PDCA循環(huán)在公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理中的應(yīng)用

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 孫曉霜；濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院康復(fù)醫(yī)學(xué)院 高尚(通訊作者）

公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作歷來受到黨中央、國務(wù)院的高度重視，新的歷史時(shí)期對公立醫(yī)院黨建有著一系列新的要求。黨支部作為醫(yī)院黨組織開展工作的基本單元，在貫徹執(zhí)行上級黨組織安排部署、做好支部內(nèi)黨員管理教育、落實(shí)“三會(huì)一課”等組織生活制度的過程中必然形成大量內(nèi)容豐富、形式多樣、具有較高保存價(jià)值的檔案材料。這些檔案材料是黨支部黨建工作的真實(shí)記錄和重要載體。以黨的建設(shè)引領(lǐng)醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)黨的建設(shè)與醫(yī)院發(fā)展深度融合，需要這些黨建檔案提供翔實(shí)史料和參考依據(jù)。將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于黨支部黨建檔案管理工作中，有利于優(yōu)化黨支部黨建檔案管理流程，有效提高黨建檔案質(zhì)量，對全面提升公立醫(yī)院基層黨建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)水平具有重要意義。

一、公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理的重要性

在深化體制改革和全面從嚴(yán)治黨的大環(huán)境下，公立醫(yī)院基層黨建工作應(yīng)全面加強(qiáng)。一套系統(tǒng)、完整的黨建檔案能夠充分說明黨支部在組織建設(shè)、制度建設(shè)、組織生活、黨員管理、評先選優(yōu)、考核評價(jià)、陣地建設(shè)等各方面是否真正做到科學(xué)謀劃、流程規(guī)范、形式創(chuàng)新。因此對黨支部黨建檔案進(jìn)行科學(xué)化、制度化管理，能夠有效提高醫(yī)院黨支部標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)水平，切實(shí)提升醫(yī)院基層黨建組織力，提高黨建工作效率。

二、公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來，曾普遍存在于公立醫(yī)院各級黨組織的“重業(yè)務(wù)、輕黨建”思想已逐步得以轉(zhuǎn)變，基層黨建力量不斷增強(qiáng)，多數(shù)黨支部能夠嚴(yán)肅認(rèn)真地開展黨建工作，積極創(chuàng)新黨建活動(dòng)形式，嚴(yán)格落實(shí)上級黨組織安排部署、黨員教育活動(dòng)和“三會(huì)一課”、主題黨日等組織生活制度。然而目前，公立醫(yī)院黨支部黨建檔案制度建設(shè)仍有待完善，跟蹤檢查機(jī)制還不健全，檔案移交手續(xù)不夠嚴(yán)格，對黨建檔案管理人員的培訓(xùn)教育也不到位，在實(shí)際工作中，有些黨支部由于缺乏歸檔意識，在開展組織活動(dòng)過程中沒有及時(shí)留存紙質(zhì)材料和影像資料，忽略了資料的歸檔工作，導(dǎo)致黨建檔案不夠完整；有些黨支部即便具備足夠的歸檔意識，卻因?yàn)檎J(rèn)識不足，無法準(zhǔn)確判斷活動(dòng)過程中產(chǎn)生的一系列材料哪些需要?dú)w檔，導(dǎo)致黨建檔案不夠規(guī)范；有些黨支部能夠做到及時(shí)、完整地歸檔，但在黨建檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)未能認(rèn)真做好移交工作，導(dǎo)致部分資料遺失，黨建檔案歸檔不連續(xù)。

此外，公立醫(yī)院黨支部的黨建檔案管理工作多由本支部內(nèi)醫(yī)療、醫(yī)技、護(hù)理或行政管理人員兼職負(fù)責(zé)，缺乏系統(tǒng)的黨建檔案管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是臨床科室人員，由于業(yè)務(wù)工作繁忙，對黨建檔案的收集、存檔工作往往只能利用閑暇時(shí)間匆忙進(jìn)行，對黨務(wù)工作內(nèi)容把握不清、分類不細(xì)，對黨建檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)要求熟悉不夠、了解不深，無法真正嚴(yán)格按照科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)、規(guī)范的原則從年度、來源、內(nèi)容等方面對不同類別、不同形式、不同級別的黨建資料進(jìn)行細(xì)致準(zhǔn)確地分類歸檔，導(dǎo)致在黨支部黨建活動(dòng)過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案材料得不到及時(shí)收集、系統(tǒng)歸納、規(guī)范留存，使其信息價(jià)值大打折扣。

三、PDCA理論概述

世界著名質(zhì)量管理專家戴明博士提出的PDCA循環(huán)（又稱“質(zhì)量環(huán)”或“戴明環(huán)”）由Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）、Act（處理）四個(gè)階段組成。其作為全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的一套科學(xué)的工作程序，能夠使任何一項(xiàng)工作合乎邏輯從而有效進(jìn)行，使工作質(zhì)量和工作效率在一次次循環(huán)中不斷推進(jìn)、穩(wěn)步提升。具體而言，PDCA是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的閉環(huán)，周而復(fù)始、螺旋上升（如圖1所示）：在計(jì)劃階段（P），分析現(xiàn)實(shí)情況，找到問題原因，確認(rèn)主要因素，設(shè)定目標(biāo)計(jì)劃；在實(shí)施階段（D），依據(jù)計(jì)劃布局，執(zhí)行具體操作，確保實(shí)施進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)；在檢查階段（C），對標(biāo)目標(biāo)設(shè)定，檢查執(zhí)行情況，明確實(shí)施效果，反饋存在的問題；在處理階段（A），固化成功經(jīng)驗(yàn)，剖析問題原因，修訂目標(biāo)計(jì)劃，進(jìn)入下一循環(huán)。

圖1 PDCA循環(huán)及上升示意圖

PDCA循環(huán)并非原地踏步的單一循環(huán)模式，其每一次循環(huán)都應(yīng)針對現(xiàn)行情況解決部分問題，達(dá)到一定效果，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提出新的目標(biāo)，在一個(gè)更高的層面上再次循環(huán)、再有提高。在這樣不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中，“計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理”四階段是一個(gè)完整、統(tǒng)一、連續(xù)的有機(jī)整體，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。其中“處理階段”尤為重要，通過對失敗教訓(xùn)的及時(shí)總結(jié)和對優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的肯定推廣，使管理工作在下一循環(huán)中避免出現(xiàn)重復(fù)的錯(cuò)誤，確保質(zhì)量管理全過程有效持續(xù)推進(jìn)。

四、PDCA循環(huán)在公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理中的應(yīng)用

（一）計(jì)劃階段（Plan）。本階段旨在為醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作的開展制定質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)。在充分分析工作現(xiàn)狀的情況下，找到各黨支部普遍存在的典型問題和個(gè)別存在的重點(diǎn)問題，提出應(yīng)對策略，從而使醫(yī)院各黨支部在開展黨建活動(dòng)的過程中產(chǎn)生的相關(guān)具有價(jià)值的材料得到有效收集與保管。就目前公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作而言，普遍存在檔案管理制度不完善、追蹤檢查機(jī)制不健全、移交手續(xù)執(zhí)行不嚴(yán)格、管理人員培訓(xùn)不到位等問題。醫(yī)院首先應(yīng)完善基層黨建檔案管理制度，由各黨支部指定專人負(fù)責(zé)本支部黨建檔案管理工作，制定相應(yīng)的人員培訓(xùn)計(jì)劃和年度歸檔計(jì)劃，列出標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的黨建資料存檔目錄和要求。

（二）執(zhí)行階段（Do）。本階段要求在明確計(jì)劃任務(wù)的情況下制定出工作實(shí)施方案，并嚴(yán)格按照方案執(zhí)行。各黨支部黨建檔案管理人員確定后，醫(yī)院應(yīng)積極開展線上或線下的黨務(wù)知識培訓(xùn)，定期或不定期召開基層黨組織黨建工作交流會(huì)，引導(dǎo)黨建檔案管理人員樹立正確的管理意識，提高其檔案管理專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力；針對黨支部黨建資料存檔目錄中列出的各項(xiàng)內(nèi)容（包括：黨支部花名冊、支部相關(guān)制度、“三會(huì)一課”材料、主題黨日活動(dòng)材料、發(fā)展黨員選票、評先選優(yōu)材料、黨組織書記履行全面從嚴(yán)治黨責(zé)任和抓基層黨建述職評議考核材料、組織生活會(huì)材料、黨支部年度工作總結(jié)和工作計(jì)劃、基層黨組織黨費(fèi)收繳臺賬等）給出清晰的存檔標(biāo)準(zhǔn)和參考模板，對黨支部“三會(huì)一課”、主題黨日等組織生活的開展、記錄工作提出明確要求，確保檔案材料在形成過程中系統(tǒng)、規(guī)范、準(zhǔn)確。各黨支部黨建檔案管理人員要積極參與相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，熟練掌握存檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)整理填充黨支部黨建活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)材料，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行及時(shí)有效歸檔，做到黨建檔案分類準(zhǔn)確、材料齊全、編排有序。

（三）檢查階段（Check）。本階段對實(shí)施階段各項(xiàng)工作的執(zhí)行效果進(jìn)行檢查與評估，對執(zhí)行進(jìn)度予以監(jiān)督，及時(shí)統(tǒng)計(jì)匯總黨建檔案管理工作質(zhì)量達(dá)標(biāo)情況和工作過程中產(chǎn)生的問題。醫(yī)院可依托“黨建查房”等相關(guān)制度的建立，將黨建檔案存檔及管理情況列為黨委領(lǐng)導(dǎo)班子成員到各黨支部進(jìn)行黨建工作指導(dǎo)檢查的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，嚴(yán)肅認(rèn)真記錄檢查過程中挖掘出的工作亮點(diǎn)和問題，列出相應(yīng)整改措施。同時(shí)，定期對各黨支部“三會(huì)一課”、主題黨日等組織生活的開展、記錄等情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查，制定督導(dǎo)檢查問題清單，詳細(xì)列出各黨支部存在的開展不及時(shí)、記錄不規(guī)范、材料不完整等問題，及時(shí)反饋給各黨支部書記和黨建檔案管理人員，并作為“黨建查房”等工作的重要參考。

（四）處理階段（Act）。本階段對檢查結(jié)果進(jìn)行分析，并與第一階段所制定的黨支部黨建檔案管理質(zhì)量方針目標(biāo)進(jìn)行對比，確認(rèn)目標(biāo)完成情況。要將好的經(jīng)驗(yàn)做法標(biāo)準(zhǔn)化，在各黨支部黨建檔案管理工作中推廣應(yīng)用；對于檢查過程中未能立行立改的問題，及時(shí)到各黨支部進(jìn)行跟蹤檢查，督促整改落實(shí)；重點(diǎn)剖析各黨支部黨建檔案管理工作中普遍存在的共性問題，探究原因、尋找對策，如確實(shí)與當(dāng)前制度要求和目標(biāo)設(shè)定不契合，則將問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，通過制度完善和目標(biāo)修訂，推動(dòng)醫(yī)院基層黨建檔案管理工作穩(wěn)步提升。此外，醫(yī)院要注重對各黨支部黨建檔案管理人員的持續(xù)培訓(xùn)，不斷豐富其黨務(wù)知識儲備，加強(qiáng)對檔案管理新方法、新規(guī)定的學(xué)習(xí)，并結(jié)合第三階段檢查情況有針對性地為其答疑解惑，促使檔案管理工作的質(zhì)量與效率顯著提升。

五、PDCA循環(huán)的應(yīng)用成效與思考

在PDCA循環(huán)過程中，檔案管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)黨支部黨建檔案在收集、整理時(shí)存在的問題，立行立改、舉一反三，嚴(yán)把“入口關(guān)”，有效保證黨支部黨建檔案資料的歸檔質(zhì)量；通過完善制度、落實(shí)責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)培訓(xùn)，幫助黨支部黨建檔案管理人員樹立正確的檔案觀，提高認(rèn)識、強(qiáng)化意識、掌握常識，在檔案日常管理中做好黨建檔案資料查閱使用的記錄和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的登記，避免出現(xiàn)移交漏洞，有效提高黨支部黨建檔案管理的規(guī)范程度；通過對黨支部黨建檔案管理工作的定期或不定期督導(dǎo)檢查和干預(yù)整改，將一個(gè)循環(huán)周期內(nèi)沒能得到解決的問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展思路、基層黨建工作要求以及文書檔案管理特點(diǎn)，有效推動(dòng)黨支部黨建檔案管理質(zhì)量和水平的持續(xù)提升。

PDCA循環(huán)是檔案管理的重要工具，能夠使檔案管理工作更具條理化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。但在實(shí)際開展公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作時(shí)，還是要充分做好這一質(zhì)量管理工具的應(yīng)用把握，避免因?yàn)殡A段化、流程化的工作而產(chǎn)生慣性思維，忽略對檔案管理人員主觀能動(dòng)性的充分發(fā)揮，忽略對檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)新要求的跟進(jìn)學(xué)習(xí)。

六、結(jié)語

黨支部黨建檔案作為公立醫(yī)院基層黨建工作的重要載體，是公立醫(yī)院基層黨組織標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分。建立健全系統(tǒng)規(guī)范的黨建檔案資料，對于黨支部總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開展工作具有重要指導(dǎo)作用，有助于推動(dòng)基層黨建工作持續(xù)創(chuàng)新、不斷突破、更具特色，實(shí)現(xiàn)基層黨組織全面進(jìn)步。將PDCA循環(huán)理念引入公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作中，運(yùn)用科學(xué)的方法不斷優(yōu)化管理流程、完善管理制度、提高管理的質(zhì)量和效率，能夠促使黨支部的黨建檔案管理工作盡快步入良性循環(huán)，切實(shí)提高公立醫(yī)院基層黨建檔案管理工作的整體水平。