“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)檔案集約化管理探索

摘要：“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)檔案匯集政府行政權(quán)力事項(xiàng)檔案，涉及多個(gè)部門多行業(yè)，檔案管理工作尤為重要。本文從背景、起因、做法、成效等方面論述了加強(qiáng)新時(shí)期政務(wù)服務(wù)檔案集約化管理的方法途徑。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù);檔案;集約化;管理

檔案管理是政務(wù)服務(wù)工作必不可少的環(huán)節(jié)，是服務(wù)型政府、數(shù)字政府建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。做好政務(wù)服務(wù)檔案管理工作，事關(guān)國(guó)計(jì)民生服務(wù)的大事，責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)。隨著“一網(wǎng)通辦”不斷深入，各級(jí)政務(wù)服務(wù)中心在轉(zhuǎn)變政府職能，優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。如何把這個(gè)“中心”檔案管理好，是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。近來(lái)年，我們進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，探索“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)檔案集約化管理，橫向整合行政審批等7大類1000余行政權(quán)力事項(xiàng)，縱向聯(lián)通有關(guān)職能主管部門，整合信息資源，形成檔案“大數(shù)據(jù)庫(kù)”，提高檔案服務(wù)民生的質(zhì)量和水平。

【背景與起因】

近年來(lái)，隨著電子政務(wù)不斷深入，“一網(wǎng)通辦”已經(jīng)成為政務(wù)服務(wù)工作的常態(tài)。政務(wù)服務(wù)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)到電子檔案過(guò)渡，“雙套制”運(yùn)行。因此，政務(wù)服務(wù)檔案涉及面更廣、內(nèi)容更豐富，涉及到各個(gè)方面，直接關(guān)系千家萬(wàn)戶和老百姓的切身利益。

（一）管理分散。政務(wù)服務(wù)中心是一個(gè)綜合服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)中心駐點(diǎn)各部門、各單位只具有組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)督促職能。具體政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)均由各單位按照行業(yè)、系統(tǒng)要求進(jìn)行處理。各單位部門檔案管理各自為政，人為分割，互不隸屬，沒(méi)有聯(lián)系，管理分散;受人、財(cái)、物管理機(jī)制不同的影響，缺少制約機(jī)制，削弱了管理力度，影響了工作落實(shí)。

（二）管理不規(guī)范。檔案制度政出多門，內(nèi)容龐雜，專業(yè)要求各不相同，普遍存在定義模糊、制定時(shí)間早，內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)工作脫節(jié)等問(wèn)題。政務(wù)服務(wù)中心駐點(diǎn)單位檔案數(shù)量多，人手緊張，兼職，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，人員變動(dòng)頻繁，檔案管理不到位。各業(yè)務(wù)部門片面強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)工作，檔案規(guī)范管理不夠。例如：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面，注重不動(dòng)產(chǎn)登記、信息的變更，而在檔案材料收集、整理、信息更新方面欠缺。社會(huì)保險(xiǎn)部門30萬(wàn)卷檔案，配備兼職檔案管理人員2名，每天日常查閱利用工作都應(yīng)接不暇，根本談不上檔案管理。

（三）檔案資源浪費(fèi)。政務(wù)服務(wù)部門各類檔案資源分配不均，如館庫(kù)建設(shè)、信息建設(shè)、檔案設(shè)施設(shè)備、專業(yè)人員配備等存在重復(fù)建設(shè)，資源浪費(fèi)問(wèn)題。同時(shí)，由于編制、體制問(wèn)題，不能統(tǒng)一調(diào)劑，又造成各單位檔案人員工作負(fù)擔(dān)不均勻。

（四）檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不一致，各業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范政出多門，檔號(hào)編制不科學(xué)，導(dǎo)致推進(jìn)歷史數(shù)據(jù)整合工作困難;各業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)較早，起點(diǎn)低，系統(tǒng)功能已無(wú)法滿足現(xiàn)在的工作需要，不符合檔案工作的發(fā)展規(guī)律。

（五）信息資源不能共享。政務(wù)服務(wù)部門之間橫向聯(lián)系不緊密，使用各自的檔案管理軟件，檔案信息無(wú)法達(dá)到共享。例如：退休審批和社保經(jīng)辦檔案管理沒(méi)有銜接，信息資源不能共享，社保機(jī)構(gòu)必須手工重新錄入人員人事檔案材料相關(guān)信息。即使在同一單位內(nèi)部，同一數(shù)據(jù)需要多處輸入，信息不能聯(lián)動(dòng)共享。

【做法與經(jīng)過(guò)】

傳統(tǒng)的集中式和分散式已無(wú)法滿足電子政務(wù)工作和檔案工作發(fā)展的需要，采用集約化管理，通過(guò)政務(wù)服務(wù)一體化平臺(tái)和政務(wù)系統(tǒng)“文檔管理中心”建設(shè)，整合檔案資源，業(yè)務(wù)辦理與檔案歸集一體化，實(shí)現(xiàn)各門類載體檔案的有效配合，極大方便群眾，提升服務(wù)效率和質(zhì)量。

（一）檔案機(jī)制整合。隨著“一網(wǎng)通辦”不斷推進(jìn)，我們提出文檔中心建設(shè)的思路。以政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)為契機(jī)，推進(jìn)檔案集約化建設(shè)。對(duì)原有各業(yè)務(wù)檔案工作流程、整理要求重新進(jìn)行審視，從實(shí)際狀況出發(fā)，進(jìn)一步完善工作制度，優(yōu)化工作流程，為每個(gè)環(huán)節(jié)“量體裁衣”，實(shí)現(xiàn)各門類檔案有機(jī)結(jié)合。進(jìn)一步建立健全《政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)程》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱借用制度》等制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化，提升檔案公共服務(wù)水平，提高檔案管理規(guī)范化水平。

（二）人員設(shè)備整合。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中，檔案收集范圍狹窄、保管利用狀況不佳的問(wèn)題，成立文檔中心，集中存放政務(wù)服務(wù)各門類、各載體檔案資料，加大資金投入力度，購(gòu)置檔案密集架，做好設(shè)施提檔升級(jí)，增配專人專職，強(qiáng)化檔案管理，使之成為檔案保管和利用基地。

（三）檔案實(shí)體整合。一是整合行政審批業(yè)務(wù)檔案。推進(jìn)行政審批制度改革，以“事”為中心，事前、事中、事后全流程一體化管理，避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。二是規(guī)范政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案。對(duì)項(xiàng)目工程、社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、不動(dòng)產(chǎn)登記等9大類事項(xiàng)，建立流程圖、歸集指南，按照“目錄清單+崗位責(zé)任”，日積日清，每月歸檔，檔案工作常態(tài)化。三是做好服務(wù)檔案整合。建立健全行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查等7大類業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔號(hào)編制，推進(jìn)實(shí)體檔案整合。

（四）檔案信息整合。做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，滿足各類業(yè)務(wù)檔案在一體化平臺(tái)上兼容運(yùn)轉(zhuǎn)，做好檔案管理平臺(tái)和政務(wù)服務(wù)辦公業(yè)務(wù)平臺(tái)的對(duì)接，自動(dòng)采集元數(shù)據(jù)，避免重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。同時(shí)，通過(guò)購(gòu)買檔案社會(huì)化服務(wù)，推進(jìn)“存量檔案數(shù)字化”“增量檔案電子化”，實(shí)施數(shù)字檔案建設(shè)。

【成效與反響】

通過(guò)檔案集約化管理，改進(jìn)管理手段、創(chuàng)新服務(wù)方式、豐富服務(wù)內(nèi)容，降低作業(yè)成本、在更大的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案共享，提高服務(wù)效率、提升服務(wù)水平。

（一）集約管理，節(jié)約成本。通過(guò)文檔中心和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，采用大型密集柜，大庫(kù)房，中央空調(diào)和自動(dòng)滅火及報(bào)警系統(tǒng)，各單位政務(wù)服務(wù)檔案納入集中管理和“云平臺(tái)”，集中查閱利用，配備專職人員，實(shí)行檔案“進(jìn)”“管”“用”全程管理，大大節(jié)約檔案工作各項(xiàng)成本。

（二）規(guī)范管理，提高效率。全面梳理政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)流程，合并同類事項(xiàng)。從業(yè)務(wù)受理、審核到檔案歸檔，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，各盡其責(zé)，互相補(bǔ)充，緊密銜接，形成一條高效的“檔案生產(chǎn)流水線”。

（三）整合資源，提升服務(wù)。推進(jìn)政務(wù)服務(wù)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)行無(wú)紙化辦公，文檔一體化。全面開(kāi)通掌上政務(wù)服務(wù)、數(shù)字政府平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)自助、遠(yuǎn)程查詢等全方位的查詢服務(wù)，進(jìn)一步提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

【總結(jié)與探索】

政務(wù)服務(wù)檔案集約化管理，通過(guò)建立統(tǒng)一的管理機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)，推進(jìn)各類業(yè)務(wù)檔案資源的有效整合優(yōu)化，促進(jìn)檔案工作管理規(guī)范化。集約化管理不等于單純集中，強(qiáng)調(diào)在一定程度的集中基礎(chǔ)上，兼顧各類業(yè)務(wù)檔案本身特點(diǎn)，通過(guò)人員、設(shè)備、財(cái)務(wù)、庫(kù)房、數(shù)據(jù)等資源進(jìn)行整合和重新搭架，對(duì)檔案收集、整理、保管、利用等流程和操作進(jìn)行優(yōu)化，從而降低成本，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、便捷服務(wù)，提高效率。集約化管理是“要素投入的集中”和“要素組合的優(yōu)化”的具體體現(xiàn)，符合政務(wù)服務(wù)工作規(guī)律和信息化趨勢(shì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔》2022

[2]四川省政務(wù)服務(wù)監(jiān)督條例2021

[3]國(guó)家檔案局電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）

作者簡(jiǎn)介：張燕霞，1985年1月，女，漢族，籍貫四川省樂(lè)山市，學(xué)歷本科。