街道辦事處檔案管理信息化建設探討

李忠杰

摘 要：街道辦事處是我國鄉(xiāng)級行政區(qū)街道的管理機構，承擔著維護人民合法權益、社區(qū)文化建設等方面的重要責任。檔案管理是街道辦事處服務居民的重要工作之一，加強信息化建設，通過信息化管理手段能夠為檔案管理提供有力的支持，促進街道辦事處服務能力的提升，為居民帶來更大的便利，因此有著十分重要的意義。要充分認識到檔案管理信息化的迫切性與重要性，并積極探索有效措施，助力檔案管理信息化建設的發(fā)展。

關鍵詞：信息化建設;街道辦事處;檔案管理

引言

社區(qū)辦事處檔案管理涉及城市居民醫(yī)療保險等方面的檔案資料，與居民的日常生活密切相關。做好檔案管理信息化建設，可以增強街道辦事處的服務能力，充分發(fā)揮街道辦事處的服務功能，從而提高居民生活質量和居民幸福指數。

1檔案管理信息化建設的意義

街道辦事處檔案管理直接關乎著居民生活的方方面面，是影響居民幸福指數以及社會穩(wěn)定和諧的關鍵因素。傳統(tǒng)的檔案管理效率不高，檔案利用率較低，進而嚴重影響街道辦事處的服務水平和服務效果，如紙質檔案的保存難度大，一旦丟失或者破損會給居民的生活造成嚴重影響等。檔案管理信息化建設，是提升街道辦事處服務能力的重要舉措，并且在信息技術的支持下，還能為居民提供便利。例如，居民可以直接通過網絡查詢自己所需的檔案信息，可以為街道居民帶來極大的便利。再比如，居民可以在網絡上注冊賬號，然后利用網絡訪問檔案管理系統(tǒng)，在權限范圍內查閱相關資料或者辦理相關手續(xù)，這樣一來，居民足不出戶便可享受到檔案服務。由此可見，檔案管理信息化建設，能使檔案管理朝著便民化的方向發(fā)展。

2檔案管理信息化建設措施

2.1加強宣傳

宣傳能夠幫助組居民掌握檔案管理信息化建設的有關信息，并且?guī)椭用裢ㄟ^信息化方式掌握必要的資料信息數據等。利用宣傳還能夠協(xié)助社區(qū)居民明確檔案服務內容，還能夠提高街道辦事處檔案管理的工作效率，給居民帶來更大的方便。加強宣傳要豐富宣傳手段，針對不同的目標人群采取針對性的宣傳策略。如針對老年人群，可以借助傳統(tǒng)媒體進行宣傳，還可以借助社區(qū)宣傳欄等進行宣傳。針對年輕人群則可以通過新媒體進行宣傳，如通過街道辦事處公眾服務主頁來宣傳檔案管理信息化相關內容等。通過宣傳，能夠使居民了解檔案管理信息化建設進程和優(yōu)勢，并學會通過信息化手段獲取檔案信息等。

2.2完善檔案管理信息化制度

檔案管理信息化建設，需要有相關制度作為指導和保障。因此要制定完善的制度，以制度的形式對信息化建設工作作出規(guī)范要求，制定明確的標準，這樣才能保證信息化建設的順利開展。例如，在制度中要明確信息化建設相關責任分工。另外還要以制度的形式規(guī)范檔案管理流程，提升檔案管理的效率。另外，還要制定相應的考核制度以及獎懲制度等，形成完善的制度體系，更好的保障檔案管理信息化建設順利開展。

2.3建立健全檔案數據庫

要對街道辦事處檔案進行數字化轉化，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子檔案進行存儲，并構建檔案數據庫。在此過程中，要保證電子檔案的真實性和全面性。對于新檔案，要及時錄入數據庫，不斷充實和完善檔案數據庫。針對檔案變更，也要在數據庫中對相應的檔案信息做出調整，確保檔案信息的真實性。

2.4保證檔案信息的安全性

街道辦事處檔案管理信息化建設，能夠提升檔案管理的效率，為居民提供更加便利的服務。但與此同時也會給檔案信息帶來更大的安全風險，容易造成巨大的損失與不利影響。為規(guī)避風險，應加強安全管理。首先可以借助加密技術來保障相關信息數據的安全。如將檔案信息設置為只讀狀態(tài)，這樣可以避免相關信息被篡改。其次，要做好電子文檔的備份。通過備份，可以更好地保障檔案信息安全，即使電子文檔被誤刪或者丟失，通過備份文件依然可以還原，因此能夠更好地保障檔案信息的安全性。最后，要設置操作權限，禁止越權操作，進而更好的保障檔案信息的安全性。例如應用密碼驗證系統(tǒng)，用戶只有輸入正確的密碼才能進入系統(tǒng)進行操作。這樣可以避免無關人員隨意更改、拷貝檔案信息等現(xiàn)象。

2.5引進優(yōu)秀人才

人才是檔案管理信息化建設的重要支撐，需要借助優(yōu)秀人才的支持才能保證檔案管理信息化建設的順利開展。應注重對優(yōu)秀人才的引進，引進的人才不僅要具有較高的信息技術水平，而且還要熟悉檔案管理業(yè)務，并且具備創(chuàng)新能力與責任意識。引進優(yōu)秀人才，是信息化建設的基礎，街道辦事處應結合檔案管理信息化建設的需求，從社會中引進所需人才。

結束語

檔案管理關乎著街道辦事處的服務水平和服務能力，同時也是影響居民生活和幸福指數的重要因素。因此要充分認識到檔案管理信息化建設的意義，借助檔案管理信息化建設推動街道辦事處服務水平的提升，并且?guī)Ыo居民更大的便利。因此要積極探索有效措施，通過加強宣傳，構建完善的制度以及引進優(yōu)秀人才等方式，保證信息化建設的順利開展。

參考文獻

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