新時(shí)期社會(huì)救助中心電子檔案管理的優(yōu)化研究

文/山東省海陽(yáng)市烈士陵園管理服務(wù)中心 李宏偉

社會(huì)救助中心電子檔案是民生檔案不可缺少的一部分，《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見(jiàn)》指出，社會(huì)救助檔案與我國(guó)社會(huì)福利保障存在密切的聯(lián)系。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理比較繁瑣、枯燥，且會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力，大量的紙質(zhì)檔案也不利于環(huán)境保護(hù)。因此，檔案管理亟須進(jìn)行改革。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理慢慢由傳統(tǒng)人工模式向著信息化模式改變，有利于提升檔案管理效率。新時(shí)期社會(huì)救助中心開(kāi)展電子檔案管理工作，有利于快速、準(zhǔn)確地收集、查詢、管理資料，在一定程度上提升檔案管理效率。但針對(duì)電子檔案管理面臨的問(wèn)題，社會(huì)救助中心要給予充分的重視，在有效解決相關(guān)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，促使電子檔案管理工作順利實(shí)施。

一、社會(huì)救助中心電子檔案分類(lèi)

社會(huì)救助中心檔案管理工作與民生存在密切的聯(lián)系，也是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵。社會(huì)救助中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升對(duì)檔案管理工作的重視度，建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理工作順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。社會(huì)救助中心檔案依據(jù)不同的分類(lèi)，主要?jiǎng)澐秩缦拢?.文書(shū)檔案。按慈善總會(huì)、辦公室兩組分類(lèi)管理，按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分紙質(zhì)和電子兩類(lèi)進(jìn)行歸檔管理。2.業(yè)務(wù)檔案。（1）資金募集檔案：主要是一些募集備案、捐贈(zèng)合同、捐贈(zèng)明細(xì)、捐贈(zèng)公示等資料，按照規(guī)定分紙質(zhì)和電子兩類(lèi)進(jìn)行保管。（2）慈善救助檔案：根據(jù)救助項(xiàng)目不同分類(lèi)進(jìn)行管理。每一個(gè)救助項(xiàng)目單獨(dú)歸檔管理，包括開(kāi)展救助活動(dòng)的相關(guān)文件、活動(dòng)圖片、活動(dòng)情況記錄、活動(dòng)情況公示等資料及申請(qǐng)人的救助申請(qǐng)相關(guān)表格、身份戶口證明、醫(yī)院診斷證明、醫(yī)藥費(fèi)單據(jù)、受災(zāi)情況證明、家庭貧困情況說(shuō)明及救助金發(fā)放明細(xì)等相關(guān)資料，按照規(guī)定分為紙質(zhì)和電子檔案保管。目前，救助檔案電子檔只是分年度按制式表格對(duì)被救助對(duì)象、被救助單位的基本信息、困難情況及救助金額進(jìn)行歸檔整理，對(duì)其他紙質(zhì)材料沒(méi)有掃描歸檔。另外，針對(duì)孤兒困境兒童創(chuàng)新設(shè)立電子信息庫(kù)，由愛(ài)心人士從信息庫(kù)中選擇預(yù)資助對(duì)象并一對(duì)一進(jìn)行長(zhǎng)期資助，慈善總會(huì)對(duì)捐贈(zèng)者及受益人的資料分紙質(zhì)和電子兩類(lèi)按規(guī)定予以歸檔。不在救助項(xiàng)目?jī)?nèi)的臨時(shí)性救助或定向救助檔案單獨(dú)進(jìn)行管理。包括救助活動(dòng)的相關(guān)文件、活動(dòng)圖片、活動(dòng)情況記錄等資料及救助申請(qǐng)、救助金發(fā)放公示表、發(fā)放明細(xì)、救助金使用情況明細(xì)等資料。電子歸檔情況也只是分年度、按制式表格對(duì)被救助對(duì)象、被救助單位的基本信息、困難情況及救助金額進(jìn)行歸檔整理，對(duì)其他紙質(zhì)材料沒(méi)有掃描歸檔。（3）志愿服務(wù)檔案：慈善總會(huì)有關(guān)志愿服務(wù)的相關(guān)文件及重大活動(dòng)資料、活動(dòng)總結(jié)等分紙質(zhì)和電子兩類(lèi)按有關(guān)規(guī)定歸檔。多個(gè)志愿隊(duì)的檔案管理劃分為兩部分：第一部分由慈善總會(huì)保管。按不同志愿服務(wù)隊(duì)進(jìn)行分組管理，其中每一個(gè)志愿隊(duì)的紙質(zhì)檔案中包括該隊(duì)的成立申請(qǐng)相關(guān)資料、每名志愿者的入會(huì)申請(qǐng)相關(guān)資料、志愿隊(duì)的重大服務(wù)活動(dòng)情況記錄、志愿隊(duì)的季度年度活動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表等資料。目前慈善總會(huì)電子檔案只對(duì)每個(gè)志愿隊(duì)的志愿者數(shù)量及每名志愿者的基本信息、每人每年服務(wù)時(shí)長(zhǎng)、總服務(wù)時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行電子檔案管理。第二部分由各志愿隊(duì)自行管理。由慈善總會(huì)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各志愿隊(duì)自行保管本隊(duì)的成立資料、志愿者的基本信息資料、入隊(duì)申請(qǐng)資料及本隊(duì)月、季、年服務(wù)活動(dòng)記錄資料等的歸檔管理。

二、社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。社會(huì)救助中心開(kāi)展電子檔案管理時(shí)，要選聘高素質(zhì)的專業(yè)人才，重視優(yōu)化管理工作，并非只是掌握計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的流程。從新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)可知，雖然引入現(xiàn)代化的設(shè)備，但因多數(shù)檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平不高、缺少?gòu)?fù)合型人才，依然無(wú)法充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

（二）電子檔案缺少資金支持。由于社會(huì)救助中心檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺少資金支持，使其在硬件設(shè)施方面的投入不足，導(dǎo)致電子檔案管理效率明顯下降。社會(huì)救助中心電子檔案管理如果想要高效率開(kāi)展管理，先進(jìn)的硬件設(shè)備是重要的保證，如：掃描儀、復(fù)印機(jī)等。

（三）電子檔案安全不足。社會(huì)救助中心個(gè)別部門(mén)缺少規(guī)范的電子文件管理制度，導(dǎo)致電子檔案管理中受到安全問(wèn)題的干擾。部分工作人員在電腦上起草重要的檔案，存儲(chǔ)重要的數(shù)據(jù)，缺少安全意識(shí)。有些工作人員擅自把涉密計(jì)算機(jī)與陌生網(wǎng)絡(luò)相連；有些人員隨意拷貝涉密電子文件；有些人員在涉密、非涉密計(jì)算機(jī)上交叉應(yīng)用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；有些人員利用郵箱傳送涉密電子文件，上述情況均是導(dǎo)致電子檔案泄密的安全隱患。因軟件開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)、維護(hù)水平存在差異，檔案管理軟件實(shí)際運(yùn)行中會(huì)遭到計(jì)算機(jī)病毒攻擊、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，使得電子檔案面臨復(fù)制、盜取等安全問(wèn)題。

（四）電子檔案歸檔方面的問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文件為主，待文件形成后立卷，再交由檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔，通常一年歸檔一次。社會(huì)救助中心電子檔案通過(guò)擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，支持在磁盤(pán)上修改，完成后存儲(chǔ)至信息數(shù)據(jù)中。因其具有特殊的生成環(huán)境，電子檔案歸檔時(shí)間、質(zhì)量要求較高，已經(jīng)不能根據(jù)傳統(tǒng)的歸檔制度操作，因此要注意結(jié)合電子檔案特點(diǎn)，制定合理的歸檔制度。

（五）管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。目前，社會(huì)救助中心檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，個(gè)別年紀(jì)較大的管理人員適應(yīng)能力不佳，出現(xiàn)不熟練、不精通等情況，難以掌握電子檔案分類(lèi)、歸檔等工作，進(jìn)而影響電子檔案管理效率。

（六）缺少完善的管理制度。對(duì)社會(huì)救助中心檔案管理而言，缺少健全的管理會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，進(jìn)而影響檔案管理效率。我國(guó)部分社會(huì)救助中心電子檔案管理制度按照紙質(zhì)材料制定，會(huì)影響電子檔案的穩(wěn)定性、安全性，嚴(yán)重情況下會(huì)導(dǎo)致社會(huì)救助中心檔案數(shù)據(jù)發(fā)生泄露的情況。

三、社會(huì)救助中心電子檔案管理優(yōu)化對(duì)策

（一）提升電子檔案管理意識(shí)。想要提高社會(huì)救助中心電子檔案管理的規(guī)范性，必須增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，促使領(lǐng)導(dǎo)、管理者等真正意識(shí)到檔案管理的重要性。此外，還必須加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)宣傳工作，促使社會(huì)救助中心檔案管理更嚴(yán)謹(jǐn)，依據(jù)管理制度落實(shí)檔案管理各項(xiàng)工作，從而提高檔案管理人員的積極性。在此基礎(chǔ)上，還要?jiǎng)訂T全部檔案管理人員參與檔案收集工作，確保檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性。

（二）加大電子檔案管理信息化發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)救助中心仍使用傳統(tǒng)的管理技術(shù)及設(shè)備難以達(dá)到行業(yè)發(fā)展需要。但因每年社會(huì)救助中心用于檔案建設(shè)的資金有限，難以滿足新時(shí)期檔案管理工作需要。電子檔案管理要想滿足新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求，包含檔案收集、自動(dòng)編排等功能，其實(shí)現(xiàn)流程見(jiàn)圖1。對(duì)社會(huì)救助中心電子檔案管理工作，國(guó)家及社會(huì)各單位均要給予重視，撥付相應(yīng)的資金。不得不說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)資金投入最后會(huì)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。如果缺少經(jīng)費(fèi)的支持，不單信息管理系統(tǒng)無(wú)法建立及維護(hù)，檔案管理者薪酬水平也無(wú)法得到提升。社會(huì)救助中心電子檔案管理想要更好地發(fā)展，必須增加硬件方面的投入，重視更新電子檔案管理所用軟硬件，配齊復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、自動(dòng)打印機(jī)等，方可滿足新時(shí)期電子檔案管理工作的各項(xiàng)要求。此外，社會(huì)救助中心想要轉(zhuǎn)變以往“重藏輕管”的理念，應(yīng)重視這一單位檔案“利用”性質(zhì)，建立社會(huì)救助工作管理系統(tǒng)，有利于電子檔案管理工作更便捷，也為檔案信息完整性、長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)提供一定的保證，方便后期信息的傳播與共享。

圖1 電子檔案管理實(shí)現(xiàn)流程

（三）重視電子檔案的安全管理。電子檔案具有不可消耗的特點(diǎn)，但受到各種因素的影響，檔案信息極易損壞或者丟失，進(jìn)而對(duì)社會(huì)救助中心檔案管理產(chǎn)生不良影響?；诖?，要加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作，定期做好檔案?jìng)浞?，做好存?chǔ)設(shè)備的檢查、維護(hù)工作，按時(shí)更新軟硬件，保證電子檔案管理軟件及存儲(chǔ)設(shè)備可以正常運(yùn)行。此外，通過(guò)技術(shù)手段做好電子檔案安全管理工作，如：防火墻、數(shù)字簽名技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)等，避免電子文檔受到隨意篡改、非法訪問(wèn)的情況。

（四）制定電子檔案歸檔制度。電子檔案來(lái)源比較廣泛，對(duì)這類(lèi)文檔進(jìn)行收集、歸檔，需要依靠恰當(dāng)?shù)闹贫冗M(jìn)行約束，確保工作人員自動(dòng)做好檔案收集、歸檔工作。如今，社會(huì)救濟(jì)中心電子檔案管理要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等要求開(kāi)展工作。管理人員可依據(jù)不同檔案類(lèi)型開(kāi)展分類(lèi)管理工作，便于查找、存儲(chǔ)文檔，避免檔案發(fā)生丟失、漏缺的情況。對(duì)于不同類(lèi)別的檔案，明確相應(yīng)的歸檔整理方式。首先，社會(huì)救助中心要做好教育與宣傳工作，提升工作人員電子檔案歸檔意識(shí)，確保電子檔案歸檔后得到有效的利用，確保檔案管理工作有序?qū)嵤Ｆ浯?，明確立卷原則，嚴(yán)格按照文件材料形成規(guī)律，確保不同文件間的聯(lián)系，根據(jù)社保檔案各價(jià)值性質(zhì)分類(lèi)，方便開(kāi)展保管及利用。再次，依據(jù)社會(huì)救助中心經(jīng)辦單位文件材料相關(guān)類(lèi)型，明確以件、卷展開(kāi)整理、歸檔的文件材料范圍。最后，按照檔案保存價(jià)值明確長(zhǎng)期、短期、永久的三種保管期限。對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，可通過(guò)硬盤(pán)和外部載體存儲(chǔ)。

（五）提高檔案管理者的專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，社會(huì)救助中心需要根據(jù)檔案管理各項(xiàng)要求，對(duì)檔案管理人員實(shí)施優(yōu)化，從而確保檔案管理團(tuán)隊(duì)年齡結(jié)構(gòu)的合理性。在此基礎(chǔ)上，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，依托不同門(mén)類(lèi)、多層次培訓(xùn)體系，采用不同形式、多渠道的培訓(xùn)方法，逐步完善檔案管理者的知識(shí)體系，真正意義上提高檔案管理人員的專業(yè)能力，爭(zhēng)取打造一支素質(zhì)過(guò)硬、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程中，要確保在崗人員具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理人員的責(zé)任感，打造一個(gè)專業(yè)的管理氛圍。日常開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，必須積極組織相關(guān)人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，組織檔案管理者學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，依托交流學(xué)習(xí)、汲取檔案管理經(jīng)驗(yàn)。此外，社會(huì)救助中心也要加大宣傳和推廣工作，提升各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合度，有利于提高檔案資源收集、管理效率，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

（六）建立完善的電子檔案管理體系。社會(huì)救助中心加強(qiáng)電子檔案管理，有利于管理人員開(kāi)展信息收集、查詢、管理等操作，促使管理效率得到提高。而一套科學(xué)、完善的制度作為保障電子檔案管理工作順利實(shí)施的前提條件，要求社會(huì)救助中心根據(jù)電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)范，與社會(huì)救助中心實(shí)際狀況相結(jié)合，制定相應(yīng)的電子檔案管理體系，促使電子檔案管理、歸檔等流程更規(guī)范，使檔案管理工作真正意義上實(shí)現(xiàn)有章可循。對(duì)于已審查完成的電子文檔統(tǒng)一收集，必須產(chǎn)生與之對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，對(duì)于紙質(zhì)文件開(kāi)展集中核查，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案相一致。除此以外，社會(huì)救助中心需要逐步規(guī)范電子檔案管理所用軟件及平臺(tái)，確保電子檔案管理的便捷性、穩(wěn)定性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)救助中心要想提升電子檔案管理效率，必須重視出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)上述問(wèn)題制定合理的優(yōu)化策略，從而提升電子檔案管理力度?；诖耍恼律钊敕治隽松鐣?huì)救助中心電子檔案管理面臨的問(wèn)題，提出與之對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略，以期為類(lèi)似研究提供一定的參考。