專業(yè)流程管理平臺建設研究

張倩倩

摘 要：本文通過對專業(yè)流程管理平臺建設的研究，分析了當前公司流程管理存在的問題，說明了平臺建設的內容，闡述了平臺建設的意義。為公司建立一個統(tǒng)一的業(yè)務流程管理平臺，實現(xiàn)業(yè)務集中管控，流程閉環(huán)管理，跨系統(tǒng)流程集成及數(shù)據(jù)管控，進而打造企業(yè)級流程管控體系，全面提升運營效率，提供了理論支持。

關鍵詞：業(yè)務流程 管理平臺 效率提升

1 前言

標準的業(yè)務流程管理，是一種以規(guī)范化的構造端到端的卓越業(yè)務流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化方法;是以業(yè)務為核心，以流程為載體，去掉各部門協(xié)同的浪費和冗余，提高業(yè)務效率、實現(xiàn)應用數(shù)據(jù)復用和數(shù)據(jù)一致的綜合性系統(tǒng)。傳統(tǒng)的制造企業(yè)，大多數(shù)的流程皆遵守“八二法則”，即流程時間的 80%處于“閑置狀態(tài)”，這段時間耗費在等候、按順序執(zhí)行、傳輸或追蹤狀態(tài)之上，無法為企業(yè)創(chuàng)造價值，只有20%的時間是屬于確實執(zhí)行的作業(yè)時間。大多數(shù)軟件，如ERP、MES等，著重于縮短作業(yè)時間而忽略了“閑置狀態(tài)”。若要明顯提高生產力，需要將改善的重點放在提升整體流程效率。一條完整的業(yè)務流程包括了業(yè)務活動和審批活動。公司應開展業(yè)務活動線上化，審簽活動“無紙化”，來支持公司業(yè)務流程的快速部署與運用。本文研究的專業(yè)流程管理平臺即是以BPM系統(tǒng)為載體，優(yōu)化提升打造一套流程驅動、高效協(xié)同、要素受控、制度保障，可逐步覆蓋公司全部業(yè)務流程的“專業(yè)BPM系統(tǒng)平臺”，對流程本身的管理、控制和優(yōu)化，進而提升公司整體運營管理能力。

2 當前公司流程管理存在的問題

目前，隨著公司各業(yè)務系統(tǒng)的全面推廣及深入應用，現(xiàn)有系統(tǒng)綜合協(xié)同能力不足的問題逐漸顯現(xiàn)，各業(yè)務流程環(huán)節(jié)、各要素及其相關性之間缺少有效約束，流程顯性化、結構化、標準化不夠，主要體現(xiàn)在以下四個方面：

2.1、流程規(guī)劃和梳理的成果難以執(zhí)行，專業(yè)系統(tǒng)無法滿足個性化流程快速落地。企業(yè)流程規(guī)劃、梳理的成果與專業(yè)系統(tǒng)的功能不匹配，專業(yè)系統(tǒng)無法滿足流程管理體系的特性要求實現(xiàn)規(guī)劃梳理結果的落地需要大量個性化開發(fā)，開發(fā)周期長、風險大、成本高。

2.2、業(yè)務流程在多個系統(tǒng)中執(zhí)行不暢，缺乏統(tǒng)一入口和端到端管理。為滿足業(yè)務部門的需求采購多個系統(tǒng)，造成信息孤島越來越嚴重。用戶需登錄多個系統(tǒng)處理工作，業(yè)務流程出現(xiàn)斷點、業(yè)務數(shù)據(jù)分散，管理決策受困。

2.3、依據(jù)戰(zhàn)略、制度設計的流程體系，缺乏過程管控及對執(zhí)行績效的分析。缺乏統(tǒng)一的流程執(zhí)行體系，執(zhí)行過程不透明，合規(guī)性、風險管控能力不足。缺乏統(tǒng)一的流程監(jiān)控體系，監(jiān)控維度不全面，執(zhí)行績效分析存在片面性。

2.4、傳統(tǒng)軟件開發(fā)模式的問題。業(yè)務流程在程序中固化，業(yè)務表單和業(yè)務流程的調整，均需要由開發(fā)人員來完成。更改難度很大。非開發(fā)人員無法完成業(yè)務流程的定制，其他業(yè)務系統(tǒng)沒有辦法統(tǒng)一使用流程業(yè)務。

2.5、企業(yè)流程管理中的問題。崗位職責不清，出現(xiàn)問題時不知道由誰負責;業(yè)務流程不明，部門間進行業(yè)務協(xié)作時，業(yè)務步驟之間的銜接不明晰，管理過程無據(jù)可循。制度執(zhí)行不嚴，部分流程在執(zhí)行中被人為變更;業(yè)務標準不詳，業(yè)務流程流轉時，各步驟需要符合哪些規(guī)則，達到什么樣的要求，缺少具體可量化的業(yè)務標準規(guī)定?？冃Э己肆饔谛问健?/p>

3 專業(yè)流程管理平臺建設的內容

業(yè)務流程管理平臺建設的主要內容分為業(yè)務流程管理體系建設及業(yè)務流程管理系統(tǒng)建設。

3.1 業(yè)務流程管理體系建設

業(yè)務流程管理體系的建設分為三大步驟，分別是體系打造，體系管控和體系優(yōu)化。

1）體系打造——“理清楚”

根據(jù)公司戰(zhàn)略需求和業(yè)務部門實際需求，建立支撐戰(zhàn)略和需求落地的流程體系，并以流程體系為紐帶，對各種管理要素和管理體系進行全面的梳理及整合，使得管理者理清楚管理思路，讓員工明確的知道“什么是正確的做事方式”。

2）體系管控——“管起來”

實現(xiàn)流程和管理體系的有效落地，建立長效管控機制，確保員工“按正確的方式做事”。構建流程治理體系，包括管理流程的“流程”、“制度”、“組織”?！翱己恕斌w系和流程的“信息化和自動化”是“管起來”兩條重要途徑。

3）體系優(yōu)化——“持續(xù)改善”

建立盡善盡美的思維模式，思考“正確的做事方式正確嗎？”，對企業(yè)管理而言，“正確”本身就是一個相對的概念，隨著企業(yè)內外部經營環(huán)境的不斷變化，戰(zhàn)略目標和管理要求也會隨之變化，此時需要進行流程優(yōu)化甚至進行流程重組。“持續(xù)改善”就是通過監(jiān)控和分析體系的建立，幫助企業(yè)實現(xiàn)流程和管理體系的持繼優(yōu)化，實現(xiàn)流程的精益化運營，與時俱進的適應企業(yè)內外部環(huán)境的變化。

3.2 業(yè)務流程管理系統(tǒng)建設

1）流程建模中心建設

完整的可視化流程設計。操作以拖拽為主，屬性配制為輔。，利用低代碼平臺在不寫代碼的前提下可以完成絕大部分的流程設計和開發(fā)工作。操作均在Web端進行，不需要安裝任何瀏覽器插件，兼容所有常見瀏覽器。提供各種常用節(jié)點類型，用戶也可以自行擴展新的節(jié)點類型;流程設計結果存貯在資源庫之中，并可以在“流程目錄”中進行快速管理和引用。將一個流程拖入另一流程之中，則自動形成子流程。父子流程之間自動傳遞參數(shù)，自動協(xié)同運行。為流程的用戶提供統(tǒng)一的流程訪問機制，包括工作任務列表、報告等;建立企業(yè)級的流程訪問規(guī)則。系統(tǒng)可提供基于組織和角色設計的工作流、圖形化流程模板、流程模板版本化管理、多節(jié)點定義、多路由定義、智能路由判斷、工作流執(zhí)行、工作流批注、并行，串行，串并行混合執(zhí)行、超時自動跳轉、跟蹤和回溯、自動提醒、流程自動激活、流程門戶定義、流程動態(tài)維護等可以與專業(yè)流程建模工具配合使用等功能。

2）流程運行中心建設

為流程實例的運行綁定參與者，分配資源及參數(shù)設置。實現(xiàn)業(yè)務信息管理、表單自定義、報表自定義、查詢統(tǒng)計自定義、工作流控制管理、組織機構及人員管理、崗位管理、審批規(guī)則管理、數(shù)據(jù)字典管理和數(shù)據(jù)交互等功能;實現(xiàn)數(shù)據(jù)顯示、保存、編輯、增刪等封裝功能;實現(xiàn)流程版本管理、業(yè)務邏輯的數(shù)據(jù)映射管理、集成接口任務執(zhí)行管理等業(yè)務流程相關配置功能。

系統(tǒng)將人工評審的過程電子化，并將評審結果自動導入相關系統(tǒng)中，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)無縫集成。系統(tǒng)創(chuàng)建開放的應用集成模式，提供完備的軟件集成組件，提供能夠深入和快速整合的集成工具。系統(tǒng)提供的多種工具與數(shù)據(jù)提取技術可以快速的從ERP系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心等企業(yè)應用系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)資源。系統(tǒng)提供流程入口，接口服務，提供開放的接口，支持多種對接方式實現(xiàn)系統(tǒng)間調用及數(shù)據(jù)集成，而不限于三方系統(tǒng)的技術類型和數(shù)據(jù)類型。

移動APP功能可直接進行移動辦公流程審批;系統(tǒng)提供自定義的移動辦公平臺;可以和微信或釘釘?shù)鹊谌郊磿r通訊軟件進行整合滿足移動辦公需要。移動辦公主要包括安全登錄與退出、待辦、已辦、啟動流程、收發(fā)郵件、收件箱、通訊錄、在線用戶查看、流程中心、流程跟蹤、流程監(jiān)控、提醒及催辦、信息公告、新聞、日歷等功能。手機辦公解決方案是基于移動互聯(lián)網，將系統(tǒng)的操作使用從PC終端延伸拓展至智能手機、PAD等手持終端，讓管理者和所有員工利用移動設備可以隨時隨地、快捷方便地處理各類管理活動和業(yè)務活動，從而大量節(jié)約了組織的管理成本和商務成本，組織的效率得以大幅度提高。業(yè)務流程管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成關系圖如圖1：

3）流程監(jiān)控中心建設

實現(xiàn)流程的監(jiān)控和異常處理。通過定制化報表實現(xiàn)精準流程監(jiān)控和績效分析，通過任務管理定時流程監(jiān)控，實現(xiàn)問題流程信息推送（短信、郵件、移動端等），滿足運維需求。

4）流程分析中心建設

對關鍵性能指標進行分析和流程仿真;對流程的時間和資源性能進行分析;對資源利用進行優(yōu)化。系統(tǒng)提供報表中心，可視化的報表設計器，可像Excel一樣調整報表樣式，所見即所得的方式預覽，方便用戶快速生成報表，提供圖表數(shù)據(jù)中心，支持內部系統(tǒng)數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)，采用向導式配置，快速上手、可配置常用圖表，支持門戶展現(xiàn)、應用模塊導航、表單關聯(lián)展現(xiàn)、業(yè)務數(shù)據(jù)支撐等功能。

業(yè)務流程管理平臺架構圖如圖2：

4 專業(yè)流程管理平臺建設的意義

結合組織建設和人才培養(yǎng)，通過業(yè)務組件庫和流程知識庫的建設，打造流程驅動、高效協(xié)同、要素受控、制度保障的業(yè)務流程管理體系，進而提升公司整體運營管理能力。業(yè)務流程管理平臺是以規(guī)范化端到端的業(yè)務流程為中心，以持續(xù)提高組織業(yè)務績效為目標，去除浪費和過多冗余，提高業(yè)務效率、實現(xiàn)應用數(shù)據(jù)復用和數(shù)據(jù)一致的綜合性系統(tǒng)。平臺建設具有四大意義：

4.1、業(yè)務流程精準化，提高運營效率

平臺可提供業(yè)務流程建模、自動化、管理與優(yōu)化的準則與方法，量化流程績效指標。指標是考核流程績效的客觀度量，正是流程精準化的體現(xiàn)。平臺可提供詳盡的業(yè)務流程生命周期的分析和管理，能夠幫助企業(yè)度量每一個流程的優(yōu)劣。通過其內部的流程分析平臺，企業(yè)能夠精準地把握流程哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)滯后、哪些流程節(jié)點值得改進、哪些業(yè)務規(guī)則與實際業(yè)務操作含有沖突。它為企業(yè)不斷精益化流程，提供了鑒別的標準。

4.2、整合已有系統(tǒng)，打破信息孤島

平臺具備開放的接口，能夠與現(xiàn)有的應用系統(tǒng)如PLM、ERP等相關業(yè)務系統(tǒng)集成。能夠實現(xiàn)平臺內對業(yè)務數(shù)據(jù)與流程平臺數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)提供對外共享服務，可實現(xiàn)各系統(tǒng)間相關數(shù)據(jù)的調用，保證多套系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的及時性和數(shù)據(jù)一致性，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)無縫集成。打破流程與業(yè)務系統(tǒng)之間的“溝通不暢”，為流程的快速開發(fā)和需求變化打下基礎。

4.3、改善思維方式，助力流程再造

平臺的建設是思維方式的改變。構建統(tǒng)一公司級業(yè)務流程管理平臺，涵蓋流程設計、建模、執(zhí)行、監(jiān)控、優(yōu)化等功能。以公司數(shù)字化運營管理價值鏈為核心，通過采用科學的流程分類方法，梳理并建立公司業(yè)務流程管理框架，集成企業(yè)各個流程管理體系可以貫徹以企業(yè)的利益為最高利益的核心思想，全面助力各部門協(xié)同工作。

4.4、管理高效增值增效，提升企業(yè)競爭力

管理的高效可以釋放管理者大量時間和有效精力來優(yōu)化集團的發(fā)展戰(zhàn)略、決策業(yè)務方向、完善集團的經營及管理問題，從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術層面達到增值增效;企業(yè)的價值與效益增長意味著企業(yè)實力的同步增長，企業(yè)實力的增長為業(yè)務領域的橫向擴張、行業(yè)領域的縱向深入提供了可行性與資本支持，而業(yè)務的擴張及行業(yè)領域的深入與此同時又會進一步增強企業(yè)實力，兩者形成了正相關協(xié)同增效效應。企業(yè)實力的上升使企業(yè)可以投入更多的資本與技術提升企業(yè)的核心競爭力，并獲得更多的市場份額，保證企業(yè)的可持續(xù)良性發(fā)展。

結語

通過流程自動化、流程優(yōu)化、流程固化、流程績效管理，讓那些隨著流程流動的知識固化在企業(yè)里，并且可以隨著流程的不斷執(zhí)行和優(yōu)化，形成企業(yè)自己的知識庫，且這樣的知識庫越來越全面和深入，讓企業(yè)向“有生命會呼吸”的知識型和學習型企業(yè)轉變，不斷降低流程處理的難度，提高流程處理的效率。專業(yè)流程系統(tǒng)平臺的建設可以為公司帶來如下效益：更低的信息化建設成本;更低的信息化運維與管理成本;更高效的流程執(zhí)行與管理;更有效的流程分析、改進和再造;更強的執(zhí)行力;更佳的商業(yè)分析;有效降低管理風險顯著提升審計質量;發(fā)揮現(xiàn)有投資的最大價值;提升差異化競爭能力;提升產品指令;帶來更好的客戶服務。

參考文獻

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