新《檔案法》背景下如何做好國有企業(yè)檔案管理工作

文/北京城建集團有限責任公司 楊婧

一、新《檔案法》對國有企業(yè)的指導意義

（一）思想認識問題。新《檔案法》提出了黨（各級黨委）管檔案的新要求，落實了主體責任。重新修訂的《檔案法》是貫徹習近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示以及貫徹黨中央重要部署的集中體現(xiàn)。習近平總書記多次強調(diào)檔案工作的重要性，要求從思想上認識到檔案工作的重要性，總結(jié)實踐經(jīng)驗，為新時期開展檔案工作做好鋪墊。

（二）工作規(guī)范性問題。完善檔案工作機制體制，要從本源上為單位建立起一套行之有效的檔案工作規(guī)范。根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗，應(yīng)當在檔案入庫前對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定，隨后對檔案進行整理、分類、編號并存入計算機。根據(jù)業(yè)務(wù)需要建立電子檔案目錄、電子檔案庫，便于查閱和利用。根據(jù)企業(yè)主營業(yè)務(wù)、發(fā)展目標、組織架構(gòu)和生產(chǎn)經(jīng)營活動，確定企業(yè)的歸檔范圍，保證企業(yè)檔案完整，制訂規(guī)范性的規(guī)定。

（三）做好電子檔案的接收。在電子檔案普及的大背景下，如何確保電子檔案的真實性和完整性，以及在使用過程中的安全性，完善過程證據(jù)留存，實現(xiàn)電子檔案全過程監(jiān)管等方面都是深入做好電子檔案管理的重要課題，企業(yè)應(yīng)積極主動了解和學習區(qū)塊鏈的電子檔案管理平臺技術(shù)，做到與時俱進。

二、國有企業(yè)如何貫徹落實新《檔案法》

（一）主動學習，將新《檔案法》中增加的歸檔范圍落實到位。新《檔案法》明確提出了對各類事項或經(jīng)上級國資審核后報市政府批準，或?qū)嵭袌笈?、備案制。因此對企業(yè)“三重一大”事項的完整記錄至關(guān)重要。檔案管理應(yīng)根據(jù)國企監(jiān)管新規(guī)，強化對涉及公司“三重一大”類的檔案進行重點梳理和存檔。國企監(jiān)管新規(guī)中規(guī)定企業(yè)增加或減少注冊資本、出資設(shè)立新公司（含全資、控股子公司）、出資企業(yè)及其重要子企業(yè)進行特別監(jiān)管類的重大投資項目，發(fā)行股票、債券等融資行為，出資企業(yè)及其重要子企業(yè)轉(zhuǎn)讓全部國有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）或轉(zhuǎn)讓部分國有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）致使出資人不再擁有控股權(quán)等重大事項，均需經(jīng)直屬國企監(jiān)管部門審核后報所在上級政府批準后實施。因此對該類事項的檔案類資料的保存至關(guān)重要。對黨委會研究、董事會研究的過程性檔案及決議都是國有企業(yè)經(jīng)營的核心資料和工作秘密，應(yīng)該得到妥善保存、歸檔，必要時對相關(guān)會議記錄、報表、招投標文件、專家論證報告、表決情況等進行定密管理，永久保存。

（二）修改企業(yè)檔案管理制度，規(guī)定電子檔案的法律效力。修改國有企業(yè)檔案管理制度，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。此外，檔案信息化建設(shè)既是新《檔案法》增加的內(nèi)容，也是新時代提高檔案工作水平的努力方向。傳統(tǒng)的檔案借閱流程并不能完全覆蓋和適用于企業(yè)的實際情況，推進公司檔案工作信息化顯得尤為突出。

（三）強化監(jiān)督檢查，提升管理水平。新《檔案法》明確指出，檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理規(guī)定，可以對國有企業(yè)進行六種情況的檢查，具體為：檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在日常的工作中將這六項檢查作為自查自檢的標準，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

（四）做好分類管理，突出重點。筆者所在的工程施工企業(yè)檔案分為文書檔案和工程檔案，尤其是工程檔案在歸檔時必須分門別類做好管理。以所在單位的施工項目舉例，國際EPC項目檔案內(nèi)容廣泛，涵蓋了招投標文件、合同、設(shè)計圖紙、進度計劃、施工方案、工程資料、往來信函、會議紀要、各類指令等。檔案的來源也相當廣泛，業(yè)主、咨工、分包商、供應(yīng)商、政府部門、公司總部以及項目部各部門均是檔案產(chǎn)生的重要來源。同時由于國際EPC項目涉及不同國家、地區(qū)，地域特點、人文環(huán)境、政策法律、語言等方面的差異性也增加了檔案整理和歸檔的復(fù)雜性。針對項目檔案的多樣性和復(fù)雜性，需要正確地理解檔案內(nèi)容，按照項目施工前期、施工期間、項目竣工進行分類管理，重要的檔案需要特別標出、標紅，方便借閱，做到重點檔案重點管，普通檔案一般管。以筆者所在單位為例，檔案管理基礎(chǔ)工作主要有兩件：一是公司各類檔案的歸檔工作，二是存量檔案的數(shù)字化工作。為做好上述兩件工作，筆者主要從以下三個方面來推進：首先，根據(jù)公司新的組織架構(gòu)，深入對各部門進行調(diào)研，更新和修訂檔案保管期限表，確保檔案保管期限表與實際情況相符，從而促進檔案收集歸檔工作精準化。其次，堅持檔案整理遵循文件材料形成規(guī)律，保持檔案的系統(tǒng)聯(lián)系，合理、規(guī)范的組卷使檔案符合國家有關(guān)標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄都積極宣貫、嚴格把控，保證各類歸檔檔案的質(zhì)量。最后，在檔案收集的過程中，不僅要求各部門移交實體檔案，還要求移交相對應(yīng)的電子檔案。這樣既為公司大大節(jié)省了電子化的費用，又為之后的檔案系統(tǒng)建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

三、國有企業(yè)檔案管理工作要點

筆者作為辦公室負責檔案管理的工作人員，從以下幾個方面提升檔案管理工作：

（一）提升人員素質(zhì)，提升對檔案管理的關(guān)注。加強相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓，提升單位在崗人員的檔案管理綜合水平及對檔案工作的關(guān)注度。針對檔案管理復(fù)雜、繁瑣的特點，筆者認為，在具體檔案工作中更應(yīng)該提升人員的兩大素質(zhì)：一是安全管理意識。檔案是國有單位在工作過程中保留下來的最具價值的歷史資料，如果外泄可能會對國有企業(yè)的形象和工作造成很大的影響，所以檔案管理人員應(yīng)當加強安全防范意識，避免在工作過程中因為粗心大意而導致檔案遺失。二是檔案管理人員在日常工作中要樹立主動學習的心態(tài)。檔案工作不僅包括了接收和歸檔，還包括了編研、保存、統(tǒng)計等。信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作人員所接觸到的檔案數(shù)量將成倍增加，如何做好篩選辨別，將檔案實現(xiàn)數(shù)字化，也是未來檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的一部分。

（二）規(guī)范檔案管理，建立檔案責任制。機制不健全的問題主要反饋出以下幾個方面：第一，各個部門提供的檔案格式不統(tǒng)一，存檔時不容易識別，增加了檔案管理人員的工作量。第二，檔案具有保密級別，不同檔案的保密程度不同。如若檔案建立者沒有做好相關(guān)的處理工作，后續(xù)檔案人員只能存放不規(guī)范或者內(nèi)容缺失的檔案。第三，離職人員在離職時沒有進行有效的技術(shù)交接，后續(xù)人員無法查找到相關(guān)材料，導致檔案內(nèi)容的銜接性出現(xiàn)問題。檔案管理人員在歸檔時需要對這些問題進行復(fù)核，增加工作難度。由此可見，只有企業(yè)健全檔案管理責任制，對檔案工作進行梳理，并且對檔案管理的前期相關(guān)工作進行規(guī)范，才能夠促進檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）加強檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心，它不是一項短期的工作，信息化開發(fā)和利用是檔案工作好壞的標志，要持續(xù)推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加強電子文件歸檔和電子檔案管理，抓好數(shù)字檔案室建設(shè)，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的現(xiàn)代檔案管理。一方面，可以引入符合企業(yè)需求的檔案管理操作系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；另一方面，可以強化電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔工作，做到兩不誤，促進“雙載體”的安全性。

（四）加大培訓力度。進一步加強培訓指導力度，提高對檔案工作思想的認識，提升了檔案管理業(yè)務(wù)能力。通過培訓后明白，要嚴格按照檔案歸檔管理規(guī)范步驟，認真收集、分類、整理、匯總、歸檔，建立臺賬，做到專人保管，按錄可查，不斷提升檔案工作標準化、科學化、規(guī)范化水平。

（五）工作監(jiān)督。任何工作都需要完善監(jiān)督機制。筆者認為國有企業(yè)可以定期對各部室檔案入庫情況進行督查和通報，并不定時對檔案室的檔案進行抽查，形成檔案管理自覺化、科學化、制度化的長效機制。

四、結(jié)語

檔案管理工作和每個人的生活息息相關(guān)，檔案工作至關(guān)重要。只有積極提高人員素質(zhì)，提升對檔案管理的關(guān)注；規(guī)范檔案管理，建立檔案責任制；加強檔案信息化建設(shè)，才能積極地開發(fā)更多的檔案資源。