PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的實(shí)踐研究

摘 要：醫(yī)院是醫(yī)療服務(wù)體系當(dāng)中的重要組成部分，在社會醫(yī)療實(shí)踐方面發(fā)揮著重要作用，對醫(yī)院的具體工作進(jìn)行分析與討論有突出的現(xiàn)實(shí)價值。就目前的實(shí)踐分析來看，醫(yī)院管理工作正在穩(wěn)步推進(jìn)改革，在管理改革實(shí)施的過程中，基建檔案管理工作受到了越來越多的重視。收集醫(yī)院基建檔案并采用合適的方法對其進(jìn)行保存，能夠為日后的醫(yī)院建設(shè)等提供科學(xué)的參考資料。PDCA理論是一種高質(zhì)量管理理論，其對管理工作的質(zhì)量優(yōu)化有積極的作用，因此在醫(yī)院基建檔案的管理實(shí)踐中引入該理論可以實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。文章對PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，旨在指導(dǎo)實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞：PDCA理論;醫(yī)院;基建檔案管理

目前，基建檔案管理是醫(yī)院眾多管理內(nèi)容當(dāng)中的主要內(nèi)容之一，通過管理工作可以獲取醫(yī)院基建的具體資料，并能夠基于醫(yī)院的資料對其工作開展、服務(wù)組織等進(jìn)行指導(dǎo)，從而使醫(yī)院的服務(wù)工作獲得顯著進(jìn)步。在醫(yī)院管理工作開展的過程中，管理質(zhì)量是需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，PDCA理論為高質(zhì)量管理理論，其在醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐中的引入能夠為檔案管理提供思路，使管理工作質(zhì)量獲得顯著提升，因此強(qiáng)調(diào)PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用有突出價值。

一、PDCA理論內(nèi)容分析

在目前的醫(yī)院管理工作實(shí)踐中，要準(zhǔn)確應(yīng)用PDCA理論提升醫(yī)院基建檔案管理工作的質(zhì)量，需要對PDCA理論有全面的理解，即對PDCA理論的具體內(nèi)容進(jìn)行掌握。

對PDCA理論的具體內(nèi)容進(jìn)行分析可知其對應(yīng)的主要是4個環(huán)節(jié)，且每一個字母所對應(yīng)的是一個環(huán)節(jié)，其中的P表示的是計劃，D表示的是實(shí)施，C表示的是檢查，A表示的是行動，這四個環(huán)節(jié)統(tǒng)稱為質(zhì)量環(huán)。首次提出PDCA理論的是美國質(zhì)量管理專家戴明，其對質(zhì)量管理提出了硬性的要求，即要求管理工作從計劃、實(shí)施、監(jiān)督等環(huán)節(jié)入手對管理的質(zhì)量進(jìn)行提升?？偨Y(jié)現(xiàn)階段PDCA理論的具體利用可知其具有3個非常顯著的特點(diǎn)，分別是整體性、階梯式上升和重視總結(jié)。在PDCA理論的運(yùn)用實(shí)踐中，各個環(huán)節(jié)的聯(lián)系性非常強(qiáng)，而且具體的管理工作會基于環(huán)境實(shí)現(xiàn)整體推進(jìn)。在管理實(shí)施的過程中，小環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系會形成一個大環(huán)。從本質(zhì)上來講，PDCA理論所強(qiáng)調(diào)的管理是一個整體。以醫(yī)院的基建檔案工作為例進(jìn)行分析，如果將其看作是一個整體，那么醫(yī)院的基建部門、檔案管理部門以及其他的工作人員則是這項整體工作當(dāng)中的一個小環(huán)。在醫(yī)院的基建檔案管理工作開展中，隨著不同環(huán)節(jié)的問題解決，整體工作會呈現(xiàn)逐步上升的態(tài)勢。

總的來講，PDCA理論的內(nèi)容是豐富的，所以在實(shí)踐中要真正的應(yīng)用PDCA理論實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量的顯著提升，必須要對PDCA理論的具體內(nèi)容進(jìn)行明確，理論的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用效果會更加突出，其實(shí)際作用發(fā)揮也會更加顯著。

二、醫(yī)院基建檔案管理的概況分析

對醫(yī)院的各種建設(shè)活動進(jìn)行總結(jié)可知基建檔案是第一手形成的資料。從一般角度進(jìn)行分析，基建檔案全面涉及醫(yī)院的建設(shè)項目，包括了整個建設(shè)過程中所產(chǎn)生的聲像、圖表以及文字文件，同時還包括了投入使用之后的施工過程記錄以及結(jié)果記錄。通過資料可以總結(jié)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員的具體決策成果，也能夠反饋檔案管理人員的工作效果，對于醫(yī)院來講是一筆非常重要的精神財富，在醫(yī)院的改建擴(kuò)建、工程維護(hù)、施工管理以及工程建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的作用。

現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療改革的不斷實(shí)施，醫(yī)院的具體情況在顯著變化，管理改革也在穩(wěn)步推進(jìn)。結(jié)合目前的管理改革進(jìn)行分析，醫(yī)院基建檔案管理受到了越來越多的重視，在實(shí)踐中積極分析醫(yī)院基建檔案管理工作的具體內(nèi)容，加強(qiáng)對醫(yī)院基建檔案管理工作的質(zhì)量提升策略與方法有重要的意義。

三、PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的作用

綜合上述觀點(diǎn)的分析能夠發(fā)現(xiàn)，PDCA理論主要包括了4個層面，能夠借此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案全面、系統(tǒng)且科學(xué)的管理目標(biāo)，對助推醫(yī)院發(fā)展有著積極的作用。即在P階段能夠借助計劃對基建檔案中的數(shù)據(jù)、文字、圖像、音像等數(shù)據(jù)進(jìn)行處理優(yōu)化，并且借助分類集中歸納，實(shí)現(xiàn)高效的利用目標(biāo)，對基建相關(guān)工作的開展能夠給予科學(xué)、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息支持，管理效用顯著。D階段為執(zhí)行階段，通過實(shí)際的工作實(shí)現(xiàn)工作計劃，在基建檔案的管理中需要工作人員明確工作目標(biāo)、制度以及具體環(huán)節(jié)，并且在執(zhí)行管理過程中應(yīng)將基建檔案進(jìn)行加強(qiáng)，避免出現(xiàn)分類不明確以及模糊標(biāo)記等現(xiàn)象，在此過程中需要對檔案管理人員的工作意識以及管理技能進(jìn)行強(qiáng)化，使其能夠正確認(rèn)識基建檔案管理的重要性和規(guī)范性。C階段為檢查階段，也是針對執(zhí)行結(jié)果的一種督促，為確?；n案管理的重要性，必須要進(jìn)行監(jiān)督檢查工作，對管理中的不足進(jìn)行分析明確，及時發(fā)現(xiàn)并改正，并且還能夠提升管理人員的工作責(zé)任心和積極性，確保管理責(zé)任到人和基建信息的準(zhǔn)確性。A階段是指處理階段，也是整個管理過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在其中需要相關(guān)的人員對檢查的結(jié)果和調(diào)查反饋結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和討論，并將一部分具體的整改計劃方案和下一次計劃的建議上報給領(lǐng)導(dǎo)者，便于領(lǐng)導(dǎo)及時依據(jù)醫(yī)院實(shí)際制定下一階段的管理標(biāo)準(zhǔn)，不但能夠發(fā)揮基建檔案的管理價值，而且相關(guān)管理水平也會隨之提升。由此可見，PDCA管理理論在醫(yī)院基建檔案管理中的效用顯著。

四、PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的運(yùn)用

作為高質(zhì)量管理理論，PDCA理論在管理實(shí)踐中的具體應(yīng)用發(fā)揮著重要的價值，因此在實(shí)踐中需要對PDCA理論的應(yīng)用進(jìn)行分析。結(jié)合現(xiàn)階段我國醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐中的PDCA理論應(yīng)用，分析PDCA理論應(yīng)用的具體路徑以及實(shí)踐策略，對于指導(dǎo)PDCA理論的實(shí)際應(yīng)用，提升PDCA理論的應(yīng)用效果有非常顯著的價值。

1.質(zhì)量環(huán)理論運(yùn)用路徑

對醫(yī)院基建檔案管理工作進(jìn)行分析，要在管理進(jìn)步的過程中科學(xué)引入PDCA理論，必須要明確對PDCA理論的應(yīng)用途徑進(jìn)行明確，這樣PDCA理論的應(yīng)用科學(xué)性、專業(yè)性和有效性才會顯著提升。結(jié)合目前的實(shí)踐，要運(yùn)用PDCA理論，主要的途徑如下。

第一，需要加深PDCA理論的分析，明確PDCA理論的具體內(nèi)容以及應(yīng)用范圍和適用對象。在實(shí)踐中，要充分應(yīng)用某種理論，并有效發(fā)揮理論的優(yōu)勢和價值，必須要對理論有充分的理解。就PDCA理論的應(yīng)用而言，需要對理論的具體內(nèi)容進(jìn)行明確，同時還需要對理論內(nèi)容的適用對象以及適用范圍進(jìn)行界定，這樣，理論的具體應(yīng)用才會有更加顯著的針對性，才能夠?qū)?shí)踐工作產(chǎn)生理論支持。簡言之，在實(shí)踐中要充分應(yīng)用PDCA理論，必須要有基本的理論做支撐，所以需要加強(qiáng)理論研究與聯(lián)系。

第二，需要對PDCA理論的具體解決問題和醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐進(jìn)行綜合性分析。醫(yī)院基建檔案管理工作一方面是收集資料和保存資料，另一方面是更好地利用資料。從根本目的來看，管理工作旨在發(fā)揮資料的價值。利用PDCA理論需要明確理論的優(yōu)勢，更要了解理論可以解決的具體問題。結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行分析，在醫(yī)院基建檔案管理工作的具體實(shí)施中，具體涉及內(nèi)容比較多，這種情況容易出現(xiàn)管理中的紕漏，所以管理質(zhì)量不理想。PDCA理論是高質(zhì)量管理理論之一，其目的是對現(xiàn)有的管理進(jìn)行改善和優(yōu)化，從而使管理具備高質(zhì)量體征。對PDCA理論的具體解決問題進(jìn)行分析，同時對醫(yī)院基建檔案管理的實(shí)際問題進(jìn)行闡述，從而找到二者的契合點(diǎn)，這樣引入PDCA理論便成了順理成章的事情。簡言之，討論P(yáng)DCA理論的具體解決問題并對醫(yī)院基建檔案管理進(jìn)行分析，對于消除PDCA理論引入阻力而言有顯著價值。

第三，需要對PDCA理論的應(yīng)用方法進(jìn)行分析。PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用需要有科學(xué)的方法，這樣理論的應(yīng)用有效性才會更加突出。結(jié)合目前的分析進(jìn)行思考，PDCA理論的具體應(yīng)用采用環(huán)節(jié)組織與優(yōu)化方法，即利用PDCA理論的具體內(nèi)容對目前的醫(yī)院基建檔案管理內(nèi)容進(jìn)行環(huán)節(jié)的劃分與組織，并從四個方面對具體環(huán)節(jié)進(jìn)行整合與優(yōu)化，這樣PDCA理論才能夠更好融入相應(yīng)的工作中，其作用發(fā)揮也會更加顯著。總之，采用環(huán)節(jié)組織和優(yōu)化方法實(shí)現(xiàn)PDCA理論的應(yīng)用有突出現(xiàn)實(shí)意義。

2.質(zhì)量環(huán)理論的具體實(shí)踐

基于我國的基建檔案管理驗收方法和具體的規(guī)定，醫(yī)院的基建檔案管理包括了比較多的內(nèi)容，具體有研究項目、審批規(guī)劃、設(shè)計勘察、建立施工、設(shè)備安裝、竣工驗收以及預(yù)算決算等。就這些工作的具體實(shí)施來看，如果要按照PDCA（質(zhì)量環(huán)）理論對具體的工作進(jìn)行處理，那么就需要將上述內(nèi)容劃分為四個階段。

一是基建檔案管理的設(shè)計階段。在基建檔案管理實(shí)踐中，設(shè)計階段的具體工作對最終的管理實(shí)踐是有顯著影響的，所以強(qiáng)調(diào)設(shè)計工作有顯著的價值。結(jié)合PDCA理論進(jìn)行分析，計劃階段是該理論當(dāng)中的P階段。在這個階段的工作實(shí)踐中，醫(yī)院需要打造一支基建檔案領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊，同時要指派專業(yè)的人員進(jìn)行醫(yī)院基建檔案的收集與整理，要按照醫(yī)院的具體發(fā)展需要以及后期的應(yīng)用需要對基建檔案管理的具體方案進(jìn)行設(shè)計。在方案設(shè)計的基礎(chǔ)上將方案信息發(fā)送到負(fù)責(zé)基建檔案管理的各個工作部門，并讓各個工作部門的人員對檔案進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，使檔案管理人員可以對檔案的建檔方式、涉及范圍以及具體的要求有所掌握。簡單來講，在醫(yī)院基建檔案管理實(shí)踐中，設(shè)計階段是后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)，因為設(shè)計工作所提供的方案是后續(xù)檔案工作開展的重要依據(jù)。因此，對設(shè)計階段的工作開展影響因素進(jìn)行分析并做積極處理有突出的現(xiàn)實(shí)意義。

二是基建檔案管理的實(shí)施階段?；n案管理實(shí)施階段在PDCA理論當(dāng)中屬D階段。在這一階段，主要的工作是將計劃階段的具體內(nèi)容付諸實(shí)踐，從而使基建檔案管理落到實(shí)處。醫(yī)院基建檔案管理工作的具體實(shí)施由醫(yī)院檔案室、基建辦以及其他的相關(guān)部門來落實(shí)，其中醫(yī)院檔案室以及基建辦需要對檔案管理的具體規(guī)定進(jìn)行明確，使具體工作的開展具有統(tǒng)一性和專業(yè)性。結(jié)合目前的實(shí)踐進(jìn)行分析，要有效實(shí)施基建檔案的管理工作，需要強(qiáng)調(diào)如下的工作內(nèi)容：（1）需要加強(qiáng)基建檔案管理工作人員對具體工作的重視程度。在檔案管理工作的具體實(shí)施中，如果工作人員對檔案管理不夠重視，那么其工作態(tài)度和責(zé)任落實(shí)都會受到影響，導(dǎo)致管理紕漏的發(fā)生，因此需要加強(qiáng)人員責(zé)任感培訓(xùn)，使其有端正的態(tài)度。（2）需要構(gòu)建一支具有專業(yè)性的高素質(zhì)管理團(tuán)隊。在管理工作的實(shí)施中，要定期進(jìn)行管理人員的選拔，如將經(jīng)驗豐富、理論基礎(chǔ)扎實(shí)的工作人員調(diào)入檔案管理隊伍，使其負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，確保檔案管理工作的專業(yè)性全面提升。（3）需要逐漸擴(kuò)大基建檔案收集的實(shí)際范圍，同時健全基建檔案的管理方式等，保證基建檔案管理工作實(shí)施的全面性。例如，某醫(yī)院的基建檔案由之前的綜合基本建設(shè)類擴(kuò)大到了工程項目單項基建類，在具體工作實(shí)施的過程中不僅強(qiáng)調(diào)了醫(yī)院內(nèi)部的整體基建計劃和隱蔽工程位置圖、水電氣管線等內(nèi)容，還添加了工程監(jiān)理、竣工備案文件等材料，實(shí)現(xiàn)了基建檔案管理內(nèi)容的全面與豐富性建設(shè)，保證醫(yī)院后續(xù)管理資料的需要。

三是基建檔案管理的檢查階段。就這個階段的具體工作分析來看，其對應(yīng)的是PDCA理論當(dāng)中的C階段。該階段的具體工作需要按照計劃對基建檔案管理建設(shè)具體的目標(biāo)，并在實(shí)施階段對各項工作內(nèi)容實(shí)施的情況進(jìn)行全面檢查，從而發(fā)現(xiàn)檢查過程中所存在的具體問題。如果計劃階段的目標(biāo)已經(jīng)完成，那么就需要對基建檔案管理工作進(jìn)行匯總，同時要對工作實(shí)踐中的經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，因為經(jīng)驗可以為后續(xù)的工作開展提供借鑒，從而使后續(xù)工作的開展更加便捷與有效。如果發(fā)現(xiàn)目標(biāo)并沒有完成，那么需要對未完成的具體原因進(jìn)行分析，然后在原因基礎(chǔ)上尋找解決問題的方法，從而保證在下一個階段完成具體的目標(biāo)。

總的來講，檢查階段的具體工作對實(shí)踐的影響是比較大的，因此在實(shí)踐中需要關(guān)注檢查階段工作的專業(yè)性、有效性。

四是基建檔案管理的行動階段。這是PDCA理論當(dāng)中的A階段。該階段的具體工作需要對成功的檢查經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，然后對經(jīng)驗進(jìn)行不斷推廣和提煉，發(fā)現(xiàn)管理基建檔案過程中所遇到的具體問題。在問題發(fā)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，通過制訂時間表確定具體解決問題的先后順序，這對于更好解決問題和提升工作實(shí)際效果有顯著的幫助。再者，在醫(yī)院的工作實(shí)踐中，通過檢驗的總結(jié)以及有效工作經(jīng)驗的借鑒可以將目前的管理漏洞問題進(jìn)行優(yōu)化，這對于全面推進(jìn)管理工作進(jìn)步有顯著的現(xiàn)實(shí)價值。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院管理工作對醫(yī)院的健康發(fā)展有重要的影響，所以在實(shí)踐中強(qiáng)調(diào)醫(yī)院的管理工作是非常必要的。醫(yī)院基建檔案管理是醫(yī)院眾多管理工作中的重要內(nèi)容，其能夠為醫(yī)院的后續(xù)管理提供科學(xué)、有效、充實(shí)的醫(yī)院檔案資料，因此關(guān)注醫(yī)院基建檔案管理資料非常重要。

現(xiàn)階段，醫(yī)院改革工作穩(wěn)步實(shí)施，在這樣的大環(huán)境下，醫(yī)院基建檔案的管理受到了越來越多的關(guān)注，針對管理實(shí)踐對管理策略、方法等進(jìn)行分析，并就提升管理的實(shí)際理論與對策進(jìn)行討論現(xiàn)實(shí)意義顯著。PDCA理論作為高質(zhì)量管理理論之一，在管理質(zhì)量促進(jìn)方面有突出的價值，因此在醫(yī)院基建檔案管理的過程中引入PDCA理論，改善現(xiàn)有的管理結(jié)構(gòu)與方法，對于全面提升醫(yī)院基建檔案管理的實(shí)際工作效果有突出的現(xiàn)實(shí)價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐志華.試論P(yáng)DCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的應(yīng)用[J].環(huán)球市場，2019

[2]張 馳.PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的應(yīng)用探索[J].中國科技投資，2019

[3]鄧沛敏.PDCA循環(huán)管理理論在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[4]李曉敏，高 寧.淺究醫(yī)院文書檔案中PDCA理論的應(yīng)用及質(zhì)量提升[J].企業(yè)文化（中旬刊），2020

[5]賴培秀.運(yùn)用PDCA循環(huán)改進(jìn)醫(yī)院人事檔案審核工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[6]楊賢國.PDCA循環(huán)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].保健文匯，2019

[7]鐘 心.醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用[J].城建檔案，2020

[8]張寅初，張寶帥.PDCA循環(huán)在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理中的運(yùn)用分析[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2019

[9]王子姝，喬繼文.淺析醫(yī)療設(shè)備維修管理中PDCA方法的應(yīng)用評價[J].中國保健營養(yǎng)，2019

[10]黃偉珍.PDCA循環(huán)理論在手術(shù)室-供應(yīng)室一體化器械管理中的應(yīng)用研究[J].中外醫(yī)學(xué)研究，2020

[11]鮑 薇.醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理PDCA理論應(yīng)用研究[J].赤子，2019

（作者單位：青島市第五人民醫(yī)院）

作者簡介：張蕾（1985—），女，漢族，山東膠南人 ，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。