數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)

文/陜西開放大學(xué) 劉潔 劉大鵬

高校檔案管理的涉及面十分廣闊，既包含了教學(xué)管理、學(xué)籍管理，也涵蓋了教學(xué)研究檔案、學(xué)校發(fā)展檔案、文化積淀檔案等，是記錄學(xué)校發(fā)展的重要信息資源。自步入信息時(shí)代以來，檔案數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的手工、電腦錄入方式已經(jīng)無法滿足檔案管理的實(shí)際需求，加強(qiáng)檔案管理，注重?cái)?shù)字化、信息化檔案庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源互通共享、統(tǒng)一管理，是高校檔案管理改革的主要方向。在此形勢(shì)下，高校檔案管理部門要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展觀念，加大數(shù)字化、信息化檔案庫的建設(shè)，保障檔案管理的有效性，為高校檔案管理信息化建設(shè)奠定基石。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化，即以計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心的現(xiàn)代化檔案管理形態(tài)，在現(xiàn)代技術(shù)的支持下將檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式的檔案信息，在數(shù)字化存儲(chǔ)形式下，檔案管理人員可靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，從根本上規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題和不足。首先，通過檔案信息化管理體系的建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案庫的再度拓展，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入、索引，既實(shí)現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對(duì)于促使高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，在信息化技術(shù)的支撐下，高校檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，從根本上確保檔案工作的順利開展。檔案管理的信息化建設(shè)意味著對(duì)當(dāng)代檔案管理人員的工作水平、工作效益、綜合素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作能力提出了更高水平的要求。在此過程中，檔案管理人員為適應(yīng)崗位需求，必須不斷從實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)靈活操作計(jì)算機(jī)，有效處理檔案信息安全問題，嚴(yán)格遵循職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。在處理檔案管理問題時(shí)，其內(nèi)容復(fù)雜、操作要求多，檔案管理人員要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐袛嗔θソ鉀Q這些問題，這也會(huì)在間接中促進(jìn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。最后，通過信息化檔案管理模式的建設(shè)，切實(shí)提高高校的整體硬實(shí)力。檔案信息化管理的建設(shè)意味著高校內(nèi)部各個(gè)部門都會(huì)被帶動(dòng)，促進(jìn)本部門整體教學(xué)管理效果、教學(xué)服務(wù)水平的提升，實(shí)現(xiàn)本校教育管理水平的不斷進(jìn)步，從而為高校今后的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、高校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜。高校檔案管理涉及多個(gè)領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科。在高校檔案管理中，既包含了基本的學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)研究內(nèi)容，還包含了校園安全、衛(wèi)生健康、設(shè)施建設(shè)等相關(guān)資料，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實(shí)現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強(qiáng)化了對(duì)信息化、數(shù)字化管理的需求。

（二）檔案管理信息化水平不足。在數(shù)字化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓各個(gè)領(lǐng)域取得了跨越式發(fā)展。然而，部分高校在內(nèi)部管理上仍未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在檔案管理層面依舊存在原始手工記錄、存檔的現(xiàn)象，既限制了高校的發(fā)展上限，也在很大程度上降低了高校的“軟實(shí)力”。雖然當(dāng)下高校信息化水平得到了較大提升，但檔案管理軟件的投入不足，缺乏高效、系統(tǒng)的建設(shè)，其操作步驟繁雜、實(shí)效性較低，再加上高校檔案管理工作本身就十分繁重，使其無法及時(shí)進(jìn)行信息化檔案管理模式的建設(shè)，這也極大地影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度有待完善。高校檔案記錄了高校在不同發(fā)展時(shí)期的文化建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)活動(dòng)等眾多內(nèi)容，有效的檔案管理能夠幫助高校自身意識(shí)到不同時(shí)期的發(fā)展軌跡，從而更加深刻地總結(jié)、反思。但就當(dāng)下高校管理的實(shí)際情況來看，部分高校仍舊采取傳統(tǒng)的粗放式管理制度，嚴(yán)重缺乏針對(duì)性，長期如此，極易造成檔案遺失、遺漏甚至惡意篡改等現(xiàn)象，既不利于檔案的高效、有序管理，也會(huì)在極大程度上使得高校內(nèi)部信息出現(xiàn)泄漏。

（四）檔案管理意識(shí)較為滯后。在新的經(jīng)濟(jì)條件下，高等教育行業(yè)迎來了極大的變革，其教育性遭到了較大程度的削弱，促使自身經(jīng)濟(jì)利益的提升成了高校發(fā)展的主要方向，在內(nèi)部服務(wù)、檔案管理等后勤類工作上逐漸懈怠，久而久之，高校領(lǐng)導(dǎo)人員也就逐漸降低了對(duì)于檔案管理工作的重視，最終使得高校檔案管理工作問題頻出。

（五）先進(jìn)的管理人才匱乏。先進(jìn)的檔案管理人才不管是在信息化檔案技術(shù)的投入運(yùn)用，還是在高校的可持續(xù)發(fā)展上都有著極其重要的作用。而就具體情況來看，高校在選拔管理人員時(shí)所設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，對(duì)于檔案管理人員的要求也不高，只要求做好本檔案室內(nèi)檔案信息的收集、檢查即可，這就導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)不一。盡管部分人員在長期工作實(shí)踐中累積了較多經(jīng)驗(yàn)，但隨著高校內(nèi)部檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，其如果不在自身素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作方面取得發(fā)展，仍舊不能滿足信息化檔案管理的需求。

（六）檔案管理安全性不足。不管是紙質(zhì)檔案還是數(shù)據(jù)檔案，都需要在管理過程中保障其安全性，然而部分檔案管理人員在工作中，更多地將重心置于檔案的存檔上，對(duì)于一些容易對(duì)檔案造成危害的因素并未引起重視，如紙質(zhì)檔案被惡意篡改、盜竊等。在檔案的信息化管理上，也會(huì)出現(xiàn)被黑客攻擊或者被電腦病毒影響而出現(xiàn)的檔案信息泄露問題。檔案管理人員只有加大對(duì)檔案信息的全過程監(jiān)督和管理，才能從根本上保障檔案的安全度。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，必須保障高校的基礎(chǔ)硬件設(shè)施過硬。當(dāng)下高校要在硬件設(shè)施建設(shè)上具備一定的智能性、數(shù)據(jù)性和前瞻性，就要構(gòu)建出一套圍繞著計(jì)算機(jī)技術(shù)的靈活結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，只有基礎(chǔ)設(shè)施到位，才能為今后高校的信息化檔案管理提供更加廣闊的空間。同時(shí)，高校在選擇相關(guān)技術(shù)時(shí)也要具備一定的先進(jìn)性，要綜合考慮到高校檔案數(shù)據(jù)的復(fù)雜性，要以檔案數(shù)據(jù)的錄入、保存及檢索為中心。與此同時(shí)，為方便信息化檔案管理的展開，高校還應(yīng)配置掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，以更加方便檔案的輸出和利用。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作理念。當(dāng)下部分高校已經(jīng)具備了一定的檔案數(shù)字化、信息化管理能力，然而由于部分管理人員缺乏對(duì)檔案管理的重視，其在檔案信息化管理體系的建設(shè)上依舊困難重重。因此，高校檔案管理要想真正與時(shí)代發(fā)展接軌，首要任務(wù)就是要轉(zhuǎn)變管理人員的工作觀念。廣大檔案管理人員要不斷接收時(shí)代發(fā)展的思潮，充分意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，清晰地意識(shí)到信息化管理的優(yōu)越性、便捷性和靈活性，只有管理人員具備正確的發(fā)展觀念，才能真正促使高校檔案管理模式的創(chuàng)新和變革。

（三）加快檔案管理體制的建立。健全的管理體系是保障管理效率的前提，高校相關(guān)部門在促進(jìn)檔案管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用的同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格遵守科學(xué)合理的機(jī)制和政策，構(gòu)建出全新的信息化檔案管理體系。高?？梢越Y(jié)合檔案信息化管理的內(nèi)涵、特征，構(gòu)建出一套完整的檔案管理體系，如在檔案管理時(shí)要嚴(yán)格按照“登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計(jì)輔助”五個(gè)板塊展開，對(duì)于各個(gè)板塊的檔案信息，要構(gòu)建出合理的站點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的連接、互通，既提升檔案管理的安全性，也能夠保障檔案管理工作的梯度性展開。

（四）整合高校檔案內(nèi)容。為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理體系的建設(shè)，高校檔案管理部門同樣要充實(shí)檔案庫，根據(jù)高校檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行改革，這些內(nèi)容不僅應(yīng)包括學(xué)籍管理、教學(xué)研究報(bào)告，還要包括教學(xué)管理質(zhì)量及效果評(píng)價(jià)資料，這些資料能真實(shí)且全面地反映出高校的真實(shí)教育情況，將其作為其日后總結(jié)和發(fā)展的依據(jù)。通過高校檔案的整合，為后續(xù)檔案信息的完整錄入奠定基礎(chǔ)。

（五）加快數(shù)字化資源發(fā)展。數(shù)字化資源建設(shè)是高校能夠有效運(yùn)用檔案信息化管理技術(shù)的必備前提之一。高校在數(shù)字化資源建設(shè)上要基于校內(nèi)資源、社會(huì)資源兩大層面，具體而言，要涵蓋文書檔案、學(xué)歷檔案及人事檔案等，檔案建立時(shí)要注意編制目錄，便于后續(xù)的檢索和查詢，也有助于相關(guān)人員及時(shí)閱讀和下載。通過數(shù)字化資源的建設(shè)，將高校的檔案信息有序整理，并將其錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。

（六）實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入。檔案信息的數(shù)字化錄入是構(gòu)建信息化檔案管理體系的關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案，管理員可以通過文字、圖片等形式將其錄入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，也可以利用掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的共存，從根本上保障檔案信息的安全性。另外，對(duì)于各個(gè)檔案，要做好備份，高校既可以建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫，也可以選擇多臺(tái)計(jì)算機(jī)，通過對(duì)檔案信息的備份，切實(shí)保障檔案信息安全，且對(duì)于一些重要檔案，也便于高校隨時(shí)跟進(jìn)。

（七）實(shí)現(xiàn)人工與計(jì)算機(jī)結(jié)合。檔案信息化管理的核心在于管理人員，不僅要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理人員的管理理念，還需要增強(qiáng)其專業(yè)技能，以有效實(shí)現(xiàn)人工操作與計(jì)算機(jī)的融合。就當(dāng)下高校檔案管理人員的實(shí)際情況來看，普遍存在“兩多”和“兩少”問題，“兩多”即低學(xué)歷人員較多、非檔案管理專業(yè)人員較多；而“兩少”則體現(xiàn)在專業(yè)管理人員少，而具備專業(yè)管理水平和計(jì)算機(jī)操作能力的人員更少。為有力解決這一問題，高校在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，也要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)教育，讓人員既具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，也能夠通曉計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及信息技術(shù)。只有通過培訓(xùn)、招納一批“復(fù)合型”人才，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人員從“保管員”到“信息員”的轉(zhuǎn)變。

（八）保障檔案管理的安全性。高校檔案管理信息化建設(shè)意味著檔案信息的安全問題也將不斷凸顯。由于網(wǎng)絡(luò)信息具備一定的開放性，極易受到不法分子的侵入，工作人員要對(duì)檔案管理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻。對(duì)于一些重要文件，高校要嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)分區(qū)加密，如此一來，檔案信息就難以發(fā)生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，高校要在各個(gè)計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件，定期排查，以從根本上保障檔案信息的安全性。此外，管理人員要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核查、檢驗(yàn)，加大對(duì)服務(wù)器的監(jiān)督和管理，及時(shí)找出存在的安全問題并加以修復(fù)，只有從計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫及防火墻等多角度構(gòu)建出完整的安全管理體系，才能真正保障檔案管理的安全性。

（九）建立健全的檔案管理制度。只有實(shí)現(xiàn)檔案安全管理制度的建設(shè)，才能確保高校的信息化檔案管理能夠梯度性展開。在管理制度的構(gòu)建上，高校要遵循信息化管理的原則，分析檔案管理信息化的特征，從而構(gòu)建出針對(duì)性的管理制度。如從數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，到檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，再到檔案的目錄編制，都需要管理人員嚴(yán)格按照制度辦事?？傊?，建立健全高校檔案管理制度，對(duì)實(shí)現(xiàn)信息化手段與檔案管理工作的順利融合，促使高校檔案管理效能的提升有著重大意義。

四、結(jié)語

綜上所述，時(shí)代的高速發(fā)展給當(dāng)前高校檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，以往的手工錄入的低效手段將會(huì)被逐步取代。意味著當(dāng)代高校檔案管理部門要積極實(shí)現(xiàn)管理、工具及方法的轉(zhuǎn)變，深刻意識(shí)到數(shù)字化、信息化技術(shù)給高校檔案管理、整體硬實(shí)力提升帶來的巨大價(jià)值，從加大硬件建設(shè)投入，從提升管理人員的信息素養(yǎng)、構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理體系為方向，全面確保高校檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、智能化落實(shí)，最終提升高校檔案管理成效，保障高校的可持續(xù)發(fā)展。