論現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中的有效運用

文科

（湖南理工學(xué)院）

一、現(xiàn)代信息技術(shù)對高校教學(xué)檔案管理的重要意義

教學(xué)檔案管理工作歷來是高校行政管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這是毋庸置疑的。隨著檔案管理科技水平的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案管理也從過去完全紙質(zhì)化存檔、人工化管理而逐步發(fā)展為電子化存檔和智能化管理。從這種簡要的發(fā)展脈絡(luò)介紹可以看出，現(xiàn)代信息技術(shù)給高校教學(xué)檔案管理工作帶來了無限的發(fā)展空間，對于教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的完成和創(chuàng)新具有十分重要的意義。首先，從高等院校的教學(xué)檔案管理工作性質(zhì)的視角出發(fā)，若能充分運用好非常先進(jìn)的電腦和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化信息技術(shù)工具，就能讓檔案管理工作的效率得以大幅度提高。其次，現(xiàn)代信息技術(shù)為加強檔案的日常存儲安全也帶來了更好的科技保障。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，不僅在存檔和查詢的時候費時費力，更主要的是在檔案存放安全性方面也存在很大的漏洞。教學(xué)檔案管理工作人員不僅要經(jīng)常維護(hù)紙質(zhì)檔案材料，防止其發(fā)霉或者被老鼠、昆蟲咬壞，更要防火防水，如果檔案存放場所不幸遭受上述原因的影響，輕者影響檔案保管效果，重則讓全部檔案材料毀損滅失，造成永遠(yuǎn)無法挽回的后果。而有了現(xiàn)代化信息技術(shù)提供的電子檔案保存形式，既能減少存檔的物理空間和方便存儲，又能讓紙質(zhì)檔案意外丟失后能有備份補救。再次，從高校教師和學(xué)生的檔案使用角度來看，現(xiàn)代化信息技術(shù)也方便了教師和學(xué)生們對檔案的日常利用的過程。憑借現(xiàn)代化信息技術(shù)而帶來的在線檔案服務(wù)系統(tǒng)的支持，教師和學(xué)生能夠隨時利用自己的賬戶進(jìn)行登錄、查詢甚至一定權(quán)限內(nèi)的下載，這與傳統(tǒng)的檔案管理時期相比有了實質(zhì)性的改進(jìn)。一些年長的教師稱過去沒有互聯(lián)網(wǎng)的情況下要查閱檔案，只能親自到檔案館現(xiàn)場辦理，不僅浪費了往返時間，即便到達(dá)之后也經(jīng)常遇到排隊等候的情況，因為檔案工作人員需要憑借紙質(zhì)檔案材料人工查詢，這種模式的辦事效率非常低下。因此高校教學(xué)檔案管理必須更好地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)帶來的便利，進(jìn)而不斷優(yōu)化創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作。

二、當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理運用過程中存在的問題

通過對部分高校教學(xué)檔案管理部門與工作人員、檔案管理情況的實際調(diào)研，可以發(fā)現(xiàn)仍然存在一些阻礙高校教學(xué)檔案管理效率提升的現(xiàn)實問題，往往無法及時向廣大師生提供全面且準(zhǔn)確的檔案資料，這種現(xiàn)象直接影響了師生的體驗感以及延誤了教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。具體來說，可以將之概括總結(jié)為以下三個方面的問題：

（一）部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后

從本文所涉及的高校教學(xué)檔案信息化管理工作情況來看，一些高校在教學(xué)檔案信息化管理方面所存在的一個比較明顯的問題就是相關(guān)硬件設(shè)施的落后。根據(jù)問題的表現(xiàn)方面分析，很多學(xué)校普遍存在此類問題，無論是個別高校缺少信息化檔案管理的計算機設(shè)備和其他檔案管理輔助工具，還是多數(shù)高校存在的信息化管理硬件設(shè)施沒有及時更新?lián)Q代來看，都是信息化管理的硬件落后問題的具體表現(xiàn)。此類問題的產(chǎn)生原因在于，很多高校在教學(xué)檔案管理過程中沒有把硬件設(shè)置的建設(shè)擺在重要位置，拋開個別高校缺少信息化檔案管理硬件設(shè)施的極端情況不再贅述，單就調(diào)研中部分高校存在的檔案管理硬件設(shè)置落后的問題而言，反映了高校主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對硬件設(shè)施信息化升級的長期忽視。有些高校負(fù)責(zé)人員表示，由于學(xué)校的辦公經(jīng)費相對緊張，大部分款項都用于教學(xué)科研和后勤開銷，留給檔案管理工作的資金較少，導(dǎo)致一些老舊設(shè)備在很長一段時間內(nèi)都不能得到更新?lián)Q代，更不要再提信息化管理系統(tǒng)的全面升級了。還有的高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理的硬件設(shè)施已經(jīng)配備了正常使用的計算機等設(shè)備，足以應(yīng)付日常檔案管理需求即可，沒有必要花費額外的款項用于信息化升級。歸根結(jié)底，硬件設(shè)施的落后直接制約了信息化技術(shù)在教學(xué)檔案管理工作中的深入利用和作用發(fā)揮，必須重視并加以解決。

（二）一些高校教學(xué)檔案管理工作者運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足

現(xiàn)代化信息技術(shù)能否熟練運用，事關(guān)高校教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的提升效果，而檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平則關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展程度。通過對一些高校教學(xué)檔案管理人員的信息技術(shù)運用能力進(jìn)行觀測發(fā)現(xiàn)，很多工作者的檔案管理專業(yè)能力尚有很多的不足之處，特別實在日常檔案管理工作中，普遍表現(xiàn)為對信息化系統(tǒng)的理解不夠全面系統(tǒng)，具體到實際操作過程中也表現(xiàn)為較低水平的操作管理，總體來看，很多教學(xué)檔案管理工作者沒有達(dá)到現(xiàn)代化信息技術(shù)要求下高校教學(xué)檔案管理的應(yīng)有專業(yè)水平。從此類問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)其產(chǎn)生的原因在于，上述存在業(yè)務(wù)能力問題的檔案管理人員大多都是非科班出身，不僅對于現(xiàn)代化信息技術(shù)知識掌握不足，更對高校教學(xué)檔案管理沒有專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因為他們很少有檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)學(xué)歷。在此因素的影響下，即便高校主管領(lǐng)導(dǎo)注重了檔案管理的信息化建設(shè)，但相關(guān)人員無法獲得專業(yè)學(xué)習(xí)能力，導(dǎo)致最新的檔案管理信息化系統(tǒng)操作知識也無從被管理人員迅速有效地學(xué)習(xí)。

（三）部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施

眾所周知，高校教學(xué)檔案管理需要建立和依照嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行各環(huán)節(jié)工作，而信息化管理也不能例外。然而，通過對一些高校教學(xué)檔案信息化管理情況進(jìn)行梳理分析發(fā)現(xiàn)，雖然很多高校都能將教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)作為一項重點工作，但依然存在一些高校沒有將教學(xué)檔案的信息化管理作為一項基本的檔案管理制度建立健全，這不僅讓一些日常的檔案信息化管理工作沒有明確的校內(nèi)規(guī)定作為依據(jù)，如果再深入落實到個別細(xì)節(jié)工作領(lǐng)域，更會讓檔案管理工作人員陷入多重矛盾的困境中而無法正常開展信息化管理工作。與此同時，也有很多高校缺少對其他有配合義務(wù)的職能部門工作人員違反教學(xué)檔案信息化管理情形的懲戒規(guī)定，這很容易使檔案管理工作人員缺乏其他部門的密切協(xié)作，遇到需要互相配合的信息化檔案管理工作時，往往互相推諉，而檔案管理工作人員又對此無可奈何。此外，激勵措施的長期缺失，也使得檔案管理人員對信息化管理相關(guān)工作的熱情度不高，這就直接影響了教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展質(zhì)效。

三、完善現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理有效運用的策略

（一）完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

面對部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后的現(xiàn)實問題，首要的解決之策就是完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，即為一線工作者配備教學(xué)檔案管理數(shù)字化設(shè)施，使其能夠更好地滿足現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中的多樣化需要，繼而有效地提高教學(xué)檔案管理的先進(jìn)性以及現(xiàn)代化綜合水平。展開來說，高校應(yīng)當(dāng)加強對于教學(xué)檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施的重視程度，根據(jù)學(xué)校教學(xué)檔案管理的實際情況劃撥出專項資金，主要用于買進(jìn)設(shè)備或者研發(fā)、直接購買知名科技公司現(xiàn)階段比較成熟的技術(shù)。同時還要考慮教學(xué)檔案管理涉及師生數(shù)據(jù)較多、對數(shù)字化管理對軟件和硬件要求相對較高的現(xiàn)實情況，所以高校應(yīng)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面進(jìn)行充分的、及時的人財物支持，比如用在購進(jìn)高速掃描儀、存儲設(shè)備以及教學(xué)檔案管理系統(tǒng)等方面。除此之外，為了更好地滿足全校師生的多層次、差異性檔案需求，高校教學(xué)檔案部門應(yīng)當(dāng)教學(xué)檔案管理網(wǎng)站與師生課程網(wǎng)站等做好統(tǒng)一整合工作，以便確保與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對接，這樣使得檔案管理部門擁有一些相對先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)而在技術(shù)層面做好全面的支持以及更好地實現(xiàn)相關(guān)教學(xué)檔案信息的共通共享。

（二）提升高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)

針對一些高校教學(xué)檔案管理工作者運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足的實際問題，此時應(yīng)當(dāng)通過日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制方式，不斷地提高教學(xué)檔案管理人員的理論素質(zhì)與信息化業(yè)務(wù)技能，使之對信息化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的理解更加透徹以及在實際操作過程中更加得心應(yīng)手。其一，通過系統(tǒng)化培訓(xùn)使其形成認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化管理工作的重要性與必要性，根據(jù)教學(xué)檔案管理工作者的報名情況而設(shè)置培訓(xùn)的班次與具體時間，開展以新時代背景下如何高效運用數(shù)字化進(jìn)行教學(xué)檔案管理的系列培訓(xùn)活動，可以邀請學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案館負(fù)責(zé)人或者兄弟院校中具有豐富教學(xué)檔案信息化管理經(jīng)驗的業(yè)務(wù)骨干詳細(xì)地講解怎樣快速掌握紙質(zhì)材料變成電子文件的加工歸檔和相關(guān)服務(wù)流程，以便教學(xué)檔案管理工作者能夠順利地完成電子檔案的編碼、歸類等系列的操作任務(wù)，同時在現(xiàn)場設(shè)置實時交流討論的環(huán)節(jié)，便于回答一線教學(xué)檔案工作者的疑難問題，從而方便教學(xué)檔案管理人員運用信息化載體高效處理時間跨度較長、流動性較差以及追蹤起來難度較大的相關(guān)檔案資料，切實地提高運用現(xiàn)代信息技術(shù)處理教學(xué)檔案的綜合素養(yǎng)。其二，為了更好地檢驗廣大高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)，還需要借助知識競賽或者演講比賽的形式，在此過程中鼓勵各位參賽者將自身在運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展教學(xué)檔案采集、處理、傳輸以及利用等工作心得與大家分享，以此讓高校教學(xué)檔案管理人員在內(nèi)心深處真正地認(rèn)識到信息化載體的便捷以及積極主動地投身于日常的教學(xué)檔案管理工作中。

（三）形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長效機制

基于部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施的問題，應(yīng)當(dāng)及時改變高校教學(xué)檔案管理的原有觀念、在認(rèn)識上下足功夫，這樣才會在思想層面加強教學(xué)檔案信息化管理的重視度，進(jìn)而形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長效機制。具體而言，在仔細(xì)研究國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)方針政策的基礎(chǔ)之上，再結(jié)合每個學(xué)院特點與不同專業(yè)學(xué)生的實際情況制定出具體可行的高校教學(xué)檔案信息化管理制度以及體現(xiàn)本校特色的教學(xué)檔案信息化管理實施方案，其中不僅僅包括如何具體地收集與處理相關(guān)的課程成績、畢業(yè)論文成績等信息的流程，更應(yīng)該包含教學(xué)檔案信息化管理的相關(guān)職責(zé)、按期高效完成的獎勵機制與嚴(yán)重超期無法完成的懲戒措施。比如，可以對在教學(xué)檔案管理中效率較高、師生反響較好的工作人員給予一些物質(zhì)與精神獎勵，而對于經(jīng)常在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)無法完成教學(xué)檔案對接的超期現(xiàn)象或者造成教學(xué)檔案遺失的工作人員則應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的批評教育，這樣有助于讓教學(xué)檔案管理人員在內(nèi)心深處真正地認(rèn)識到保質(zhì)保量完成相關(guān)工作的重要性。如此一來，益處不僅僅體現(xiàn)在眾多的教學(xué)檔案管理工作者具有較好的可操作性與更好地激勵高效化工作，還表現(xiàn)在師生也會更加明確提交與獲取相關(guān)教學(xué)檔案的步驟，最終最大程度發(fā)揮出教學(xué)檔案信息化管理的優(yōu)勢。

四、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理涉及面非常廣泛、內(nèi)容相對繁雜，運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展高校教學(xué)檔案管理可以節(jié)約時間，所以說在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的信息化背景之下探究如何提升高校教學(xué)檔案管理非常具有必要性，使其成為每個高校與學(xué)院做好專業(yè)教學(xué)質(zhì)量提升的重要抓手。盡管現(xiàn)階段仍然存在部分高校教學(xué)檔案信息化管理的硬件設(shè)施比較落后、一些高校教學(xué)檔案管理工作者運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力尚有不足以及部分高校教學(xué)檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施等三個方面的實際問題，但是通過完善高校教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施、提升高校教學(xué)檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)以及形成高校教學(xué)檔案信息化管理的長效機制等諸多完善策略，必將更好地促使高校教學(xué)檔案管理效率顯著提升、更加及時地滿足全校師生的多層次檔案需求，進(jìn)而使高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量再上新的臺階。