新時(shí)期高校工會(huì)檔案管理新路徑探究

摘 要：高校檔案是高校在社會(huì)發(fā)展過程中經(jīng)過長期積累沉淀而成的重要基礎(chǔ)資料，而高校工會(huì)檔案管理工作則是工會(huì)所在組織直接記述檔案資料和準(zhǔn)確反映工會(huì)日常工作、保存?zhèn)洳闄n案信息和各種記錄文件材料的總稱。它完整記錄并體現(xiàn)了工會(huì)組織發(fā)展的歷史軌跡，反映出高校工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀理念，對促進(jìn)工會(huì)工作的開展具有重要的參考價(jià)值和借鑒作用。因此，有必要加強(qiáng)工會(huì)檔案的管理，具體來說，這意味著高校工會(huì)檔案管理的信息化，使工會(huì)工作適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：高校院校;工會(huì)檔案;工會(huì)檔案信息資源;工會(huì)檔案利用

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)不斷進(jìn)步，為滿足新時(shí)代高校工會(huì)檔案的利用需求，對新時(shí)代高校工會(huì)檔案管理工作也有了新的挑戰(zhàn)。解決傳統(tǒng)工會(huì)檔案管理模式中存在的弊端，完全發(fā)揮出工會(huì)檔案的作用，同時(shí)信息化建設(shè)已成為高校工會(huì)檔案管理發(fā)展進(jìn)程的必然趨勢，所以亟須加強(qiáng)高校工會(huì)檔案信息化建設(shè)，通過深入分析其中存在的問題，提出準(zhǔn)確的參考依據(jù)，提高高校工會(huì)檔案管理的信息化水平，優(yōu)化其資源配置，有效增強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理的有效性。這也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，對于提升高校工會(huì)檔案服務(wù)質(zhì)量有著極大的促進(jìn)作用。

一、高校工會(huì)檔案管理的價(jià)值與意義

高校工會(huì)組織的成立、發(fā)展過程以及日常工作中所形成的各種資料信息就是高校工會(huì)檔案，工會(huì)與教職工代表大會(huì)制度作為落實(shí)“民主管理”的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，在依法參與高校治理、保障所有教職員工權(quán)益的過程中形成了相當(dāng)數(shù)量的具有存錄價(jià)值的音像、圖文等檔案資料信息。這些檔案資料信息統(tǒng)稱為工會(huì)檔案，這不僅僅是高校工會(huì)職工開展工作的原始記錄憑證，也是能夠保障所有教職員工權(quán)益的重要信息資源。進(jìn)行高質(zhì)量的高校工會(huì)檔案管理，對有效促進(jìn)高校工會(huì)組織工作有十分重要的意義，為了保障新時(shí)期高校工作的順利開展，做好高校工會(huì)檔案管理工作就顯得格外重要。

1.是高校存檔資料的重要保存方式

高校工會(huì)檔案中存錄著建校以來所有從業(yè)的教職員工工作的重要資料，包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、各類報(bào)表，以及通知文件等，其中也存檔著所有教職員工的履歷信息資料，以及工作中獲得過的榮譽(yù)，包括先進(jìn)集體和個(gè)人事跡材料、審批表、決議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，及其對所任職高校工作產(chǎn)生的業(yè)績價(jià)值評估。工會(huì)檔案記錄了高校發(fā)展工作的進(jìn)程資料，還記錄著所有教職員工在校期間參加過的工會(huì)組織的各項(xiàng)活動(dòng)記錄，這些資料都是教職員工個(gè)人進(jìn)步的史料，也能為促進(jìn)高校工作順利開展提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的完整資料信息。

2.是構(gòu)建高校穩(wěn)定和諧發(fā)展的重要記載

每一個(gè)高校的發(fā)展都離不開教職員工的辛勤付出，高校工會(huì)檔案是維護(hù)全校教職員工民主權(quán)益以及切身利益的資料。高校工會(huì)在日常工作中組織開展的教代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表會(huì)議、全校校務(wù)公開通知、教職工座談會(huì)等形成一系列的會(huì)議資料記錄，包括會(huì)議通知、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿件、代表發(fā)言稿、與會(huì)代表名單、候選人情況登記表、會(huì)議提案及提案辦理情況介紹等，里面涉及每一位教職員工的切身利益，如教職員工的職工工資水平、崗位津貼、職稱評定資料、職務(wù)聘任等方面的資料信息，以及包括提交方案、完善高校的規(guī)章制度、合理化建議的討論等，都是教職員工行使民主權(quán)益的重要體現(xiàn)。這些信息資料的記錄對促進(jìn)高校工會(huì)管理日常工作有著重要作用，利于高校教職員工民主管理的實(shí)施，以及工作職權(quán)能夠順利落實(shí)。校務(wù)公開對促進(jìn)高校工會(huì)工作的開展具有十分重要的借鑒和參考價(jià)值。高校工會(huì)檔案資料為構(gòu)建高校穩(wěn)定、和諧、快速發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.是提高高校工會(huì)整體工作水平的重要保障

我國《工會(huì)法》明確提出了各地各級(jí)工會(huì)組織必須緊密聯(lián)系職工利益，聽取和反映職工的意見和要求，關(guān)心職工日常生活，幫助職工解決困難，全心全意為職工服務(wù)的要求，對有需要幫助的教職員工給予實(shí)際幫助，是高校工會(huì)組織義不容辭的義務(wù)和職責(zé)。高校工會(huì)是教職員工自發(fā)形成的群眾性的群體組織，既能積極主動(dòng)接受黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，又能保障普通教職員工的利益，高校工會(huì)檔案信息如何得到充分利用，是高校工會(huì)組織在日常工作中亟須解決的重要工作部分。工會(huì)檔案資料信息記錄著高校發(fā)展中的各項(xiàng)工作記錄，不僅記錄著高校工會(huì)組織的發(fā)展歷程，也記錄著高校先進(jìn)教職員工的光榮事跡，還有高校民主建設(shè)等寶貴的資料信息，發(fā)掘高校工會(huì)檔案的潛在效益，便于高校工會(huì)更好總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提高高校工會(huì)工作整體水平。

4.給高校提供決策性依據(jù)的重要手段

每一所高校的發(fā)展都離不開科學(xué)依據(jù)，而高校工會(huì)組織是緊密聯(lián)系高校黨委高層和每一位教職員工的橋梁和紐帶。高校工會(huì)是中國特色社會(huì)主義工會(huì)組織的重要特征，工會(huì)組織參與高校的決策是體現(xiàn)高校民主管理的重要方面，而高校工會(huì)檔案可以全面總結(jié)高校在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)者作出正確決策提供準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)。

二、高校工會(huì)檔案管理中存在的問題與分析

時(shí)代飛速發(fā)展，隨著高校教育改革腳步的不斷加快，各高校教育發(fā)展水平亦不相同，導(dǎo)致了各高校工會(huì)檔案管理水平的不平衡，下面筆者將對目前高校工會(huì)檔案管理中存在的基本問題進(jìn)行分析。

1.高校工會(huì)檔案管理不規(guī)范

在傳統(tǒng)的高校工會(huì)檔案管理模式中檔案信息是以最傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體來進(jìn)行存儲(chǔ)管理的，這就對人工、紙張、筆墨有了一定要求，這類基礎(chǔ)工作很繁重，而且效率低，因?yàn)槭占⒂涗?、搜索、使用等都需要人工操作，并且在重?fù)記錄大量資料的過程中特別容易出錯(cuò)。

比如，由于高校工作的復(fù)雜性，高校細(xì)分為各個(gè)學(xué)科、各個(gè)部門，每個(gè)院系都有很多教職員工，所以每天都會(huì)生產(chǎn)出大量的資料，如果是依靠傳統(tǒng)人工記錄檔案的方法來進(jìn)行存檔，極易出現(xiàn)保管不當(dāng)，造成原始檔案丟失。由于檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，所以在使用傳統(tǒng)人工檔案資料整理的過程中會(huì)產(chǎn)生很大的不確定性，而且檔案管理人員也有可能會(huì)因?yàn)楦鞣N主觀或者客觀原因漏記資料信息。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1

同時(shí)，由于許多文件不是存儲(chǔ)在同一個(gè)地方，檔案管理員在進(jìn)出倉庫和搜索信息上浪費(fèi)了大量時(shí)間。此外，由于工會(huì)檔案中可獲得的文件種類繁多，歷史比較久，甚至早期用的紙張比較脆，很容易就會(huì)發(fā)生殘缺，造成字跡模糊不清，導(dǎo)致工會(huì)檔案資料的缺失。對于高校工會(huì)檔案管理工作，一些高校的工會(huì)管理模式比較隨意，導(dǎo)致在工會(huì)檔案管理過程中存在一些問題和疏漏。雖然高校工會(huì)組織已經(jīng)初步建立了基本的檔案管理制度，但大多數(shù)高校工會(huì)組織并沒有意識(shí)到規(guī)范化管理高校工會(huì)檔案的重要性，其管理缺乏系統(tǒng)性、完善性、規(guī)范性、可操作性?？茖W(xué)、全面的高校工會(huì)檔案管理制度和流程，具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是檔案管理人員有完善完整的崗位責(zé)任制和監(jiān)督考核制度;

二是建立高校工會(huì)檔案管理制度和具體工作流程。部分高校對檔案管理人員缺乏必要的約束和監(jiān)督，對工會(huì)檔案管理的實(shí)施情況缺少切實(shí)有效的外部監(jiān)督措施，在許多情況下，對工會(huì)檔案管理的控制只能受到其工作人員的專業(yè)和道德水平的限制，這無疑會(huì)造成檔案管理方面的疏漏。

此外，一些高校雖然建立了相對完整和健全的檔案管理的大學(xué)聯(lián)盟，但沒有建立檔案管理制度，高校聯(lián)盟的檔案管理，只是形式上的理論，甚至是形式主義，未能達(dá)到預(yù)期的實(shí)施結(jié)果，它的作用也體現(xiàn)不出來。

2.高校工會(huì)檔案管理投入的人員不足

一般來說，檔案的管理僅限于記錄、收集、接收和保存現(xiàn)有檔案。這些日常任務(wù)通常不需要具有高水平培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)的管理人員。但現(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理業(yè)務(wù)的范圍逐漸涉及檔案的深入研究和利用，以及二次開發(fā)和拓展，呈現(xiàn)出多學(xué)科發(fā)展的趨勢。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化需要高水平和經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員支持。

3.高校工會(huì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足

高校工會(huì)檔案管理工作繁雜，有很大一部分人雖然了解檔案工作的重要性，但是在具體的工作中受到學(xué)校編制、資金儲(chǔ)備、檔案管理人員知識(shí)素質(zhì)等因素的制約，在日常開展工作中就會(huì)遇到這樣那樣的一些問題，也有一小部分人對高校工會(huì)檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為工會(huì)檔案工作無非就是組織活動(dòng)、發(fā)福利等瑣碎小事，認(rèn)為工會(huì)檔案管理工作影響不了學(xué)校的發(fā)展，可有可無，所以得不到充分重視，制約了高校工會(huì)檔案管理工作的進(jìn)步。

4.高校工會(huì)檔案管理的設(shè)備設(shè)施不完善

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，有的高校因?yàn)橘Y金不足，所以在設(shè)備引進(jìn)以及人員招聘等諸多方面都顯得力不從心，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和人才儲(chǔ)備方面受到了極大限制，導(dǎo)致高校沒有專門的工會(huì)檔案保管室，產(chǎn)生一些混合辦公，嚴(yán)重制約了高校工會(huì)檔案管理工作的開展。工會(huì)檔案管理信息化程度不高，開發(fā)利用不夠。信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，編研和開發(fā)利用檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，如何利用信息化手段，加強(qiáng)檔案的編研和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，是一個(gè)值得研究的課題。

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，工會(huì)檔案管理存在著信息化程度普遍不高的問題，表現(xiàn)為工會(huì)電子檔案的保存意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息化工作專業(yè)程度不夠，不利于開發(fā)和利用。隨著工會(huì)工作的開展和高校擴(kuò)招后教職工人數(shù)的增多，工會(huì)工作量激增，再加上現(xiàn)代高校普遍把校務(wù)公開、民主管理和依法治校提到一個(gè)很高的層次上，這對工會(huì)檔案工作提出了新要求。

5.工會(huì)檔案歸檔范圍不夠完善，收集力度不夠。

根據(jù)調(diào)研，工會(huì)檔案一般都是列入黨群類檔案，工會(huì)一般都是黨群類目錄下的二級(jí)目錄，有明確的三級(jí)類目和對應(yīng)保管期限。但實(shí)體分類法中工會(huì)檔案類目劃分太籠統(tǒng)，是一個(gè)基礎(chǔ)性的指導(dǎo)意見，可適應(yīng)當(dāng)時(shí)高校的普遍工會(huì)檔案歸檔的基本要求，但并不能完全適應(yīng)新時(shí)期下普通高校工會(huì)工作發(fā)展的特點(diǎn)和需要，一些新的工會(huì)工作內(nèi)容特別是二級(jí)基層工會(huì)的一些內(nèi)容應(yīng)該被包括在歸檔范圍之內(nèi)。且根據(jù)不同高校工會(huì)工作的開展情況，歸檔范圍可以有重點(diǎn)和普通的區(qū)別，這需要根據(jù)高校實(shí)際情況進(jìn)行具體規(guī)定，工會(huì)工作開展好的高?？梢园褮w檔范圍的覆蓋面增大，從而為充分地開發(fā)和利用工會(huì)檔案打下基礎(chǔ)。

三、新形勢下改進(jìn)高校工會(huì)檔案管理工作的措施

1.提高高校工會(huì)檔案管理人員的管理意識(shí)

高校工會(huì)作為學(xué)校與教職員工的橋梁，為了更好發(fā)展工會(huì)組織的職能，協(xié)調(diào)好學(xué)校與教職工之間的關(guān)系，切實(shí)維護(hù)好教職員工的合法利益，要想把這些工作做好，必須要以豐富的工會(huì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)為理論依據(jù)，依靠前輩多年積累的真實(shí)可靠的工會(huì)檔案資料。

因此，為了高校工會(huì)工作能夠規(guī)范化順利開展，有必要提高高校工會(huì)檔案管理人員的管理意識(shí)，密切關(guān)注涉及所有教職員工切身利益的規(guī)章制度，并對此進(jìn)行收集、分類整理。提高服務(wù)質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)高校工會(huì)檔案的充分利用。

2.加強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

（1）強(qiáng)化高校的硬件設(shè)施，提高網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)水平，充分利用計(jì)算機(jī)高效進(jìn)行檔案資料的接收、儲(chǔ)存、分類、查閱、歸還等工作。

（2）強(qiáng)化高校軟件建設(shè)，在工會(huì)檔案管理工作中，建立完善的高校工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)和規(guī)范化的軟件，努力提高高校信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的水平，充分發(fā)揮出高校工會(huì)檔案的作用，在最大程度上實(shí)現(xiàn)高校工會(huì)檔案信息資源的共享。

（3）建立一支高素質(zhì)的高校工會(huì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，是確保檔案系統(tǒng)有效有序運(yùn)行的重要因素。紙質(zhì)文件都可以掃描到電子檔案中，檔案的歸檔、檢索、收集、記錄、處理也可以由機(jī)器完成。實(shí)行檔案信息化管理后既保證了檔案安全，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的完備性、系統(tǒng)性和高效性，從而有效避免傳統(tǒng)檔案收集所存在的問題。

3.強(qiáng)化高校工會(huì)檔案的管理制度

高校工會(huì)檔案的管理制度具體劃分為：歸檔等級(jí)、歸檔時(shí)段、歸檔范圍、歸檔的具體實(shí)施辦法，以及制定各級(jí)工會(huì)檔案資料總結(jié)收集、管理及其呈報(bào)要求等方面。通過相關(guān)的高校工會(huì)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，以此來規(guī)范檔案管理工作人員的行為，做到有章可循，有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)從高校黨委領(lǐng)導(dǎo)層到基層教職員工，都能充分認(rèn)識(shí)到高校工會(huì)檔案管理工作的重要性。

4.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高其專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代化的高校工會(huì)檔案管理人員，不僅需要掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備利用技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)知識(shí)，還需要具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)掌握現(xiàn)代專業(yè)設(shè)備維護(hù)技術(shù)。但在現(xiàn)實(shí)中，高校工會(huì)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏專業(yè)人才，嚴(yán)重影響了工會(huì)整體服務(wù)效率和服務(wù)水平。

四、結(jié)語

總之，目前我國高校工會(huì)檔案管理工作中還存在著一些缺陷和不足，高校工會(huì)檔案管理思想觀念創(chuàng)新是大數(shù)據(jù)時(shí)代的迫切需要，是“以人為本”思想的內(nèi)在要求。為了實(shí)現(xiàn)高校工會(huì)檔案管理的創(chuàng)新，就要強(qiáng)化高校工會(huì)檔案工作的創(chuàng)新思維模式，保證高校中心工作的完成;加強(qiáng)高校工會(huì)檔案工作的制度創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)高校工會(huì)檔案工作規(guī)范化;加強(qiáng)高校工會(huì)檔案工作的思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，才能夠有效促進(jìn)高校工會(huì)檔案工作的順利開展;加強(qiáng)高校工會(huì)檔案工作的技術(shù)水平創(chuàng)新，才能夠加強(qiáng)高校工會(huì)檔案信息化建設(shè);提高高校工會(huì)檔案管理意識(shí)，建立完善的高校工會(huì)檔案管理機(jī)制，提升高校工會(huì)檔案管理人員的職業(yè)技術(shù)水平，需要全校師生教職員工的共同努力，保持創(chuàng)新精神，堅(jiān)持不懈追求高校工會(huì)檔案管理的改革創(chuàng)新之路，使高校工會(huì)檔案管理水平有顯著提高，必定會(huì)迎來嶄新的未來和良好的發(fā)展。

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（作者單位：安康學(xué)院）

基金項(xiàng)目：本文系安康學(xué)院校級(jí)科研項(xiàng)目：健康檔案分類儲(chǔ)存裝置，項(xiàng)目編號(hào)：2021AYHXA038。

作者簡介：肖雯（1984—），女，漢族，陜西漢中人，本科，講師，研究方向：檔案管理及研究。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1