淺談高校固定資產(chǎn)清查的組織開展與實施對策*――以H高校為例

李 濤 袁穎丹李 蕙

1.湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 長沙；2.湘南學(xué)院 湖南 郴州

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)實力的不斷增強，國家對高校固定資產(chǎn)的投入也呈爆炸式增長如何科學(xué)管理固定資產(chǎn)、實現(xiàn)固定資產(chǎn)的保值增值，已成為高校管理的又一重大課題。高校要實現(xiàn)固定資產(chǎn)的保值增值，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大使用效益，首先得從全面摸清家底、定期開展固定資產(chǎn)清查盤點開始。本文以湖南省H高校為例，分析探討高校固定資產(chǎn)清查盤點的組織開展與實施對策。

一、H高校固定資產(chǎn)清查盤點的開展與實施

1.H高校基本情況

H高校為湖南省省屬普通高校，固定資產(chǎn)規(guī)模近10億，2018—2020年固定資產(chǎn)增量情況如表1。

表1 2018—2020年固定資產(chǎn)增量情況統(tǒng)計表

2018—2020年H高校累計增加固定資產(chǎn)數(shù)量為37181臺/件/套，數(shù)量年均增長40.80%，增加金額為14657.85萬元，金額年均增長23.44%，固定資產(chǎn)規(guī)模無論從數(shù)量上還是投入的資金上都呈逐年擴(kuò)大的趨勢。

2.H高校資產(chǎn)清查盤點的基本情況

（1）2016年4—7月，H高校根據(jù)《湖南省財政廳關(guān)于開展2016年全省行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作的通知》（湘財資〔2016〕2號）通知精神，由學(xué)校國資部門牽頭，組織開展了一次全面資產(chǎn)清查，對全校固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、在建工程、對外投資等資產(chǎn)情況進(jìn)行了全面清查盤點，為該校固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)運行建立了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。從此次清查盤點開始，H高校國資管理部門按照要求，每年年度終了前，由國資管理部門組織進(jìn)行一次固定資產(chǎn)全面清查盤點。

（2）H高校固定資產(chǎn)清查工作分為準(zhǔn)備階段、實施階段與清理規(guī)范階段。其內(nèi)容和步驟如下：一是準(zhǔn)備階段。H高校擬定固定資產(chǎn)清查通知，明確清查范圍為通用設(shè)備；專用設(shè)備；房屋及構(gòu)筑物；家具、用具、裝具及動植物；文物和陳列品；圖書、檔案，確定了清查盤點的基準(zhǔn)日。二是實施階段。H高校各部門采取自查的方式進(jìn)行清查盤點，并將清查盤點情況報資產(chǎn)管理部門。三是清理規(guī)范階段。H高校各部門對資產(chǎn)變動情況進(jìn)行及時變更，對未粘貼條碼的固定資產(chǎn)進(jìn)行補打條碼以及粘貼條碼，資產(chǎn)管理部門收集、整理清查盤點資料。

二、H高校固定資產(chǎn)清查的主要問題

1.階段任務(wù)細(xì)化不夠

固定資產(chǎn)清查按實施過程可分為清查準(zhǔn)備階段、清查實施階段和清理規(guī)范階段，從H高校固定資產(chǎn)清查盤點的組織實施來看，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）準(zhǔn)備階段，“上熱下冷”現(xiàn)象突出。一是清查通知代替清查方案。從H高校來看，資產(chǎn)管理部門雖擬定了年度固定資產(chǎn)清查通知，但沒有制定好詳細(xì)的清查方案，導(dǎo)致清查盤點后續(xù)工作不深不細(xì)，清查盤點存在流于形式的風(fēng)險。二是清查工作不嚴(yán)謹(jǐn)，組織零散。清查前，各相關(guān)部門在未進(jìn)行充分溝通的情況下，臨時“搭班子”，組建了一個由學(xué)校多部門人員組成的清查小組，結(jié)果人浮于事，清查小組很多成員沒有實際參與到清查過程中來，清查小組形同虛設(shè)。三是清查宣傳及業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺失。資產(chǎn)清查是提高師生資產(chǎn)管理意識的一個很好的切入點，宣傳有利于強化人人參與資產(chǎn)清查的熱情，從宣傳動員到組織實施再到清查總結(jié)，整個清查過程是強化教職工“主人翁”意識的有效途徑，而培訓(xùn)是搞好清查盤點的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。H高校固定資產(chǎn)清查前，未在全校開展清查發(fā)動與宣傳，也未對清查專業(yè)隊伍進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)清查人員參與度低，清查效率不高。

（2）實施階段，抽查復(fù)查缺位。H高校采取各部門自查的方式，進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點，資產(chǎn)管理部門沒有組織相關(guān)專業(yè)人員或委托社會中介機構(gòu)對各部門上報清查數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查與復(fù)查，這樣一來，各部門是否真實、準(zhǔn)確、客觀地反映本部門的固定資產(chǎn)情況，完全依賴于各部門的行動自覺，從H高校歷年資產(chǎn)清查情況來看，清查效果沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，清查往往流于形式。

（3）清理規(guī)范階段，跟蹤處理不到位。對固定資產(chǎn)清查盤點出的損溢情況，H高校雖進(jìn)行了歸檔整理，但未對資產(chǎn)損溢情況進(jìn)行認(rèn)真核實，無后續(xù)處理意見，導(dǎo)致老問題沒解決，新問題成老問題，問題越積越多。

2.職責(zé)不明，缺乏監(jiān)督

固定資產(chǎn)清查盤點沒有列明清查責(zé)任，對清查的獎懲流于形式，整個清查過程缺乏有效監(jiān)督。一是高校部分部門負(fù)責(zé)人及清查人員作為部門固定資產(chǎn)清查主體，對資產(chǎn)清查的重要性認(rèn)識不足，清查時敷衍了事，資產(chǎn)清查不徹底不到位的情況時有發(fā)生；二是H高校在清查通知中雖有提到獎懲，但沒有建立明確的資產(chǎn)清查獎懲制度，對清查做得好的部門沒進(jìn)行相應(yīng)獎勵，對清查工作不認(rèn)真的部門和人員沒有進(jìn)行處罰，導(dǎo)致獎懲流于形式；三是清查過程中，資產(chǎn)管理部門與監(jiān)察審計部門忽視對各部門固定資產(chǎn)清查的全程監(jiān)督與事后問責(zé)。

3.存在“前清后亂”和“清管兩層皮”現(xiàn)象

H高校資產(chǎn)管理與預(yù)算管理結(jié)合不緊密，未建立起完善的激勵和約束機制，存在“前清后亂”和“清管兩層皮”現(xiàn)象。一是資產(chǎn)管理與預(yù)算管理嚴(yán)重脫節(jié)，高校各部門在沒有經(jīng)過可行性分析的情況下，盲目上報部門年度預(yù)算，造成資產(chǎn)配置缺乏科學(xué)性、重復(fù)配置、配置不符合教學(xué)與科研要求等問題時有發(fā)生，是導(dǎo)致部分資產(chǎn)閑置與事業(yè)性經(jīng)費浪費的源頭；二是資產(chǎn)日常管理制度不健全，再加之教職工資產(chǎn)管理意識淡薄，平時不關(guān)注資產(chǎn)，只有年度資產(chǎn)清查時才有所重視，以至于出現(xiàn)清查時資產(chǎn)管理較正規(guī)，清查完后又立馬混亂的情況。分析原因，資產(chǎn)清查與資產(chǎn)日常管理結(jié)合不緊密，是導(dǎo)致資產(chǎn)管理“前清后亂”“清管兩層皮”現(xiàn)象的罪魁禍?zhǔn)祝@種現(xiàn)象周而復(fù)始，已成為資產(chǎn)管理的頑疾。

4.人工清查，效率低下

清查過程依然是傳統(tǒng)操作模式，手工標(biāo)記，對照固定資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實地盤點資產(chǎn)，不僅耗費大量人力物力，且時間跨度長，清查效率低。

三、改進(jìn)高校固定資產(chǎn)清查盤點的對策

1.細(xì)化階段任務(wù)，明確任務(wù)內(nèi)容

（1）準(zhǔn)備階段。一是研究制定清查方案。成立固定資產(chǎn)清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組。高校應(yīng)建立由國資部門、財務(wù)部門、基建部門、后勤部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員組成的資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全校資產(chǎn)清查的領(lǐng)導(dǎo)和實施工作。學(xué)校各部門要積極配合開展專項檢查和核查，確保資產(chǎn)賬實相符。方案內(nèi)容包括工作原則、工作目標(biāo)、清查基準(zhǔn)日、清查范圍、工作方法、工作內(nèi)容及步驟等。二是積極開展清查宣傳，做好資產(chǎn)清查動員，加強清查人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保清查工作順利開展，按質(zhì)按量完成清查任務(wù)。

（2）實施階段。一是高校各部門自查。根據(jù)《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實管理辦法》（財資[2016]1號）的規(guī)定要求，各部門對其占有使用的固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查。自查工作完成后，各部門將固定資產(chǎn)清查自查工作材料報送學(xué)校資產(chǎn)管理部門。其中，電子材料與紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)包括本部門固定資產(chǎn)清查盤點表（固定資產(chǎn)賬實相符表、固定資產(chǎn)損溢表）和資產(chǎn)清查工作報告等，資產(chǎn)清查盤點表詳見表2、表3、表4。二是學(xué)校資產(chǎn)管理部門對各部門固定資產(chǎn)清查結(jié)果進(jìn)行審核。必要時可結(jié)合工作需要組織相關(guān)專業(yè)人員或委托社會中介機構(gòu)，對學(xué)校資產(chǎn)清查核實結(jié)果進(jìn)行檢查或抽查。

表2 固定資產(chǎn)清查盤點表（賬實相符表）

表3 固定資產(chǎn)清查盤點表（盤虧表）

表4 固定資產(chǎn)清查盤點表（盤盈表）

（3）清理規(guī)范階段。一是高校的固定資產(chǎn)清查數(shù)、財務(wù)會計固定資產(chǎn)決算數(shù)、同年度資產(chǎn)年報數(shù)要進(jìn)行一一核對。二是固定資產(chǎn)清查核實后，應(yīng)建立健全賬卡，確保固定資產(chǎn)“一物一卡一條碼”，并完善資產(chǎn)動態(tài)管理系統(tǒng)相關(guān)資產(chǎn)信息。三是針對資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，必要時資產(chǎn)管理部門可結(jié)合工作需要，委托第三方機構(gòu)進(jìn)行專項審計或復(fù)核。四是出現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈盤虧的，應(yīng)當(dāng)查明原因，并予以說明，隨同清查結(jié)果一并履行審批程序，按照財務(wù)、會計和資產(chǎn)管理制度有關(guān)規(guī)定以及審批結(jié)果，及時調(diào)整臺賬信息，進(jìn)行會計處理，做到賬實相符和賬賬相符。

2.嚴(yán)肅清查紀(jì)律，加強過程督導(dǎo)

清查工作應(yīng)如實客觀反映固定資產(chǎn)日常管理情況以及存在的相關(guān)問題，不得弄虛作假，若委托第三方機構(gòu)進(jìn)行清查工作，不得干預(yù)其依法執(zhí)業(yè)。對于清查過程中出現(xiàn)的違規(guī)違法行為，按照相關(guān)法律法規(guī)處理，因資產(chǎn)使用人、管理人原因造成資產(chǎn)毀損、滅失的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)責(zé)任。與此同時，資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強固定資產(chǎn)清查工作的監(jiān)督指導(dǎo)，及時掌握清查工作的進(jìn)展情況，資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)對全校固定資產(chǎn)清查工作情況予以通報，并組織監(jiān)督檢查。

3.實現(xiàn)動態(tài)管理，完善相關(guān)機制

建立完整的高校固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，對資產(chǎn)變動情況及時更新、按時上報，實現(xiàn)信息化條件下固定資產(chǎn)的動態(tài)管理，并建立和完善資產(chǎn)管理與預(yù)算管理有效結(jié)合的管理辦法，制定相應(yīng)的激勵和約束機制，防止出現(xiàn)“前清后亂”和“清管兩層皮”現(xiàn)象。

4.利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，探索資產(chǎn)盤點新路徑

在物聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，充分運用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)來實現(xiàn)固定資產(chǎn)的快速清查與盤點，確保清查盤點科學(xué)、準(zhǔn)確、充分，既節(jié)省了大量的人力與財力，也能大大提高清查的效率。

高校固定資產(chǎn)清查盤點，對全面摸清家底，真實、完整地反映高校固定資產(chǎn)狀況，加強高校國有資產(chǎn)監(jiān)督管理，促進(jìn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理與財務(wù)管理有機結(jié)合，并為編制財務(wù)年度預(yù)算、加強資產(chǎn)收益管理創(chuàng)造了有利條件。下一步，將從如何搞好資產(chǎn)年報上報工作，實現(xiàn)資產(chǎn)年報真實、準(zhǔn)確、客觀地反映高校資產(chǎn)狀況做較為深入的研究。