建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化思路研究

文/福建建工集團(tuán)有限責(zé)任公司 鄭明昱

在建筑企業(yè)中，辦公室是企業(yè)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)系的紐帶，承擔(dān)著上傳下達(dá)和后勤保障的重要職責(zé)。精細(xì)化管理是一種文化理念，是社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化和現(xiàn)代企業(yè)管理制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的必然結(jié)果。將精細(xì)化管理理念融入建筑企業(yè)辦公室行政工作中，要求建筑企業(yè)辦公室從多方面著手，通過(guò)部門(mén)職責(zé)具體化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，督促各崗位盡責(zé)到位，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作日清日結(jié)，并通過(guò)系統(tǒng)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)建筑企業(yè)辦公室行政管理工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)工作相適應(yīng)，協(xié)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步進(jìn)行，保障建筑企業(yè)健康發(fā)展，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力?；诖?，本文深入研究了精細(xì)化管理的概念，結(jié)合建筑企業(yè)辦公室行政管理工作，深入研究了行政管理精細(xì)化管理思路，以期為建筑企業(yè)管理水平的提升提供有益參考。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)容

精細(xì)化管理是一種企業(yè)管理理念，其本質(zhì)是對(duì)戰(zhàn)略和目標(biāo)的分解、細(xì)化和落實(shí)的系列管理活動(dòng)，即推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃貫徹到各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)的過(guò)程。根據(jù)精細(xì)化管理理念，辦公室行政管理精細(xì)化應(yīng)包括以下幾個(gè)方面特征。

（一）可細(xì)化、量化的管理科目?？杉?xì)化、量化管理科目是指以整體行政管理為對(duì)象，將抽象的行政管理分解為若干項(xiàng)目，通過(guò)將不同的項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)、量化、分配和管理，達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程、促進(jìn)行政管理效率提升的目的。其作用體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是通過(guò)行政管理工作量化和監(jiān)測(cè)關(guān)鍵指標(biāo)，幫助行政管理人員把控工作全局，提升行政管理細(xì)節(jié)監(jiān)控力度。二是通過(guò)行政管理業(yè)務(wù)量化、流程細(xì)化和協(xié)調(diào)機(jī)制細(xì)化，將傳統(tǒng)的行政管理工作任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿蝿?wù)量化管理模式。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化與流程化理念融合。精細(xì)化管理理念是流水線生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化與流程化的有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物。在行政管理中融入精細(xì)化管理理念，通過(guò)將任務(wù)目標(biāo)按一定標(biāo)準(zhǔn)分解，并根據(jù)管理流程進(jìn)行任務(wù)工作銜接、排序，可實(shí)現(xiàn)行政管理業(yè)務(wù)單元全面梳理，并建立與任務(wù)目標(biāo)相適應(yīng)的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化和流程化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理各項(xiàng)工作有據(jù)可依。

（三）協(xié)同意識(shí)導(dǎo)入。協(xié)同意識(shí)導(dǎo)入是指基于跨部門(mén)合作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)之間的關(guān)系，以此保證各項(xiàng)工作的順利完成。在行政管理工作中，辦公室雖然不直接參與生產(chǎn)制造工作，但其工作覆蓋企業(yè)全方位，因而需要爭(zhēng)取各部門(mén)的協(xié)同支持，以最小的經(jīng)濟(jì)成本提高行政管理水平，促進(jìn)企業(yè)行政管理目標(biāo)的達(dá)成。

二、建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路研究

將精細(xì)化管理理念融入建筑企業(yè)行政管理工作中，應(yīng)結(jié)合建筑企業(yè)特點(diǎn)和規(guī)劃目標(biāo)要求，設(shè)立精細(xì)化管理目標(biāo)，明確精細(xì)化管理內(nèi)容，確定精細(xì)化管理實(shí)踐步驟，建立長(zhǎng)效的精細(xì)化管理配套保障措施，構(gòu)建建筑企業(yè)行政管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，確保建筑企業(yè)辦公室行政管理高效開(kāi)展。

（一）設(shè)置精細(xì)化管理目標(biāo)。建筑企業(yè)以建筑工程項(xiàng)目為主營(yíng)業(yè)務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)范圍設(shè)置各專(zhuān)業(yè)分、子公司，并圍繞建筑工程項(xiàng)目構(gòu)建“法人管項(xiàng)目、項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制”的項(xiàng)目管理體系。區(qū)別于其他生產(chǎn)制造企業(yè)，建筑企業(yè)組織架構(gòu)包括總公司、專(zhuān)業(yè)子公司和項(xiàng)目部三層組織架構(gòu)，并形成了以項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)為核心的企業(yè)管理模式，一定程度上造成建筑企業(yè)行政粗放管理，面臨執(zhí)行等待、拖沓、流程不協(xié)調(diào)、管理成本高、崗位職責(zé)不清等問(wèn)題。針對(duì)建筑企業(yè)行政管理中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，可將行政管理精細(xì)化目標(biāo)設(shè)置為“降低行政管理成本、提高運(yùn)行效率、轉(zhuǎn)變職能、提高服務(wù)保障效能”。具體目標(biāo)可分解為：1.樹(shù)立精細(xì)化管理理念，培養(yǎng)行政管理精細(xì)化工作作風(fēng)，以行政管理精細(xì)化帶動(dòng)建筑企業(yè)管理工作、業(yè)務(wù)工作精細(xì)化。2.減少工作執(zhí)行中浪費(fèi)、拖沓、等待等現(xiàn)象，降低建筑企業(yè)行政管理成本。3.優(yōu)化工作流程，適當(dāng)縮小管理幅度，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度體系建設(shè)要求。4.明確崗位權(quán)責(zé)和操作標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)的崗位績(jī)效評(píng)價(jià)體系，形成長(zhǎng)效的行政管理制度。

（二）行政管理精細(xì)化內(nèi)容。結(jié)合建筑企業(yè)特點(diǎn)和辦公室部門(mén)職責(zé)，行政管理精細(xì)化工作的內(nèi)容主要包括：1.行政成本精細(xì)化。行政成本精細(xì)化即將成本控制理念融入辦公室工作全方位、全過(guò)程，通過(guò)成本控制降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本。如業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)制定、辦公車(chē)輛維護(hù)和使用成本、辦公用品成本等，積極推行無(wú)紙化辦公、歸檔，以成本控制帶動(dòng)行政管理精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少建筑企業(yè)行政管理中的浪費(fèi)行為。2.行政執(zhí)行力精細(xì)化。只有將建筑企業(yè)行政管理工作落到實(shí)處，才能規(guī)避行政管理低效、無(wú)效的不利局面。行政執(zhí)行力精細(xì)化要求細(xì)化建筑企業(yè)明確公司、子公司、項(xiàng)目部等辦公室部門(mén)職責(zé)，并根據(jù)部門(mén)職責(zé)確定辦公室主任、副主任、文員、檔案管理員等崗位職責(zé)，梳理行政管理流程，規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)，并配套建設(shè)行政管理考核標(biāo)準(zhǔn)和考核事項(xiàng)，制定年度、季度、月底工作內(nèi)容和考核指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)行政管理各項(xiàng)工作的事前、事中、事后控制。3.行政銜接配合精細(xì)化。建筑企業(yè)、子公司、項(xiàng)目部的層級(jí)式管理模式延長(zhǎng)了行政管理的流程，如辦公室協(xié)調(diào)溝通不暢，與業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)信息溝通不到位，行政管理崗位工作銜接狀況不佳，都可能造成建筑企業(yè)組織系統(tǒng)效率低下，進(jìn)而影響建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的達(dá)成。結(jié)合建筑企業(yè)行政管理精細(xì)化要求，應(yīng)建立符合建筑企業(yè)以項(xiàng)目建設(shè)為中心的行政管理銜接機(jī)制，明確項(xiàng)目行政管理與企業(yè)行政管理部門(mén)銜接職責(zé)，明確責(zé)任考核監(jiān)督機(jī)制，防止出現(xiàn)行政管理銜接脫位的問(wèn)題。

（三）行政管理精細(xì)化實(shí)施策略。建筑企業(yè)行政管理職責(zé)，具體包括公文函件、工作關(guān)系協(xié)調(diào)、制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、年度計(jì)劃起草與總結(jié)、固定資產(chǎn)管理、檔案管理等工作。各項(xiàng)工作精細(xì)化管理措施包括：1.公文函件。公文起草、審批、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔是辦公室行政管理工作的重要內(nèi)容之一，是建筑企業(yè)各項(xiàng)工作指令傳達(dá)的載體，其規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性直接影響企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展。辦公室應(yīng)根據(jù)行政單位公文管理規(guī)范要求，以信息化辦公平臺(tái)為載體，明確公文函件撰寫(xiě)格式要求和公文審批、轉(zhuǎn)寄、傳達(dá)流程。通過(guò)規(guī)范公文函件管理，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)公文管理與政府主管部門(mén)有序?qū)雍托姓芾順?biāo)準(zhǔn)化。2.協(xié)調(diào)工作關(guān)系。辦公室行政管理工作應(yīng)圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作任務(wù)，理順辦公室業(yè)務(wù)關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)行政管理層級(jí)，與子公司、項(xiàng)目部辦公室建立垂直管理模式，建立和保持良性互動(dòng)的溝通渠道，確保信息收集、反饋真實(shí)、準(zhǔn)確。3.制度體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。辦公室承擔(dān)著建筑企業(yè)內(nèi)控制度匯編的重要職責(zé)，應(yīng)依據(jù)ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和建筑企業(yè)管理工作規(guī)范化建設(shè)要求，牽頭組織職能部門(mén)、技術(shù)部門(mén)建立健全企業(yè)管理制度，形成建筑企業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、質(zhì)量、安全等內(nèi)控制度體系，并根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理要求適時(shí)組織制度修訂、編制，推動(dòng)建筑企業(yè)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.年度計(jì)劃起草與總結(jié)。年度計(jì)劃起草和總結(jié)是行政管理工作與建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作融合的關(guān)鍵點(diǎn)，要求辦公室依據(jù)企業(yè)年度重點(diǎn)工作任務(wù)，以建筑企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和項(xiàng)目中心任務(wù)為目標(biāo)，層層分解至部門(mén)，并由部門(mén)按崗位職責(zé)分解至崗位，由行政管理部門(mén)協(xié)調(diào)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)分解工作目標(biāo)和工作任務(wù)，制定詳細(xì)的年度工作任務(wù)計(jì)劃、計(jì)劃任務(wù)監(jiān)控指標(biāo)和量化標(biāo)準(zhǔn)，明確建筑工程項(xiàng)目施工任務(wù)指標(biāo)責(zé)任部門(mén)、責(zé)任崗位，作為年度、季度、月度工作考核依據(jù)。辦公室根據(jù)季度、月度工作執(zhí)行情況和部門(mén)總結(jié)起草編寫(xiě)年度工作總結(jié)，協(xié)調(diào)部門(mén)、項(xiàng)目部、分/子公司查排問(wèn)題，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和行政管理優(yōu)化提供依據(jù)。5.固定資產(chǎn)管理。辦公室固定資產(chǎn)管理主要為非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)。加強(qiáng)固定資產(chǎn)精細(xì)化管理，應(yīng)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)需求、采購(gòu)、分配、使用、維修、報(bào)廢的全過(guò)程跟蹤記錄，確保固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)有據(jù)可查。在具體管理工作中，應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)類(lèi)別、使用部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)，定期盤(pán)點(diǎn)固定資產(chǎn)，按屬地管理原則落實(shí)使用、保證責(zé)任部門(mén)和個(gè)人，臺(tái)賬與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)，固定資產(chǎn)使用和保養(yǎng)到位，提高固定資產(chǎn)利用效率。6.檔案管理工作。建筑企業(yè)檔案管理包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策、OA公文、項(xiàng)目施工文件信息等，是建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各方面工作的信息記錄。根據(jù)建筑企業(yè)特點(diǎn)，辦公室應(yīng)結(jié)合檔案管理工作要求，明確部門(mén)、項(xiàng)目檔案收集范圍、流程和要求，協(xié)調(diào)各部門(mén)、項(xiàng)目設(shè)置兼職檔案管理員并開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，確保建筑企業(yè)檔案和項(xiàng)目檔案應(yīng)收盡收，為企業(yè)管理和項(xiàng)目結(jié)算提供可追溯依據(jù)。

三、建筑企業(yè)行政管理精細(xì)化保障措施

為推動(dòng)建筑企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化，必須建立長(zhǎng)效的運(yùn)行保障措施，保障行政管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。

（一）完善組織管理體系。建筑企業(yè)行政管理精細(xì)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面精細(xì)化管理的切入點(diǎn)，要求建筑企業(yè)融入企業(yè)全局工作，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、子公司、項(xiàng)目三個(gè)層面予以支持和監(jiān)督。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面，辦公室應(yīng)爭(zhēng)取支持和協(xié)調(diào)，保障行政管理措施執(zhí)行到位；子公司是行政管理精細(xì)化協(xié)同部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)，辦公室應(yīng)以制度體系建設(shè)為媒介，將精細(xì)化管理理念融入行政管理各項(xiàng)工作中，促進(jìn)企業(yè)管理效率提升；項(xiàng)目部是建筑企業(yè)行政管理的執(zhí)行層，辦公室應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)各項(xiàng)工作信息收集、工作協(xié)同與績(jī)效監(jiān)督。

（二）建立健全制度體系，構(gòu)建精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制。落實(shí)辦公室行政管理精細(xì)化，應(yīng)以制度體系為依據(jù)，通過(guò)建立健全行政管理制度體系，明確各崗位工作職責(zé)，建立行政管理工作績(jī)效考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，督促辦公室行政管理人員切實(shí)履行工作職責(zé)。

（三）考核評(píng)估指標(biāo)體系。根據(jù)建筑企業(yè)辦公室行政管理制度體系要求，企業(yè)應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)和重點(diǎn)工作執(zhí)行結(jié)果為依據(jù)，建立行政管理精細(xì)化評(píng)估指標(biāo)，包括崗位工作指標(biāo)、工作能力指標(biāo)、組織紀(jì)律指標(biāo)、廉潔自律指標(biāo)等，建立量化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（≥90分為優(yōu)秀、70～89分稱(chēng)職、60～69分基本稱(chēng)職、＜60分為不稱(chēng)職），并根據(jù)制度體系考核細(xì)則落實(shí)考核措施，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理執(zhí)行情況與崗位績(jī)效掛鉤，督促崗位人員盡職履責(zé)。在考核評(píng)估指標(biāo)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)盡量避免采用模糊化表述，如“工作表現(xiàn)”指標(biāo)等，防止員工無(wú)法明確發(fā)展方向。辦公室業(yè)務(wù)較為繁雜、瑣碎，應(yīng)效量化、細(xì)化辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)，量化考核辦公室各崗位工作任務(wù)完成情況，精準(zhǔn)評(píng)測(cè)各崗位任務(wù)完成情況，明確各崗位工作開(kāi)展存在的問(wèn)題和發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)局部和整體把控辦公室各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)辦公室管理精細(xì)化。

（四）發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立完善的溝通渠道。信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)工作的任務(wù)分解和動(dòng)態(tài)跟蹤，提升辦公室業(yè)務(wù)組織管理效能，為辦公室業(yè)務(wù)精細(xì)化管理提供良好的溝通渠道。建筑企業(yè)辦公室日常業(yè)務(wù)管理中，可借助釘釘、微信等平臺(tái)分解、溝通、反饋、協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作任務(wù)，由各崗位人員及時(shí)回復(fù)進(jìn)展情況。通過(guò)借助信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)全過(guò)程跟蹤、動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)辦公室工作開(kāi)展與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)、相適應(yīng)，推動(dòng)企業(yè)辦公室管理信息化、數(shù)字化。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代背景下，建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，要求建筑企業(yè)轉(zhuǎn)變管理方式，由粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)降本增效，提高建筑企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。在行政管理精細(xì)化工作中，要求辦公室發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，以部門(mén)職責(zé)和崗位職責(zé)為切入點(diǎn)，合理設(shè)置精細(xì)化管理目標(biāo)，制定切實(shí)可行的精細(xì)化管理措施，建立健全行政管理精細(xì)化保障體系，促進(jìn)建筑企業(yè)行政管理工作高質(zhì)量發(fā)展。