知識型檔案管理系統(tǒng)建設(shè)及其技術(shù)

孟慶偉

（阜新蒙古族自治縣人力資源和社會保障服務(wù)中心 遼寧 阜新 123100）

0 引言

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也實現(xiàn)了信息化。尤其是在知識型檔案管理中，其信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)至關(guān)重要?；诖?，相關(guān)研究者和技術(shù)人員對檔案管理系統(tǒng)的組成、建設(shè)及其應(yīng)用進行深入研究，并結(jié)合其實際的應(yīng)用需求，進一步研究其中的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用。通過此次研究方式可以實現(xiàn)知識型檔案管理系統(tǒng)的科學建設(shè)提升管理質(zhì)量。

1 知識型檔案管理系統(tǒng)概述

知識型檔案管理系統(tǒng)即是對知識型檔案進行管理的系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，一個最為顯著的特點就是對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案信息進行自動捕捉，然后按照相應(yīng)的規(guī)則，以知識的方式對檔案中的信息進行自組織化以及系統(tǒng)化的管理，并將可利用的知識呈現(xiàn)給使用者。通過這樣的方式，便可讓檔案管理工作從傳統(tǒng)的社會記憶模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂兴伎寄芰Φ纳鐣竽X模式，在知識型檔案管理系統(tǒng)中，主要需具備以下幾個方面的功能條件：（1）該系統(tǒng)應(yīng)具備自動化信息采集功能；（2）該系統(tǒng)應(yīng)具備信息自組織功能，可將采集到的信息自動進行儲存；（3）該系統(tǒng)應(yīng)具備自動化知識創(chuàng)造功能，按照用戶實際需求進行可用信息和相應(yīng)建議的提供；（4）該系統(tǒng)應(yīng)具備信息編譯和傳輸功能，以此來促進信息的交流和共享[1]。

2 知識型檔案管理系統(tǒng)建設(shè)分析

2.1 知識型檔案管理需求分析

2.1.1 知識分類管理

在對知識型檔案進行管理的過程中，可按照顯性知識以及隱性知識來進行知識分類。其中，顯性知識就是可以通過文字以及數(shù)字進行表達的知識，其基礎(chǔ)是科學以及試驗證明等，此類知識可通過格式化、結(jié)構(gòu)化以及編碼的形式來表述，交流、共享、理解以及儲存都更加穩(wěn)定，比如通過翻譯整理形成的原則或程序等。隱性知識是難以格式化且個性化程度很高的知識，此類知識沒有明確的原理，分享、掌握、傳遞以及儲存都存在很大難度，比如預(yù)感、直覺以及主觀理解等。在對這兩種類型的知識型檔案進行管理時，需要對其相互轉(zhuǎn)換加以充分考慮，不僅要實現(xiàn)顯性知識的組織管理，更要讓隱性知識得以充分挖掘與共享。圖1是顯性知識和隱性知識之間的相互轉(zhuǎn)換示意圖。

2.1.2 知識生命周期管理

在知識型檔案管理中，管理系統(tǒng)一定要按照知識的生命周期來進行管理，這樣才可以確保知識型檔案的更新效果，使其滿足使用者的實際應(yīng)用需求。在知識的生命周期管理中，主要環(huán)節(jié)包括以下幾個方面：（1）知識獲??；（2）知識整理；（3）知識審核；（4）知識發(fā)布；（5）知識利用；（6）知識更新；（7）知識淘汰[2]。具體管理中，系統(tǒng)需要將上述的知識生命周期作為基礎(chǔ)，對知識型檔案進行科學管理。

2.1.3 知識特性管理

在知識型檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用中，知識特性管理也是一項關(guān)鍵的應(yīng)用需求。具體管理中，知識特性可按照4個方面進行劃分：（1）真假性和相對性，知識的真假可通過推理或?qū)嵺`來驗證，且真假本身是相對于一定的條件來確定，如果改變了前提條件，知識真假也可能受到影響。（2）不確定性，一些知識會介于真假之間，僅可以對其程度進行判斷，其不確定性的主要表現(xiàn)是模糊性、隨機性、不完備性以及經(jīng)驗依賴性。（3）相容性或矛盾性，相容性是一個知識集合中的所有知識都不發(fā)生矛盾，矛盾性剛好與之相反。（4）可表示性以及可利用性，可表示性就是知識可以通過相應(yīng)的形式表示，從而為其利用、共享、儲存以及組織等奠定基礎(chǔ)，可利用性就是可通過知識來解決問題，這也是知識型檔案管理系統(tǒng)的主要應(yīng)用基礎(chǔ)。

2.1.4 知識表示管理

在知識型檔案管理中，知識表示是實現(xiàn)整體系統(tǒng)智能化的關(guān)鍵，同時也可以思考得以實現(xiàn)的有效環(huán)境。所謂知識表述，就是對現(xiàn)實世界中的語言描述。因為知識具有復雜性和抽象性特征，所以知識的表示也就具有了一定難度?；诖?，在該系統(tǒng)建設(shè)中，知識表示方面的管理需要遵循以下幾個方面的原則：（1）知識表示的充分性；（2）知識的可利用性；（3）知識的可組織維護性；（4）知識的可理解性；（5）知識的可實現(xiàn)性。

2.2 知識型管理系統(tǒng)的主要組成

2.2.1 知識獲取

在知識型檔案管理系統(tǒng)中，知識獲取是一個重要的組成部分，該部分的主要內(nèi)容是對知識庫、知識倉庫以及知識地圖等各種知識載體進行組織，并通過檢索技術(shù)對其中的知識進行檢索，在沒有經(jīng)過組織的媒體資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中心發(fā)現(xiàn)知識。在這一部分中，主要應(yīng)用的技術(shù)包括信息抓取技術(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。

2.2.2 知識表示

對于知識型檔案管理系統(tǒng)而言，知識表示也是其中的一個重要組分，這一部分主要是對知識的形式化以及組織等問題進行研究。用邏輯的形式在計算機中進行知識表示，最終使其以編碼的形式被應(yīng)用到計算機里。通過合理表示的知識可以形成一個統(tǒng)一描述形式的知識模型，且不會因用戶改變而受到影響，讓其中的知識實現(xiàn)良好共享。在知識表示中，不僅需要表示出具有事物之前參差結(jié)構(gòu)的靜態(tài)知識，同時也需要表示出事物操作處理中的動態(tài)知識，其中包含著豐富的語義，知識孤島情況不容易形成。將本體知識引入到系統(tǒng)中，可實現(xiàn)其知識表示方面需求的有效滿足。

2.2.3 知識利用

在知識型檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計中，要想實現(xiàn)各種知識效益的產(chǎn)生，就需要對知識加以科學利用，我們也可以將其理解成知識的服務(wù)或者知識的共享。該部分的主要研究內(nèi)容是從隱性知識到顯性知識之間轉(zhuǎn)換，包括知識庫的建設(shè)、知識地圖導航的建設(shè)、知識共享環(huán)境的搭建或者是知識共享平臺的搭建等。在此過程中，最為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容就是知識庫建設(shè)，它不僅是實現(xiàn)知識表示的一個大前提，同時也會對知識的利用深度及其廣度起到?jīng)Q定性作用。

2.3 知識型檔案管理系統(tǒng)的具體建設(shè)

知識型檔案管理系統(tǒng)其實就是為知識型檔案管理所建設(shè)的一種基于計算機的應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)具備足夠的知識管理能力。根據(jù)上述管理需求和系統(tǒng)組成需求，在本次的知識型檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，特將本體知識作為基礎(chǔ)，對其檔案管理系統(tǒng)進行了設(shè)計[3]。具體設(shè)計中，主要按照3個層次對該系統(tǒng)進行建設(shè)，第一是知識獲取層，第二是知識組織層，第三是知識應(yīng)用層。圖2是本次以本體知識為基礎(chǔ)建設(shè)的知識型檔案管理系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)示意圖。

在該知識型檔案管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，其各個層次的主要功能如下。

2.3.1 知識獲取層

在異構(gòu)環(huán)境中進行非結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息以及結(jié)構(gòu)化信息的抽取，經(jīng)過分析和鑒定，在相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业闹笇拢柚诒倔w編輯器，以半自動化或者是自動化編輯的方式將其編輯為本體知識，然后傳遞到知識組織層中。

2.3.2 知識組織層

在接收到了來自知識獲取中的本體知識之后，將新增的本體知識和原有本體知識庫中的知識進行匹配和推理，然后將其合理添加到本體庫中，實現(xiàn)本體庫的不斷進化與更新。

2.3.3 知識應(yīng)用層

對用戶提出的服務(wù)請求進行接收和分析，借助于查詢檢索算法、推理算法以及推送算法等來進行本體知識庫的操作，然后將相應(yīng)的知識信息組織成一個有機的統(tǒng)一體，向需求用戶傳遞，讓用戶對于知識服務(wù)方面的需求得以充分滿足。

3 知識型檔案管理系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)分析

3.1 知識獲取技術(shù)

在知識型檔案系統(tǒng)的知識獲取中，需要將分布式網(wǎng)絡(luò)作為支撐，將知識庫建設(shè)作為前提，將數(shù)據(jù)采集技術(shù)以及知識集成技術(shù)作為保障，對相應(yīng)的檔案進行知識化管理。為了將相應(yīng)的知識采集到該管理系統(tǒng)中，達到良好的知識獲取效果，在通過知識獲取技術(shù)進行該系統(tǒng)的建設(shè)過程中，就需要通過相應(yīng)的接口設(shè)置來實現(xiàn)。

第一是和館藏檔案之間進行接口設(shè)置，對館藏檔案中所收集的企業(yè)活動記錄、工作總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃等各種有價值檔案資料進行獲取，以此來實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化。

第二是和業(yè)務(wù)職能部門之間進行接口設(shè)置，對業(yè)務(wù)職能部門中的相關(guān)知識與工作經(jīng)驗等進行獲取，使其轉(zhuǎn)化為知識型檔案的形式，并將其儲存到該系統(tǒng)中，并對其進行管理、積累與共享。

第三是和數(shù)據(jù)中心之間進行接口設(shè)置，對數(shù)據(jù)中心檔案進行獲取，以此來實現(xiàn)知識型檔案自動化獲取水平的進一步提升。

第四是和業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間進行接口設(shè)置，將沒有整合到業(yè)務(wù)中心的數(shù)據(jù)獲取到該系統(tǒng)中，并借助于該系統(tǒng)將知識型數(shù)據(jù)傳遞到需要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，以此來實現(xiàn)該系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案利用與歸檔之間的自動化業(yè)務(wù)銜接[4]。

第五是和企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部/外部之間進行接口設(shè)置，以此來實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)和共享，并通過半自動化或者全自動化的方式來實現(xiàn)郵件數(shù)據(jù)的歸檔。

3.2 知識表示技術(shù)

在通過計算機進行知識服務(wù)以及知識管理的過程中，通常都需要足夠強大的知識庫作為支持。因此，在知識型檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，最為基礎(chǔ)且關(guān)鍵的一項內(nèi)容就是知識庫建設(shè)，只有做好關(guān)聯(lián)性知識庫的良好建設(shè)，才能夠讓該系統(tǒng)中的知識檢索以及智能問答等的各項功能得以有效實現(xiàn)。而在知識庫的建設(shè)過程中，知識表示技術(shù)是其關(guān)鍵技術(shù)，通過信息化工作者和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜抑g的合作，對知識進行深層次的分析、表達與組織，然后將其整理歸結(jié)為一個整體的概念網(wǎng)絡(luò)，這樣便可實現(xiàn)知識本體的有效形成，并使其在該系統(tǒng)中得到良好的共享效果。圖3是某工業(yè)大數(shù)據(jù)企業(yè)知識型檔案管理中的知識表示示意圖。

3.3 知識地圖技術(shù)

知識地圖屬于知識管理中的一種有效工具，其能夠反映出知識之間所具有的關(guān)聯(lián)性，清晰地呈現(xiàn)出組織內(nèi)部知識的主要分布情況和組織內(nèi)外知識線索。因此，在對知識型檔案管理系統(tǒng)進行建設(shè)的過程中，知識地圖技術(shù)是一個重要組成部分，通過該技術(shù)的應(yīng)用，可以為知識的尋找提供出重要線索，并按照具體的知識需求來指向相應(yīng)的知識源。但是知識地圖并不會包含在知識源中，而是固化到一些數(shù)據(jù)、文章等載體上形成顯性知識，或者是固化在各種領(lǐng)域工作人員的大腦里形成隱性知識。借助于知識地圖技術(shù)，可以將知識在系統(tǒng)中的存儲位置、相關(guān)聯(lián)的新知識等提供給用戶，以此來幫助用戶快速進行知識的定位與共享，同時也可以將相應(yīng)的知識關(guān)聯(lián)給其需求者。

在知識地圖中，其主要的內(nèi)容包括兩個方面，第一是知識資源層級或目錄，第二是各個層級以及目錄資源之間的關(guān)系。通常情況下，一個完整的知識地圖可以將知識的來源、訪問權(quán)限、關(guān)鍵詞以及資源中所包含的全部知識類型等全部的知識資源建立起關(guān)聯(lián)。知識地圖可按照靜態(tài)地圖以及動態(tài)地圖兩種形式來進行劃分，其中，靜態(tài)知識地圖指的是在完成繪制之后的一段時間里并不對其知識和狀態(tài)進行更新；動態(tài)知識地圖指的是其中的各個知識層次或者知識之間的相互關(guān)系始終處于隨時更新變化的狀態(tài)[5]。圖4是知識地圖生成流程示意圖。

3.4 知識檢索技術(shù)

為了向知識需求者傳遞恰當知識，在知識型檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，就需要對知識檢索技術(shù)加以合理應(yīng)用。此項技術(shù)是將知識組織作為基礎(chǔ)，通過控制關(guān)系、動態(tài)操作、邏輯關(guān)系、靜態(tài)語義等，對人類在知識處理與利用方面的行為進行模擬，以此來實現(xiàn)有效的知識檢索，并為用戶提供包括隱性知識在內(nèi)的個性化、智能化知識服務(wù)。就目前來看，應(yīng)用在知識型檔案管理系統(tǒng)中的知識檢索技術(shù)主要有以下3種。

（1）分類檢索技術(shù)。其核心是對事物本質(zhì)關(guān)系加以利用，以此來進行知識的抽象分類，并將分類之后的邏輯概念作為基礎(chǔ)來進行知識檢索。具體檢索中，將對象歸類以及類結(jié)構(gòu)方法加以綜合應(yīng)用，利用對象之間所具有的繼承原理和等級關(guān)系，可從上到下快速進行檢索，從而將多維組合形式的信息提供給用戶。

（2）多維認知檢索技術(shù)。其主要目標是對人腦結(jié)構(gòu)以及神經(jīng)系統(tǒng)進行模擬，按照語義網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)進行知識資源的組織，借助于傳遞式技術(shù)以及啟發(fā)式技術(shù)，可實現(xiàn)語義推理的有效形成，從而對系統(tǒng)中的知識進行聯(lián)想搜索，并借助于反饋技術(shù)和學習規(guī)則來不斷完善和修改知識組織。該技術(shù)僅在專業(yè)概念方面的知識檢索中適用，在規(guī)模知識庫中并不適用。

（3）分布式檢索技術(shù)。該技術(shù)在分布式資源檢索中十分適用，通過元知識庫的建立來實現(xiàn)知識的儲存、集成和管理。在這個元知識庫中，主要有描述知識、優(yōu)化檢測協(xié)議知識、控制調(diào)節(jié)知識以及用戶專家知識等的多種元數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、并行推理技術(shù)以及神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等融合其中，以此來評估相應(yīng)的資源及其相關(guān)性，這樣便可實現(xiàn)最優(yōu)資源的選擇。借助于綜合分析以及聚類分析等方法，便可將最優(yōu)的檢索結(jié)果提供給用戶。

3.5 知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)

知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)又叫做數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，就是在大量、模糊、有噪聲、不完全、隨機的數(shù)據(jù)中進行有用信息的科學提取。在知識型檔案管理系統(tǒng)中，此項技術(shù)的主要應(yīng)用步驟包括以下幾個：第一是對象確定，第二是數(shù)據(jù)準備，第三是數(shù)據(jù)挖掘，第四是結(jié)果分析，第五是知識同化。具體應(yīng)用中，為有效確保數(shù)據(jù)挖掘的準確性和有效性，需對其數(shù)據(jù)挖掘的類型進行科學劃分。

（1）結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)。此類數(shù)據(jù)主要面向于結(jié)構(gòu)化形式的數(shù)據(jù)庫，包括Oracle、Server以及SQL等的數(shù)據(jù)庫。其主要的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)包括粗糙集、模糊集、可視化、遺傳算法、決策、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、序列模式算法、關(guān)聯(lián)分析、規(guī)則推理以及統(tǒng)計方法等。

（2）Web數(shù)據(jù)。此類數(shù)據(jù)主要面向于半結(jié)構(gòu)化形式的Web數(shù)據(jù)，包括Web使用數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)挖掘以及內(nèi)容挖掘等，其主要目的是從海量Web數(shù)據(jù)信息中心進行有益知識和信息提取，以此來為用戶提供更好的信息服務(wù)。

（3）文本數(shù)據(jù)。此類數(shù)據(jù)主要面向于文本類信息，包括文本聚類、文本分類、文本摘要以及文本特征提取等。其主要的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)包括最鄰近參照分類算法、文本聚類算法、詞集合算法、貝葉斯分類算法以及詞串表示法等。

4 結(jié)語

綜上所述，在知識型檔案管理系統(tǒng)進行建設(shè)的過程中，技術(shù)人員對其實際應(yīng)用需求加以綜合考慮，來進行整體管理系統(tǒng)的建設(shè)。同時根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容與應(yīng)用來選擇其關(guān)鍵技術(shù)，以此確保該系統(tǒng)的應(yīng)用效果，為用戶提供具個性化的知識服務(wù)。