員、崗位精準(zhǔn)匹配。首先，根據(jù)各個(gè)崗位不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，按照各個(gè)崗位的勝任素質(zhì)模型，選擇最符合崗位要求的員工，如實(shí)現(xiàn)工作能力、個(gè)性特質(zhì)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等的精準(zhǔn)結(jié)合，充分發(fā)揮個(gè)人潛力。其次，通過(guò)算法的應(yīng)用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個(gè)性特征，構(gòu)建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者簡(jiǎn)歷信息的基礎(chǔ)上，可以利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)發(fā)布適合人才的3D 信息，獲取應(yīng)聘者的生活狀況、學(xué)習(xí)能力等各種信息。為防止因信息不對(duì)稱影響面試官招聘，應(yīng)采用高質(zhì)量的職位模型和應(yīng)聘者進(jìn)行匹配，實(shí)現(xiàn)人力資源與職位的精準(zhǔn)匹配。

5.借助數(shù)字化工作便利，打造高素質(zhì)、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)。借助大數(shù)據(jù)保障人力資源管理的進(jìn)展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問(wèn)題造成的人才流失。確保高層次人才和團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，爭(zhēng)取更多的工作經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)組織的創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步。數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結(jié)合，從中長(zhǎng)期來(lái)看，符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的規(guī)律，可以預(yù)測(cè)人力發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)。在現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，制定合理的人才引進(jìn)計(jì)劃，用好人才，落實(shí)管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。根據(jù)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，完善人力資源管理體系。

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，各個(gè)單位對(duì)人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，建立電子人事檔案十分必要。首先，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人事資料的核查和分析，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將人事檔案中的信息傳送到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以減少打字錯(cuò)誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個(gè)人檔案信息的過(guò)程中，由于需要檢索指定信息并通過(guò)打印機(jī)打印信息，耗時(shí)較短。再次，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過(guò)輸入相應(yīng)的關(guān)鍵信息，定期更新個(gè)人檔案信息，并通過(guò)與本地網(wǎng)絡(luò)的連接，正確顯示關(guān)鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供方便。