醫(yī)院檔案信息化建設的作用及價值研究

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)受到廣泛重視，成為國民最為重視的行業(yè)之一。在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展管理中，檔案管理工作是一項非常重要的內(nèi)容，不僅記載醫(yī)院的歷史，還包含歷年來所有的醫(yī)療事件，對醫(yī)院來說有著重大意義。如今，人們生活質(zhì)量和生活水平均得到提高，對身體健康也越來越重視，醫(yī)院工作量不斷增多，醫(yī)院內(nèi)部檔案信息管理的重要性也越來越明顯。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術得到迅速發(fā)展，各行各業(yè)都在廣泛普及和應用信息化技術，若是能夠把醫(yī)院的檔案管理工作與信息技術充分融合，建立專屬醫(yī)院的信息化管理平臺，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理工作便捷性和精準性，以及檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能促進醫(yī)院管理工作朝著現(xiàn)代化發(fā)展。文章主要以醫(yī)院檔案信息化這一內(nèi)容為探討核心，分析醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設的意義、作用和價值，以及檔案管理中存在的問題，提出相關的信息化建設措施。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;信息化建設;作用;價值

醫(yī)院的檔案記錄醫(yī)院的發(fā)展史，記錄所有醫(yī)療診治案例、活動設計以及經(jīng)營的各環(huán)節(jié)和流程等，還包含一些活動的費用記錄和維修記錄。此外，還包含涉及醫(yī)院歷史發(fā)展事件以及發(fā)展過程中取得的成就等，這些都是醫(yī)院的重要財富，也是重要內(nèi)容。這些檔案內(nèi)容的涉及面不僅豐富，還具備復雜性和特殊性的特點，若是選擇傳統(tǒng)方式進行管理，不僅無法滿足醫(yī)院的未來發(fā)展，還會影響管理效果。隨著信息技術不斷發(fā)展，醫(yī)院必須要滿足時代發(fā)展需求，加強、完善、優(yōu)化信息化建設，同時加強對檔案管理信息化建設作用與價值的認識。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設必須落到實處，發(fā)揮出信息化建設的作用和價值，提升檔案管理質(zhì)量和效率，提升醫(yī)院檔案信息管理效果，促進醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設的意義

在信息化時代，信息技術在各行業(yè)中應用越來越多，把醫(yī)院檔案管理工作和信息技術互相結(jié)合能擺脫以往檔案管理過程中面對的困境，是提高醫(yī)院檔案管理工作水平的重要途徑。

1.順應時代的發(fā)展趨勢

首先，要加強對信息技術利用，建立屬于醫(yī)院自身信息化管理平臺，構(gòu)建一套完整的信息化管理模式。這一做法不僅能體現(xiàn)出與時俱進，還能真正讓醫(yī)院朝著現(xiàn)代化、科學化、信息化發(fā)展。其次，在實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化構(gòu)建后，醫(yī)院內(nèi)所有部門、科室都能在短時間內(nèi)通過系統(tǒng)查詢到所需的檔案信息，在開展醫(yī)療服務時也能參考檔案中記載有關疑難雜癥的治療案例，直接讓醫(yī)院在服務質(zhì)量和社會口碑上得到前所未有的提升。具體來說，醫(yī)院檔案管理信息化建設直接滿足醫(yī)院轉(zhuǎn)型和發(fā)展的根本訴求，也滿足了社會發(fā)展對新時代醫(yī)院提出的需求。

2.提升檔案管理效率

檔案管理信息化建設就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成以信息數(shù)據(jù)為基礎的數(shù)字信息，存儲到信息系統(tǒng)中進行集中、系統(tǒng)管理的方式。這種信息化管理方式不僅能減少醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中浪費大量時間和人力的情況，還能減少紙質(zhì)資源和保管資源等物質(zhì)資源浪費，節(jié)約管理時間的同時，提高檔案管理效率。例如，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，工作人員在提取檔案信息時需要提前核實身份認證，對提取的檔案進行查詢，還要催回檔案，并做好歸檔工作，在這一整套流程中會浪費大量工作時間，還給工作人員帶來很大工作壓力，但是管理效率和質(zhì)量上卻難以得到明顯提升，甚至偶爾會出現(xiàn)檔案借用后損壞、丟失等問題。在信息化管理加入后，檔案查看者只需要通過網(wǎng)絡認證、檔案共享和網(wǎng)絡建設三個環(huán)節(jié)，就能夠迅速提取、分析、應用檔案，真正提高了檔案信息的利用效率，避免以往檔案需要重復整理的情況，極大程度上提升了檔案管理效率。

3.提高醫(yī)院檔案信息的利用率

醫(yī)院檔案信息化管理能夠幫助其在經(jīng)營和決策時提供很多參考依據(jù)，幫助醫(yī)院領導者提供決定性意見。在檔案管理與信息化技術相結(jié)合的模式下，檔案信息的管理質(zhì)量和管理效率能夠?qū)崿F(xiàn)進一步提升，給醫(yī)院經(jīng)營中發(fā)生的問題提供重要參考依據(jù)。

醫(yī)院管理部門也可通過檔案信息化管理對醫(yī)院的情況有全面了解，做出精準的管理策略和經(jīng)營策略，給醫(yī)院管理提供重要且真實的數(shù)據(jù)支持，提升醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的利用率以及價值。

相比其他行業(yè)，醫(yī)療行業(yè)最為重視的是質(zhì)量、效率和服務，因此加強檔案管理信息化建設之后，醫(yī)院可通過區(qū)域網(wǎng)絡對即將開展就醫(yī)的患者實現(xiàn)信息輸送，通過調(diào)取以往診斷過的相似病例以及對相同病癥患者的用藥來提高醫(yī)院治療水平和診斷效率，在提供醫(yī)療服務方面加強檔案信息管理的應用，可借助數(shù)字化網(wǎng)絡平臺為人們提供網(wǎng)上掛號、網(wǎng)上預約，哪怕距離醫(yī)院較遠，人們都能夠在自己需要的時間內(nèi)順利就醫(yī)。從國家發(fā)展的宏觀角度來看，醫(yī)療事業(yè)加強檔案管理信息化建設能推動行業(yè)發(fā)展，促進我國醫(yī)療服務水平的提高。

二、檔案管理信息化建設的作用和價值

1.是信息時代的必然轉(zhuǎn)化

信息化時代到來后，各行業(yè)的傳統(tǒng)人工模式幾乎都被信息新科技所代替，而且這種趨勢越來越明顯，在醫(yī)療領域中更是如此。在醫(yī)院檔案管理工作中對醫(yī)療檔案進行信息化模式管理具有很多優(yōu)勢和價值，能讓檔案管理變得更加便捷，效率也更高。

同時，信息化技術全面應用，還能了解醫(yī)院的發(fā)展歷史，掌握醫(yī)院各個時間段的發(fā)展情況，幫助醫(yī)院提升核心競爭力，提升醫(yī)院知名度與社會口碑，無論對醫(yī)院的未來發(fā)展還是當下醫(yī)療服務水平來說，意義都非常重大。以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式效率低下，無法帶來良好管理效果，與快速發(fā)展的新時代格格不入，出于發(fā)展和管理需求，對醫(yī)院檔案管理進行信息化建設已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢。

2.給醫(yī)院擴展了檔案管理的發(fā)展空間

醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在的弊端顯而易見，在管理中不僅會浪費大量存儲空間，還需要安排專門管理檔案的工作人員，浪費醫(yī)院大量人力和物力，最為重要的是影響檔案的查找速度。在提取檔案中會涉及很多程序，但是在檔案管理信息化建設之后，醫(yī)院上下所有檔案信息都保存在信息設備當中，通過檢索方式或者搜索關鍵詞的方式，可以在短時間內(nèi)找到需要信息，從根本上提高醫(yī)院檔案的查找速度。同時，在融入信息化管理模式之后，人力資源的使用也極大減少，提高了管理效率，也提升了檔案管理的工作范圍，降低對物力的應用，極大程度上發(fā)揮出資源的優(yōu)化配置。

3.增強醫(yī)院市場競爭力

檔案管理信息化建設可以讓醫(yī)院各個部門都實現(xiàn)信息資源的共享，不僅方便醫(yī)院工作人員及時交流與溝通，還能加強醫(yī)生與患者之間的聯(lián)系，實現(xiàn)開放性交流，改變傳統(tǒng)的醫(yī)患關系，減少其中矛盾以及不必要的程序，提高就醫(yī)的工作效率，增強患者對醫(yī)院的認可度和信賴度，幫助醫(yī)院提升市場競爭水平。

4.推動我國醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展

在我國醫(yī)療保障體系建設中，需要根據(jù)醫(yī)院提供的正確檔案信息來判斷當前社會醫(yī)療服務的水平，以及我國國民就醫(yī)的需求。若是選擇傳統(tǒng)醫(yī)院信息管理手段，那么醫(yī)療檔案無法實現(xiàn)互相獨立，要想實現(xiàn)信息資源的共享和傳播更是難上加難。

在我國醫(yī)療水平不斷上升的背景下，國民健康意識也得到提升，到醫(yī)院就醫(yī)的人數(shù)只增不減，選擇傳統(tǒng)檔案管理手段根本無法實現(xiàn)當前醫(yī)療服務的具體需求。檔案管理信息化建設是醫(yī)院的未來發(fā)展方向，只有加強檔案信息化建設，才能實現(xiàn)檔案資料的共享，給醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展提供基礎保障。對于醫(yī)院管理部門來說，需要根據(jù)當?shù)蒯t(yī)院的檔案管理信息，確定不同區(qū)域醫(yī)療改革政策中出現(xiàn)的弊端以及優(yōu)勢，為醫(yī)院改革提供開展依據(jù)。

5.提高檔案信息的參考價值

醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院開展的各項活動、工作、成果進行全面詳細記錄，因此具有非常高的參考價值。但是在傳統(tǒng)檔案管理之中主要以人力管理為主，查找、統(tǒng)計十分費時費力，通過檔案信息化建設，能夠?qū)⒏鞣N數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為電子信息，利用搜索引擎就能快速查閱，還可以按照不同條件進行篩選，確保檔案信息被快速查找和應用。這樣醫(yī)院領導就能通過信息系統(tǒng)對各種資料進行全面準確的了解，針對醫(yī)院發(fā)展做出具體決策。通過檔案信息管理也可以對醫(yī)院的醫(yī)療活動信息進行快速存儲，為其他部門提供真實、詳盡的資料信息，也能夠確保與其他部門實時共享，增強醫(yī)療管理的效果和質(zhì)量。與此同時，要對醫(yī)院原本的檔案管理制度進行有益地、合理的補充和完善，提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展中的地位與作用。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理工作的重要性是不可代替的。隨著我國社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新型技術應用到檔案管理中是必然趨勢，而且這種檔案管理方式比傳統(tǒng)檔案管理所體現(xiàn)出的優(yōu)勢與價值更為明顯。但是，在醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在比較明顯的一個問題是相關檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，沒有從傳統(tǒng)管理理念和管理模式中脫離出來，不能真正適應信息技術的融入。因此，醫(yī)院必須要高度重視，加強對檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，推動醫(yī)院的檔案管理信息化建設。

2.制度不完善

醫(yī)院在檔案管理的信息化建設中，相關管理制度，還有待完善和加強，也正是因為管理制度的不完善，導致相關工作人員在工作上無法做到細化，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理紕漏。同時，在檔案管理過程中還缺少有力的監(jiān)管制度，導致問題出現(xiàn)后難以得到有效解決，影響醫(yī)院正常工作。

3.技術與資金的支持力度不足

隨著社會的發(fā)展，信息技術的應用已經(jīng)非常普遍，融入人們生活工作學習的各個方面。在醫(yī)院檔案管理當中，信息化管理方式使醫(yī)院檔案管理工作變得更加有效，但也存在明顯缺點，就是信息化管理建設需要投入的成本比較大，而且對相關技術也有著嚴格要求，這就意味著醫(yī)院需要加大資金投入力度，以此來采購信息化設備和技術研發(fā)的支持，同時，還需要大量引進具備較高信息素養(yǎng)和信息操作的技術人員，才能更好完成醫(yī)院檔案管理的信息化建設。但是，有部分醫(yī)院由于資金和技術支持力度都不夠，所以信息化建設頻頻受阻，限制了醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展。

四、醫(yī)院檔案管理信息化建設的措施

1.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在醫(yī)院檔案管理信息化建設中，檔案工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對信息化建設成效有著直接關系。隨著我國國民生活質(zhì)量的提高，人們對健康也越來越重視，醫(yī)院工作量不斷增加，相應檔案管理工作難度也越來越大。在檔案管理信息化建設中運用到的技術非常多，檔案管理信息化建設中需要有眾多人才參與才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的有效性，但當前醫(yī)院的很多檔案管理人員工作素質(zhì)較差，能力也有待提升，無法開展全面的檔案管理信息化模式。首先，醫(yī)院在檔案信息病歷方面的信息化建設中，要引入相關人才，可以通過院企合作方式，吸納新時代的綜合性人才，為醫(yī)院的檔案管理工作注入新活力。其次，醫(yī)院需要做好對原有檔案管理工作人員的培訓工作，通過考核、學習、培訓等方式，促使檔案管理人員對檔案管理工作有新的認識，更新其傳統(tǒng)管理知識和傳統(tǒng)理念，加強對信息化技術的培訓。最后，醫(yī)院必須要對相關工作人員加強能力素質(zhì)的培養(yǎng)，通過定期考察和培訓，提升他們的專業(yè)水平，使醫(yī)院檔案管理信息化建設更加完善。

2.明確檔案信息化管理的重要意義

當前，在我國醫(yī)療體系中，有很多基層工作人員沒有真正認識到信息化管理的重要性，沒有清楚了解社會與醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展對檔案工作提出的嚴格要求。針對這種現(xiàn)狀醫(yī)院必須要高度重視，通過不同方法，幫助醫(yī)療人員認識到信息化建設的重要意義，如醫(yī)院管理者可以定期開展與信息化建設相關的宣傳教育活動。醫(yī)院工作人員，特別是檔案管理人員能夠清楚認識到醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展以及社會對醫(yī)療機構(gòu)提出的相應需求，對檔案管理信息化建設也提出了更高要求。這就要求我們必須高度重視檔案信息化管理，以更高要求和更嚴的尺度投入到醫(yī)院檔案管理信息化建設當中，提升自身服務質(zhì)量和水平的同時推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3.加強相關制度的完善

醫(yī)院檔案管理信息化建設落實如果缺少管理制度，是很難執(zhí)行的，只有具備嚴格、完善、科學的管理制度，才能促進檔案管理信息化建設的有效性，以此來促進醫(yī)院發(fā)展。同時，有效監(jiān)督工作也是保證檔案管理各項工作順利進行的必要條件。面對這兩個方面，醫(yī)院必須要積極改善創(chuàng)新，確立和完善制度的同時明確制度中的要求和懲罰措施，同時加強信息化檔案管理的監(jiān)督力度，對不符合信息化流程和要求的工作人員進行處罰，只有加強對這兩個制度的完善，才能保證醫(yī)院日常工作順利開展。

4.加大資金和技術的支持

檔案信息化建設對醫(yī)院發(fā)展和工作來說非常重要，但是這一過程無疑需要資金和技術的投入，也正是因為這一原因，導致一些醫(yī)療機構(gòu)沒有真正落實檔案信息化建設。因此，國家應該加大對醫(yī)療機構(gòu)信息化建設的資金投入和技術支持，保證醫(yī)院檔案管理信息化建設能夠有序、有效進行。同時，醫(yī)院也應加強對資金和技術投入的重視程度，加大對檔案信息化建設的資金投入力度，引入更多新型設備和信息技術，完善檔案管理信息化建設，提升醫(yī)院服務水平和市場競爭力，保證醫(yī)院各項工作能夠科學進行，幫助醫(yī)院得到更好發(fā)展。

五、結(jié)語

醫(yī)療機構(gòu)檔案工作實現(xiàn)信息化管理，已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，對醫(yī)院發(fā)展與建設來說更是有著重大意義。因此，醫(yī)院需要認識到檔案管理信息化建設的價值與作用，提高對信息化建設水平的重視，切實運用一些可行性措施，優(yōu)化信息化檔案管理工作，促進醫(yī)院的快速發(fā)展。

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（作者單位：山東省煙臺市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：陳展鵬（1980—），男，漢族，山東煙臺人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。